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Leitfaden zur Ad‑hoc‑Berichterstattung für Unternehmen

Die Ad‑hoc‑Berichterstattung ist ein wertvolles Business‑Tool für schnelle Datenanalysen. Erfahre mehr über Ad‑hoc‑Berichte, u. a. über ihre Vorteile und Best Practices.

Ad hoc ist ein lateinischer Begriff, der als Kurzformel für „nach Bedarf“ oder „bei Bedarf“ verwendet wird. Die Bedeutung des Begriffs „ad hoc“ kann im Geschäftsleben auf eine Vielzahl von Prozessen angewendet werden, einschließlich der Berichterstattung. Er wird verwendet, wenn jemand Daten außerhalb einer Planung oder eines Zyklus der Berichterstattung erheben möchte, um die aktuellen Informationen über eine bestimmte Kategorie zu erhalten. Diese Informationen werden dann mit historischen Daten verglichen, um die aktuelle Leistung einer Kategorie zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Projekte wie erwartet voranschreiten.

Daten haben schon immer die Entscheidungen von Unternehmen vorangetrieben, aber sie spielen eine zunehmend große Rolle bei der Ausrichtung der Geschäftsabläufe eines Unternehmens in nahezu allen Bereichen. Von den Arbeitsstunden der Mitarbeiter bis zur Höhe der gezahlten Steuern auf die Einnahmen wird alles verfolgt. Die daraus resultierenden Daten werden in einem Bericht strukturiert, um bisher verborgene Informationen einfach zu lesen, zu recherchieren und aufzudecken.

Diese Daten in einem Bericht zusammenzufassen, kann Zeit in Anspruch nehmen, daher die Routine, Berichte zu bestimmten Daten und in bestimmten Intervallen zu erstellen. Ein Ad-hoc-Bericht wird außerhalb des Veröffentlichungszyklus erstellt und ist in Bezug auf die darin enthaltenen Informationen unvollständig. Ein unvollständiger Bericht ist allerdings dennoch nützlich hinsichtlich der darin enthaltenen Informationen.

Ad-hoc-Berichte liefern Daten, auf die schnell reagiert werden kann, wenn eine Kategorie nicht die gewünschten Ergebnisse anzeigt, wenn für ein Projekt nicht genügend Personal vorhanden ist und ob ein Aktionsplan erfolgreich ist. Du versuchst immer noch herauszufinden, was ein Ad-hoc-Bericht ist? Lies weiter, um mehr über die Ad-hoc-Berichterstattung zu erfahren und darüber, wie sie dir und deinem Unternehmen Vorteile bringen.

Was ist Ad-hoc-Berichterstattung?

Die Bedeutung des Begriffs „ad hoc“ im Geschäftsleben bezieht sich auf die Anforderung eines bestimmten Datensatzes aus einer Datenbank vor dessen regulären Fälligkeitsdatum. Es kann für die Datenprofilierung oder die Verfolgung der Ergebnisse verschiedener Marketingstrategien verwendet werden. Mit der Ad-hoc-Berichterstattung kannst du die neuesten Informationen aus allen Kategorien und Prozessen eines Unternehmens abrufen und damit fundierte Entscheidungen und Maßnahmen treffen.

Was ist eine Ad-hoc-Analyse?

Ad-hoc-Analyse ist die Untersuchung eines Berichts, um Informationen zu ermitteln, die zur Erstellung eines Aktionsplans verwendet werden können. Dies wird als Business-Intelligence-Prozess bezeichnet, da er Einblicke in den aktuellen Status einer Kategorie bietet. Die Informationen im Bericht helfen dem Unternehmen, zu erkennen, was vor sich geht, und Einblicke in dessen Leistung zu erlangen. Von dort aus können die Benutzer bei Bedarf Änderungen implementieren, Pläne anpassen und auf einer erfolgreichen Strategie aufbauen.

Ad-hoc- vs. Standardberichterstattung und ‑analyse

Ad-hoc- und Standardberichte sind in Bezug auf das, was sie enthalten, ähnlich und beide werden für Business-Intelligence-Zwecke verwendet. Der Unterschied zwischen ihnen hängt von der Art der Daten und dem Zeitraum ab, den der Benutzer sucht.

Standardberichte

Ein Standardbericht wird regelmäßig erstellt und liefert bei jedem Fälligkeitstermin die gleichen Informationen. Zum Beispiel wird jedes Quartal ein Bericht für eine bestimmte Kategorie benötigt, der Daten vom Anfang bis zum Ende des vorherigen Quartals liefern muss. Das bedeutet, dass der Bericht am Tag nach Quartalsende zugestellt wird und einen vorhersehbaren Datensatz enthält.

Der Empfänger weiß, dass sich der Bericht zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Tag auf seinem Desktop befindet, und weiß im Voraus, aus welcher Kategorie die Daten stammen. Sie wissen auch, dass sie einen bestimmten Datensatz für verschiedene Zwecke analysieren und verwenden werden.

Ad-hoc-Berichte

Diese Berichte sind insofern fließend, als sie verwendet werden können, um Daten aus jeder Kategorie und jedem Zeitraum abzurufen, den der Benutzer sucht. Es gibt keine Wartezeiten, bis eine vorbestimmte Zeitspanne abgeschlossen ist, und die gesuchten Informationen können für alles verwendet werden, was der Benutzer möchte. Der Benutzer benötigt möglicherweise die Informationen, um seine Bemühungen im Bereich derVerkaufsaussichten zu verfeinern oder zu bestimmen, wie weit eine Abteilung davon entfernt ist, ihre Verkaufsziele zu erreichen.

Welche Vorteile bietet die Ad-hoc-Berichterstattung?

Ad-hoc-Berichte helfen einem Unternehmen, agil zu bleiben und mit seinen internen Zielen und dem Fortschritt verschiedener Abteilungen Schritt zu halten. Wenn ein Ad-hoc-Bericht zwischen statischen Berichten gezogen wird, werden Informationen zum aktuellen Status und den Ergebnissen eines Projekts bereitgestellt, sodass die Entscheidungsträger geeignete Maßnahmen ergreifen können.

Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie Ad-hoc-Welche Vorteile bietet die Ad-hoc-Berichterstattung deinem Unternehmen Vorteile bringen können:

Erhöhte Effizienz

Ad-hoc-Berichterstattung hilft einem Unternehmen, die Effizienz zu steigern, indem sie die Key Performance Indicators (Leistungskennzahlen, KPIs) zufällig überprüfen. Beispiele für KPIs sind Vertrieb, Marketing, Social-Media-Überwachung, Finanzen und mehr. Diese Bereiche bieten Einblicke in die Leistung verschiedener Abteilungen, ohne auf einen geplanten Standardbericht zu warten.

Kosteneinsparungen

Benutzer müssen nicht darauf warten, dass die Informationen in einem Standardbericht an einem bestimmten Datum eintreffen. Mit Ad-hoc-Berichten können Benutzer die Informationen, die sie benötigen, früher erhalten und jetzt statt später Änderungen vornehmen, auch wenn die Daten technisch unvollständig sind. Außerdem wird weniger Arbeitszeit wird damit verschwendet, auf den Tag zu warten, an dem der Bericht erstellt wird.

Nehmen wir zum Beispiel einmal an, ein Benutzer braucht Informationen aus einem Quartalsbericht, aber das Quartal ist erst 6 Wochen alt. Mit der Ad-hoc-Berichterstattung lassen sich Informationen sofort abrufen und nicht erst in 6 Wochen.

Verbesserte Kommunikation

Einer der Vorteile von Ad-hoc-Berichten ist das Abrufen eines bestimmten Datensatzes zur Analyse durch eine bestimmte Benutzergruppe. Anstatt einen fertigen Bericht zu analysieren und zu versuchen, die Benutzer auf eine gemeinsame Wellenlänge zu bringen, ermöglicht der Ad-hoc-Ansatz, eine genaue Definition für einen bestimmten Datensatz zu verwenden, dem Teamleiter, einen Bericht zu erstellen, der reproduzierbar ist, die relevanten Daten für die Analyse enthält und garantiert, dass dieselben Datensätze an die Benutzer gesendet werden, die dem Projekt zugewiesen sind. Alle Unklarheiten und Verwirrungen werden infolgedessen beseitigt.

Anpassbarkeit und Flexibilität

Ein Standardbericht wird als ein vorgefertigter Bericht bezeichnet, da er Daten abruft, die einen Satz von Parametern erfüllen. Die Informationen im Bericht sind festgelegt, während bei der Ad-hoc-Berichterstattung so gut wie alles möglich ist, wenn es darum geht, welche Informationen du dabei abrufen kannst. Ein Benutzer definiert seine Eingaben (einschließlich Start- und Enddatum) und sendet die Abfrage an die Datenbank, um die relevanten Informationen zu suchen. Die bei Abschluss der Abfrage gelieferten Daten entsprechen dem, was der Benutzer sucht, im Gegensatz zu einem festen Datensatz.

Herausforderungen der Ad-hoc-Berichterstattung

Die Methode der Ad-hoc-Berichterstattung ist in vielerlei Hinsicht von Vorteil für ein Unternehmen, aber sie birgt auch Herausforderungen, die diese Methode untergraben können.

Es ist wichtig, die gesuchten Daten klar zu definieren, um zu vermeiden, dass du bei der Analyse in die falsche Richtung steuerst. Ein weiteres Thema bei der Ad-hoc-Berichterstattung ist die Konsistenz. Jeder, der Zugriff auf die Daten benötigt, muss denselben Datensatz erhalten, um sicherzustellen, dass seine Schlussfolgerungen mit denen aller anderen übereinstimmen.

Nicht zuletzt muss die Methode der Verwendung von Ad-hoc-Berichten mit traditionellen oder standardisierten Berichten abgeglichen werden. Wenn du dich zu sehr auf Ad-hoc-Daten verlässt, kann das zu verzerrten Wahrnehmungen und Schlussfolgerungen führen, die nicht mit den Informationen übereinstimmen, die in einem traditionellen Bericht gesammelt und strukturiert wurden.

Allerdings kannst du die mit der Ad-hoc-Berichterstattung und ‑Analyse verbundenen Risiken minimieren, indem du ein Tool für die Ad-hoc-Berichterstattung verwendest. Mit dieser Technologie kannst du Ad-hoc-Berichte schnell, einfach und genau erstellen.

Best Practices für Ad-hoc-Berichterstattung

Bevor du die Parameter für einen Ad-hoc-Bericht erstellst, musst du dir darüber im Klaren sein, was du nach Abschluss des Prozesses erhalten wirst. Denke daran, dass der Prozess der Berichterstattung noch nicht abgeschlossen ist und dass die gelieferten Informationen kein vollständiges Bild ergeben werden.

Wenn du dich an die Best Practices hältst, kannst du den größten Nutzen aus den Datensätzen ziehen und ihren Kontext im folgenden Bericht beibehalten. Zu den Best Practices gehören:

  • Sei dir über die Frage im Klaren, die der Bericht beantworten soll.
  • Lege die Ziele fest, die du mit den erfassten Daten erreichen möchtest.
  • Erstelle ein einfaches Layout, das es dem Betrachter leicht macht, die benötigten Daten zu finden.
  • Verwende eine vorgefertigte Vorlage oder erstelle eine, um die Daten im Layout zu definieren.
  • Sorge dafür, dass die Berichte einfach und unkompliziert sind, damit alle Benutzer die dargestellten Informationen verstehen und nachvollziehen können.
  • Achte bei der Erläuterung deiner Punkte auf das Maß an Detailgenauigkeit.
  • Visualisiere die Daten so gut wie möglich, um das Anzeigen und Zuordnen zu erleichtern.
  • Erleichtere dem Benutzer den Zugriff auf konsolidierte Datenpunkte.

Das übergeordnete Thema für Best Practices in der Ad-hoc-Berichterstattung ist es, das Ganze möglichst einfach zu halten. Du konzentrierst dich auf einen bestimmten Datensatz, und die Benutzer, die dem Bericht zugewiesen wurden, verstehen möglicherweise nicht immer, was du ihnen zeigen möchtest. Die Aufschlüsselung der Informationen in visuelle Darstellungen und die Bereitstellung von Erklärungen helfen jedem dabei, nachzuvollziehen und zu verstehen, wie er seinen Teil des Projekts effektiv ausführen kann.

Indem du sicherstellst, dass du die oben genannten Best Practices befolgst, kannst du Ad-hoc-Berichterstattung auf verschiedene Arten verwenden. Dazu gehört, Hindernisse festzustellen, um deine Strategie zu verbessern, dein Budget zu bestimmen und anzupassen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, die sich auf deinen Betrieb auswirken.

Finde den Erfolg mit kundenspezifischen Ad-hoc-Berichten

Wenn du verschiedene Prozesse durch Ad-hoc-Berichterstattung verbesserst, kannst du eine Menge dabei gewinnen. Die Maßnahme kann für jeden Geschäftsbereich angewendet werden, der Berichte nutzt, um spezifische Daten zu finden, von einem neuen Prozess zur Verkaufsautomatisierung bis hin zur Aufdeckung von Problemen, die die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Die Ad-hoc-Berichterstattung funktioniert für alle Geschäftsarten, spart Zeit und Geld und erleichtert die Lösung von Problemen.

Tools für die Ad-hoc-Berichterstattung sind wertvoll, und bei Mailchimp erkennen wir den Nutzen verschiedener Tools, die deine Geschäftsprozesse verbessern. Deshalb nehmen wir Berichte und Analysen mit auf, die mit Ad-hoc-Analyse- und Berichterstattungstechniken arbeiten. Wir möchten dir dabei helfen, ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen, also fange noch heute an und gewinne mit unserer Ad-hoc-Berichterstattungssoftware ein tieferes Verständnis deiner Marketingstrategien.

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