Cuando se trata de la forma de vestir, el trato social o incluso el correo electrónico, todo el mundo debe cumplir ciertas reglas generales. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las recomendaciones de buen uso pueden variar según el sector, la empresa e incluso la generación.
Cómo definimos el buen uso del correo electrónico
Por lo general, el uso adecuado es sinónimo de “profesionalidad”. Aplicado a las comunicaciones comerciales o al envío de mensajes por correo electrónico en general, el buen uso del correo electrónico significa que todos los destinatarios reciban la información que necesitan.
En este artículo, cuando hablamos de “buen uso del correo electrónico” en general nos referimos a la mejor manera de comunicar algo a través del correo electrónico. Los consejos de este artículo servirán de guía para cualquier persona que desee ofrecer una imagen profesional en sus correos electrónicos, para fines comerciales o educativos.
¿Por qué necesitamos reglas de buen uso del correo electrónico?
El buen uso del correo electrónico es importante porque te ayuda a comunicarte con efectividad. Un mensaje de correo electrónico bien redactado puede crear relaciones más sólidas y transmitir una imagen de credibilidad como compañero de trabajo, gestor, cliente, estudiante, profesor o freelance.
10 consejos sobre el buen uso del correo electrónico en la empresa
Practicar un buen uso del correo electrónico no significa simplemente escribir mensajes profesionales con una gramática impecable. Como verás en este artículo, el buen uso del correo electrónico también tiene que ver con el cómo, el cuándo, el por qué y a quién se envía el mensaje. Estos diez consejos sobre el buen uso del correo electrónico te muestran cómo crear un mensaje profesional.
10 consejos sobre el buen uso del correo electrónico
- Ten una dirección de correo electrónico profesional
- Crea una firma de correo electrónico
- Escribe primero sin añadir la dirección del destinatario
- Utiliza el registro correcto
- Escribe líneas de asunto breves y claras
- ¡Revisa tu texto!
- Incluye enlaces y archivos adjuntos
- Utiliza las direcciones de correo electrónico correctas
- Utiliza la opción "responder a todos" solo cuando sea necesario
- Responde en el momento oportuno
N.º 1: Ten una dirección de correo electrónico profesional
A menos que tu empresa te proporcione la dirección, asegúrate de tener una dirección de correo electrónico adecuada para que los destinatarios sepan quién les envía el mensaje. Aunque está bien utilizar el mismo correo electrónico que tienes desde secundaria, comprueba que siga reflejando quién eres hoy. Si, por ejemplo, eres empresario o estudiante de máster será mejor que no uses la dirección de correo electrónico “pastelito92@gmail.com” o “amigo_para_siempre@yahoo.com”.
Lo mejor es utilizar tu nombre o un alias fácil de identificar, como Marga para Margarita o Javi para Javier. Puedes usar puntos, guiones normales o guiones bajos para separar cada palabra si no está disponible solo tu nombre. Sin embargo, intenta evitar los números de tu año de nacimiento para no crear un sesgo innecesario sobre tu edad.
Al establecer una dirección de correo electrónico para marketing, asegúrate de que el nombre de la dirección sea claro para los clientes. Si estableces una dirección de correo electrónico para recibir comentarios, para atención al cliente o para otros fines específicos, también debe ser clara. Por ejemplo: "feedback@tuempresa.com".
N.º 2: Crea una firma de correo electrónico
Además de una dirección de correo electrónico clara, una de las mejores maneras de asegurar que los destinatarios sepan quién les envía el mensaje de correo electrónico es añadir una firma profesional. Para crearla, entra en la configuración de tu correo electrónico. Siempre se ofrece alguna forma de añadir la firma, para que la información se incluya de forma automática cada vez que envíes un mensaje.
En la firma del correo electrónico, escribe primero tu nombre, profesión o cargo y tus pronombres (si lo deseas). Después de esta información básica, puedes añadir datos que consideres prácticos. Podrías añadir, por ejemplo, un enlace al sitio web de tu empresa, a tu perfil de LinkedIn, tu sitio web personal o los perfiles de redes sociales. Si tienes un número de teléfono de trabajo, un segundo correo electrónico u otra información de contacto pertinente, inclúyelos también. No dudes en añadir el nombre, el logotipo o el eslogan de la empresa.
Si sueles trabajar con personas que viven en otro estado o país, puedes añadir tu zona horaria local para que los destinatarios prevean tus horas de trabajo y cuándo es probable que respondas. Para los compañeros de trabajo también puede resultar útil que incluyas tus días libres programados, en caso de que necesiten conocer tu disponibilidad.
N.º 3: Escribe primero el correo electrónico sin el nombre del destinatario
El primer instinto al escribir un nuevo mensaje de correo electrónico puede ser añadir la dirección del destinatario en la línea de "Para:" En lugar de esto, escribe el menaje primero y después inserta los datos del destinatario. De esta manera, si lo envías por error, esa persona no recibirá un mensaje que no está terminado.
Es totalmente aceptable escribir correos electrónicos cortos o largos, siempre y cuando tengan sentido con el contexto de lo que necesitas comunicar. Recuerda aportar todo el contexto y los detalles necesarios en los párrafos del cuerpo del mensaje.
Un correo electrónico demasiado corto podría resultar confuso para el destinatario, por falta de información. Por otro lado, si tu mensaje es demasiado largo, abrumarás a la persona con información. Si necesitas incluir gran cantidad de detalles necesarios, prueba a dividir los párrafos del cuerpo del mensaje en apartados o en bloques más cortos.
N.º 4: Utiliza el registro correcto
Generalmente, una buena norma es evitar el humor y mantener un tono profesional si estás enviando un mensaje a alguien a quien no conoces bien. Y recuerda que no puedes confiar en el lenguaje no verbal como ayuda para comunicarte. Podría tener un coste muy elevado para tu empresa si los clientes consideran inadecuados tus correos electrónicos, así que, si buscas un tono sarcástico o divertido, asegúrate de saber que los destinatarios van a entenderlo. Ten en cuenta también el contexto cultural y otras diferencias culturales de tus compañeros.
Por otro lado, si escribes un correo electrónico de marketing y estás tratando de llegar a un determinado grupo demográfico, el uso de humor, emojis o bromas puede ser una buena manera de conectar con tu público. Asegúrate, sin embargo, de tener claro que tu público responderá bien a ese registro.
Si quieres más asesoramiento para escribir correos electrónicos de marketing, consulta estos consejos.
Asegúrate de que el tono de tu mensaje coincida con tus intenciones Tu tono debería ser tu reflejo como remitente. Si eres un abogado que envía un correo electrónico formal con información confidencial a un cliente, lo mejor es evitar el argot, las caras sonrientes o el exceso de signos de exclamación. En cambio, si envías la versión final de un proyecto a un compañero de trabajo —con quien has trabajado muy duro durante los últimos meses—, un tono satisfecho y feliz con algunos emojis probablemente sea adecuado.
Puntos ≠ grosería Las personas más jóvenes, en especial las mujeres jóvenes, tienden a enviar correos electrónicos comerciales con signos de exclamación. Es correcto utilizarlos ocasionalmente, pero algunas personas tienden a abusar de los signos de exclamación porque piensan que, si no los usan, parecerán enfadadas o presuntuosas. Por el contrario, el punto y seguido es perfectamente aceptable en las normas de buen uso del correo electrónico; te garantizamos que no es nada grosero, antipático ni brusco.
Si deseas más información sobre el tono adecuado al escribir, consulta estos consejos.
N.º 5: Escribe una línea de asunto breve y clara
La línea de asunto es lo primero que verán las personas cuando abran el correo electrónico y lean tu mensaje. Asegúrate de que tus líneas de asunto sean cortas y no tengan más de diez palabras. Deben ser descriptivas, limitar el uso de la puntuación y usar las mayúsculas de la forma adecuada. Si el correo electrónico contiene cuestiones urgentes, recuerda mencionarlo en la línea de asunto para que el destinatario no presuponga que tu mensaje no es prioritario.
Si escribes correos electrónicos de marketing y deseas enfatizar unas rebajas u ofertas limitadas, recuerda mencionar esto en las líneas de asunto.
N.º 6: ¡Revisa tu texto!
Comprueba siempre posibles errores gramaticales antes de pulsar el botón de enviar, y no olvides revisar también la línea de asunto. No hay nada más incómodo que descubrir que te has equivocado de persona al enviar un correo electrónico. O, lo que es peor, que has escrito mal tu propio nombre en la despedida.
Un consejo para asegurarte de detectar errores ortográficos es revisar la última frase de tu correo electrónico y leer cada frase hacia atrás desde allí. Otro consejo es cambiar la tipografía para que tus ojos tengan más opciones de detectar errores al ver el texto en otro tipo de letra. Solo asegúrate de volver a cambiarla a una de las tipografías estándar.
La claridad y la concisión son mejores para la comunicación por correo electrónico. Cuando vuelvas a leer tu mensaje, pregúntate si tu correo electrónico se entiende a medida que avances por todos los puntos. Y si hay algo que se pueda decir en una palabra en lugar de cinco
N.º 7: Incluye enlaces y archivos adjuntos
Si en tu correo electrónico se menciona un archivo adjunto, asegúrate de incluirlo en realidad. Si tienes que adjuntar archivos grandes, es posible que debas comprimirlos primero. También puedes enviar archivos grandes a través de Google Drive, OneDrive, WeTransfer o Dropbox.
Para los correos electrónicos de marketing que tienen por objeto atraer al lector hacia otros lugares, como una publicación en un blog, página de destino o formulario de contacto, comprueba que tu enlace funcione. Tú decides si enlazas tu URL o si la pegas toda entera en el cuerpo del mensaje. No dudes en enviar antes tu correo electrónico a un compañero si deseas asegurarte de que tus enlaces funcionen para los demás.
N.º 8: Utiliza las direcciones de correo electrónico correctas
Justo encima de la línea de asunto se añaden las direcciones de correo electrónico. Comprueba que estés enviando tu mensaje a la persona adecuada y añadas en copia o en copia oculta también a los destinatarios correctos. Si escribes correos electrónicos de marketing, asegúrate de tener los permisos correctos para enviar correos electrónicos a cada persona de tu lista.
N.º 9: Utiliza la opción "responder a todos" solo cuando sea necesario
Es un buen uso habitual del correo electrónico utilizar la opción de “responder a todos” solo cuando es necesario. No todas las personas de tu lista de destinatarios necesitan conocer tu respuesta al remitente original. A menos que tengas información pertinente que todo el mundo necesite conocer, responde solo a la persona o a la gente específica de la conversación del correo electrónico.
N.º 10: Responde en el momento oportuno
Todo el mundo tiene la agenda apretada, por lo que es comprensible que no siempre se respete el tiempo de respuesta adecuado de cada mensaje. De todas formas, estas son algunas pautas generales que debes seguir, ya que el plazo de respuesta depende de las personas con las que te intercambies mensajes.
- Compañeros directos de trabajo o de equipo: Responde durante la jornada laboral o en un plazo de 12 horas.
- Otros compañeros de trabajo o de equipo: Responde en 24 horas.
- Clientes directos: Responde durante la jornada laboral o en un plazo de 12 horas.
- Contactos externos: A menos que se marque como urgente, responde en unos pocos días o antes de finalizar la semana por lo menos.
Si recibes mensajes comerciales con información importante o confidencial, debes informar sin duda al remitente de que recibiste su correo electrónico inicial. Incluso si no tienes una respuesta ni información de inmediato, debes responder a dicho correo electrónico para decir que has visto su mensaje y que enviarás una respuesta o información en breve.
Como se ha mencionado en la sección de firma del correo electrónico, si resides en una zona horaria diferente, recuerda informar a cada destinatario del horario en que puede esperar recibir noticias tuyas. De esta forma, no causarás decepción ni confusión si tardas más tiempo en responder.
Por qué seguir las reglas de buen uso del correo electrónico = buena comunicación
En resumen, un buen uso del correo electrónico consiste en proporcionar al destinatario la información que necesita y comunicarte de manera eficiente con esa persona. La redacción de mensajes profesionales y el buen uso del correo electrónico convencional pueden ayudarte a establecer y mantener relaciones más sólidas y consolidarte como una persona fiable entre los compañeros de trabajo, gerentes, profesores y clientes.
Cuando haces un buen uso del correo electrónico, no te limitas a escribir un mensaje correcto, sino que comunicas de la mejor manera posible. Esto es lo que significa cada uno de nuestros consejos para una comunicación adecuada.
- Uso de un correo electrónico profesional: Eres un profesional fiable con una dirección inteligible que la gente reconocerá a primera vista.
- Inclusión de una firma en el correo electrónico: Ofreces información adicional a los destinatarios, lo que les ayudará a saber quién eres, en especial si es el primer correo electrónico que les envías.
- Redacción antes de añadir la dirección del destinatario: Eres prudente al escribir tu mensaje correctamente la primera vez, para no enviarlo antes de que esté a punto.
- Utilización del registro correcto: Te aseguras de que el tono de tu correo electrónico coincida con el contenido y las intenciones. También tienes en cuenta los antecedentes del destinatario y lo que puede o no considerar gracioso (si usas humor).
- Creación de una línea de asunto breve y clara: Te aseguras de que el destinatario sabrá exactamente de qué trata tu mensaje, en diez palabras o menos.
- Revisión: Corriges tu gramática de modo que no solo envíes la información correcta, sino que además esté escrita con coherencia.
- Inclusión de enlaces y archivos adjuntos: Te organizas y garantizas que el destinatario disponga de todos los archivos necesarios sin tener que enviar otro correo electrónico.
- Conoces la dirección de correo electrónico correcta: Compruebas que tu correo electrónico vaya a llegar a las personas adecuadas.
- Uso del responder a todos solo si: No vas a inundar las bandejas de entrada de otras personas con información que solo necesita una de ellas.
- Respuesta a la hora apropiada: Comunicas a los destinatarios que tienes cuidado al conversar con ellos. Les transmites que pueden confiar en ti como compañero de trabajo o cliente fiable.
El envío de correos electrónicos requiere cierto grado de diplomacia
El envío de correos electrónicos puede parecer una actividad mundana, pero requiere habilidad. Al no poder confiar en el tono de voz ni en las expresiones faciales, alguien podría interpretar erróneamente cualquier parte de tu mensaje —el contenido, la longitud o el tiempo de respuesta—, aunque tengas las mejores intenciones.
Si escribes el mensaje de la forma más correcta de la que seas capaz —desde la línea de asunto hasta la despedida— y sigues todas estas reglas de buen uso del correo electrónico, causarás buena impresión como persona fiable y excelente comunicadora por correo electrónico.