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El valor de los informes operativos para los equipos de ventas

Aprende qué son los informes operativos y cómo puede utilizarlos para maximizar el éxito de sus ventas y marketing. Optimiza tu estrategia empresarial aquí.

Tener una empresa significa buscar un alto retorno de la inversión o ROI. Sin embargo, esto no siempre es fácil de lograr sin las herramientas de inteligencia empresarial adecuadas.

Si deseas asegurarte de que las actividades diarias de tu empresa funcionan sin problemas para que puedas lograr un flujo de ingresos estable, debes utilizar los informes operativos. Entender el valor de contar con una estrategia de presentación de informes operativos es imperativo para la mayoría de empresas hoy en día, independientemente del tamaño y la industria.

El uso de informes operativos en tiempo real es extremadamente beneficioso cuando se trata de generar ventas y captar clientes potenciales para garantizar que toda una operación se desarrolle sin problemas en todo momento. Los informes operativos se utilizan para agilizar la producción, mejorar la eficacia y, en última instancia, generar más ventas/ingresos al tiempo que se aumenta el ROI.

En este artículo, repasaremos qué es la presentación de informes operativos, ejemplos de informes operativos y más. Sigue leyendo para obtener más información sobre los informes operativos y cómo se pueden utilizar para mejorar tus procesos comerciales.

Operational reporting is the process of creating reports that contain timely and detailed information on the day-to-day activities of a business.

¿Qué es la presentación de informes operativos?

Los informes operativos consisten en generar informes sobre las operaciones diarias dentro de una empresa. Esto puede variar desde la eficiencia de producción y desarrollo hasta el flujo de trabajo general de áreas específicas en el lugar de trabajo en sí. Tanto si utilizas un informe operativo en tiempo real como una solución de datos de informes operativos mensuales, la mayoría de informes incluyen gráficos y otras imágenes que se actualizan en tiempo real para obtener los resultados más precisos.

Los informes operativos se pueden generar en tiempo real, diariamente, semanalmente, mensualmente o a intervalos específicos, dependiendo del tipo de informe que estés buscando.

Aunque un informe de operaciones financieras puede ser extremadamente profundo, un informe operativo interno puede ser poco claro y se solicita con más frecuencia. Los informes se pueden generar en un formato básico o avanzado, dependiendo de las necesidades de tu empresa y de las herramientas utilizadas para recopilar los datos recopilados.

Los informes operativos suelen incluir elementos visuales interesantes, presentaciones interactivas, GIF y medios de vídeo. El uso de un informe de datos operativos es aconsejable para las operaciones diarias, así como para aquellos que están interesados en ver más del "panorama general" de su negocio a lo largo del tiempo.

Ejemplos de informes operativos

Los informes operativos se pueden utilizar para identificar tendencias, generar clientes potenciales, retener empleados o incluso gestionar almacenes. Los informes operativos son extremadamente valiosos porque se generan periódicamente elementos visuales, gráficos, tablas y otros puntos de datos de KPI todos los días.

Entender el significado de los informes operativos es mucho más fácil cuando se puede ver aplicado en escenarios de la vida real, como:

Comercio minorista

El uso de una estrategia de presentación de informes operativos en el negocio minorista es extremadamente beneficioso. Los líderes en comercio minorista entienden lo importante que es la presentación de informes operativos para identificar y localizar tendencias útiles en mercados y nichos determinados.

Algunas de las ventajas más destacadas de utilizar herramientas y soluciones de informes operativos en comercio minorista son:

  • Optimización de la productividad y la eficacia: Con los informes operativos, puedes supervisar las ventas entrantes y los gastos salientes mientras gestionas simultáneamente la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo.
  • Mejorar las ventas: Los informes operativos te ayudan a supervisar todas las áreas de tu negocio minorista para determinar qué áreas requieren un enfoque adicional para impulsar las oportunidades de crecimiento.
  • Centrarse en la satisfacción del cliente: Puedes dedicar más tiempo a centrarte en lo que más importa con los informes operativos, como la satisfacción general de tus clientes con la estrategia de informes operativos adecuada.

El seguimiento de las métricas diarias como ventas, devoluciones y márgenes de beneficio generales también se puede hacer en tiempo real con la herramienta de informe operativo adecuada. El uso de tablas y gráficos que se han integrado completamente en tu panel de control accesible hace que sea más fácil que nunca administrar los informes y datos entrantes a medida que llegan.

Almacenamiento

El almacenamiento es otro sector extremadamente dependiente de diversos programas y herramientas de inteligencia empresarial, incluida la generación de informes de operaciones financieras a informes de operaciones tradicionales día a día.

Instalaciones como los almacenes requieren informes operativos para el procesamiento de pedidos (incluso con los escaparates de comercio electrónico), así como distribución y cumplimiento de pedidos en su conjunto.

El uso de informes operativos para las plantas de almacén puede ser extremadamente beneficioso a la hora de identificar posibles costes ocultos, tarifas elevadas en productos y las áreas más eficaces de cualquier nicho o mercado de almacén.

La ejecución de informes sobre los materiales, inventario disponible y envíos anteriores a los clientes es posible con los datos correctos disponibles.

Fabricación

La fabricación es una de las industrias más grandes que utiliza la presentación de informes operativos para fines de eficiencia de producción y administración general. Es extremadamente fundamental que las empresas de fabricación, las plantas y las empresas integren los informes operativos diarios.

En última instancia, el objetivo de integrar los informes operativos en la industria de la fabricación es garantizar la eficiencia de los empleados a la vez que mitigan los tiempos de inactividad de las máquinas y disminuyen los costes generales de operación.

Los datos recopilados incluyen todo lo que se está produciendo en la línea de producción, la productividad de los empleados, así como el uso de recursos y los costes totales. Los informes operativos pueden ayudarte a mitigar posibles problemas en la cadena de suministro, gestionar el inventario y gestionar los equipos, lo que puede mejorar la eficiencia general del negocio.

¿Por qué es importante la presentación de informes operativos?

Los informes de datos proporcionados por los informes operativos pueden ayudar a garantizar la productividad general y la eficacia de los empleados de una empresa. Con elementos visuales y paneles de control en tiempo real que se actualizan en tiempo real, los líderes de la empresa pueden demostrar lo siguiente:

  • La capacidad de crear iniciativas comerciales a corto y largo plazo que se alineen con las metas y objetivos actuales establecidos.
  • Identificar varias formas de ahorrar dinero y tiempo, lo que en última instancia resulta en un mayor margen de beneficio.
  • La capacidad de tomar decisiones informadas de forma continua con informes operativos en tiempo real que se generan con regularidad o a petición.
  • Ampliar y mejorar la estructura interna de una empresa en función de las tasas de productividad de los empleados, herramientas y máquinas en el lugar de trabajo, así como de los sistemas actuales establecidos.

¿Cuándo debes utilizar los informes operativos?

A la hora de elegir el tipo adecuado de software CRM para tus propios informes operativos, es importante tener en cuenta cuándo es mejor para tu propia empresa utilizar los informes operativos para fines internos y externos.

Antes de empezar a generar informes exitosos en tiempo real, ten en cuenta lo siguiente:

  • ¿Cómo puedo identificar lo que quiero que me indiquen los informes operativos generados?
  • ¿Qué objetivos (internos y externos) tiene la empresa en función de su modelo de negocio o plan actual?
  • ¿Qué puntos de datos son importantes para mí y qué KPI me interesa seguir tanto en tiempo real como a lo largo del tiempo?
  • ¿La empresa está centrada en la satisfacción del cliente, la producción de empleados, el inventario, el envío, la cobertura de servicios o todo lo anterior?
Types of operational reporting: real-time operational reports; monthly operational reports

Tipos de informes operativos

Siempre que generes informes operativos para cualquier empresa u organización, grande o pequeña, es importante tener en cuenta que hay diferentes tipos de informes.

Los informes pueden variar desde los costes de producción, productos finales, déficits, ingresos e incluso la eficiencia de los empleados a nivel individual. Los tipos más comunes de informes operativos que probablemente se utilizarán en un entorno comercial son:

  • Informes de datos existentes: Estos informes se basan en información que está disponible en el lugar de trabajo, desde los detalles de la garantía del equipo de fabricación hasta el estado actual de producción. La mano de obra, las herramientas y las piezas también se pueden incluir en los informes de datos existentes, siempre y cuando los datos estén disponibles y sean accesibles según sea necesario.
  • Operaciones existentes: Además de utilizar los datos de las herramientas y máquinas existentes, también es posible generar informes operativos basados en operaciones existentes, así como en planes de operaciones a corto y largo plazo. Desde la gestión de los horarios de los equipos hasta la gestión de la asistencia de los empleados, todos estos son puntos de datos valiosos a tener en cuenta a la hora de generar un informe operativo.
  • Tendencias históricas: Vigilar las tendencias históricas y el trabajo también puede ayudar con los análisis predictivos. El uso de análisis predictivos puede ayudarte a pronosticar posibles reparaciones, necesidades de contratación e incluso a intervenir con el personal en función de tendencias históricas que ya has registrado o supervisado en el pasado.
  • Previsión: Junto con las mismas líneas de tendencias históricas que se utilizan para predecir futuras necesidades dentro de una empresa, la previsión también es extremadamente útil. La previsión, o el uso de análisis predictivos, es extremadamente importante para ayudar a calcular los requisitos futuros, las reparaciones e incluso los empleados que una empresa requerirá en cualquier plazo de tiempo.

Informes operativos en tiempo real

El uso de un sistema de puntuación de clientes potenciales puede ayudarte a determinar si necesitas informes operativos en tiempo real o informes operativos mensuales generados para tu negocio. Los informes operativos en tiempo real pueden ser extremadamente importantes para las empresas que se centran en el envío de productos, la gestión del inventario o la ampliación rápida.

El uso de informes operativos en tiempo real es óptimo para quienes buscan análisis de datos en tiempo real con elementos visuales, gráficos, tablas e incluso medios de vídeo. La monitorización de las tendencias en tiempo real puede ayudar a tomar decisiones rápidamente, al tiempo que se mantiene lo más adaptable y receptivo posible.

Informes operativos mensuales

Para aquellos que son considerados ejecutivos o partes interesadas de nivel superior, es muy aconsejable generar informes operativos mensuales de arriba hacia abajo.

Aunque los informes mensuales no incluyen informes en tiempo real disponibles con informes en tiempo real, son extremadamente valiosos para la supervisión general y la recopilación de datos. El uso de informes operativos mensuales puede ayudar a quienes están comprometidos con una empresa a reevaluar y realinear sus objetivos según sea necesario.

Benefits of operational reporting

Beneficios de la presentación de informes operativos para los equipos de ventas y marketing

La inversión en informes operativos para los equipos de ventas y marketing puede ayudar a agilizar las operaciones generales de cualquier empresa o marca. Los informes operativos adecuados también pueden ayudar a garantizar que estás en el buen camino con los mensajes, plataformas y la dirección de cualquier campaña de marketing que ya hayas implementado.

El uso de informes operativos para los esfuerzos de ventas y marketing tiene varias ventajas, como:

Ayuda en la toma de decisiones

El uso de una estrategia de presentación de informes operativos ayuda en la toma de decisiones, ya que proporciona conjuntos de datos precisos y predecibles que son los más importantes para la estrategia de tu empresa. Cuando utilices los informes operativos, tanto en tiempo real como en el tiempo, toma decisiones en las siguientes áreas de cualquier organización:

  • Ventas y marketing: Piensa en cómo pondrás a trabajar a tu equipo de ventas y marketing en función de las acciones y respuestas actuales.
  • Relaciones con los clientes y adquisición de clientes: ¿Cómo ven los demás tu negocio y cuál es el coste de adquirir un nuevo cliente?
  • Servicio al cliente: ¿Qué nivel de servicio al cliente proporcionas a tus clientes actuales y potenciales?
  • Finanzas y contabilidad: Determinar el mejor curso para gestionar y planificar con nuestro(s) presupuesto(s) existentes o previstos.

Mejora la visibilidad del rendimiento de las ventas

Si buscas mejorar el rendimiento de las ventas y aumentar tu optimización general de la tasa de conversión, puedes hacerlo con los datos de informes operativos mensuales, así como los datos en tiempo real. El seguimiento de los datos en tiempo real y con informes "generales" puede proporcionar información importante sobre los deseos y necesidades de tus clientes actuales y objetivo.

Identifica áreas de mejora

El uso de informes operativos también ayuda a los líderes y gerentes por igual a identificar áreas potenciales de mejora. Tanto si necesitas acelerar el envío, agilizar las operaciones o incluso dejar de lado a los empleados improductivos, el uso de informes operativos en tiempo real y a lo largo del tiempo con informes mensuales es extremadamente beneficioso por numerosas razones.

Proporciona información sobre el comportamiento del cliente

Un informe operativo es extremadamente valioso, ya que proporciona información sobre el comportamiento de los clientes y sus deseos en lo que respecta a los productos y servicios de tu empresa.

Puedes obtener más información sobre cómo utilizan tus clientes tu sitio web y tu negocio, al tiempo que mides qué tipo de productos o servicios necesita tu público objetivo. Puedes utilizar los informes operativos para determinar si los clientes están satisfechos con el nivel de servicio al cliente que han recibido.

Mejora la eficacia en todos los departamentos

La reducción del coste de adquisición de tus clientes requiere algo más que comprender los productos y servicios que necesitan. Con el fin de reducir el coste de adquisición de tus clientes al tiempo que agilizas las operaciones, los informes operativos deben considerarse una herramienta viable.

El uso de informes operativos es extremadamente beneficioso, ya que proporciona acceso a datos que, de otro modo, no estarían disponibles, lo que ayuda a mejorar drásticamente la eficiencia en todos los departamentos, no solo de uno en uno.

KPI para informes operativos de ventas y marketing

Los KPI, o indicadores clave de rendimiento, son activos extremadamente importantes que se utilizan para determinar el curso de cualquier negocio a lo largo del tiempo. El uso de informes operativos con KPI proporciona información valiosa sobre las áreas y facetas clave de una empresa, ahorrando tiempo y, en última instancia, dinero.

Algunos KPI en los que debes centrarte en ventas y marketing son:

  • Ingresos de ventas: Gestiona los ingresos de ventas con informes operativos generados para determinar qué áreas de negocio prosperan y cuáles requieren más atención. Supervisa los ingresos de ventas en función de los SKU individuales, categorías o marcas enteras, en función de la configuración de tu negocio. Realiza un seguimiento de las ventas en función de promociones específicas, códigos de cupones de marketing y descuentos que se han presentado tanto a nivel local como en línea. Dependiendo del modelo de negocio que hayas implementado, el seguimiento de los ingresos de ventas nunca ha sido tan fácil como con los informes operativos disponibles.
  • Generar clientes potenciales: Si la generación de clientes potenciales es importante para ti, los informes operativos pueden ayudarte a determinar de dónde proceden la mayoría de tus clientes potenciales y de dónde pueden proceder en función de tu demografía objetivo. Descubre qué plataformas son las mejores para comunicarte con tu público y tus empleados y así garantizar la participación y motivación en todo momento.
  • Tasas de conversión: Si una de tus prioridades es aumentar las tasas de conversión, puedes hacerlo con los informes operativos en tiempo real y con los informes mensuales de datos de Big Picture. El uso de datos relativos al almacenamiento, colocación de productos, inventario, comunicaciones, servicio al cliente y otros KPI que son más importantes para tu negocio puede resultar útil a la hora de aumentar y mejorar las tasas de conversión generales.
  • Coste de adquisición de clientes (CAC): La reducción del coste general de adquisición de clientes, o CAC, para cualquier negocio no suele ser una tarea de un día para otro. De hecho, a menudo requiere el seguimiento de los usuarios y clientes potenciales durante un período de tiempo establecido. En lugar de limitarse a hacer un seguimiento de los clientes en tiempo real mientras navegan por tu sitio web, el uso de un informe operativo va mucho más allá de un día. El seguimiento de los clientes después de que exploren tu sitio web, realicen una compra o vuelvan en el futuro para volver a comprar se puede hacer con sistemas de informes operativos a largo plazo.
  • Rendimiento de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés): Aumenta el ROI de tu sitio web con informes operativos que están disponibles tanto en tiempo real como en el tiempo. Los datos de informes operativos mensuales son extremadamente valiosos para quienes están interesados en aumentar su ROI, sobre todo si son partes interesadas o accionistas que no participan en las operaciones diarias de la empresa u organización.

Cómo maximizar el éxito de tus ventas y marketing con informes operativos

El uso de la presentación de informes operativos como tu método de recopilación de datos preferido es extremadamente beneficioso para la satisfacción del cliente y cuando se conecta con usuarios empresariales en todos los ámbitos.

Si tu objetivo es maximizar las ventas y el éxito del marketing, hacerlo con datos en tiempo real es clave. Con las herramientas de inteligencia empresarial adecuadas para la presentación de informes operativos, aprovecha la oportunidad de abordar las necesidades presentes e inmediatas con capacidades de toma de decisiones rápidas.

Para empezar con una estrategia de informes operativos, piensa en recurrir a Mailchimp para todas tus necesidades de marketing y ventas hoy mismo. Mailchimp tiene todos los recursos y herramientas que necesitas para optimizar tu estrategia de marketing y ventas para que puedas llevar tu negocio a un nuevo nivel.

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