En la época de los macrodatos, tener la información correcta puede impulsar tu negocio. Pero, con demasiada frecuencia, esta información queda atrapada en silos de datos: pequeños conjuntos de información almacenados en varios departamentos, sistemas o bases de datos. Estos silos de datos dificultan que los equipos trabajen en conjunto y vean el panorama general.
Toma como ejemplo a tu equipo de Marketing. Es posible que tengan una visión profunda de lo que les gusta y no les gusta a los clientes. Pero si tus equipos de Ventas y Soporte al Cliente no pueden ver esa información, perderán oportunidades de mejorar la experiencia del cliente.
¿El resultado? Tus equipos toman decisiones sin todos los datos, lo que deriva en errores, esfuerzo desperdiciado y ventas perdidas. Para solucionar esto, debes identificar y deshacerte de los silos de datos antes de que afecten el éxito de tu negocio. Exploremos cómo funciona esto.
Comprender los silos de datos
Los silos de datos son como pequeñas islas de información dentro de tu negocio a las que no es fácil acceder o que no son fáciles de compartir con otros equipos. Por ejemplo, tu equipo de Desarrollo de Productos podría usar un software de gestión de proyectos que no esté vinculado a tu plataforma de datos de clientes, lo que podría estancar la innovación y el crecimiento.
O bien, tu equipo de Logística podría usar una herramienta de seguimiento de envíos que no se sincroniza con tu página de estado de pedidos orientada al cliente. Por lo tanto, cuando un cliente pregunta sobre la entrega, tu equipo de Soporte no puede darle información precisa y en tiempo real.
¿Por qué los silos de datos son un problema? Aquí tienes varias razones:
- Intercambio deficiente de información: Si los datos están atrapados en silos, los equipos no pueden compartir información ni trabajar bien en conjunto, lo que significa que podrían repetir tareas o perder oportunidades de hacer un mejor trabajo.
- Toma de decisiones inexacta: Los datos incompletos u obsoletos pueden dar lugar a malas decisiones que ralentizan el crecimiento y detienen las ideas novedosas en su avance.
- Experiencias del cliente inconexas: Sin datos integrados, la experiencia del cliente en diferentes departamentos podría parecer incongruente.
- Uso ineficiente de recursos: Los silos de datos a menudo implican que terminas almacenando la misma información más de una vez, lo que no es eficiente ni rentable.
- Mayores riesgos para la seguridad de los datos: Los datos aislados son más difíciles de administrar y proteger, lo que aumenta el riesgo de infracciones y violaciones de la conformidad.
En resumen, los silos de datos crean una visión fragmentada de tu negocio, lo que dificulta trabajar de manera eficiente y atender bien a tus clientes.
¿Por qué se producen los silos de datos?
Los silos de datos no aparecen de la nada. A menudo, se desarrollan con el tiempo debido a factores organizativos, tecnológicos y culturales. Saber por qué se producen estos silos es el primer paso para deshacerse de ellos y construir un negocio donde los datos fluyan libremente. Exploremos estas causas con más detalle.
Estructura organizacional
La estructura de tu negocio puede crear silos de datos. Los distintos departamentos podrían tener sus propios métodos y sistemas para manejar la información, lo que dificulta compartir datos con otros equipos. Si la cultura de la compañía no fomenta la colaboración, es posible que los equipos ni siquiera vean la necesidad de compartir sus datos aislados.
Limitaciones tecnológicas
A veces, las herramientas tecnológicas pueden generar barreras entre los equipos. Es posible que tu equipo de Ventas use un sistema para hacer un seguimiento de los clientes, y que Marketing use otro sistema para las campañas. Es posible que estas fuentes de datos no se comuniquen bien entre sí, lo que provoca que la información se quede atrapada en lugar de fluir libremente por las plataformas compartidas.
Falta de gobernanza de datos
Cuando no hay un plan claro de administración de datos, a menudo se forman silos de datos. Cada equipo podría recopilar y almacenar datos a su manera, lo que genera formatos y definiciones desiguales en todo el negocio. Sin controles regulares para mantener los datos limpios y actualizados, la calidad disminuye y las personas comienzan a depender solo de los datos en los que confían y que administran por sí mismas.
Rápido crecimiento empresarial
Es fácil que se produzcan silos de datos cuando las compañías crecen rápidamente. Por ejemplo, cuando 2 compañías unen sus fuerzas, cada una aporta sus propias formas de hacer las cosas, incluida su manera de administrar los datos. De repente, tienes el doble de información, pero la mitad de la conexión. Pero incluso si no te fusionas con otra compañía, el crecimiento rápido, como nuevos equipos o campañas, puede complicar el proceso de conexión de datos.
¿Los silos de datos son problemáticos para tu negocio?
Los silos de datos obstaculizan el potencial de tu negocio. No siempre son fáciles de detectar, pero estos son algunos indicadores de que los silos de datos podrían estar al acecho en tu organización.
- Falta de comunicación: Los equipos que tienen dificultades para compartir información o que no trabajan de manera sincronizada podrían indicar que los datos no fluyen libremente entre los departamentos.
- Trabajo duplicado: Si tus equipos hacen las mismas tareas por separado, es probable que no tengan acceso a la información de los otros equipos.
- Incongruencia de datos: El hecho de que varios departamentos informen cifras diferentes para las mismas métricas indica un intercambio de datos y estandarización deficientes.
- Dificultad para acceder a la información: Si a los empleados les resulta difícil obtener los datos que necesitan, los silos de datos podrían ser la causa.
- Toma de decisiones deficiente: Las decisiones basadas en datos incompletos o desactualizados podrían implicar que tus equipos no intercambian información.
- Reclamaciones de los clientes: La información discrepante o los mensajes contradictorios que se dan a los clientes pueden deberse a un intercambio deficiente de datos entre los departamentos.
- Aumento de los costos de la TI: Los silos de datos pueden dar lugar a datos duplicados, lo que satura los sistemas de almacenamiento y aumenta los costos de la TI.
Si alguna de estas señales te resulta familiar, es hora de observar de cerca los datos de tu empresa y ver en qué aspectos mejorar.
Herramientas y tecnología para ayudar a resolver tu problema de silos de datos
Deshacerte de los silos de datos puede parecer una gran tarea, pero con las herramientas y la tecnología adecuadas, se vuelve mucho más manejable. Estas son algunas herramientas clave que pueden ayudarte a evitar o eliminar los silos de información en tu negocio.
Plataformas de gestión de relaciones con los clientes
Los sistemas de administración de relaciones con los clientes (CRM) centralizan los datos de los clientes desde puntos de contacto digitales y fuera de línea. Esto significa que equipos como el de Ventas, el de Marketing y el de Soporte al Cliente pueden acceder a los mismos datos. Ya sea que alguien visite tu tienda, llame a Soporte o interactúe en línea, un sistema de CRM ayuda a tus equipos a compartir esa información, lo cual mejora la experiencia del cliente.
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Soluciones de datos en la nube
Las soluciones de datos basadas en la nube son plataformas en línea que almacenan y administran los datos de tu empresa en servidores remotos en lugar de en las computadoras de tu oficina. Tus equipos pueden acceder a la información en la nube desde cualquier lugar con conexión a Internet. Por lo tanto, ya sea que trabajen desde la oficina, en casa o mientras viajan, pueden acceder fácilmente a datos que les ayudan a hacer su trabajo.
Herramientas de gestión de datos maestros
Las herramientas de administración de datos maestros mantienen la congruencia de la información empresarial importante en todos tus sistemas. Garantizan que los activos de datos básicos, como los nombres de los clientes, los detalles de los productos y los datos de los proveedores, sean congruentes. De esta manera, todos los integrantes de tu empresa trabajan con información precisa, sin importar en qué departamento estén.
Herramientas de administración de datos
Las herramientas de administración de datos te ayudan a establecer y seguir reglas sobre la manera en la que tu empresa maneja los datos. Te permiten verificar automáticamente la calidad de tus datos, ver quién está usando qué información y controlar quién puede acceder a cada tipo de datos. Esto ayuda a evitar errores y garantiza que todos estén en sintonía al usar la información de la empresa.
Herramientas de colaboración y comunicación
Es probable que tu empresa ya use herramientas como aplicaciones de chat o plataformas de videoconferencia. Aunque estas herramientas no están diseñadas específicamente para administrar datos, siguen siendo excelentes para ayudar a los equipos a compartir información de manera más productiva. Estas herramientas facilitan que todos hablen con colegas de otros departamentos, compartan lo que saben y trabajen juntos en proyectos que usan datos.
Cómo identificar y resolver silos de datos
Los silos de datos pueden impedir que tus equipos trabajen bien en conjunto y ralentizar el crecimiento de tu negocio. Lo bueno es que puedes encontrar estos silos y solucionar el problema siguiendo unos sencillos pasos. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.
Paso n.º 1: Haz una auditoría integral de los datos de la empresa
Primero, necesitas saber qué datos tienes y dónde se encuentran. Esto implica inspeccionar todos los departamentos y sistemas de tu empresa.
Habla con los responsables de cada departamento o unidad de negocio. Pregunta a estos líderes de negocio qué tipo de datos recopilan y usan a diario. ¿Hacen un seguimiento de la información del cliente, las cifras de ventas o el rendimiento del producto? Pide que te muestren dónde guardan toda esa información.
A continuación, examina detenidamente todo el software y los sistemas que usa tu compañía. Esto podría ser desde tu plataforma de correo electrónico hasta tu software de contabilidad. Haz una lista de cada herramienta y del tipo de datos que contiene. No te olvides tampoco de los métodos de la vieja escuela. Es posible que algunos equipos sigan usando hojas de cálculo de Excel o archivos impresos para hacer un seguimiento de información valiosa.
Mantén un registro detallado de todo lo que encuentres. A medida que avances en este proceso, es posible que te sorprenda la cantidad de datos que tiene tu empresa y que descubras información valiosa que no sabías que existía.
Paso n.º 2: Identifica los silos de datos y sus causas
A continuación, identifica los silos de datos y sus causas. Para empezar, compara los datos que tiene cada departamento. ¿Ves algún empalme? Quizás Ventas y Marketing mantengan listas de clientes separadas. O tal vez Desarrollo de Productos tenga comentarios de los usuarios que Servicio de Atención al Cliente nunca vea.
A continuación, investiga por qué existen estos silos de datos. Es posible que descubras que se debe a un software obsoleto que no se conecte bien con otros sistemas. O tal vez sea porque algunos equipos no tienen la costumbre de compartir su información. A veces es algo tan simple como que un departamento no se dé cuenta de que sus datos podrían ser útiles a otras áreas.
Paso n.º 3: Establece objetivos claros de intercambio de datos
Para cada silo de datos que detectes, tómate un momento para establecer algunos objetivos para deshacerte de él. Comienza pensando en tus mayores desafíos empresariales.
¿Te cuesta entender a tus clientes? ¿Se te dificulta tomar decisiones basadas en datos? Estos puntos débiles pueden ayudarte a crear objetivos prácticos, como:
- Mejorar el servicio al cliente dando a los equipos de Soporte acceso al historial de ventas
- Acelerar el desarrollo de productos compartiendo los comentarios de los clientes entre los equipos
- Impulsar las ventas dándole al equipo de Ventas acceso a los datos de las campañas de marketing
Conoce las percepciones de tus equipos a lo largo de este proceso. Ellos podrían detectar oportunidades que tú hayas pasado por alto. Además, cuando las personas se sienten involucradas en el establecimiento de objetivos, es más probable que trabajen duro para alcanzarlos.
Paso n.º 4: Implementa un marco de administración de datos
En este paso, deberás establecer algunas reglas básicas sobre la manera en la que tu empresa maneja los datos. No te preocupes; no es tan complicado como parece.
Puedes ver un marco de administración de datos como un manual de la información de tu empresa. Define quién está a cargo de qué datos, cómo manejarlos y quién puede usarlos.
Empieza por elegir un equipo que monitoree tus datos. Esto podría ser una mezcla de gente de TI, Administración y otros departamentos. Como alternativa, crea un equipo dedicado a la administración de datos con científicos de datos, administradores y custodios.
A continuación, decide algunas pautas básicas para:
- Calidad: Establece estándares sobre las características de los datos de calidad, por ejemplo, que estén completos, que sean precisos y que estén actualizados.
- Almacenamiento: Elige un espacio de almacenamiento de datos, como software o bases de datos específicos, o la nube.
- Etiquetado: Crea un sistema para nombrar y etiquetar los datos. Por ejemplo, todos los datos de los clientes podrían comenzar con CLIE.
- Acceso: Determina quién puede ver y usar cada tipo de datos. Considera establecer niveles de acceso a los datos para la información confidencial.
- Actualizaciones: Establece reglas sobre la frecuencia con la que debes verificar y actualizar los datos, como cada mes o trimestralmente.
- Seguridad: Crea reglas para mantener tus datos a salvo de accesos no autorizados o infracciones. Esto podría incluir la encriptación de datos sensibles o la configuración de la autenticación multifactor.
Una vez que tengas tu marco, compártelo con todos. Explícales por qué es importante y cómo les facilitará el trabajo. Quizás necesites capacitar a la gente sobre las nuevas reglas.
Paso n.º 5: Usa la tecnología para mejorar la integración de datos
Ahora, concéntrate en seleccionar y configurar las herramientas tecnológicas para la integración de datos. En primer lugar, fíjate en los sistemas que ya usas. A veces, una simple actualización o complemento puede vincular programas de software sin necesidad de nuevas herramientas.
Explora las herramientas de integración de datos si tus sistemas actuales no funcionan bien en conjunto. Estas herramientas se especializan en transferir datos de varios lugares y combinarlos en un solo sistema.
Considera un lago de datos o un almacén de datos si manejas muchos tipos de datos distintos.
- Los lagos de datos almacenan todos tus datos sin procesar juntos, sin importar el formato.
- Los almacenes de datos conservan datos procesados y organizados para que estén listos para el análisis de datos y la elaboración de informes.
Es posible que necesites la ayuda de expertos en TI para configurar todo. Eso está bien: vale la pena hacerlo bien.
Paso n.º 6: Fomenta la colaboración entre departamentos
Podrías tener los mejores sistemas de administración de datos del mundo, pero no te ayudarán si tus equipos no se comunican entre sí. Por lo tanto, es importante fomentar la comunicación regular entre los equipos.
Podrías hacer esto de la siguiente manera:
- Organizar reuniones periódicas entre varios departamentos de tu empresa
- Fomentar la colaboración multifuncional que haga que diferentes equipos trabajen hacia un objetivo común
- Crear espacios físicos o virtuales donde las personas puedan conversar y compartir ideas fácilmente
- Fomentar la observación de profesionales o los intercambios de rol a corto plazo para ayudar a los equipos a conocer el trabajo de los demás
Recuerda que cambiar hábitos lleva tiempo. Ten paciencia y sigue animando a la gente a trabajar en conjunto. Con el tiempo, verás un cambio real en la forma en la que tu empresa aborda el intercambio de datos.
Integra datos para unificar tu organización
Integrar tus datos no es solo una solución tecnológica o cultural: es una transformación empresarial. Conectar tus sistemas y equipos crea una organización unificada que trabaja de forma más inteligente, rápida y eficaz. Así que deshazte de esos silos hoy mismo y observa cómo tu empresa alcanza nuevas alturas.