Uno de los factores más importantes para el éxito empresarial es la rapidez con la que una empresa puede diseñar, planear, fabricar y entregar un producto. El panorama empresarial cambia rápidamente, y cuanto más ágil y receptiva sea una empresa, mayores serán las posibilidades de éxito.
El plazo de entrega es una de las formas más útiles de comprender y mejorar las operaciones comerciales y el servicio al cliente. Este artículo explora qué es el plazo de entrega, qué factores lo afectan, cómo calcularlo y algunos consejos para acortar el plazo de entrega para obtener la máxima eficiencia y satisfacción del cliente.
¿Qué es el plazo de entrega?
El plazo de entrega es el tiempo que transcurre entre el inicio de un proceso y su finalización. Hay muchos tipos diferentes de plazos de entrega en los negocios, incluidos los plazos de entrega de materiales, de pedidos reales y de entrega acumulativos. El tipo en el que debes centrarte depende de la naturaleza de tu negocio y de la parte del proceso que quieras evaluar.
El tiempo de producción está relacionado con el tiempo de ciclo, otra métrica para medir la eficiencia. El tiempo de ciclo es un componente del plazo de entrega e incluye solo el tiempo en que realmente se está trabajando para completar un pedido. No incluye otros componentes importantes del plazo de entrega, como el tiempo de almacenamiento y los retrasos en la producción.
Por qué es importante un plazo de entrega corto
Cerciorarte de que tu empresa tenga el menor plazo de entrega posible es crucial para las operaciones eficientes y la satisfacción del cliente. Reducir la cantidad de tiempo que se tarda en realizar partes clave del proceso, como el tiempo entre la realización del pedido y la entrega del producto, tiene muchos beneficios.
Satisfacción del cliente
Los plazos de entrega más cortos ayudan a satisfacer las expectativas de los clientes en cuanto a un servicio oportuno, un tiempo de espera mínimo y una entrega rápida. Ser capaz de cumplir con los pedidos y entregar productos en la fecha prevista ayuda a construir la reputación de tu empresa de servicio rápido y de calidad, y ayuda a fomentar la lealtad y satisfacción del cliente.
Ventaja competitiva
Sabes que tus clientes tienen muchas opciones. Asegurarte de que el plazo de entrega sea lo más corto posible le da a tu negocio una ventaja sobre tu competencia. Puede significar un tiempo de procesamiento de pedidos o un proceso de fabricación más rápido.
Un plazo de entrega más corto también permite a tu empresa ser más flexible y receptiva a las necesidades de los clientes, las tendencias cambiantes y las condiciones del mercado. Esta agilidad es buena para ti, tus clientes y tu ventaja competitiva en un mercado donde incluso uno o dos días pueden marcar la diferencia.
Mayor flexibilidad y capacidad de respuesta
Con un plazo de entrega más corto, tu negocio puede adaptarse a retrasos inesperados. La capacidad de realizar ajustes en el tiempo de preprocesamiento de tus pedidos, la gestión de la cadena de suministro u otros factores significa que puedes responder rápidamente cuando surgen problemas, como interrupciones en el envío o fallas en el equipo. Además, aumenta tu capacidad para tomar decisiones rápidas y mantenerte competitivo.
Mejor gestión del flujo de caja
Los plazos de entrega más cortos también pueden reducir tus costos. Por ejemplo, no necesitarás tener tanto inventario disponible para satisfacer la demanda inmediata de los clientes, minimizando así la cantidad de fondos que necesitarás inmovilizar en costos de almacenamiento.
Los plazos de entrega más cortos también pueden reducir tus costos. Por ejemplo, no necesitarás tener tanto inventario disponible para satisfacer la demanda inmediata de los clientes, minimizando así la cantidad de fondos que necesitarás inmovilizar en costos de almacenamiento.
Además, un proceso más eficiente significa que una empresa puede convertir recursos como materias primas en productos terminados y, por lo tanto, aumentar los ingresos más rápido. Esto mejora la eficiencia financiera de tu negocio. Los plazos de entrega más cortos también tienen un impacto significativo en la gestión de proyectos y la planificación financiera, ya que las empresas pueden asignar recursos en función de la demanda en tiempo real. Esto hace que la estructura de flujo de caja sea más previsible y eficiente.
Mayor eficiencia
El cálculo de los plazos de entrega para cualquier parte del proceso te permite ver oportunidades para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, si el plazo de entrega de tu cadena de suministro es más lento de lo esperado, centrar en esa parte del proceso puede ayudar. Además, puede ser útil definir un plazo máximo de entrega para cualquier parte del proceso en la que se intente mejorar la eficiencia, lo que te dará un objetivo al que aspirar y una forma de medir el progreso.
Tipos comunes de plazos de entrega
Hay tantos tipos de plazos de entrega como componentes para tus procesos de ventas, producción o cumplimiento. Los siguientes son algunos de los tipos más comunes.
Plazo de producción
El plazo de producción se refiere al tiempo que se tarda en completar la producción de un producto, desde el momento en que todos los materiales están disponibles hasta el propio producto terminado. Esto también se conoce como plazo de entrega de fabricación.
El plazo de producción tiene un efecto en muchas otras partes de la gestión de un negocio, incluida la gestión de inventario y la planificación operativa. Acortar el cronograma del proceso de producción y fabricación puede permitir que tu empresa cumpla con los pedidos de manera más eficiente y responda más rápido a las demandas del mercado.
Plazo de entrega al cliente
El plazo de entrega del cliente es la duración entre el momento en que un cliente realiza un pedido y el momento en que recibe el producto o servicio, incluidos el envío y la entrega. Prestar atención al plazo de entrega al cliente de tu negocio es una buena manera de asegurarte de que estás cumpliendo con las expectativas del cliente y brindando el mejor servicio posible.
Hay una serie de factores que afectan el plazo de entrega al cliente, incluido el tiempo de procesamiento de pedidos, los programas de producción y los problemas de la cadena de suministro. Además, la comunicación puede desempeñar un papel clave tanto para ayudar a gestionar los retrasos internos en los plazos de entrega como para las expectativas de los clientes.
Plazo de entrega del pedido
El plazo de entrega del pedido está relacionado con el plazo de entrega al cliente, pero incluye solo el periodo desde que se realiza un pedido hasta que el vendedor lo realiza, sin incluir el envío y la entrega, que a menudo lo hace un servicio de terceros. Si bien el plazo de entrega al cliente está parcialmente fuera de tu control, el plazo de entrega del pedido es un área donde las empresas pueden evaluar su desempeño y acortar los plazos de entrega de varias maneras.
Dos tipos importantes de plazos de entrega de pedidos son el plazo de entrega del pedido solicitado (ROLT), el tiempo en el que el cliente solicita recibir el pedido, y el plazo de entrega del pedido confirmado (COLT), el tiempo entre el momento en que un proveedor confirma un pedido y la fecha de entrega del pedido. Si el COLT supera el ROLT, es posible que no estés cumpliendo con las expectativas de los clientes, y esta es una buena oportunidad para instituir procesos más eficientes.
Otros tipos de plazos de entrega
Los tipos de plazos de entrega que son relevantes para ti variarán según la naturaleza de tu negocio. Los siguientes son algunos más que quizás quieras considerar como una forma de maximizar tus operaciones comerciales y servicio al cliente.
Plazo de entrega de ingeniería
El plazo de entrega de ingeniería es la cantidad de tiempo que se tarda en completar el diseño, el desarrollo y la fabricación de un producto. Incluye todo, desde el concepto inicial del producto hasta las etapas finales de producción. Las empresas que crean y fabrican sus propios productos deben ser conscientes de su plazo de entrega de ingeniería, ya que puede afectar su capacidad para entregar productos y existencias de inventario, y cumplir con los pedidos de manera oportuna.
Plazo de entrega de adquisiciones
El plazo de entrega de adquisiciones es el tiempo que se tarda en adquirir los bienes o servicios necesarios. Incluye todas las partes del proceso de adquisición, incluida la elección de proveedores, la negociación, la colocación de pedidos y la entrega. Si bien la adquisición en sí es solo una parte del proceso de producción, es un tipo importante de plazo de entrega a tener en cuenta. Algunas partes pueden estar fuera de tu control porque depende de proveedores externos, pero es importante que te asegures de tener una buena comunicación y trabajar con proveedores que estén enfocados en optimizar los plazos de entrega dentro de sus propias organizaciones.
Cómo calcular el plazo de entrega
Calcular el plazo de entrega puede ayudar a realizar un seguimiento de la eficiencia de los procesos de tu negocio, así como a gestionar tu proyecto. Para emplear la fórmula del plazo de entrega, primero determina qué tipo de plazo de entrega te interesa. Luego, simplemente suma el tiempo invertido en cada etapa del proceso. Puedes obtener un plazo de entrega general con la fecha de inicio y finalización del proceso, o sumando el tiempo para cada etapa.
Comparar los plazos de entrega promedio de diferentes periodos puede ayudarte a identificar oportunidades de mejora o determinar si podría haber factores que hayan desacelerado tus procesos.
Factores que afectan el plazo de entrega
Si bien hay muchas factores que pueden afectar los plazos de entrega, los siguientes son algunos factores comunes que debes tener en cuenta al examinar todos los componentes y encontrar problemas que puedan provocar retrasos.
Eventos naturales
Los eventos climáticos y los desastres naturales, como inundaciones, terremotos o huracanes, pueden tener efectos importantes en todos los tipos de plazos de entrega. Estos eventos afectan las cadenas de suministro y la infraestructura, lo que aumenta el tiempo de fabricación y provoca retrasos en el transporte.
Aunque puede ser imposible predecir cuándo se producirá un suceso natural, debes asumir que tu empresa tendrá que enfrentar este tipo de interrupciones de vez en cuando y planear en consecuencia.
Puedes preparar cadenas de suministro alternativas, diversificar los fabricantes con los que trabajas, y asegurarte de que tu inventario y tus sistemas logísticos estén a la altura de la tarea de manejar eventos impredecibles. Planear con anticipación y pensar en posibles escenarios ayudará a poner en marcha planes para reducir los plazos de entrega en caso de desastres naturales.
Error humano
Aunque gran parte de tus procesos de adquisición, fabricación y venta estén automatizados, sigue habiendo seres humanos implicados en el proceso. El error humano es inevitable y puede contribuir a los retrasos en los plazos de entrega de varias formas, como la falta de comunicación y los errores de procedimiento y de mantenimiento de registros.
Además, los empleados que están mal capacitados o carecen de las habilidades necesarias pueden tener un efecto significativo en la gestión del plazo de entrega. También es posible que los empleados se sientan sobrecargados de trabajo o que el lugar de trabajo no tenga suficiente personal para una tarea en particular, lo que provoca retrasos. Asegurarte de abordar las deficiencias en tu proceso y en la forma en que tus empleados están capacitados y gestionados puede ayudar a reducir el plazo de entrega y mejorar la satisfacción del cliente.
Complejidad de la cadena de suministro
Las cadenas de suministro involucran múltiples elementos, como proveedores, ubicaciones y procesos. Un retraso en cualquier parte del sistema puede desacelerar todo. Los retrasos pueden deberse a problemas de transporte o de gestión de inventario y dificultades para coordinar todo. Cuanto más puedas hacer para simplificar tu cadena de suministro mediante la mejora de la comunicación y la transparencia de los procesos, menos influirá en los plazos de entrega.
Tamaño y frecuencia de los pedidos
El plazo de entrega también puede verse influenciado por el tamaño y la frecuencia de los pedidos. Tiene sentido que los pedidos grandes puedan causar plazos de entrega más largos si el volumen más grande requiere más recursos o materias primas, lo que lleva a un retraso en el suministro. Además, el tiempo de fabricación puede verse afectado si la capacidad de fabricación es limitada. A menudo es más barato producir pedidos más grandes, pero aprovechar esta economía de escala también puede significar retraso en ciertos elementos de tu proceso o plazo de entrega acumulado.
Del mismo modo, la frecuencia de los pedidos puede afectar los plazos de entrega. Realizar pedidos con más frecuencia o dividir los pedidos grandes en lotes más pequeños significa que la mayoría de las partes del proceso pueden ser más receptivas, acortando los retrasos. Sin embargo, un gran número de pedidos más pequeños puede ser menos eficiente y requerir una mayor gestión logística.
Trabajar para encontrar el equilibrio adecuado entre el tamaño y la frecuencia de los pedidos para tu negocio puede requerir un poco de prueba y error, pero el esfuerzo vale la pena para minimizar los plazos de entrega.
Transporte y logística
A menos que tu negocio opere en su totalidad virtualmente, el transporte y la logística serán fundamentales en la determinación de tu plazo de entrega y el envío de un producto terminado a tus clientes. Esta parte del proceso está sujeta a numerosas interrupciones inesperadas. Además, una planificación y una gestión de inventario deficientes pueden aumentar el tiempo de transporte y, por lo tanto, el tiempo de ejecución total, más de lo necesario. Los envíos internacionales enfrentan los desafíos adicionales del envío al extranjero y los procedimientos aduaneros, incluido el tiempo y las tarifas de procesamiento de documentación adecuados.
Demanda estacional
Muchos negocios experimentan temporadas altas, como las vacaciones, el regreso a clases o la temporada de verano. Esto puede aumentar la demanda de productos en ciertas épocas del año y dificultar la producción, el tiempo de envío y el cumplimiento de los pedidos, lo que lleva a un plazo de entrega más largo que el promedio.
Planear con anticipación estas temporadas puede ayudar a evitar retrasos en los plazos de entrega. Mantener la flexibilidad y generar una mayor demanda en tu estrategia de gestión de proyectos puede ayudarte a acortar tanto tu plazo de entrega general como varios componentes de este.
Del mismo modo, saber cuándo tu negocio suele tener una temporada más lenta puede ayudarte a ajustar los planes de fabricación y la gestión de inventario para que no tengas inventario adicional y los costos adicionales asociados con él.
Cinco formas de acortar el plazo de entrega
La buena noticia es que, aunque identifiques retrasos en tu proceso de fabricación, en el tiempo de inspección o en otros elementos de tu plazo de entrega global, hay formas de mejorar el proceso. A continuación, encontrarás 5 medidas que puedes tomar para mejorar cualquier tipo de plazo de entrega, contribuyendo al ahorro de costos y al crecimiento del negocio.
Paso 1: Agiliza los procesos
Cualquier oportunidad que encuentres para hacer que los procesos sean más eficientes contribuirá a la máxima eficiencia en el plazo de entrega. Revisa todas las partes del proceso, desde la orden de compra inicial hasta la fecha de entrega. ¿Qué tan bien coincide el plazo de entrega real con la fecha de solicitud del pedido? Si hay retrasos, identifica dónde se producen y por qué. Piensa creativamente en dónde podrían estar ocurriendo los cuellos de botella y cómo se pueden manejar.
Por ejemplo, ¿hay algún tiempo de espera que se pueda eliminar? ¿Son un problema los retrasos en el suministro? ¿Dejaste suficiente tiempo de planeación para cerciorarte de que las cosas no se hagan en el último minuto, lo que provoca retrasos costosos y frustrantes cuando se cometen errores?
Paso 2: Mejora la gestión de inventarios
Otra idea útil es centrarse en el plazo de entrega de la gestión del inventario. Considera la posibilidad de emplear el principio justo a tiempo (en el que el inventario se mantiene al mínimo y los productos se elaboran a demanda). Además, considera invertir en un sistema computarizado que acelere el proceso de gestión de inventario y elimine los errores humanos que pueden ocurrir con el mantenimiento de registros manual.
Paso 3: Fomenta las relaciones con los proveedores
Para casi cualquier tipo de negocio, los proveedores son una parte importante de todo tu plazo de entrega. Construir y mantener buenas relaciones con los proveedores puede ayudarte a mantener la flexibilidad de programación y reducir el plazo de entrega que causa problemas de retraso en el suministro.
Asegurarte de mantener una buena comunicación y colaboración con los proveedores también significa que puedes mantenerlos actualizados sobre las necesidades y prioridades de tu negocio. Además, tus proveedores pueden ser un recurso valioso para obtener información sobre los factores del plazo de entrega que pueden afectar la eficiencia. También pueden avisarte con antelación de posibles retrasos.
Paso 4: Usa la previsión de la demanda
Uno de los principales factores que causan retrasos en los plazos de entrega es la incertidumbre sobre la demanda. Ninguna empresa quiere tener demasiado inventario y pagar por más almacenamiento del necesario. Por otro lado, un déficit puede provocar retrasos o hacer que los clientes confíen en los proveedores de respaldo.
Sin embargo, la previsión de la demanda (el proceso de predecir la demanda futura de un producto o servicio) es una forma de obtener una estimación más precisa. Examinar datos pasados, como estudios de mercado y tendencias, datos de ventas y pedidos de clientes, es un buen comienzo. También puede resultar útil emplear software y herramientas de previsión que te ayuden a controlar toda la información relevante.
No olvides mantener al día la información de pronóstico y actualizarla a medida que cambien los factores para ayudar a calcular el plazo de entrega con precisión.
Paso 5: Solicita la opinión de los empleados
Incluso con las mejores herramientas de planeación, previsión y optimización, no olvides que tus empleados también pueden ser uno de tus mejores recursos.
Pide su opinión para mejorar los plazos de entrega de tu entrega en áreas, como la adquisición de materias primas, la resolución de un retraso en el suministro o la garantía de que el pedido de un cliente se entregue a tiempo. Después de todo, ellos son los que trabajan con vendedores, suministros y clientes todos los días.
Al fomentar una cultura de comunicación abierta, puedes asegurarte de que cualquier idea o perspectiva que tengan tus empleados sea bienvenida. Considera la posibilidad de ofrecer incentivos para las soluciones propuestas que mejoren los plazos de entrega y se entreguen los pedidos de los clientes más rápido. No olvides dar crédito a los empleados que ayudan a agilizar los procesos.
Además, cerciórate de que la comunicación sea en ambos sentidos. Mantén informados a los empleados sobre los problemas que tiene tu empresa con los plazos de entrega, los pasos de gestión de proyectos que estás tomando para abordarlos y los motivos de cualquier cambio que les pides que realicen. Demostrar que valoras el aporte de todos en el proceso fomentará soluciones más innovadoras y centradas en el crecimiento para ayudar a satisfacer la demanda de los clientes.
El plazo de entrega puede ser un tema complejo y hay numerosos factores que causan retrasos. Sin embargo, aprender qué es el plazo de entrega y cómo calcular los plazos de entrega precisos te ayudará a entregar cada pedido de cliente de la manera más rápida y eficiente posible.
Ya sea que tu negocio sea una empresa de fabricación, una que se ocupa de materias primas o una enfocada en vender un producto terminado, comprender el plazo de entrega y trabajar para mejorar tu plazo de entrega promedio tendrá beneficios tanto para ti como para tus clientes.