Piensa en los correos electrónicos que enviaste esta semana. ¿Llegaron en el mejor momento o simplemente cuando tú tenías un momento libre? (O, seamos honestos... algunos se te olvidaron por completo.)
No te preocupes. No estás solo. El momento es uno de los mayores desafíos en la comunicación profesional. Pero tus mensajes merecen algo mejor que tiempos de entrega aleatorios o perderse en el desorden.
Afortunadamente, hay una solución sencilla: la programación del correo electrónico. Es un truco sencillo que transforma tu día de trabajo, sin importar tu función. ¿Listo para dejar de ir contra reloj? A continuación te mostramos cómo hacer para que la programación del correo electrónico te resulte útil.
¿Qué pasa cuando programas correo electrónico?
Programar un correo electrónico es simplemente configurarlo para enviarlo más tarde en lugar de ahora mismo. Escribes el mensaje, eliges a quién va dirigido y luego seleccionas la fecha y hora exactas en las que deseas que se envíe.
Tu plataforma de correo electrónico se encarga desde ese punto. Mantiene el mensaje en la carpeta de salida (o en la carpeta de borradores, según la aplicación) y lo envía exactamente a la hora programada. No necesitas estar conectado ni en tu computadora. Todo ocurre automáticamente en segundo plano.
Lo atractivo de programar el correo electrónico yace en su simplicidad. Escribe tus mensajes cuando tengas tiempo y entrégalos cuando tenga sentido, todo sin tener que recordar pulsar Enviar en el momento perfecto.
¿Por qué programar el envío del correo electrónico?
Programar el correo electrónico es más que solo comodidad. Puede hacer que tu comunicación sea más efectiva y tu jornada laboral menos caótica.
Mejora tu gestión del tiempo
Cada vez que te detienes para enviar un correo electrónico, interrumpes tu concentración. Con la programación, puedes redactar todos los mensajes en lotes y luego programarlos para que se envíen más tarde. De esta manera, puedes seguir siendo productivo y mantener tu comunicación al día.
Aumenta las tasas de apertura
El momento importa. La programación te permite enviar los correos en el momento en que es más probable que las personas revisen su bandeja de entrada, no cuando tú tienes cinco minutos. Un mejor momento significa una mayor probabilidad de que tus mensajes se vean y se abran y de que se actúe con ellos.
Gestiona las diferencias por zona horaria
¿Estás enviando mensajes a prospectos, clientes o compañeros de equipo que están en otras zonas horarias? Programar ayuda a que tu mensaje llegue durante su jornada laboral, no en medio de la noche. Es una forma respetuosa de mantenerse conectado sin interrumpir el tiempo libre de los demás.
Optimiza tus secuencias
Enviar una serie de correos uno por uno es tedioso. Con la programación, puedes organizar toda tu secuencia por adelantado y saber que saldrá puntualmente. ¿Quieres lograr aún más con menos esfuerzo? Las herramientas de email marketing con automatización pueden ayudarte a escalar tu alcance sin provocarte más estrés.
Reduce los errores de último momento
Cuando trabajas apurado, es fácil cometer errores, como escribir mal los nombres, olvidarte de adjuntar archivos o brindar detalles de contacto incorrectos. La programación agrega una capa de protección, dándote tiempo para revisar y hacer cambios antes de que enviar el mensaje.
Pasos para programar correos electrónicos en Gmail, Apple Mail y Outlook
¿Listo para empezar a programar? La buena noticia es que la mayoría de las plataformas de correo electrónico han incorporado esta función en su interfaz. Repasemos los sencillos pasos de los servicios de correo electrónico más populares para que puedas empezar a programar mensajes hoy mismo.
Programa el correo en tu cuenta de Gmail
Si Gmail es tu opción preferida, aquí te mostramos cómo programar los correos, ya sea que estés en el teléfono o en la computadora.
En la aplicación Gmail
Empecemos con la versión móvil, diseñada para programar sobre la marcha:
- Redacta tu correo electrónico.
- Toca el menú de tres puntos en la esquina superior derecha.
- Selecciona Programar envío.
- Elige una hora sugerida o configura una fecha y hora personalizadas.
- Toca Programar envío para confirmar.
A través de Gmail en un navegador web
Para esos momentos en que estás en tu computadora, aquí tienes el método del navegador:
- Escribe el mensaje.
- Haz clic en la flecha pequeña junto al botón Enviar .
- Selecciona Programar envío.
- Elige una hora predefinida o programa tu propio horario.
- Haz clic en Programar envío para confirmar.
Programa el correo electrónico en Apple Mail
A continuación, les mostramos a los usuarios de Apple Mail cómo sacar provecho de la programación del correo electrónico en todos tus dispositivos.
En la aplicación Apple Mail
Cuando uses Apple Mail en tu dispositivo móvil, sigue estos pasos.
- Redacta tu correo electrónico.
- Mantén presionado el botón Enviar.
- Selecciona Enviar más tarde.
- Elige una hora o personalízala.
En macOS
Y, para la experiencia de Apple Mail en tu computadora macOS:
- Escribe el mensaje.
- Haz clic en la flecha hacia abajo junto al botón Enviar.
- Selecciona una hora de la lista o pulsa Enviar más tarde para personalizarla.
Programa el correo electrónico en Outlook
Outlook es un pilar para muchas empresas, y hace que programar el correo electrónico sea algo muy sencillo. Mira cómo se hace.
En la aplicación Outlook
Si estás usando la aplicación móvil de Outlook, intenta esto:
- Crea tu correo electrónico.
- Toca el botón + en la barra inferior.
- Presiona Programar envío.
- Elige una hora sugerida o toca Elegir una hora para personalizarla.
- Toca Programar para confirmar.
En la web o en el escritorio
Usuarios de escritorio, aquí tienes tu guía paso a paso:
- Redacta el mensaje.
- Toca la flecha hacia abajo junto a Enviar.
- Selecciona Programar envío.
- Elige una fecha y hora predeterminadas o haz clic en la opción Tiempo personalizado.
- Haz clic en Enviar para confirmar.
Cómo ver, modificar o cancelar correos programados
Si necesitas modificar un correo electrónico programado o detener su envío definitivamente, generalmente es bastante sencillo. La mayoría de las plataformas de correo electrónico tienen una carpeta designada para almacenar mensajes futuros, como Programados o Enviar más tarde. Puedes abrir esa carpeta para revisar cualquier correo electrónico que hayas programado para enviar.
Si quieres editar o reprogramar un mensaje, normalmente tendrás que cancelar primero el correo electrónico programado. Una vez hecho esto, el correo electrónico suele volver a la carpeta de borradores, donde puedes hacer cambios y elegir una nueva hora. Al cancelar envíos, puedes eliminar los mensajes de la carpeta de programados.
Recuerda que los pasos pueden variar ligeramente según la aplicación que estés usando, pero el proceso generalmente es el mismo en todas las plataformas.
Reglas sencillas para una mejor programación del correo electrónico
Programar el correo electrónico es un excelente comienzo, pero un poco de esfuerzo adicional puede hacer que tus mensajes sean aún más eficaces. Estos sencillos consejos pueden ayudarte a mantenerte organizado y mejorar el impacto de tu comunicación.
Configura plantillas de correo electrónico
Si envías mensajes similares con frecuencia (como seguimientos o recordatorios de reuniones), ahorra tiempo creando plantillas reutilizables. Puedes escribirlos una vez, guardarlos como borradores y duplicarlos cuando los necesites. Luego, simplemente actualiza los detalles y programa el envío.
Escribe una línea de asunto clara
La línea de asunto es lo primero que ven las personas. A veces, es lo único que importa. Así que, siempre deja claro de qué trata el mensaje. “Recordatorio: reunión de proyecto mañana” es mucho mejor que “Recordatorio”. En los dispositivos móviles, aparecen menos palabras, así que escribe lo importante primero.
Prueba diferentes horarios de entrega
Prueba enviar correos en distintas fechas y horarios de entrega para ver cuáles logran la mejor interacción. Las mañanas, las tardes y las primeras horas de la noche tienen un rendimiento diferente, al igual que los días de semana en comparación con los fines de semana. Hacer algunas pruebas puede ser muy útil.
Conclusiones clave
- Escribe ahora, envía después: la programación del correo electrónico te permite diseñar tus mensajes a tu manera y luego enviarlos automáticamente en la fecha y hora especificadas.
- Aprovecha las funciones integradas: Gmail, Apple Mail y Outlook ya tienen la programación de correo electrónico integrada, con solo unos clics en tu teléfono o computadora.
- Agrupa para mejorar el enfoque: en lugar de interrumpir tu concentración cada vez que necesites enviar correo electrónico, prográmalo todo de una vez y vuelve a lo que realmente importa.
- Cronometra tu correo a la perfección: envía mensajes cuando es más probable que tu público los lea, evitando los horarios de alto tráfico como los lunes por la mañana.
- Usa prácticas recomendadas: para obtener los mejores resultados, combina la programación con el uso de plantillas reutilizables, líneas de asunto claras y pruebas regulares de diferentes momentos de entrega.