Pensez aux e-mails que vous avez envoyés cette semaine. Ont-ils été envoyés au meilleur moment ou simplement lorsque vous aviez une minute de libre ? (Ou, soyons honnêtes... en avez-vous complètement oublié certains ?)
Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Le timing est l’un des plus grands défis de la communication professionnelle. Mais vos messages méritent mieux que des heures d’envoi aléatoires ou de se perdre dans la masse.
Heureusement, il existe une solution simple : la planification des e-mails. Il s’agit d’une astuce simple qui transformera votre journée de travail, quel que soit votre rôle. Vous n’avez plus envie de courir après le temps ? Voici comment tirer parti de la planification des e-mails.
Que se passe-t-il lorsque vous planifiez des e-mails ?
Planifier un e-mail consiste simplement à le configurer pour qu’il soit envoyé plus tard plutôt que immédiatement. Vous rédigez le message, choisissez le destinataire, puis sélectionnez la date et l’heure exactes auxquelles vous souhaitez qu’il soit envoyé.
Votre plateforme de messagerie électronique prend ensuite le relais. Elle conserve le message dans votre boîte d’envoi (ou dans le dossier « Brouillons », selon l’application) et l’envoie à l’heure prévue. Vous n’avez pas besoin d’être connecté ni même devant votre ordinateur. Tout se passe automatiquement en arrière-plan.
La beauté de la planification des e-mails réside dans sa simplicité. Rédigez vos messages lorsque vous avez le temps, puis envoyez-les au moment opportun, sans avoir à vous souvenir d’appuyer sur Envoyer au moment idéal.
Pourquoi planifier l’envoi d’e-mails ?
La planification des e-mails n’est pas seulement une question de commodité. Elle peut rendre votre communication plus efficace et votre journée de travail moins chaotique.
Améliorer votre gestion du temps
Chaque fois que vous vous arrêtez pour envoyer un e-mail, cela brise votre élan. Grâce à la planification, vous pouvez rédiger tous vos messages par lots, puis programmer leur envoi ultérieurement. Ainsi, vous restez productif tout en assurant une communication efficace.
Augmenter les taux d'ouverture
Le timing est important. La planification vous permet d’envoyer des e-mails lorsque les destinataires sont le plus susceptibles de consulter leur boîte de réception, et non lorsque vous avez 5 minutes devant vous. Un meilleur timing augmente les chances que vos messages soient vus, ouverts et pris en compte.
Gérer les différences de fuseaux horaires
Vous envoyez des messages à des prospects, des clients ou des collègues situés dans d’autres fuseaux horaires ? La planification vous permet de vous assurer que vos messages leur parviennent pendant leurs heures de travail, et non au milieu de la nuit. C’est une manière respectueuse de rester en contact sans perturber le temps libre de vos interlocuteurs.
Simplifier vos séquences
Envoyer une série d’e-mails un par un est fastidieux. Grâce à la planification, vous pouvez organiser toute votre séquence à l’avance et être sûr qu’elle sera envoyée dans les délais prévus. Vous voulez en faire également plus avec moins d’efforts ? Les outils de marketing par e-mail avec automatisation peuvent vous aider à étendre votre portée sans stress supplémentaire.
Réduire les erreurs de dernière minute
Lorsque vous travaillez rapidement, il est facile de faire des erreurs, comme des fautes d’orthographe dans les noms, des pièces jointes oubliées ou des coordonnées erronées. La planification ajoute une couche de protection supplémentaire, vous laissant le temps de vérifier et d’apporter des modifications avant l’envoi de votre message.
Étapes pour planifier des e-mails dans Gmail, Apple Mail et Outlook
Vous souhaitez commencer à planifier vos messages ? La bonne nouvelle, c’est que la plupart des plateformes d’e-mail ont intégré cette fonctionnalité à leur interface. Passons en revue les étapes simples pour les services d’e-mail les plus populaires afin que vous puissiez commencer à planifier vos messages dès aujourd’hui.
Planifier des e-mails avec votre compte Gmail
Si vous utilisez Gmail, voici comment planifier l’envoi d’e-mails, que vous soyez sur votre téléphone ou votre ordinateur.
Sur l'application Gmail
Commençons par la version mobile, conçue pour planifier à la volée :
- Rédigez votre e-mail.
- Appuyez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez Planifier l’envoi.
- Choisissez une heure suggérée ou définissez une date et une heure personnalisées.
- Appuyez sur Planifier l’envoi pour confirmer.
Via Gmail dans un navigateur Web
Pour les moments où vous êtes devant votre ordinateur, voici la méthode à utiliser avec votre navigateur :
- Rédigez votre e-mail.
- Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton Envoyer .
- Sélectionnez Planifier l’envoi.
- Choisissez une heure prédéfinie ou définissez votre propre horaire personnalisé.
- Cliquez sur Planifier l’envoi pour confirmer.
Planifier des e-mails avec Apple Mail
Utilisateurs d’Apple Mail, voici comment profiter de la planification des e-mails sur tous vos appareils.
Sur l'application Apple Mail
Lorsque vous utilisez Apple Mail sur votre appareil mobile, procédez comme suit.
- Rédigez votre e-mail.
- Appuyez longuement sur le bouton Envoyer .
- Sélectionnez Envoyer plus tard.
- Choisissez une heure ou personnalisez-la.
Sur macOS
Et, pour l'expérience Apple Mail sur votre ordinateur macOS :
- Rédigez votre e-mail.
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Envoyer .
- Sélectionnez une heure dans la liste ou cliquez sur Envoyer plus tard pour la personnaliser.
Planifier des e-mails avec Outlook
Outlook est un outil indispensable pour de nombreuses entreprises, qui facilite considérablement la planification des e-mails. Voici comment procéder.
Via l’application Outlook
Si vous utilisez l'application mobile Outlook, essayez ceci :
- Rédigez votre e-mail.
- Appuyez sur le bouton + dans le ruban inférieur.
- Appuyez sur Planifier l’envoi.
- Choisissez une heure suggérée ou appuyez sur Choisir une heure pour la personnaliser.
- Appuyez sur Planifier pour confirmer.
Sur le Web ou sur votre bureau
Utilisateurs d’ordinateurs, voici votre guide étape par étape :
- Rédigez votre message.
- Appuyez sur la flèche vers le bas à côté de Envoyer.
- Sélectionnez Planifier l’envoi.
- Choisissez une heure par défaut ou cliquez sur l’option Choisir la date et l’heure.
- Cliquez sur Envoyer pour confirmer.
Comment afficher, modifier ou annuler des e-mails planifiés
Si vous devez modifier un e-mail planifié, ou empêcher son envoi, la procédure est généralement très simple. La plupart des plateformes de messagerie disposent d’un dossier dédié au stockage des messages à envoyer, tel que Planifiés ou Envoyer plus tard. Vous pouvez ouvrir ce dossier pour consulter tous les e-mails que vous avez planifiés.
Si vous souhaitez modifier ou reprogrammer un message, vous devez généralement commencer par annuler l’e-mail planifié. Une fois cette opération effectuée, l’e-mail est généralement replacé dans vos brouillons, où vous pouvez le modifier et choisir une nouvelle heure d’envoi. Lorsque vous annulez l’envoi, vous pouvez simplement supprimer les e-mails du dossier des messages planifiés.
N’oubliez pas que les étapes peuvent varier légèrement selon l’application que vous utilisez, mais le processus est généralement le même sur toutes les plateformes.
Des règles simples pour mieux planifier vos e-mails
Planifier vos e-mails est un excellent début, mais un petit effort supplémentaire peut rendre vos messages encore plus efficaces. Ces conseils simples peuvent vous aider à rester organisé et à améliorer l’impact de votre communication.
Configurer des modèles d’e-mail
Si vous envoyez souvent des messages similaires (comme des rappels ou des invitations à des réunions), gagnez du temps en créant des modèles réutilisables. Vous pouvez les rédiger une seule fois, les enregistrer comme brouillons et les dupliquer à chaque fois que vous en avez besoin. Il vous suffit ensuite de mettre à jour les détails et de programmer l’envoi.
Rédiger une ligne objet claire
La ligne objet est la première chose que les gens voient. Parfois, c’est même la seule chose qu’ils voient. Veillez donc à toujours indiquer clairement l’objet de votre e-mail. « Rappel : réunion de projet demain » est bien mieux que « Rappel ». Sur les appareils mobiles, le nombre de mots affichés est limité, alors mettez l’essentiel en premier.
Tester différentes heures d’envoi
Essayez d’envoyer des e-mails à différentes dates et heures pour voir ce qui suscite le plus d’intérêt. Les matins, les milieux d’après-midi et les débuts de soirée ont des performances différentes, tout comme les jours de semaine et les week-ends. Quelques tests suffisent pour obtenir des résultats significatifs.
Principaux points à retenir
- Écrivez maintenant, envoyez plus tard : la planification des e-mails vous permet de rédiger vos e-mails à votre convenance, puis de les envoyer automatiquement à la date et à l’heure spécifiées.
- Tirez parti des fonctionnalités intégrées : Gmail, Apple Mail et Outlook intègrent déjà une fonctionnalité de planification des e-mails, accessible en quelques clics depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
- Regroupez vos tâches pour mieux vous concentrer : au lieu de perdre votre concentration chaque fois que vous devez envoyer un e-mail, programmez-les tous en une seule fois et revenez à ce qui est important.
- Choisissez le moment idéal pour envoyer vos e-mails : envoyez vos messages lorsqu’ils sont le plus susceptibles d’être lus par votre audience, en évitant les heures de pointe comme le début de la semaine.
- Utilisez les bonnes pratiques : pour obtenir les meilleurs résultats, combinez la planification avec des modèles réutilisables, des lignes objet claires et des tests réguliers à différents moments de la journée.