Guida per una reportistica ad hoc per le aziende

Che cos’è il report ad hoc?

Il significato ad hoc nell’attività si riferisce all’atto di richiedere un set di dati specifico da un database prima della sua data di scadenza regolare. Può essere utilizzato per la profilazione dei dati o per monitorare i risultati di diverse strategie di marketing. I report ad hoc possono essere utilizzati per ottenere le informazioni più recenti da ogni categoria ed elaborare un’azienda, consentendo di prendere decisioni e intraprendere azioni informate.

Che cos’è l’analisi ad hoc?

L’analisi ad hoc è lo studio di un report per scoprire informazioni che possono essere utilizzate per generare un piano d’azione. Questo processo è noto come processo di business intelligence perché fornisce informazioni sullo stato attuale di una categoria. Le informazioni contenute nel report aiutano l’azienda a capire cosa accade e ad acquisire informazioni sulle sue prestazioni. In seguito, gli utenti possono implementare le modifiche se necessario, adeguare i piani e basarsi su una strategia di successo.

Report e analisi ad hoc vs. standard

I report ad hoc e standard sono simili nei loro contenuti ed entrambi sono utilizzati per scopi di business intelligence. La differenza dipende dal tipo di dati e dal periodo che l’utente cerca.

Report standard

Un report standard viene eseguito periodicamente e fornisce le stesse informazioni ogni volta che è necessario. Ad esempio, potrebbe essere necessario un report per una categoria specifica ogni trimestre con dati dall’inizio alla fine del trimestre precedente. Ciò significa che il report è impostato per essere consegnato il giorno dopo la fine del trimestre e contiene un set di dati prevedibile.

Il destinatario sa che il report si troverà sul desktop in un giorno specifico entro un determinato periodo di tempo e conosce in anticipo la categoria da cui derivano i dati. Sa anche che analizzerà e utilizzerà un particolare set di dati per vari scopi.

Report ad hoc

Questi report sono fluidi, in quanto possono essere utilizzati per estrarre dati da qualsiasi categoria e per qualsiasi periodo di tempo ricercati dall’utente. Non si attende la chiusura di un periodo predeterminato e le informazioni ricercate possono essere utilizzate per tutto ciò che l’utente desidera. L’utente potrebbe aver bisogno delle informazioni per perfezionare i propri sforzi di ricerca di potenziali clienti o determinare quanto manca al raggiungimento degli obiettivi di vendita di una divisione.

Quali sono i vantaggi della reportistica ad hoc?

I report ad hoc aiutano un’azienda a rimanere agile e a tenere il passo con i suoi obiettivi interni e il progresso delle varie divisioni. L’estrazione di un report ad hoc tra report statici fornisce informazioni sullo stato e sui risultati correnti di un progetto, consentendo ai responsabili decisionali di intraprendere le azioni appropriate.

Ecco alcuni altri modi in cui la creazione di report ad hoc può essere vantaggiosa per la tua azienda:

Maggiore efficienza

La creazione di report ad hoc aiuta un’azienda ad aumentare l’efficienza controllando in modo casuale gli indicatori chiave di prestazione (KPI). Esempi di KPI includono vendite, marketing, monitoraggio dei social media, situazione finanziaria e altro ancora. Queste aree forniscono informazioni sulle performance dei diversi reparti senza attendere un report standard pianificato.

Risparmio sui costi

Gli utenti non devono attendere la data specifica in cui arrivano le informazioni contenute in un report standard. Con i report ad hoc, gli utenti possono ottenere le informazioni di cui hanno bisogno prima e apportare modifiche in anticipo, anche se i dati sono tecnicamente incompleti. Si perde meno tempo di lavoro nell’attesa del giorno in cui viene generato anche il report.

Ad esempio, supponiamo che un utente abbia bisogno di informazioni da un report trimestrale, ma sono trascorse solo 6 settimane nel trimestre. La creazione di report ad hoc consente loro di ottenere informazioni immediatamente anziché tra altre 6 settimane.

Migliore comunicazione

Uno dei vantaggi dei report ad hoc è l’estrazione di un dataset specifico per l’analisi da parte di un determinato gruppo di utenti. Anziché analizzare un report finito e cercare di offrire agli utenti le stesse informazioni, l’approccio ad hoc che utilizza una definizione ristretta per un set di dati specifico consente al responsabile del team di creare un report ripetibile, con i dati pertinenti per l’analisi e garantisce che gli stessi dati vengano inviati agli utenti assegnati al progetto. Di conseguenza, tutte le incertezze e la confusione vengono eliminate.

Personalizzazione e flessibilità

Un report standard è definito “report predefinito” perché estrae i dati che soddisfano una serie di parametri. Le informazioni contenute nel report sono prestabilite, mentre con i report ad hoc si può ottenere praticamente qualsiasi tipo di informazione. Un utente definisce i propri criteri di scelta (comprese le date di inizio e fine) e invia la query nel database per trovare le informazioni pertinenti. I dati forniti al completamento della query sono in linea con ciò che l’utente sta cercando, anziché con un insieme di dati fisso.

Sfide della reportistica ad hoc

La pratica della creazione di report ad hoc offre molti vantaggi per un’azienda, ma presenta anche le sue difficoltà che possono comprometterne la praticità.

È essenziale definire chiaramente i dati cercati per evitare di andare nella direzione sbagliata durante l’analisi. Un altro problema con i report ad hoc è la coerenza. Chiunque abbia bisogno di accedere ai dati deve ottenere lo stesso insieme di dati per garantire che le proprie conclusioni siano in linea con quelle di tutti gli altri.

Infine, è altrettanto importante che la pratica di utilizzare report ad hoc sia bilanciata con i report tradizionali o fissi. Affidarsi troppo a dati ad hoc può causare percezioni e conclusioni distorte che non sono in linea con le informazioni raccolte e organizzate in un report tradizionale.

Tuttavia, è possibile ridurre al minimo i rischi associati alla creazione di report e analisi ad hoc utilizzando uno strumento di creazione di report ad hoc. Questa tecnologia può aiutarti a creare report ad hoc in modo rapido, semplice e accurato.

Best practice per la creazione di report ad hoc

Prima di creare i parametri per un report ad hoc, è necessario prestare attenzione a ciò che si riceverà una volta terminato il processo. Ricorda che il processo di reportistica non è ancora stato chiuso e che le informazioni fornite non mostreranno il quadro completo.

Seguire le best practice consente di ottenere il massimo valore dai dataset e di mantenere il loro contesto nel report seguente. Alcune delle migliori pratiche includono:

• Conoscere la domanda a cui si desidera che il report risponda.
• Definire gli obiettivi che si desidera raggiungere con i dati raccolti.
• Creare un layout semplice che consenta al visualizzatore di trovare facilmente i dati di cui ha bisogno.
• Utilizzare un template predefinito o crearne uno per definire i dati nel layout.
• Mantenere i report semplici e diretti in modo che tutti gli utenti possano comprendere le informazioni presentate.
• Prestare attenzione al livello di granularità quando spieghi le tue argomentazioni.
• Visualizzare più dati possibile per facilitare la rappresentazione e la mappatura.
• Semplificare l’accesso ai punti dati consolidati da parte dell’utente.

Il tema generale delle best practice nei report ad hoc è quello di semplificare la procedura. Ti stai concentrando su un dataset specifico e gli utenti assegnati alla revisione del report potrebbero non sempre capire cosa stai cercando di mostrare loro. Suddividere le informazioni in elementi visivi e fornire spiegazioni aiuta tutti a seguire e comprendere come possono svolgere efficacemente la propria parte nel progetto.

Assicurandoti di seguire le best practice sopra descritte, puoi utilizzare la creazione di report ad hoc in diversi modi. Ciò include l’identificazione degli ostacoli per migliorare la strategia, determinare e adattare il budget e prendere decisioni aziendali più consapevoli che influiscono sulle operazioni.

Trova il successo con report personalizzati ad hoc

C’è molto da guadagnare quando si migliorano vari processi attraverso report ad hoc. Possono essere applicati a ogni divisione aziendale che utilizza i report per trovare dati specifici, da un nuovo processo di automazione delle vendite alla scoperta di problemi che ostacolano la soddisfazione dei clienti. La creazione di report ad hoc funziona in tutti i tipi di attività, consente di risparmiare tempo e denaro e semplifica la risoluzione dei problemi.

Gli strumenti di reporting ad hoc sono preziosi e in Mailchimp comprendiamo il vantaggio di utilizzare strumenti diversi che migliorano i processi aziendali, ecco perché includiamo report e dati analitici che funzionano con analisi ad hoc e tecniche di reporting. Vogliamo aiutarti a costruire un’attività di successo, quindi inizia oggi stesso e acquisisci una comprensione più approfondita delle tue strategie di marketing con questo software di creazione di report ad hoc.