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O que são relatórios ad hoc

Veja o que são relatórios ad hoc e sua importância como ferramenta de análise rápida de dados.

Ad hoc é um termo em latim usado como uma frase abreviada para conforme ou quando necessário. O significado de ad hoc nos negócios pode ser aplicado a qualquer número de processos, incluindo relatórios. É usado quando alguém quer coletar dados fora de um cronograma ou ciclo de relatórios para obter as informações mais atualizadas sobre uma categoria específica. As informações são, então, usadas para serem comparadas com dados históricos, verificar o desempenho atual de uma categoria e garantir que os projetos estejam progredindo conforme o esperado.

Os dados sempre estimularam as decisões que as empresas tomam, mas desempenham um papel cada vez maior na direção de uma empresa para praticamente todos os aspectos de sua operação. Tudo, desde as horas trabalhadas pelos funcionários até o valor do imposto pago sobre as receitas, é rastreado. Os dados resultantes são organizados em um relatório para ler, pesquisar e descobrir facilmente informações anteriormente ocultas.

A agregação desses dados em um relatório pode levar tempo; por isso é importante estabelecer uma rotina de criação de relatórios em datas e intervalos definidos. Um relatório ad hoc é elaborado fora do ciclo de publicação e incompleto quanto às informações que contém. No entanto, um relatório incompleto ainda é útil em termos das informações que contém.

Relatórios ad hoc fornecem dados que podem ser rapidamente utilizados se uma categoria não estiver mostrando os resultados desejados, se não houver pessoal suficiente em um projeto e se um plano de ação for bem-sucedido. Ainda está tentando descobrir o que é são relatórios ad hoc? Continue lendo para saber mais sobre relatórios ad hoc e como eles trazem benefícios para você e sua empresa.

O que é relatório ad hoc?

O significado ad hoc em negócios refere-se ao ato de solicitar um conjunto de dados específico de um banco de dados antes de sua data de vencimento regular. Ele pode ser usado para a criação de perfil de dados ou rastreamento dos resultados de diferentes estratégias de marketing. Relatórios ad hoc podem ser usados para obter as informações mais recentes de todas as categorias e processos em que uma empresa se envolve, permitindo que você tome decisões e ações informadas.

O que é análise ad hoc?

A análise ad hoc é o estudo de um relatório para descobrir informações que podem ser usadas para gerar um plano de ação. Ela é conhecida como um processo de inteligência comercial (business intelligence) porque fornece informações sobre o estado atual de uma categoria. Os dados no relatório ajudam a empresa a ver o que está acontecendo e obter informações sobre seu desempenho. A partir daí, os usuários podem implementar mudanças, se necessário, ajustar planos e desenvolver uma estratégia bem-sucedida.

Relatório e análise ad hoc vs. padrão

Relatórios ad hoc e padrão são semelhantes em termos do que contêm, e ambos são usados para fins de inteligência comercial. A diferença entre eles se resume ao tipo de dados e período que estão sendo procurados pelo usuário.

Relatórios padrão

Um relatório padrão é feito de forma recorrente e fornece as mesmas informações sempre que é devido. Por exemplo, um relatório para uma categoria específica é necessário a cada trimestre e tem que fornecer dados do início ao fim do trimestre anterior. Isso significa que o relatório deve ser entregue no dia seguinte ao final do trimestre e contém um conjunto de dados previsíveis.

O destinatário sabe que o relatório estará em sua área de trabalho em um dia específico em um determinado horário e sabe com antecedência de qual categoria se derivam os dados. Eles também sabem que analisarão e usarão um conjunto de dados específico para vários fins.

Relatórios ad hoc

Esses relatórios são fluidos, pois podem ser usados para extrair dados de qualquer categoria e período de tempo que o usuário busca. Não há espera por um período predeterminado de fechamento e as informações buscadas podem ser utilizadas para qualquer coisa que o usuário queira. O usuário pode precisar das informações para refinar seus esforços de prospecção de vendas ou determinar o quão perto uma divisão está de atingir suas metas de vendas.

Quais são os benefícios dos relatórios ad hoc?

Relatórios ad hoc ajudam uma empresa a permanecer ágil e acompanhar suas metas internas e o progresso de várias divisões. Extrair um relatório ad hoc entre relatórios estáticos fornece informações sobre o status e os resultados atuais de um projeto, permitindo que os tomadores de decisão tomem as medidas apropriadas.

Veja outras maneiras pelas quais relatórios ad hoc beneficiam sua empresa:

Maior eficiência

A geração de relatórios ad hoc ajuda a empresa a aumentar a eficiência, verificando os principais indicadores de desempenho (KPIs) aleatoriamente. Exemplos de KPIs incluem vendas, marketing, monitoramento de redes sociais, finanças e muito mais. Essas áreas fornecem informações sobre o desempenho de diferentes departamentos sem esperar por um relatório padrão programado.

Economia de custos

Os usuários não precisam esperar que as informações dos relatórios padrão cheguem em uma data específica. Com relatórios ad hoc, os usuários podem obter as informações de que precisam mais cedo e fazer alterações agora em vez de mais tarde, mesmo se os dados estiverem tecnicamente incompletos. Menos tempo de trabalho é desperdiçado na espera pelo dia em que o relatório é gerado.

Por exemplo, digamos que um usuário precisa de informações de um relatório trimestral, mas faltam seis semanas para acabar o trimestre. Relatórios ad hoc permitem que eles obtenham informações imediatamente em vez de daqui a seis semanas.

Comunicação aprimorada

Uma das vantagens dos relatórios ad hoc é extrair um conjunto de dados específico para análise por um determinado grupo de usuários. Em vez de analisar um relatório concluído e tentar colocar os usuários na mesma página, a abordagem ad hoc de usar uma definição restrita para um conjunto de dados específico permite que o líder da equipe crie um relatório que seja repetível, tenha os dados relevantes para análise e garanta que os mesmos conjuntos de dados sejam enviados aos usuários atribuídos ao projeto. Todas as incertezas e confusões são eliminadas como resultado.

Personalização e flexibilidade

Um relatório padrão é conhecido como relatório predefinido porque extrai dados que atendem a um conjunto de parâmetros. As informações no relatório são corrigidas, enquanto quase tudo pode ser obtido nos relatórios ad hoc em termos das informações que ele pode extrair. Um usuário define suas entradas (incluindo as datas inicial e final) e envia a consulta para o banco de dados para encontrar as informações relevantes. Os dados entregues na conclusão da consulta estão alinhados com o que o usuário está buscando, em oposição a um conjunto de dados fixo.

Desafios dos relatórios ad hoc

A prática de relatórios ad hoc é benéfica para uma empresa de muitas maneiras, mas também tem seus desafios que podem minar a prática.

É essencial definir claramente os dados que estão sendo procurados para evitar erros durante a análise. Outro problema com relatórios ad hoc é a consistência. Todos que precisam acessar os dados precisam obter o mesmo conjunto de dados para garantir que suas conclusões estejam alinhadas com as de todos.

Por último, mas não menos importante, a prática de usar relatórios ad hoc precisa ser equilibrada com relatórios tradicionais ou pré-definidos. A dependência excessiva de dados ad hoc pode resultar em percepções e conclusões distorcidas que não se alinham com as informações que foram coletadas e organizadas em um relatório tradicional.

No entanto, você pode minimizar os riscos associados aos relatórios e análises ad hoc usando uma ferramenta de relatórios ad hoc. Essa tecnologia pode ajudá-lo a criar relatórios ad hoc de forma rápida, fácil e precisa.

Melhores práticas para a criação de relatórios ad hoc

Antes de criar os parâmetros para um relatório ad hoc, você deve estar atento ao que receberá quando o processo terminar. Lembre-se de que o processo de criação de relatórios ainda não foi encerrado e que as informações entregues não mostrarão o quadro completo.

Adotar as melhores práticas permite que você obtenha o máximo valor dos conjuntos de dados e mantenha seu contexto no relatório seguinte. Algumas das melhores práticas incluem:

  • Saiba a pergunta que você quer que o relatório responda.
  • Defina as metas que deseja alcançar com os dados coletados.
  • Crie um layout simples que facilite para o visualizador encontrar os dados de que precisa.
  • Use um modelo predefinido ou crie um para definir os dados no layout.
  • Mantenha os relatórios simples e diretos para que todos os usuários possam entender e compreender as informações apresentadas.
  • Preste atenção ao nível de granularidade ao explicar seus pontos.
  • Visualize os dados o máximo possível para facilitar a visualização e o mapeamento.
  • Facilite o acesso do usuário a pontos de dados consolidados.

O tema abrangente das melhores práticas em relatórios ad hoc é mantê-lo simples. Você está se concentrando em um conjunto de dados específico e os usuários designados para revisar o relatório nem sempre entendem o que você está tentando mostrar a eles. Dividir as informações em recursos visuais e fornecer explicações ajuda todos a acompanhar e entender como podem executar efetivamente sua parte no projeto.

Ao garantir que você siga as melhores práticas acima, você pode usar relatórios ad hoc de várias maneiras. Isso inclui identificar obstáculos para melhorar sua estratégia, determinar e ajustar seu orçamento e tomar decisões de negócios informadas que afetam suas operações.

Obtenha sucesso com relatórios ad hoc personalizados

Há muito a se ganhar ao melhorar processos por meio de relatórios ad hoc. A ação pode ser aplicada a todas as divisões de negócios que usam relatórios para encontrar dados específicos, desde um novo processo de automação de vendas até a descoberta de problemas que prejudicam a satisfação do cliente. Os relatórios ad hoc funcionam em todos os tipos de negócios, economizam tempo e dinheiro e facilitam a solução de problemas.

As ferramentas de geração de relatórios ad hoc são valiosas e, no Mailchimp, reconhecemos o benefício de usar ferramentas diversas que melhoram seus processos de negócios. É por isso que incluímos relatórios e análises que funcionam com técnicas de análise e relatórios ad hoc. Queremos ajudá-lo a construir um negócio de sucesso, então comece hoje mesmo e obtenha uma compreensão mais profunda das suas estratégias de marketing com o software de geração de relatórios ad hoc.

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