SMS sind zweifellos die beste Möglichkeit, um Menschen schnell zu erreichen, weil sie persönlich und direkt und fast unmöglich zu ignorieren sind. Für die meisten täglichen Updates, wie eine Flash-Sale-Ankündigung oder eine Dankesnachricht, reichen ein paar Worte.
Aber manchmal gibt es mehr, was du mit den Empfängern teilen willst, wie beispielsweise eine Preisliste, ein detaillierter Produktleitfaden oder eine neue saisonale Speisekarte. Mit einem Portable Document Format (PDF) kannst du ganz einfach dafür sorgen, dass all diese Informationen übersichtlich und professionell dargestellt werden. Und dafür musst du einfach auf das Anhang-Symbol tippen und die Datei zu deiner SMS hinzufügen, oder?
Technisch gesehen ist das vollkommen richtig. Aber PDF-Dateien an Textnachrichten anzuhängen ist mit mehr Scherereien verbunden, als es wert ist. Glücklicherweise gibt es eine bessere Möglichkeit: gehostete Links. Willst du wissen, warum Anhänge nicht immer funktionieren und wie man PDFs richtig verschickt? Fangen wir an!
Warum das Versenden von PDF-Dateianhängen keine gute Idee ist
Bevor wir zur Lösung kommen, lassen uns darüber sprechen, warum PDF-Anhänge ein solches Problem darstellen. Es gibt 3 wichtige Gründe, sie zu vermeiden, und sie alle betreffen Bereiche, in denen sie den größten Schaden anrichten: deine Zustellbarkeit, das Kundenerlebnis und dein Budget.
Schlechte Zustellbarkeit
Anhänge verwandeln deinen Text in eine MMS (Multimedia Messaging Service), und MMS-Nachrichten schlagen viel häufiger fehl als SMS. Aufgrund von Einschränkungen durch Netzbetreiber, maximal zulässigen Dateigrößen und Kompatibilitätsproblemen mit Mobilgeräten kann es vorkommen, dass deine PDF-Datei möglicherweise nie oder beschädigt eintrifft. Was auch immer die Ursache dafür ist, dein Kunde bekommt nicht, was er braucht.
Unbefriedigende Kundenerfahrung
Selbst wenn die Anhänge ankommen, heißt das nicht, dass die Sache damit erledigt ist. Multimedia-Dateien lassen sich auf bestimmten Geräten nicht öffnen. Bilder erscheinen komprimiert oder verzerrt. Einige Apple- und Android-Geräte laden die Datei automatisch herunter, während andere den Kunden einige Hürden auferlegen. Das ist frustrierend, und Frustration ist nicht das, was die Empfänger mit deinem Unternehmen in Verbindung bringen sollten.
Hohe Kosten
Standard-MMS-Nachrichten kosten etwa dreimal mehr als Standard-SMS. Und das ohne Anhänge, was die Kosten noch weiter in die Höhe treiben würde. Warum also das Dreifache (oder mehr) bezahlen, wenn ein einfacher Link in einer SMS die Aufgabe zu einem Bruchteil des Preises besser erledigt?
Was du stattdessen tun solltest: Hochladen und verlinken
Wenn Anhänge keine Option, welche Alternative gibt es dann? Es ist ganz einfach. Lade dein PDF in den sicheren Cloud-Speicher hoch und sende dann den Link per SMS.
Hier kannst du deine Dateien hosten:
- Google Drive: Du erhältst kostenlosen Speicherplatz, einfache Freigabesteuerungen und die Möglichkeit, von überall aus auf deine Dateien zuzugreifen. Wie die meisten Kleinunternehmen nutzt du wahrscheinlich bereits einen Dateimanager.
- Unternehmenswebsite: Erstelle eine Ressourcenseite oder lade Dateien auf deine bestehende Unternehmenswebsite hoch. Auf diese Weise kannst du ganz einfach PDF-Dateien teilen, die deine Kunden häufig benötigen, wie beispielsweise Produkthandbücher.
- Mailchimp: Das Content-Studio macht das Versenden von PDFs denkbar einfach. Lade deine Datei hoch, kopiere den Link und füge ihn in deine Nachricht ein. Da du bereits Mailchimp nutzt, musst du nicht zwischen verschiedenen Plattformen wechseln.
Wähle die Methode, die am besten zu deinem Workflow passt, oder nutze eine Kombination daraus. So könntest du auf deiner Website beispielsweise Ressourcen wie Speisekarten hosten, die langfristig relevant sind, während du bei Mailchimp kampagnenspezifische Dateien verwaltest.
Perfekte Anwendungsfälle für PDF-Links in SMS
Du denkst wahrscheinlich schon über all die wichtigen Informationen nach, die du auf diese Weise senden könntest. Rechnungen? Produktbeschreibungen? Aktuelle Speisekarten? In folgenden Situationen zahlt es sich besonders aus, einen PDF-Link zu versenden:
Finanzielle Dokumente
Rechnungen, digitale Belege und Produktpreislisten lassen sich viel einfacher per SMS als per Post oder E-Mail verschicken. Mit einem PDF-Link erhalten deine Kunden einen dauerhaften Nachweis, auf den sie jederzeit direkt in ihrer Messaging-App zugreifen können.
Informationen zu Produkten und Dienstleistungen
Du möchtest etwas Neues ankündigen oder dein Angebot vorstellen? Ein gut gestaltetes PDF ermöglicht es Kunden, Informationen zu speichern, zu überfliegen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf die Details zurückzukommen. Du kannst JPG-Bilder, Links zu Video- oder Audiodateien oder sogar eine persönliche Notiz in einer einzigen übersichtlichen Datei zusammenfassen.
Unternehmens-Updates
Große Veränderungen passen nicht in eine kleine Textblase. Mit PDFs kannst du zum Beispiel Richtlinienänderungen, neue Öffnungszeiten oder Ankündigungen ausführlich erklären, ohne dass die Botschaft selbst überladen wirkt. Deine Kunden können sie auf jedes Handy oder jeden Computer herunterladen und bei Bedarf darauf zurückgreifen.
Kundenressourcen
Du willst Einrichtungsanleitungen, Onboarding-Leitfäden oder FAQ versenden? Mit einem gehosteten PDF-Dokument kann der Empfänger die Informationen sofort in seiner bevorzugten mobilen Anwendung öffnen – ob in einem Browser oder im Acrobat Reader. Und wenn du Formularfelder aktiviert hast, können deine Kunden sogar PDF-Dateien bearbeiten, um nach Bedarf Notizen hinzuzufügen oder Details auszufüllen.
Schritte zum Versenden einer PDF-Datei per SMS mit Mailchimp
Suchst du nach einer einfachen Möglichkeit, Dokumente per SMS zu versenden? Mit dem kostenlosen Datei-Hosting von Mailchimp kannst du PDF-Dateien (sowie Audiodateien, Videos, Bilder und mehr) bequem hochladen und einen Link abrufen, den du in jede neue Nachricht einfügen kannst. Hier erfährst du, wie das geht.
Schritt 1: Lade dein PDF auf Mailchimp hoch
Rufe zunächst das Content-Studio von Mailchimp auf. Das ist dein zentraler Ort, um alles zu verwalten – von Bildern bis hin zu größeren Dateien wie PDFs, mit bis zu 10 MB pro Dokument.
Melde dich einfach an und klicke dann in der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche Content (Inhalt). Dadurch wird deine Dateibibliothek geöffnet. Klicke dort oben rechts auf die Schaltfläche Upload (Hochladen) und wähle die Datei aus, die du senden möchtest. Mailchimp wird alles für dich speichern. Du musst dir also keine Sorgen über Probleme mit der Zustellbarkeit bei größeren Dateien oder nicht unterstützten Anhängen machen.
Schritt 2: Generiere die teilbare URL
Um Dateien per SMS zu teilen, benötigst du einen direkten Link. Suche im Tab Uploads (Uploads) dein PDF und aktiviere das Kästchen daneben. Klicke dann oben auf den Dropdown-Pfeil auf der Schaltfläche View Details (Details anzeigen) und wähle Copy URL (URL kopieren) aus.
Unten auf der Seite wird dir eine kurze Bestätigung angezeigt, dass der Link kopiert wurde und einsatzbereit ist. Lass deine SMS-URLs unbedingt vor dem Versand durch einen URL-Verkürzer laufen, um die Lesbarkeit zu verbessern und Platz in deiner Nachricht zu sparen.
Schritt 3: Schreibe deine SMS-Nachricht
Jetzt ist es an der Zeit, deine neue Nachricht zu formulieren. Halte dich kurz, klar und konzentriere dich auf den Wert des PDFs, das du sendest – egal, ob es sich um eine Speisekarte, einen Produktleitfaden oder eine Preisliste handelt. Füge die verkürzte URL ein und gib deiner Zielgruppe einen Grund, darauf zu klicken.
Einige Beispiele für SMS-Nachrichten:
- „Hallo [Name]. Sieh dir die neuesten Angebote von [Name des Unternehmens] an. Die vollständige Broschüre findest du im Anhang: [link]”
- „Hier ist deine Schnellstart-Anleitung von [Name des Unternehmens]: [Link] Dort enthältst du Antworten auf viele Fragen. Wir sind aber auch jederzeit für dich da, falls du weitere Informationen benötigst.“
- „Hallo [Name]! Möchtest du jederzeit auf deinen Beleg zugreifen können? Dann speichere einfach diesen [Link] von [Name des Unternehmens].“
Du brauchst nicht viel zu sagen. Ziel dabei ist es schließlich, die Empfänger dazu zu bringen, die Datei ohne Ablenkungen zu öffnen, anzusehen und herunterzuladen.
Schritt 4: Teste deinen Text, bevor du ihn sendest
Bevor du Dateien mit deinen Kunden teilst, mach einen Testlauf. Sende die SMS an dich selbst und ein paar Kollegen, um sicherzugehen, dass die Nachricht zum Markenimage passt, der Link sich ordnungsgemäß öffnen lässt und die Datei auf allen Geräten schnell geladen wird. Wenn alles so aussieht und funktioniert wie vorgesehen, kannst du mit gutem Gewissen auf Senden klicken.
Wichtige Erkenntnisse
- Lass die Anhänge weg: Wenn du PDFs an SMS anhängst, werden sie in MMS-Nachrichten umgewandelt, die mehr kosten, häufiger fehlschlagen und deinen Kunden ein nerviges Erlebnis bescheren.
- Sende stattdessen einen PDF-Link: Einen gehosteten Link zu verwenden ist der Traum eines Geschäftsinhabers, weil er auf jedem Gerät funktioniert und dein SMS-Budget nicht unnötig belastet.
- Kenne deine Optionen: Mit Google Drive, deiner Unternehmenswebsite und dem Content-Studio von Mailchimp kannst du Dateien sicher hosten und teilen. Daher solltest du die Methode wählen, die zu deinem Workflow passt oder eine Kombination der verfügbaren Optionen nutzen.
- Vertraue auf das Content-Studio: Mit dem Content-Studio von Mailchimp kannst du PDFs, Videos und mehr speichern, verwalten und teilen und so deinen gesamten SMS-Workflow optimieren.
- Mache vor dem Versand einen Testlauf: Sende immer eine Testnachricht, um sicherzugehen, dass der Link funktioniert und sich das PDF ordnungsgemäß öffnen lässt, bevor deine Kunden es zu sehen bekommen.