Uno de los desafíos de hacer crecer una pequeña empresa es gestionar recursos limitados, especialmente el tiempo. Y con la presión constante para cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos, es fácil abrumarse. Las tareas rutinarias, como el ingreso de datos y la programación de citas, ayudan a mantener el negocio en marcha, pero requieren tiempo y esfuerzo valiosos que podrías estar dedicando al crecimiento estratégico.
La automatización de procesos de negocio podría ofrecerte el impulso de eficiencia que buscas. La automatización de tareas básicas puede ayudarte a reducir costos, aumentar la precisión y, quizás lo más importante, ahorrar tiempo valioso que puedes emplear para hacer crecer tu empresa. Lo mejor de todo es que la automatización ahora es más accesible que nunca para empresas de todos los tamaños.
A continuación, te presentamos todo lo que necesitas saber sobre el uso de la automatización de procesos de negocio para aumentar el rendimiento de tu equipo y potencialmente liberar horas cada semana.
¿Qué es la automatización de procesos de negocio?
La automatización de procesos de negocio(BPA), también conocida como automatización empresarial, es una estrategia que emplea la tecnología para completar tareas rutinarias sin intervención manual. Muchas empresas emplean la automatización para desbloquear procesos empresariales optimizados en todos los departamentos, reducir el trabajo administrativo improductivo de la carga de trabajo del equipo y aumentar la eficiencia general.
La automatización de los procesos de negocio puede ser tan sencilla como configurar un autoresponder de correo electrónico para un formulario de contacto, o tan avanzada como utilizar un chatbot impulsado por IA para el servicio de atención al cliente. Si nunca antes automatizaste un proceso, puede parecer complicado, pero cualquiera puede hacerlo y cualquier empresa puede beneficiarse de ello.
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¿Necesitas habilidades de programación para automatizar los procesos de negocio?
La buena noticia para los propietarios de pequeñas empresas es que no se necesita ser un experto en programación para automatizar tareas. Muchas herramientas de automatización son ahora de “bajo código” o “sin código”, y están previstas para usuarios que tienen poca o ninguna experiencia en programación. A menudo, estas herramientas presentan interfaces de arrastrar y soltar fáciles de usar que permiten automatizar tareas con un par de clics.
Si bien saber programar puede ayudarte a personalizar automatizaciones más complejas o a crearlas desde cero, como integraciones de API personalizadas o scripts de procesamiento de datos, de ninguna manera es necesario. Con las herramientas adecuadas, cualquier empresario puede descubrir valiosas oportunidades de automatización en sus procesos y actuar en consecuencia.
¿Qué papel desempeña la inteligencia artificial en la automatización empresarial?
La inteligencia artificial (IA) puede hacer que la automatización sea aún más eficaz al analizar datos, predecir resultados y tomar decisiones, permitiéndote así automatizar tareas más complejas con confianza.
No toda la automatización de procesos de negocio se vale de la IA. Algunas de las automatizaciones más eficaces son funciones sencillas, basadas en reglas, como establecer el correo electrónico de respuesta cuando estás de vacaciones. Y no todas las empresas necesitan la automatización impulsada por IA: por ejemplo, si acabas de lanzar tu empresa y solo tienes un conjunto muy pequeño de datos de clientes con los que trabajar, es posible que el análisis predictivo impulsado por la IA no te sea útil.
Pero si estás ampliando tu empresa y deseas comenzar a automatizar tareas más complejas —como establecer precios dinámicos en función de la demanda de tus productos o encontrar patrones en conjuntos de datos más grandes para predecir el comportamiento del usuario—la IA puede ser un recurso poderoso.
¿Por qué deberías automatizar los procesos de negocio?
La automatización puede liberar a tu equipo de horas de trabajo improductivo y permitirle centrarse en lo que realmente importa: crear valor. Es especialmente útil para las pequeñas empresas que necesitan aprovechar al máximo sus limitados recursos y adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes. Echemos un vistazo más de cerca a los beneficios de la automatización de los procesos de negocio.
Mejor productividad
Automatizar tareas tediosas puede acelerar significativamente tus operaciones. Por ejemplo, la gestión de inventarios: puedes usar software para dar seguimiento automático a los niveles de tus existencias y hacer pedidos cuando estén bajos, todo en una fracción del tiempo que le tomaría a un miembro del equipo clasificar y registrar cada artículo. De este modo, no solo liberas a tu equipo para que se centre en un trabajo de mayor valor, sino que mantienes tu negocio funcionando sin problemas y con menos interrupciones.
Costos más bajos
Puedes mantener un equipo austero y reducir los costos operativos con procesos automatizados que agilicen los procesos de trabajo. Con la asignación optimizada de recursos, puedes determinar exactamente cuántos miembros del equipo necesitas para cada proyecto, eliminar las tareas redundantes de tu carga de trabajo y minimizar el tiempo de inactividad.
Menos riesgo de error
Cuando se trata de tareas repetitivas que no requieren pensamiento crítico, el error humano es inevitable, especialmente si tu foco de atención son las iniciativas más estratégicas. Y una solo cifra fuera de lugar en una hoja de cálculo puede tener consecuencias de gran alcance. Al automatizar tareas rutinarias como ingresar datos y establecer reglas claras para que el sistema las siga, puedes mantener la precisión y evitar errores costosos.
Perspectivas más profundas
Los sistemas automatizados pueden recopilar y analizar datos en tiempo real, brindándote información para ayudarte a tomar decisiones mejor fundamentadas. Pueden descubrir rápidamente tendencias ocultas en tus datos, destacando áreas para mejorar y oportunidades de crecimiento.
Más tiempo para trabajo de alto valor
Todo empresario estará de acuerdo en que el tiempo es uno de los recursos más valiosos de su equipo. Con la automatización encargándose de las tareas repetitivas que mantienen las operaciones fluyendo, tú y tu equipo pueden concentrarse en poner ideas en práctica y hacer un trabajo más estratégico que impulse el crecimiento, como crear nuevos productos y entrar en nuevos mercados.
Las automatizaciones de mayor impacto para los propietarios de pequeñas empresas
La automatización de los procesos de negocio no es una estrategia general. Es importante que automatices los procesos empresariales adecuados para maximizar el impacto en tus operaciones diarias. He aquí algunas de las áreas más comunes en donde la automatización inteligente puede aportar rápidamente un valor notable.
Área 1: Campañas de marketing
Un buen marketing implica mantener contacto con los clientes y alimentar su interés, dos cosas que pueden llevar mucho tiempo. La automatización puede ayudarte a continuar este contacto sin intervención manual, manteniéndote como punto de referencia en la mente de tus clientes e impulsando la interacción con ofertas perfectamente oportunas.
Secuencias de correo electrónico
El email marketing es una de las primeras funciones que muchas empresas automatizan, y por una buena razón: el correo electrónico es una de las formas más eficaces de llegar a los clientes. Usa flujos de correo electrónico automatizados para causar una buena primera impresión con secuencias de bienvenida, propiciar actividad comercial recurrente con campañas de retención y volver a atraer a los clientes inactivos con una mínima intervención manual.
Mensajes SMS
Gracias a la capacidad de los mensajes SMS de llegar a los usuarios en cualquier lugar y en cualquier momento, estos son una excelente manera de mantenerte en contacto con tu público. Los mensajes SMS automatizados son especialmente útiles si tu empresa pertenece a la industria de servicios y depende de la programación: puedes enviar recordatorios programados para asegurarte de que los clientes asistan a las citas y reducir las ausencias. También puedes enviar solicitudes automáticas de retroalimentación después de brindar un servicio para ayudar a recopilar evidencia social y desarrollar tu presencia en línea.
Redes sociales
Estar activo en las mismas plataformas de redes sociales que tus clientes puede tener sus recompensas, pero requiere un esfuerzo constante. Las herramientas de automatización te permiten programar publicaciones con anticipación, para que puedas mantener tu perfil activo y aumentar la conciencia de marca sin tener que publicar manualmente todos los días. Incluso puedes configurar procesos de trabajo para responder a los comentarios o mensajes automáticamente.
Área 2: Procesos de ventas
Los equipos de ventas tienen mucho que hacer, ya que tienen que estar al tanto de los clientes potenciales, las citas y las transacciones. Con la automatización de las ventas, puedes liberar a tu equipo del trabajo improductivo para que pueda concentrarse en desarrollar relaciones más sólidas y satisfactorias con los clientes.
Gestión de clientes potenciales
Cuando tu equipo debe gestionar un alto volumen de clientes potenciales, las oportunidades de ventas pueden pasar desapercibidas. Puedes ayudar a tu equipo a estar al tanto de las oportunidades con la automatización de las ventas en tus embudos de clientes potenciales, incluida la atribución de clientes potenciales, la recopilación de datos de los clientes y la difusión personalizada que les llega adónde estén.
Programación
Puedes ayudar a tu equipo de ventas a organizar sus calendarios ocupados automatizando tu proceso de programación, permitiéndoles evitar cadenas de correo electrónico interminables y de ida y vuelta para coordinar reuniones y permitiendo que los clientes se involucren con tu empresa a su conveniencia.
Creación de documentos
Redactar documentos como contratos, propuestas y facturas consume un tiempo valioso y puede ralentizar tu proceso de ventas. Al automatizar las ventas para crear y completar plantillas de documentos clave, puedes cerciorarte de que estén redactados con coherencia y, al mismo tiempo, liberar aún más tiempo para tu equipo.
Área 3: Operaciones
Mucho del trabajo se dedica a las operaciones diarias que mantienen tu empresa en funcionamiento. Pero es posible que las pequeñas empresas no tengan los recursos para dedicar a funciones específicas, como la atención al cliente o la contabilidad. Los procesos optimizados derivados de la automatización pueden ayudarte a cerrar esas brechas y mantener todo en funcionamiento, para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa.
Procesos de trabajo del equipo
A medida que amplías la escala de tu empresa con más productos, más empleados y más clientes, se vuelve más difícil mantener a todo tu equipo en sintonía en todo momento. Con los procesos de trabajo automatizados puedes mejorar la colaboración y la rendición de cuentas asignando tareas, estableciendo plazos y dando seguimiento al avance de cada proyecto.
Servicio de atención al cliente
Las herramientas automatizadas de atención al cliente, como los chatbots, pueden responder rápidamente a las preguntas frecuentes con disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mejorando así los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente. También liberan a tu equipo para que se centre en solicitudes más complejas, como la resolución urgente de problemas o problemas técnicos.
Contabilidad
Al automatizar el ingreso de datos financieros, puedes optimizar los procesos comerciales que consumen mucho tiempo, como facturación, seguimiento de gastos y nómina. De este modo, no solo puedes mantener registros financieros más actualizados, sino que también puedes simplificar la preparación de la declaración de impuestos, un proceso tedioso para la mayoría de las empresas.
Contratación
El proceso de contratación puede tomar mucho tiempo, pero las herramientas de contratación automatizadas pueden ayudarte a simplificar la búsqueda del candidato perfecto. Al automatizar la contratación y la selección, te cerciorarás de que mantienes conversaciones con los mejores talentos y reducirás el tiempo que toman las contrataciones. Incluso puedes automatizar la programación de entrevistas para ayudarte a equilibrar la contratación con el resto de tus tareas diarias.
Qué buscar al elegir tus herramientas de automatización
Con tantas herramientas de automatización disponibles, es crucial elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y desafíos. Factores como el precio, la curva de aprendizaje y la escalabilidad juegan un papel importante. La herramienta adecuada debe ser fácil de usar, integrarse sin problemas con tus sistemas actuales y tener un impacto claro y tangible en tus operaciones. He aquí lo que debes tener en cuenta al elegir una herramienta de automatización de procesos de negocio.
Ajuste estratégico
Elije herramientas de automatización que te faciliten avanzar hacia tus objetivos comerciales y te ayuden a abordar desafíos específicos. Será mucho más fácil integrar a tus operaciones una herramienta que se adapte naturalmente a tu estrategia. Identifica lo que quieres obtener de la herramienta desde el principio, para que puedas medir eficazmente los resultados después de ponerla en uso.
Facilidad de uso
Uno de los mayores beneficios de la automatización es el ahorro de tiempo, así que elige una herramienta que sea rápida y fácil de implementar. Comprueba que tenga una interfaz fácil de usar y verifica si el proveedor ofrece onboarding y soporte al cliente.
Compatibilidad con tu pila tecnológica
Asegúrate de que la herramienta de automatización que elijas se integre bien con tu software actual, como tu sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), software de contabilidad o plataforma de gestión de proyectos. Cuanto mejor se integren y compartan datos tus aplicaciones entre sí, más pronto verás una mayor eficiencia.
RENTABILIDAD
Considera cuánto tiempo le tomará a la herramienta alcanzar los objetivos de automatización, pagarse sola y generar ganancias, especialmente si trabajas con recursos limitados. Compara los ahorros proyectados de la automatización de procesos de negocio con tus costos: gracias a la gran variedad de herramientas disponibles, puedes elegir una que se ajuste a tu presupuesto.
Generación de informes detallados
Los datos son primordiales para medir el impacto de cualquier proceso automatizado. Cerciórate de que la herramienta que elijas te permita acceder a los datos que recopila o que genere sus propios informes a partir de los cuales se puedan tomar medidas, para que puedas monitorear su eficacia y tomar decisiones basadas en datos que ayuden a hacer crecer tu empresa negocio. De esta manera, puedes continuar perfeccionando tu estrategia de automatización para obtener los mejores resultados en el futuro.
Acelera el éxito de tu pequeña empresa con una estrategia de automatización
Es fácil quedar atrapado en las tareas diarias, pero estas pueden perjudicar al trabajo de alto impacto. La automatización, gracias a su potencial para optimizar tus operaciones, mejorar tu toma de decisiones y liberar un tiempo invaluable, podría ser una de las jugadas más inteligentes de tu empresa. Emplea estos consejos para empezar a planificar tu estrategia de automatización ahora y propiciar el progreso de tu empresa.