Einer der wichtigsten Faktoren für den Geschäftserfolg ist, wie schnell ein Unternehmen ein Produkt entwerfen, planen, herstellen und liefern kann. Die Geschäftswelt verändert sich schnell, und je flexibler und reaktionsschneller ein Unternehmen ist, desto größer sind seine Erfolgschancen.
Die Vorlaufzeit ist eine der nützlichsten Möglichkeiten, um den Geschäftsbetrieb und den Kundenservice zu verstehen und zu verbessern. In diesem Artikel erfährst du, was die Vorlaufzeit ist, welche Faktoren sie beeinflussen und wie man sie berechnet. Zudem erhältst du einige Tipps zum Verkürzen deiner Vorlaufzeit, sodass du maximale Effizienz und Kundenzufriedenheit erreichen kannst.
Was ist die Vorlaufzeit?
Die Vorlaufzeit ist die Zeitspanne zwischen dem Start eines Prozesses und dessen Abschluss. Es gibt viele verschiedene Arten von Vorlaufzeiten in der Wirtschaft, einschließlich der Materialvorlaufzeit, der tatsächlichen Auftragsvorlaufzeit und der kumulativen Vorlaufzeit. Auf welche Art du dich konzentrieren solltest, hängt von der Art deines Unternehmens ab und davon, welchen Teil deines Prozesses du evaluieren möchtest.
Die Vorlaufzeit hängt mit der Zykluszeit zusammen, einer weiteren Kennzahl zur Messung der Effizienz. Die Zykluszeit ist eine Komponente der Vorlaufzeit und beinhaltet nur die Zeit, in der tatsächlich gearbeitet wird, um einen Auftrag auszuführen. Andere wichtige Komponenten der Vorlaufzeit wie Lagerzeit und Produktionsverzögerungen sind darin nicht enthalten.
Warum eine kurze Vorlaufzeit wichtig ist
Sicherzustellen, dass dein Unternehmen die kürzest mögliche Vorlaufzeit hat, ist entscheidend für einen effizienten Betrieb und Kundenzufriedenheit. Die Verkürzung der Zeit, die für die Durchführung wichtiger Teile deines Prozesses benötigt wird, wie beispielsweise die Zeit zwischen dem Eingehen der Bestellung und der Lieferung des Produkts, hat viele Vorteile.
Kundenzufriedenheit
Kürzere Vorlaufzeiten tragen dazu bei, die Erwartungen der Kunden nach schnellem Service, minimaler Wartezeit und schneller Lieferung zu erfüllen. In der Lage zu sein, Aufträge auszuführen und Produkte zum erwarteten Datum zu liefern, trägt dazu bei, den Ruf deines Unternehmens für schnellen, qualitativ hochwertigen Service zu stärken und die Kundenbindung und -zufriedenheit zu fördern.
Wettbewerbsvorteil
Sie wissen, dass Ihren Kunden viele Optionen zur Verfügung stehen. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Vorlaufzeit so kurz wie möglich ist, verschafft sich Ihr Unternehmen einen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz. Das kann eine schnellere Auftragsabwicklung oder einen schnelleren Fertigungsprozess bedeuten.
Eine kürzere Vorlaufzeit ermöglicht es deinem Unternehmen zudem, flexibler zu sein und auf Kundenbedürfnisse, sich ändernde Trends und Marktbedingungen einzugehen. Diese Flexibilität ist gut für dich, deine Kunden und deinen Wettbewerbsvorteil in einem Markt, in dem schon ein oder zwei Tage einen Unterschied ausmachen können.
Erhöhte Flexibilität und Reaktionsfähigkeit
Mit einer kürzeren Vorlaufzeit kann sich dein Unternehmen auf unerwartete Verzögerungen einstellen. Durch die Möglichkeit, die Vorbearbeitungszeit deiner Bestellungen, das Lieferkettenmanagement oder andere Faktoren anzupassen, bist du in der Lage, schnell zu reagieren, wenn Probleme wie Versandunterbrechungen oder Geräteausfälle auftreten. Außerdem kannst du so schneller Entscheidungen treffen und wettbewerbsfähig bleiben.
Besseres Cashflow-Management
Kürzere Vorlaufzeiten können ebenfalls deine Kosten senken. Du musst zum Beispiel nicht mehr so viele Bestände vorrätig halten, um die unmittelbare Kundennachfrage zu befriedigen, wodurch du weniger Geld für Lagerkosten aufwenden musst.
Kürzere Vorlaufzeiten können auch Ihre Kosten senken. Beispielsweise müssen Sie nicht so große Lagerbestände vorrätig halten, um die unmittelbare Kundennachfrage zu decken. Dadurch verringern sich die Mittel, die Sie für Lagerkosten aufwenden müssen.
Darüber hinaus bedeutet ein effizienterer Prozess, dass ein Unternehmen Ressourcen wie Rohstoffe schneller in fertige Produkte umwandeln und somit den Umsatz steigern kann. Dies steigert die finanzielle Effizienz deines Unternehmens. Kürzere Vorlaufzeiten wirken sich zudem erheblich auf das Projektmanagement und die Finanzplanung aus, da Unternehmen ihre Ressourcen auf der Grundlage der Echtzeitnachfrage zuweisen können. Das macht die Cashflow-Struktur berechenbarer und effizienter.
Verbesserte Effizienz
Durch die Berechnung der Vorlaufzeiten für jeden Teil deines Prozesses bist du in der Lage, Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu erkennen. Wenn zum Beispiel die Vorlaufzeit deiner Lieferkette langsamer ist als erwartet, kann es helfen, sich auf diesen Teil des Prozesses zu konzentrieren. Außerdem kann es sinnvoll sein, für jeden Teil des Prozesses, den du effizienter gestalten willst, eine maximale Vorlaufzeit festzulegen, damit du ein Ziel vor Augen hast und den Fortschritt messen kannst.
Häufige Arten von Vorlaufzeiten
Es gibt so viele Arten von Vorlaufzeiten, wie es Komponenten in deinen Vertriebs-, Produktions- oder Abwicklungsprozessen gibt. Im Folgenden sind einige der häufigsten Arten aufgeführt.
Produktionsvorlaufzeit
Unter Produktionsvorlaufzeit versteht man die Zeit, die für die Herstellung eines Produkts benötigt wird – von dem Zeitpunkt, an dem alle Materialien verfügbar sind, bis zur Fertigstellung des Produkts. Dies wird auch als Fertigungsvorlaufzeit bezeichnet.
Die Produktionsvorlaufzeit wirkt sich auf viele andere Bereiche der Unternehmensführung aus, einschließlich der Bestandsverwaltung und der Betriebsplanung. Durch die Verkürzung der Produktions- und Herstellungsdauer kann dein Unternehmen Aufträge effizienter ausführen und schneller auf die Nachfrage des Marktes reagieren.
Kundenvorlaufzeit
Die Kundenvorlaufzeit ist die Dauer zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und dem Zeitpunkt, an dem er das Produkt oder die Dienstleistung erhält (einschließlich Versand und Lieferung). Indem du auf die Kundenvorlaufzeit deines Unternehmens achtest, kannst du sicherstellen, dass du die Kundenerwartungen erfüllst und den bestmöglichen Service bietest.
Zahlreiche Faktoren haben Einfluss auf die Kundenvorlaufzeit aus, darunter die Auftragsbearbeitungszeit, Produktionspläne und Probleme in der Lieferkette. Außerdem kann die Kommunikation eine Schlüsselrolle dabei spielen, sowohl die internen Vorlaufzeiten als auch die Erwartungen der Kunden in den Griff zu bekommen.
Auftragsvorlaufzeit
Die Vorlaufzeit der Bestellung bezieht sich auf die Vorlaufzeit des Kunden, beinhaltet aber nur den Zeitraum von der Bestellung bis zu ihrer Erfüllung durch den Verkäufer, ohne Versand und Lieferung, die oft von einem Drittanbieter erledigt werden. Während die Vorlaufzeit der Kunden teilweise außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, ist die Auftragsvorlaufzeit ein Bereich, in dem Unternehmen ihre Leistung bewerten und die Vorlaufzeiten auf verschiedene Weise verkürzen können.
Zwei wichtige Arten von Auftragsvorlaufzeiten sind die angeforderte Auftragsvorlaufzeit (ROLT), die Zeit, in der der Kunde den Erhalt der Bestellung anfordert, und die bestätigte Auftragsvorlaufzeit (COLT), die Zeit zwischen der Bestätigung einer Bestellung durch einen Lieferanten und der Lieferung der Bestellung. Wenn die COLT die ROLT übersteigt, erfüllst du vielleicht nicht die Erwartungen deiner Kunden – das ist dann eine gute Gelegenheit, effizientere Prozesse einzuführen.
Andere Arten von Vorlaufzeiten
Welche Vorlaufzeiten für dich relevant sind, kommt auf die Art deines Unternehmens an. Nachfolgend findest du einige weitere, die du berücksichtigen könntest, um deinen Geschäftsbetrieb und Kundenservice zu maximieren.
Technische Vorlaufzeit
Die technische Vorlaufzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um das Design, die Entwicklung und die Herstellung eines Produkts abzuschließen. Sie umfasst alles vom ersten Konzept des Produkts bis hin zu den letzten Produktionsschritten. Unternehmen, die ihre eigenen Produkte entwickeln und herstellen, sollten sich ihrer technischen Vorlaufzeit bewusst sein, da diese ihre Fähigkeit zur rechtzeitigen Produktlieferung, Lagerhaltung und Auftragserfüllung beeinträchtigen kann.
Beschaffungsvorlaufzeit
Die Beschaffungsvorlaufzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um die erforderlichen Waren oder Dienstleistungen zu erwerben. Sie umfasst jeden Teil des Beschaffungsprozesses, einschließlich der Auswahl der Lieferanten, der Verhandlung, der Auftragserteilung und der Lieferung. Obwohl die Beschaffung selbst nur einen Teil des Produktionsprozesses darstellt, handelt es sich hierbei um einen wichtigen Teil der Vorlaufzeit, den du im Auge behalten solltest. Auf einige Aspekte hast du möglicherweise keinen Einfluss, da sie von externen Anbietern abhängen. Es ist jedoch wichtig, dass du für eine gute Kommunikation sorgst und mit Anbietern arbeitest, die auf die Optimierung der Vorlaufzeiten innerhalb ihres eigenen Unternehmens Wert legen.
So berechnest du die Vorlaufzeit
Die Berechnung der Vorlaufzeit kann dir helfen, die Effizienz deiner Geschäftsprozesse zu überwachen und dein Projektmanagement zu unterstützen. Um die Vorlaufzeitformel zu verwenden, musst du zunächst festlegen, welche Art von Vorlaufzeit dich interessiert. Sobald das erledigt ist, musst du einfach die für die einzelnen Phasen des Prozesses aufgewendete Zeit addieren. Eine Gesamtvorlaufzeit kannst du entweder ermitteln, indem du dir das Start- und Enddatum des Prozesses ansiehst, oder indem du die Zeit für jede Phase zusammenaddierst.
Ein Vergleich der durchschnittlichen Vorlaufzeiten aus verschiedenen Zeiträumen kann dir helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen oder festzustellen, ob es Dinge gibt, die deine Prozesse verlangsamt haben.Vor
Faktoren, die sich auf die Vorlaufzeit auswirken
Es gibt zwar viele Dinge, die sich auf die Vorlaufzeiten auswirken können, aber im Folgenden sind einige allgemeine Faktoren aufgeführt, die du beachten solltest, wenn du dir alle Komponenten der Vorlaufzeit ansiehst und nach Problemen suchst, die zu Verzögerungen führen können.
Natürliche Ereignisse
Wetterereignisse und Naturkatastrophen wie Überschwemmungen, Erdbeben oder Wirbelstürme können erhebliche Auswirkungen auf alle Arten von Vorlaufzeiten haben. Diese Ereignisse wirken sich auf die Lieferketten und die Infrastruktur aus, wodurch sich die Produktionszeiten verlängern und Verzögerungen entstehen.
Es lässt sich zwar nicht vorhersagen, wann ein Naturereignis eintritt, aber du solltest davon ausgehen, dass dein Unternehmen von Zeit zu Zeit mit dieser Art von Störung konfrontiert wird und entsprechend planen.
Du kannst alternative Lieferketten vorbereiten, die Hersteller, mit denen du zusammenarbeitest, diversifizieren sowie sicherstellen, dass deine Inventar- und Logistiksysteme der Aufgabe gewachsen sind, mit unvorhersehbaren Ereignissen umzugehen. Wenn du vorausschauend planst und mögliche Szenarien durchdenkst, kannst du die Vorlaufzeiten im Falle von Naturkatastrophen verkürzen.
Menschliches Versagen
Auch wenn ein großer Teil deiner Beschaffungs-, Fertigungs- und Vertriebsprozesse automatisiert ist, sind dennoch Menschen involviert. Menschliches Versagen ist unvermeidlich und kann auf verschiedene Weise zu Verzögerungen in der Vorlaufzeit beitragen, beispielsweise durch Missverständnisse oder Verfahrens- und Aufzeichnungsfehler.
Auch Mitarbeitende, die schlecht ausgebildet sind oder denen es an den notwendigen Fähigkeiten mangelt, können einen erheblichen Einfluss auf das Management der Vorlaufzeit haben. Zudem ist es möglich, dass sich die Mitarbeitenden überlastet fühlen oder dass ein Arbeitsplatz für eine bestimmte Aufgabe unterbesetzt ist – beides führt ebenfalls zu Verzögerungen. Wenn du sicherstellst, dass du Mängel in deinem Prozess und in der Art und Weise, wie deine Mitarbeitenden geschult und gemanagt werden, behebst, kann das helfen, die Vorlaufzeit zu verkürzen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Komplexität der Lieferkette
Lieferketten umfassen mehrere Elemente wie Lieferanten, Standorte und Prozesse. Eine Verzögerung irgendwo im System kann alles verlangsamen. Verzögerungen können durch Transportbelange, Probleme bei der Bestandsverwaltung und Herausforderungen bei der Koordinierung aller Vorgänge entstehen. Je mehr du durch verbesserte Kommunikation und Prozesstransparenz zur Vereinfachung deiner Lieferkette beiträgst, desto geringer sind die Auswirkungen auf die Vorlaufzeiten.
Größe und Häufigkeit von Bestellungen
Die Vorlaufzeit kann auch durch die Größe und Häufigkeit der Bestellungen beeinflusst werden. Es macht Sinn, dass große Bestellungen zu längeren Vorlaufzeiten führen können, wenn das größere Volumen mehr Ressourcen oder Rohstoffe erfordert, was zu einer Verzögerung führt. Außerdem kann die Fertigungsvorlaufzeit leiden, wenn die Produktionskapazität erschöpft ist. Oft ist es billiger, größere Aufträge zu produzieren, aber die Inanspruchnahme dieser Skaleneffekte kann auch zu Verzögerungen bei bestimmten Elementen deines Prozesses oder deiner kumulierten Vorlaufzeit führen.
Ebenso kann sich die Bestellfrequenz auf die Vorlaufzeiten auswirken. Wenn du häufiger Bestellungen aufgibst oder große Bestellungen in kleinere Chargen aufteilst, können die meisten Teile des Prozesses schneller reagieren und die Verzögerungen verkürzen. Eine große Anzahl kleinerer Bestellungen kann jedoch weniger effizient sein und mehr logistisches Management erfordern.
Die richtige Balance zwischen Bestellgröße und -häufigkeit für dein Unternehmen zu finden, kann einige Versuche und Irrtümer erfordern, aber der Aufwand lohnt sich, um die Vorlaufzeiten zu minimieren.
Transport und Logistik
Sofern dein Unternehmen nicht ausschließlich virtuell operiert, spielen Transport und Logistik eine Rolle bei der Bestimmung deiner Vorlaufzeit und der Lieferung eines fertigen Produkts an deine Kunden. Dieser Teil des Prozesses unterliegt zahlreichen unerwarteten Unterbrechungen. Darüber hinaus kann eine schlechte Planung und Bestandsverwaltung deine Transportzeit – und damit deine Gesamtvorlaufzeit – höher halten, als sie sein müsste. Internationale Sendungen sind mit den zusätzlichen Herausforderungen des Überseeversands und der Zollverfahren konfrontiert, einschließlich der Bearbeitungszeit und der Gebühren für die richtigen Dokumente.
Saisonale Nachfrage
Viele Unternehmen erleben Hochsaisons wie Ferien, Schulanfang oder die Sommerreisezeit. Dies kann zu einer höheren Nachfrage nach Produkten zu bestimmten Jahreszeiten führen und die Produktion, den Versand und die Auftragserfüllung erschweren, was wiederum zu einer überdurchschnittlich langen Vorlaufzeit führt.
Eine vorausschauende Planung für diese Jahreszeiten kann helfen, Verzögerungen in der Vorlaufzeit zu vermeiden. Die Aufrechterhaltung der Flexibilität und die Berücksichtigung einer höheren Nachfrage bei deiner Projektmanagementstrategie können dazu beitragen, sowohl deine Gesamtvorlaufzeit als auch verschiedene Komponenten der Vorlaufzeit zu verkürzen.
In ähnlicher Weise kann das Wissen, wann dein Unternehmen in der Regel eine ruhigere Phase hat, dir helfen, Fertigungspläne sowie die Bestandsverwaltung anzupassen, um überschüssige Bestände und die damit verbundenen zusätzlichen Kosten zu vermeiden.
Fünf Möglichkeiten zur Verkürzung der Vorlaufzeit
Die gute Nachricht ist, dass es selbst dann, wenn du Verzögerungen in deinem Fertigungsprozess, bei der Inspektion oder bei anderen Elementen deiner Gesamtvorlaufzeit feststellst, Möglichkeiten gibt, den Prozess zu verbessern. Nachfolgend findest du fünf Schritte, anhand derer du jede Art von Vorlaufzeit verbessern und so zu Kosteneinsparungen und Unternehmenswachstum beitragen kannst.
Schritt 1: Optimierung von Prozessen
Jede Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten, trägt zu einer maximalen Effizienz der Vorlaufzeit bei. Betrachten Sie alle Teile des Prozesses – von der ersten Bestellung bis zur Lieferung. Inwieweit stimmt die tatsächliche Vorlaufzeit mit dem Auftragsanfragedatum überein? Wenn es zu Verzögerungen kommt, solltest du herausfinden, wo sie auftreten und warum. Denke kreativ darüber nach, wo Engpässe auftreten könnten und wie sie bewältigt werden können.
Gibt es beispielsweise Wartezeiten, die vermieden werden können? Sind Lieferverzögerungen ein Problem? Hast du genügend Zeit für die Planung eingeplant, um sicherzustellen, dass die Dinge nicht in letzter Minute erledigt werden, was im Falle von Fehlern zu kostspieligen und frustrierenden Verzögerungen führen würde?
Schritt 2: Verbesserung der Bestandsverwaltung
Eine weitere nützliche Idee besteht darin, sich auf die Vorlaufzeit der Bestandsverwaltung zu konzentrieren. Du könntest überlegen, das Just-in-Time-Prinzip zu verwenden (bei dem der Bestand auf ein Minimum reduziert wird und Produkte auf Anfrage produziert werden). Ziehe außerdem in Erwägung, in ein computergestütztes System zu investieren, das den Prozess der Bestandsverwaltung beschleunigt und menschliche Fehler, die bei der manuellen Aufzeichnung auftreten können, ausschließt.
Schritt 3: Pflege von Lieferantenbeziehungen
Für fast jede Art von Unternehmen sind die Lieferanten ein wichtiger Bestandteil deiner gesamten Vorlaufzeit. Der Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Lieferanten kann dir helfen, die Flexibilität bei der Planung aufrechtzuerhalten und die Vorlaufzeit zu verkürzen, die zu Verzögerung führt.
Eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit mit deinen Lieferanten bedeutet auch, dass du sie über die Bedürfnisse und Prioritäten deines Unternehmens auf dem Laufenden halten kannst. Außerdem können deine Lieferanten eine wertvolle Ressource sein, wenn es darum geht, Vorlaufzeiten zu ermitteln, die sich auf die Effizienz auswirken können. Sie können dich ebenfalls frühzeitig warnen, wenn es zu Verzögerungen kommen kann.
Schritt #4: Nutzung von Nachfrageprognosen
Einer der Hauptfaktoren, die zu Verzögerungen bei der Vorlaufzeit führen, ist die Unsicherheit hinsichtlich der Nachfrage. Kein Unternehmen möchte zu viel Inventar haben und für mehr Lagerraum als nötig bezahlen. Auf der anderen Seite kann mangelnder Bestand zu Verzögerungen führen oder Kunden dazu bringen, sich an andere Anbieter zu wenden.
Nachfrageprognosen – der Prozess der Vorhersage der zukünftigen Nachfrage nach einem Produkt oder einer Dienstleistung – sind jedoch eine Möglichkeit, eine genauere Schätzung zu erhalten. Die Untersuchung früherer Daten wie Marktforschung und Trends, Verkaufsdaten und Kundenaufträge ist ein guter Anfang. Es kann auch hilfreich sein, Prognosesoftware und -tools zu verwenden, um alle relevanten Informationen zu erfassen.
Vergiss nicht, deine Prognoseinformationen auf dem neuesten Stand zu halten und sie zu aktualisieren, wenn sich bestimmte Faktoren ändern, um die Vorlaufzeit genau berechnen zu können.
Schritt #5: Einholen von Feedback der Mitarbeitenden
Selbst mit den besten Planungs-, Prognose- und Optimierungswerkzeugen darfst du nicht vergessen, dass deine Mitarbeitenden auch eine deiner besten Ressourcen sein können.
Bitten Sie sie um ihre Meinung zur Verbesserung der Vorlaufzeiten deines Unternehmens in Bereichen wie der Beschaffung von Rohstoffen, der Behebung einer Verzögerung oder der Sicherstellung der pünktlichen Auslieferung einer Kundenbestellung. Schließlich sind sie diejenigen, die jeden Tag mit Lieferanten, Lieferungen und Kunden zu tun haben.
Indem du eine Kultur der offenen Kommunikation förderst, kannst du sicherstellen, dass alle Ideen oder Erkenntnisse, die deine Mitarbeitenden haben, willkommen sind. Erwäge beispielsweise, Anreize für vorgeschlagene Lösungen zu bieten, die die Vorlaufzeiten verbessern und Kundenaufträge schneller liefern, und vergiss nicht, den Mitarbeitenden Anerkennung zu zollen, die helfen, Prozesse zu rationalisieren.
Außerdem musst du sicherstellen, dass die Kommunikation in beide Richtungen erfolgt. Halte die Mitarbeitenden daher über Probleme, die dein Unternehmen mit den Vorlaufzeiten hat, die Projektmanagementmaßnahmen, die du ergreifst, um sie zu lösen, sowie die Gründe für alle Änderungen, um die du sie bittest, auf dem Laufenden. Wenn du zeigst, dass du den Beitrag aller am Prozess Beteiligten wertschätzt, wird das zu innovativeren und wachstumsorientierten Lösungen führen, um der Kundennachfrage gerecht zu werden.
Die Vorlaufzeit kann ein komplexes Thema sein und es gibt zahlreiche Faktoren, die dabei zu Verzögerungen führen. Wenn du jedoch lernst, was eine Vorlaufzeit ist und wie du genaue Lieferzeiten berechnest, kannst du jede Kundenbestellung so schnell und effizient wie möglich ausliefern.
Ganz gleich, ob es sich bei deinem Unternehmen um einen Fertigungsbetrieb, einen Rohstoffhandel oder einen auf den Verkauf fertiger Produkte spezialisierten Betrieb handelt: Wenn du die Vorlaufzeiten kennst und an der Verbesserung deiner durchschnittlichen Vorlaufzeit arbeitest, profitierst sowohl du als auch deine Kunden.