Optimierte Zahlungskommunikation: Die Kunst der Überweisungs‑E‑Mails

Eine Überweisungs-E-Mail, auch Zahlungsavis genannt, ist eine schriftliche Kommunikation zwischen einem Kunden und einem Lieferanten mit Zahlungsinformationen, die dem Lieferanten zusichert und mitteilt, dass das Unternehmen seine Rechnung bezahlt hat.

Zahlungsavise funktionieren genauso wie Kassenbelege. Wenn ein Kunde ein Produkt kauft, erhalten beide Parteien einen Beleg, der als Nachweis der Transaktion dient.

Dieses Dokument kann entweder eine geschäftliche E-Mail oder ein Brief sein, aber die meisten Unternehmen erwarten eine E-Mail, da der Versand eines Briefes Zeit in Anspruch nimmt. Dennoch kann es vorkommen, dass du Zahlungsavise als Zahlungsnachweis per Post erhältst oder verschickst.

Das Zahlungsavis versichert, dass die Rechnungen der Lieferanten korrekt und pünktlich bezahlt wurden. Wenn dein Lieferant eine Rechnung schickt, enthält sie Angaben wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den fälligen Betrag, das Datum der Rechnungsstellung und die gekauften Artikel oder Serviceleistungen. Diese Rechnung ist als Leitfaden für dein Team der Kreditorenbuchhaltung erstellt, um zu verstehen, wann die Rechnungen fällig sind und an wen sie gezahlt werden müssen.

Sobald eine Rechnung bezahlt ist, wird ein Lieferant ein Zahlungsavis von seinem Kunden erhalten. Bedauerlicherweise wird diese Methode nicht von allen Parteien angewandt, obwohl beide Parteien sie bevorzugen, weil sie damit einen Nachweis und eine Bestätigung darüber erhalten, dass eine Zahlung getätigt wurde, wie hoch der Überweisungsbetrag ist und wohin das Geld eingezahlt oder gesendet wurde.

Da die Zahlungsabwicklung in der Regel Zeit in Anspruch nimmt, sorgt ein Zahlungsavis dafür, dass Lieferanten sicher sein können, dass ihre Rechnungen pünktlich bezahlt wurden. Viele Unternehmen hantieren eine Zahlungsfrist von 30 Tagen netto, was bedeutet, dass der Kunde 30 Tage Zeit hat, die Rechnung zu begleichen. Das Versenden einer Überweisungs-E-Mail am 29. Tag versichert dem Lieferanten, dass seine Rechnung bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum bezahlt wird, und verhindert so potenzielle Fragen zur Zahlung im Nachhinein.

Überweisungs-E-Mails sorgen auch dafür, dass beide Parteien einen schriftlichen Nachweis über die geleistete Zahlung in Händen haben. Auf diese Weise können Lieferanten, die ihre Zahlungen per ACH (Automated Clearing House für elektronischen Zahlungsverkehr, EFT) oder Überweisung erhalten, nicht den Anspruch erheben, dass sie nie eine Zahlung erhalten haben.

Schlüsselkomponenten eines Zahlungsavis

Überweisungs-E-Mails sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sie sind für beide Parteien von Vorteil und dienen als Gefälligkeit, um die Aufzeichnungen auf beiden Seiten zu verbessern. Das Erstellen einer Überweisungs-E-Mail nimmt wenig Zeit in Anspruch, und du kannst für jeden Lieferanten, den du bezahlst, eine Vorlage verwenden.

Darüber hinaus lassen sich viele Zahlungsabwicklungs- und Buchhaltungs-Apps für Unternehmen in E-Mail-Anbieter-Apps integrieren und ermöglichen es dir, automatisch Überweisungs-E-Mails zu generieren, sobald eine Rechnung bezahlt ist.

Die meisten Überweisungs-E-Mails spiegeln die in der Rechnung enthaltenen Informationen wider, einschließlich des Rechnungsbetrags, der Umsatzsteuer, des Namens und der Adresse des Lieferanten, der Zahlungsmethode und so weiter. Jede Überweisungs-E-Mail, die du versendest, sollte die folgenden Komponenten enthalten:

Klare Betreffzeile und Absenderinformationen

Da die Überweisungs-E-Mails dazu gedacht sind, deinen Lieferanten darüber zu informieren, dass seine Rechnung bezahlt wurde, ist es immer am besten, sich auf das Nötigste zu beschränken. Du kannst die Wörter "Rechnung," "Zahlung und deinen Firmennamen angeben," damit sie leichter zu finden sind, wenn die Informationen noch einmal überprüft werden müssen.

In einigen Fällen öffnen deine Lieferanten die E-Mail möglicherweise nicht einmal und die Betreffzeile reicht aus, um sie darüber zu informieren, dass sie bezahlt wurden. Wenn es dann ein Problem mit dem Rechnungsbetrag gibt, können sie sich auf die E-Mail beziehen, um das Problem zu lösen.

Rechnungsdetails und Zahlungsinformationen

Das E-Mail-Design für Zahlungsavise braucht nicht aufwendig zu sein. Stattdessen sollte sie dieselben Informationen enthalten wie die Rechnung und die Zahlungsinformationen, also wann und wohin die Zahlung erfolgt ist.

Sie kann wichtige Informationen wie die Kontonummer deines Lieferanten oder die Zahlungsmethode enthalten. Der wichtigste Teil dieser E-Mail ist der Rechnungsbetrag, der mit dem Betrag auf der Originalrechnung übereinstimmen muss.

Dankesnachricht und Wertschätzung

Überweisungs-E-Mails werden wahrscheinlich nicht über deine Beziehung zu einem Lieferanten entscheiden, aber sie sind eine Gefälligkeit, die er zu schätzen wissen wird. Ein kurzes Dankeschön und ein Zeichen der Wertschätzung am Ende deiner Überweisungs-E-Mail können viel dazu beitragen, dem Lieferanten das Gefühl zu geben, dass dein Unternehmen ihn schätzt.

Kontaktdaten und Kundensupport

Die letzten Informationen, die du in der Überweisungs-E-Mail teilen solltest, sind deine Kontaktdaten und Angaben zum Kundensupport. In der Regel handelt es sich dabei um die E-Mail-Adresse der Kreditorenbuchhaltung oder um persönlichere Kontaktdaten für die Mitglieder deines Kreditorenbuchhaltungsteams.

Wenn du nur eine Person hast, die diese Konten verwaltet und die Rechnungen bezahlt, kann es sehr hilfreich sein, persönlicher zu werden, denn so wird sichergestellt, dass alle Fragen zur Zahlung rechtzeitig geklärt werden.

Da die Überweisungs-E-Mails dazu dienen, die Zahlung zu belegen, sind sie hilfreich, wenn es Unstimmigkeiten gibt. Menschen machen Fehler, sodass jemand eine falsche Nummer in das Buchhaltungssystem eingeben und eine falsche Zahlung generieren kann. Wenn solche Fehler vorkommen, ist es hilfreich, den Lieferanten Kontaktinformationen zu geben, damit sie das Problem lösen können.

Mit diesen Informationen brauchen sie sich nicht mehr an deine Hauptgeschäftsstelle zu wenden, um die richtige Person in einer bestimmten Abteilung ausfindig zu machen, was frustrierend sein kann.

Deine Lieferanten wollen korrekt und pünktlich bezahlt werden, aber die meisten haben Verständnis, wenn mal ein Fehler unterläuft. Wenn du es nicht leicht machst, diese Fehler zu beheben, kann das deine Beziehung zu diesen anderen Unternehmen beeinträchtigen.

Die meisten Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl von Lieferanten zusammen. Eine Marketingagentur kann beispielsweise mit anderen Agenturen und Freiberuflern zusammenarbeiten, während ein produktbasiertes Unternehmen Büroausrüstung, Produkte und Serviceleistungen bei verschiedenen anderen Unternehmen in Auftrag geben kann. Das Zahlungsavis informiert beide Parteien über Online-Zahlungen und kann ein wichtiger Bestandteil des Prozesses Rechnungsstellung sein.

Bedauerlicherweise können Zahlungsavis auch zeitraubend sein. Je mehr Parteien du bezahlst, desto mehr Zeit werden sie in Anspruch nehmen. Wenn du deine Überweisungs-E-Mails optimierst, kannst du den Prozess beschleunigen und gleichzeitig sicherstellen, dass du alle diesbezüglichen Vorteile nutzt, wenn du sie sendest. Hier erfährst du, warum deinen Überweisungsprozess effizienter gestalten solltest:

Verbessert Professionalität und Markenimage

Zahlungsavise lassen dein Unternehmen professioneller erscheinen. Lieferanten erwarten, dass sie pünktlich bezahlt werden, egal was passiert. Kleine Unternehmen, die Zahlungsavise versenden, können ihren Lieferanten versichern, dass sie jemand sind, der ihre Rechnungen pünktlich bezahlt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass wertvolle Lieferanten auch in Zukunft mit ihnen zusammenarbeiten.

Steigert die Effizienz der Zahlungsabwicklung

Die Optimierung deines Zahlungsavis kann die Effizienz der Zahlungsabwicklung verbessern. Mit der Automatisierung kannst du automatisch Zahlungsavise per E-Mail an Lieferanten senden, sobald ihre Rechnungen bezahlt sind. Alles, was du brauchst, ist eine Buchhaltungssoftware, mit der du diese E-Mails anhand der Informationen in der Originalrechnung erstellen kannst.

Verringert Verwirrung und die Nachfragen von Lieferanten

Wenn ein Lieferant dir eine Rechnung sendet, bist du der Kunde. Es kann schwierig sein, sich darüber klar zu werden, weil du selbst Kunden hast. Überweisungs-E-Mails verringern die Verwirrung bei Lieferanten, indem sie versichern, dass die Rechnungen pünktlich und korrekt bezahlt wurden.

Wenn dann ein Problem mit der Zahlung auftritt, kann sich eine Partei an die andere wenden und den Überweisungsbeleg als Zahlungsnachweis verwenden.

Verbessert den Cashflow und das Kreditorenmanagement

Ein optimierter Prozess für die Benachrichtigung über Zahlungsavise kann die finanzielle Transparenz für beide Unternehmen verbessern und die Kreditorenbuchhaltung besser organisieren. Überweisungs-E-Mails bieten einen Überblick über den Zahlungsstatus. Wenn du dir nicht sicher bist, ob dein Unternehmen eine Rechnung bezahlt hat, kannst du nach Überweisungs-E-Mails suchen, bevor du die Transaktion wiederholst.

Diese Briefe machen es auch einfacher, Zahlungen schnell abzustimmen, was insgesamt zu einer besseren Finanzverwaltung führt.

Eine Überweisungs-E-Mail sollte einfach gestaltet sein. Die meisten deiner Lieferanten möchten hauptsächlich die Rechnungsdetails sehen, um zu bestätigen, dass sie EFT-Zahlungen umgehend und in Übereinstimmung mit deinem Vertrag erhalten. Allerdings sind deine E-Mails immer noch Kommunikation, also sollten sie gebrandet und professionell aussehen.

Einfaches und professionelles E-Mail-Layout

Ein einfaches und professionelles E-Mail-Layout sollte es ermöglichen, alle notwendigen Informationen aus der Rechnung zu übermitteln. Du brauchst keine ausgefallenen Design-Elemente hinzuzufügen, aber du solltest dafür sorgen, dass die Informationen leicht zu lesen und verständlich sind.

Personalisierung und Individualisierung

Eine Personalisierung in Form des Firmennamens des Lieferanten und dessen Kontaktdaten kann die E-Mail effektiver machen. Allerdings handelt es sich dabei nicht um Marketing-Kommunikation. Stattdessen sollten sie schnell die notwendige Rechnung mit einem einfachen Branding übermitteln, das dem Empfänger hilft, zu verstehen, woher sie stammt.

Kontakt-E-Mails hinzufügen

Überweisungs-E-Mails benötigen keinen Call-to-Action (CTA) wie eine Marketingbotschaft. Stattdessen solltest du die Kontaktdaten deines Kreditorenteams angeben, für den Fall, dass es zu Zahlungsproblemen kommt.

Mobilfreundliches Design

Die meisten Geschäftsinhaber sind viel beschäftigt und sitzen nicht immer im Büro oder am Computer. Die Erstellung von mobilfreundlichen Zahlungsavisen sorgt dafür, dass dein Lieferant die Informationen in der E-Mail öffnen und lesen kann, um zu versichern, dass die Zahlung pünktlich erfolgt ist.

Optimierung von Überweisungs-E-Mails durch Automatisierung

Überweisungs-E-Mails sind nicht zwingend erforderlich, aber sie sind eine nette Gefälligkeit, die du Lieferanten zukommen lassen kannst. So versicherst du, dass du ihre Rechnungen pünktlich bezahlst und gibst ihnen die nötigen Kontaktdaten, die sie brauchen, falls es zu Zahlungsproblemen kommen sollte.

Mit Mailchimp, einem Tool zur Marketingautomatisierung, kannst du Überweisungs-E-Mails mithilfe von Automatisierung optimieren und so deinen Workflow in der Kreditorenbuchhaltung verbessern. Integriere deine CRM- oder Vertriebssoftware, um Daten nahtlos systemübergreifend zu synchronisieren und die Zustellbarkeit von E-Mails zu gewährleisten. Heute noch für Mailchimp registrieren.