Mode d'emploi : format d'e‑mail de contact

Utilisations courantes des e-mails de contact

Avant de parler de la création d'un e-mail de contact, voyons à quoi servent réellement ces e-mails. De manière générale, les e-mails de contact vous permettent de proposer aux clients un moyen facile de vous contacter, afin qu'ils n'aient pas à se démener pour trouver la bonne adresse e-mail et que leurs messages arrivent bien à destination.

Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes des e-mails de contact dans le marketing par e-mail :

Répondre aux questions du service client

Offrir un service client exceptionnel est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour aider votre entreprise à se développer et à réussir. Lors d'une enquête, 40 % des clients ont déclaré avoir arrêté de faire des affaires avec une entreprise à cause d'un mauvais service client. L'une des meilleures choses que vous puissiez faire en matière de service client est de permettre aux clients de se familiariser avec votre entreprise. Cela est utile à la fois pour vos clients et votre entreprise.

Assistance technique

Il est important de donner aux clients un moyen de vous contacter lorsque vous fournissez une assistance technique, car vous aurez probablement besoin de plus d'informations pour répondre à leurs questions. Un format d'e-mail de contact peut vous aider à donner à vos clients un moyen de vous contacter pour obtenir une assistance technique, ainsi qu'un moyen de réaliser un suivi des demandes afin de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour répondre au mieux à leurs demandes. C'est un autre élément important pour fournir le meilleur service client possible.

Fournir un bon service client et une bonne assistance technique vous permet de fidéliser les clients à long terme. En défendant vos produits et services, et en aidant les utilisateurs à surmonter les problèmes qu'ils peuvent rencontrer, vous leur donnez davantage confiance en votre marque.

Répondre à un problème ou à une plainte

Les e-mails de contact peuvent également vous aider à traiter un problème ou une plainte. Lorsqu'un client vous envoie un e-mail concernant un problème qu'il rencontre avec votre produit ou vos e-mails marketing, il est important de répondre à ses préoccupations et de faire tout ce que vous pouvez pour résoudre ce problème. Un e-mail de contact montre à vos clients que vous vous souciez suffisamment d'eux pour les contacter et leur donner un moyen d'échanger avec vous. Ces e-mails sont encore plus efficaces si vous les personnalisez et les utilisez comme une opportunité de témoigner de l'empathie à vos clients.

Accueillir de nouveaux clients

Les premières impressions sont très importantes dans tous les domaines de la vie, et le marketing par e-mail ne fait pas exception. Il est souvent judicieux d'utiliser des e-mails de contact pour accueillir de nouveaux clients. En envoyant aux clients un e-mail de bienvenue avec un moyen de vous contacter, vous leur montrez que vous êtes investi et prêt à faire tout votre possible pour les satisfaire. Si vos nouveaux clients souhaitent vous faire part de commentaires ou de réclamations, ils disposent d'un moyen de vous contacter sans avoir à faire des pieds et des mains ou à passer par un système automatisé.

Demander des commentaires aux clients

Votre entreprise doit être conçue autour de vos clients. Que vous proposiez un produit ou un service, adapter votre offre en fonction des personnes que vous servez est un bon moyen de prendre de l'avance sur la concurrence et de conserver des clients à long terme. Si vous souhaitez adapter votre entreprise et vos produits à vos clients, vous devez leur donner un moyen d'envoyer leurs commentaires. Les e-mails de contact sont un moyen simple d'y parvenir, tant du point de vue de l'envoi que de la réception.

L'utilisation d'un modèle d'e-mail de contact vous permet de demander rapidement et efficacement des commentaires à tous vos clients. Vous pouvez utiliser ces commentaires pour rédiger de meilleurs e-mails, améliorer vos produits ou apporter des modifications pour simplifier l'utilisation de votre site Web.

Lorsque vous configurez vos e-mails de contact, vous pouvez également utiliser des optimiseurs de contenu d'e-mail pour créer des messages efficaces.

Bonnes pratiques concernant le format d'e-mail de contact

Il est important de suivre les bonnes pratiques en matière de marketing par e-mail, en particulier lorsqu'il s'agit d'optimiser le format de vos e-mails de contact. Votre e-mail doit être authentique et accueillant pour que les clients vous contactent. Voici quelques facteurs à prendre en compte lors de la rédaction de vos e-mails de contact :

Personnaliser votre message

Il y a de fortes chances que vos clients reçoivent des e-mails de la part de nombreuses entreprises chaque semaine. Vous devez donc vous démarquer. La personnalisation des e-mails les rend un peu plus chaleureux, ce qui peut inciter vos clients à les ouvrir. Vous devez, au minimum, inclure le nom des clients lorsque vous leur envoyez des e-mails de contact.

Il faut que vos e-mails soient perçus comme humains pour vous démarquer du spam. Vous pouvez commencer par personnaliser votre ligne objet ou votre pré-en-tête pour montrer aux clients que cet e-mail est fait pour eux.

Faire preuve d'empathie

Il peut être difficile pour les entreprises de communiquer avec leurs clients, en particulier dans le monde moderne où la plupart des clients traitent avec de nombreuses sociétés sans visage. Si vous souhaitez attirer l'attention des lecteurs et les encourager à vous contacter pour vous faire part de questions, de préoccupations ou de commentaires, faites preuve d'empathie à leur égard dans vos e-mails de contact. Trouvez des points communs avec vos clients et montrez-leur que vous comprenez leurs préoccupations et ce qui les intéresse.

Éviter les promesses exagérées

Bien qu'il soit important de fournir un bon service client et de tout mettre en œuvre pour résoudre les problèmes des clients, ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir. Évitez de faire des promesses intenables dans vos e-mails, par exemple en disant que vous vous engagez à répondre à chaque e-mail, à apporter les modifications suggérées par les clients, ou autre. Si vous devez rompre une promesse, cela pourrait avoir un impact négatif sur la façon dont les clients perçoivent votre entreprise.

Donner des réponses et des instructions claires

S'il est important d'être clair et concis dans le marketing par e-mail, c'est encore plus vrai pour les e-mails de contact. Assurez-vous de donner des instructions claires et de répondre sans équivoque à toutes les questions, afin que les clients sachent quoi faire dès qu'ils lisent vos e-mails.

Remercier vos clients

À la fin de votre e-mail, assurez-vous de remercier vos clients pour leur soutien et pour vous avoir fait part de leurs préoccupations ou de leurs commentaires. En remerciant vos clients, vous leur montrez que vous accordez de l'importance à ce qu'ils pensent.

La recherche du bon format d'e-mail pour l'assistance client peut nécessiter quelques tâtonnements, mais un modèle dédié peut vous aider à adapter votre réponse à chacune de ces circonstances et à mieux servir vos clients.

Modèle d'e-mail de contact

Suivre un modèle d'e-mail de contact facilite la rédaction d'e-mails efficaces. N'oubliez pas que même si vous choisissez d'utiliser un modèle, vous n'avez pas besoin de l'utiliser tel quel. Vous pouvez toujours personnaliser ces modèles pour mieux les adapter à votre marque. Voici un exemple de format d'e-mail de contact que vous pouvez utiliser :

Façons de personnaliser ce modèle

Vous pouvez personnaliser un modèle d'e-mail de contact pour les réponses du service client, les e-mails transactionnels et l'assistance technique en modifiant le langage que vous utilisez. Par exemple, vous pouvez modifier la raison pour laquelle vous contactez un client et le mentionner lorsque vous le remerciez à la fin de l'e-mail. Si un client vous contacte pour vous faire part de commentaires négatifs ou de problèmes, vous pouvez également lui présenter des excuses.

La personnalisation de vos e-mails vous aide à obtenir les meilleurs résultats pour chaque e-mail.

Simplifier les e-mails de contact avec Mailchimp

Entre le perfectionnement de vos modèles d'e-mails et l'envoi d'e-mails à l'ensemble de vos clients, la gestion des e-mails de contact peut être une réelle source de difficultés. Mailchimp simplifie les e-mails de contact en vous permettant de rationaliser le processus grâce à des outils d'automatisation et à des modèles utiles. Avec Mailchimp, vous pouvez gagner du temps et de l'argent tout en rédigeant de meilleurs e-mails de contact, il n'y a donc aucune raison de continuer à faire les choses à l'ancienne.

L'optimisation des e-mails de contact ne peut être que bénéfique pour votre entreprise

Les e-mails de contact sont un excellent moyen de montrer à vos clients que vous vous souciez d'eux et que vous êtes disponible pour eux. Ces e-mails peuvent être utilisés pour répondre aux questions du service client, pour l'assistance technique, pour résoudre des problèmes ou des préoccupations, intégrer de nouveaux clients et demander des commentaires aux clients. La personnalisation de votre modèle d'e-mail de contact est importante pour obtenir les meilleurs résultats et fournir un service client hors pair.

Si vous avez besoin d'aide pour créer vos e-mails ou pour gagner du temps grâce à l'automatisation des e-mails, Mailchimp est la solution la plus simple. Avec Mailchimp, vous avez accès à divers modèles et à d'autres outils de marketing par e-mail utiles, ainsi qu'à des analyses pour vous aider à surveiller l'efficacité de votre campagne par e-mail. Si votre campagne de marketing par e-mail nécessite un coup de fouet, essayez Mailchimp dès aujourd'hui.