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A importância do relatório operacional para equipes de marketing

Saiba o que é relatório operacional e como usá‑lo para aumentar as vendas e o sucesso no marketing.

Ter uma empresa significa buscar um alto retorno sobre o investimento, ou ROI. No entanto, isso nem sempre é fácil de realizar sem as ferramentas certas de inteligência comercial em vigor.

Se deseja garantir que as atividades diárias da sua empresa funcionem sem problemas para alcançar um fluxo de receita constante, você precisa utilizar relatórios operacionais. É fundamental compreender o valor de uma estratégia de relatórios operacionais para a maioria das empresas hoje, independentemente do tamanho e do setor.

O uso de relatórios operacionais em tempo real é extremamente benéfico quando se trata de gerar vendas e capturar clientes potenciais para garantir que toda uma operação esteja funcionando sem problemas em todos os momentos. Relatórios operacionais são usados para otimizar a produção, melhorar a eficiência e, em última análise, gerar mais vendas/receita, aumentando o ROI.

Neste artigo, veremos o que são relatórios operacionais, exemplos de relatórios operacionais e muito mais. Continue lendo para saber mais sobre relatórios operacionais e como eles podem ser usados para melhorar seus processos de negócios.

Operational reporting is the process of creating reports that contain timely and detailed information on the day-to-day activities of a business.

O que é um relatório operacional?

Relatórios operacionais envolvem a geração de relatórios sobre as operações diárias dentro de uma empresa. Eles podem abranger diversos aspectos, da eficiência de produção e desenvolvimento ao fluxo de trabalho geral de áreas específicas no próprio local de trabalho. Seja um relatório operacional em tempo real ou uma solução mensal de dados operacionais, a maioria dos relatórios inclui gráficos e outros recursos visuais que são atualizados em tempo real para obter os resultados mais precisos.

Os relatórios operacionais podem ser gerados em tempo real, diariamente, semanalmente, mensalmente ou em intervalos específicos, dependendo do tipo de relatório que você está procurando.

Embora um relatório de operações financeiras possa ser extremamente aprofundado, um relatório operacional interno pode ser genérico e solicitado com uma frequência mais baixa. Os relatórios podem ser gerados em um formato básico ou avançado, dependendo das necessidades do seu negócio e das ferramentas utilizadas para coletar os dados.

Os relatórios operacionais normalmente incluem visuais envolventes, apresentações interativas, GIFs e vídeos. O uso de um relatório de dados operacionais é aconselhável para as operações diárias, bem como para aqueles que estão interessados em ver um "panorama geral" de seus negócios ao longo do tempo.

Exemplos de relatórios operacionais

Relatórios operacionais podem ser usados para identificação de tendências, geração de clientes potenciais, retenção de funcionários ou até mesmo gestão de armazenagem. Com representações visuais diárias, gráficos, tabelas e outros pontos de dados de indicadores-chaves de desempenho sendo gerados regularmente, os relatórios operacionais são extremamente valiosos.

Compreender o significado de relatórios operacionais é muito mais fácil quando você pode vê-los aplicados em cenários da vida real, como:

Varejo

O uso de uma estratégia de relatórios operacionais no ramo do varejo é extremamente benéfico. Os varejistas líderes entendem como é importante a geração de relatórios operacionais para identificar tendências úteis em mercados e nichos específicos.

Alguns dos benefícios mais notáveis do uso de ferramentas e soluções de relatórios operacionais no varejo incluem:

  • Otimizar a produtividade e a eficiência: com relatórios operacionais, você pode monitorar as vendas (entradas) e as despesas (saídas) enquanto gerencia simultaneamente a eficiência e a produtividade no local de trabalho.
  • Melhorar as vendas: relatórios operacionais ajudam a monitorar todas as áreas do seu negócio varejista para determinar quais áreas exigem foco adicional para oportunidades de crescimento.
  • Foco na satisfação do cliente: você pode passar mais tempo se concentrando no que mais importa, como a satisfação geral de seus clientes, com a estratégia correta de relatórios operacionais em vigor.

O acompanhamento de métricas diárias, como vendas, retornos e margens de lucro gerais, também pode ser feito em tempo real com a ferramenta de relatório operacional correta. O uso de tabelas e gráficos que foram totalmente integrados ao painel acessível torna mais fácil do que nunca gerenciar relatórios e dados recebidos à medida que chegam.

Armazenagem

O setor de armazenagem é outro extremamente dependente de vários programas e ferramentas de inteligência comercial, incluindo a geração de todos os tipos de relatórios, desde relatórios de operações financeiras até relatórios de operações tradicionais do cotidiano.

Instalações como armazéns exigem relatórios operacionais para o processamento de pedidos (incluindo lojas de comércio eletrônico), bem como distribuição e atendimento de pedidos como um todo.

O uso de relatórios operacionais para instalações de armazéns pode ser extremamente benéfico na identificação de possíveis custos ocultos, taxas elevadas sobre produtos e as áreas mais eficientes de qualquer nicho ou mercado de armazenagem.

A geração de relatórios sobre suprimentos, estoques e remessas anteriores para clientes é possível com os dados certos disponíveis.

Indústria de transformação

A indústria de transformação é um dos maiores setores que utiliza relatórios operacionais para fins de eficiência de produção e gerenciamento geral. É extremamente importante para empresas de manufatura, fábricas e corporações integrarem relatórios operacionais diários.

Em última análise, o objetivo de integrar relatórios operacionais no setor de transformação é garantir a eficiência dos funcionários, reduzindo os tempos de inatividade das máquinas e os custos gerais de operação.

Os dados coletados incluem tudo o que está sendo produzido na linha de produção, a produtividade dos funcionários, o uso de recursos e os custos totais. Relatórios operacionais podem ajudar a mitigar possíveis problemas na cadeia de suprimentos, lidar com o estoque e gerenciar equipamentos, o que pode melhorar a eficiência geral do negócio.

Por que relatórios operacionais são importantes?

Os dados apresentados em relatórios operacionais podem ajudar a garantir a produtividade geral e a eficiência dos funcionários de uma empresa. Com recursos visuais e painéis atualizados em tempo real, os líderes da empresa podem determinar o seguinte:

  • A capacidade de criar iniciativas de negócios de curto e longo prazo que se alinhem com as metas e objetivos atuais em vigor.
  • Identificar várias maneiras de economizar dinheiro e tempo, resultando em uma margem de lucro maior.
  • A capacidade de tomar decisões informadas continuamente com relatórios operacionais em tempo real sendo gerados regularmente e/ou sob demanda.
  • Expandir e aprimorar a estrutura interna de uma empresa com base nas taxas de produtividade dos funcionários, ferramentas e máquinas do local de trabalho, bem como sistemas atuais em vigor.

Quando você deve usar relatórios operacionais?

Quando se trata de escolher o tipo certo de software de CRM para seus próprios relatórios operacionais, é importante considerar quando é melhor para sua própria empresa usar relatórios operacionais para fins internos e externos.

Antes de começar a gerar relatórios bem-sucedidos em tempo real, leve em consideração o seguinte:

  • Como posso identificar o que quero que os relatórios operacionais gerados me informem?
  • Quais metas (internas e externas) a empresa tem com base em seu modelo de negócios atual e/ou plano em vigor?
  • Quais pontos de dados são importantes para mim e quais indicadores-chaves de desempenho estou interessado em seguir em tempo real e ao longo do tempo?
  • O negócio está focado na satisfação dos clientes, produção dos funcionários, estoques, envios, cobertura dos serviços ou todas as opções acima?
Types of operational reporting: real-time operational reports; monthly operational reports

Tipos de relatórios operacionais

Sempre que você estiver gerando relatórios operacionais para qualquer empresa ou organização, grande ou pequena, é importante ter em mente que há diferentes tipos de relatórios.

Os relatórios podem variar; eles podem incluir custos de produção, resultados, déficits, receitas e até mesmo a eficiência dos funcionários em um nível individual. Os tipos mais comuns de relatórios operacionais com maior probabilidade de uso em um ambiente de negócios incluem:

  • Relatórios de dados existentes: esses relatórios se baseiam em informações que estão prontamente disponíveis no local de trabalho, desde detalhes da garantia dos equipamentos de fabricação até o estado atual de produção. Mão de obra, ferramentas e peças também podem ser incluídas nos relatórios de dados existentes, desde que os dados estejam disponíveis e acessíveis conforme necessário.
  • Operações existentes: além de utilizar dados de ferramentas e máquinas existentes, também é possível gerar relatórios operacionais com base nas operações existentes, bem como em planos de operações de curto e longo prazo. Desde gerenciar cronogramas de equipamentos até lidar com a participação dos funcionários, todos esses são pontos de dados valiosos para se ter em mente ao gerar um relatório operacional.
  • Histórico de tendências: ficar de olho no histórico de tendências e de trabalho também pode ajudar na análise preditiva. O uso de análises preditivas pode ajudá-lo a prever possíveis reparos, necessidades de contratação e até mesmo intervenções no pessoal com base no histórico de tendências que você já registrou ou monitorou no passado.
  • Previsão: de maneira similar ao histórico de tendências usado para prever necessidades futuras dentro de uma empresa, a previsão também é extremamente útil. A previsão, ou o uso de análise preditiva, é extremamente importante para ajudar a calcular requisitos futuros, reparos e até mesmo funcionários que uma empresa precisará em qualquer período.

Relatórios operacionais em tempo real

O uso de um sistema de pontuação de clientes potenciais pode ajudá-lo a determinar se você precisa de relatórios operacionais em tempo real ou relatórios operacionais mensais gerados para o seu negócio. Relatórios operacionais em tempo real podem ser extremamente importantes para empresas cujo foco é enviar produtos, lidar com estoque ou dimensionar rapidamente.

O uso de relatórios operacionais em tempo real é ideal para aqueles que buscam análises de dados ao vivo com recursos visuais, gráficos, tabelas e até mesmo vídeos. Monitorar tendências em tempo real pode ajudar a tomar decisões rapidamente, mantendo-se o mais adaptável e responsivo possível.

Relatórios operacionais mensais

Para aqueles que são considerados executivos de alto nível e/ou partes interessadas, a geração de relatórios operacionais mensais de cima a baixo é altamente aconselhável.

Embora relatórios mensais não incluam dados ao vivo disponíveis em relatórios em tempo real, eles são extremamente valiosos para supervisão geral e para fins de coleta de dados. O uso de relatórios operacionais mensais pode ajudar aqueles que investem em uma empresa ou negócio a reavaliar e realinhar suas metas conforme necessário.

Benefits of operational reporting

Benefícios dos relatórios operacionais para equipes de vendas e marketing

Investir em relatórios operacionais para equipes de vendas e marketing pode ajudar a otimizar as operações gerais de qualquer negócio ou marca. Os relatórios operacionais certos também podem ajudar a garantir que você esteja no caminho certo em relação a mensagens, plataformas e a direção de qualquer campanha de marketing que você já tenha iniciado.

Há vários benefícios em usar relatórios operacionais para os esforços de vendas e estratégias de marketing, como:

Ajuda na tomada de decisões

Usar uma estratégia de relatórios operacionais ajuda na tomada de decisões, pois fornece conjuntos de dados precisos e previsíveis que são fundamentais para a estratégia da sua empresa. Usando relatórios operacionais (seja ao vivo ou ao longo do tempo), tome decisões nas seguintes áreas de qualquer organização:

  • Vendas e marketing: avalie como você colocará sua equipe de vendas e marketing para trabalhar com base nas ações implementadas e respostas atuais.
  • Relacionamentos e aquisição de clientes: como os outros veem seu negócio e qual é o custo para adquirir um novo cliente?
  • Atendimento ao cliente: como é o atendimento ao cliente que você está prestando aos seus clientes existentes e em potencial?
  • Finanças e contabilidade: determine a melhor forma de gerenciar e planejar com seus orçamentos existentes e/ou projetados.

Melhora a visibilidade do desempenho de vendas

Se você está procurando melhorar o desempenho de vendas e aumentar a otimização da taxa de conversão geral, pode fazer isso com dados de relatórios operacionais mensais, bem como dados em tempo real. Monitorando dados em tempo real e usando relatórios de "panorama geral", você pode obter informações significativas sobre os desejos e necessidades de seus clientes existentes e do seu público-alvo.

Identifica áreas para melhorias

O uso de relatórios operacionais também ajuda líderes e gerentes a identificar possíveis áreas para melhorias. Seja para agilizar o envio, simplificar as operações ou até mesmo demitir funcionários improdutivos, o uso de relatórios operacionais em tempo real e ao longo do tempo com relatórios mensais é extremamente benéfico por vários motivos.

Fornece informações sobre o comportamento do cliente

Um relatório operacional é extremamente valioso, pois fornece informações sobre o comportamento dos clientes, bem como seus desejos, quando se trata dos produtos e serviços da sua empresa.

Você pode saber mais sobre como seus clientes usam seu site e negócios enquanto mede simultaneamente que tipo de produtos ou serviços seu público-alvo mais precisa de você. Você pode usar relatórios operacionais para determinar se os clientes estão satisfeitos com o atendimento ao cliente que receberam.

Melhora a eficiência entre departamentos

Reduzir o custo de aquisição de clientes requer mais do que uma compreensão dos produtos e serviços de que eles precisam. Para reduzir o custo de aquisição de clientes e, ao mesmo tempo, dinamizar as operações, os relatórios operacionais devem ser considerados uma ferramenta viável.

O uso de relatórios operacionais é extremamente benéfico, pois fornece acesso a dados que, de outra forma, não estariam disponíveis, ajudando a melhorar drasticamente a eficiência em todos os departamentos, não apenas um de cada vez.

Indicadores-chave de desempenho para relatórios operacionais de vendas e marketing

Indicadores-chave de desempenho, ou KPIs, são ativos extremamente importantes usados para determinar o curso de qualquer negócio ao longo do tempo. O uso de relatórios operacionais com indicadores-chave de desempenho fornece informações valiosas sobre as principais áreas e facetas de um negócio, economizando tempo e, por fim, dinheiro.

Alguns indicadores-chave de desempenho nos quais você deve se concentrar para vendas e marketing incluem:

  • Receita de vendas: gerencie a receita de vendas com relatórios operacionais gerados para determinar quais áreas de negócios estão prosperando e quais exigem mais atenção. Monitore a receita de vendas com base em SKUs individuais, categorias ou marcas inteiras, dependendo da configuração do seu negócio. Acompanhe as vendas com base em promoções específicas, códigos de cupons de marketing e descontos que foram apresentados tanto localmente quanto on-line. Dependendo do seu modelo de negócios em vigor, rastrear a receita de vendas nunca foi tão fácil com os relatórios operacionais disponíveis.
  • Geração de clientes potenciais: se a geração de leads for importante para você, os relatórios operacionais podem ajudá-lo a determinar de onde a maioria dos seus leads vêm e podem vir com base nos dados demográficos do seu alvo. Descubra quais plataformas são melhores para se comunicar com seu público e funcionários para garantir o envolvimento e a motivação em todos os momentos.
  • Taxas de conversão: se uma de suas prioridades for aumentar as taxas de conversão, você pode conseguir isso com relatórios operacionais em tempo real e com relatórios mensais de dados para panorama geral. Usar dados sobre armazenamento, posicionamento de produtos, estoque, comunicações, atendimento ao cliente e outros indicadores-chave de desempenho mais importantes para sua empresa pode ser útil ao aumentar e melhorar as taxas de conversão gerais.
  • Custo de aquisição do cliente (CAC): reduzir o custo geral de aquisição do cliente, ou CAC, para qualquer negócio normalmente não é uma tarefa realizada de um dia para outro. Na verdade, muitas vezes é necessário rastrear usuários e clientes em potencial durante um determinado período de tempo. Em vez de apenas rastrear os clientes em tempo real enquanto eles navegam no seu site, o uso de um relatório operacional vai muito além de um dia. O rastreamento de clientes depois que eles navegam em seu site, fazem uma compra ou retornam no futuro para comprar novamente pode ser feito com a implantação de sistemas de relatórios operacionais de longo prazo.
  • Retorno sobre o investimento (ROI): aumente o ROI do seu site com relatórios operacionais disponíveis em tempo real e ao longo do tempo. Os dados de relatórios operacionais mensais são extremamente valiosos para aqueles que estão interessados em aumentar seu ROI, especialmente se forem partes interessadas ou acionistas que não estão tão envolvidos nas operações diárias da empresa ou organização.

Maximize seu sucesso de vendas e marketing com relatórios operacionais

O uso de relatórios operacionais como seu método preferencial de coleta de dados é extremamente benéfico para a satisfação do cliente e ao se conectar com usuários comerciais em geral.

Se sua meta é maximizar o sucesso de vendas e marketing, é fundamental fazer isso com dados em tempo real. Com as ferramentas certas de inteligência comercial em vigor para gerar relatórios operacionais, aproveite a oportunidade de abordar necessidades atuais e imediatas com habilidades rápidas de tomada de decisão.

Para começar com uma estratégia de relatórios operacionais própria, considere usar a Mailchimp para todas as suas necessidades de marketing e vendas hoje mesmo. A Mailchimp tem todos os recursos e ferramentas de que você precisa para otimizar sua estratégia de marketing e vendas para seu negócio alcançar outro patamar.

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