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3 Tipos de CRM: ¿Cómo elegir el más adecuado para tu empresa?

Los sistemas de software de CRM son necesarios para todas las empresas.

Ayudan a gestionar mejor las relaciones con tus clientes, automatizar los procesos existentes, organizar los datos de los clientes, retener más clientes y mucho más.

Todas las empresas deben utilizar un CRM para mejorar sus procesos empresariales y aumentar los ingresos, pero ¿cómo sabes qué tipo de CRM es el adecuado para tu empresa?

Hay tres tipos de software de CRM: los sistemas de CRM operativos, los sistemas de CRM colaborativos y los sistemas de CRM analíticos.

Aunque todos estos sistemas de CRM son similares de alguna forma, también tienen diferencias considerables, y es importante conocerlas para poder elegir el adecuado a las necesidades específicas de tu empresa.

En este artículo, revisaremos los diferentes tipos de sistemas de software de CRM y cómo elegir el mejor para tu empresa.

Como empresario, es imprescindible que des prioridad a tus relaciones con los clientes para aumentar su retención y, en última instancia, impulsar las ventas, pero esto empieza por elegir el tipo de CRM adecuado para tu negocio.

¿Qué es el software de CRM?

El software de gestión de relaciones con los clientes, o software de CRM, es un tipo de sistema que las empresas utilizan para gestionar los datos de los clientes y establecer relaciones más sólidas con ellos.

Tanto si eres una pequeña empresa con unos cientos de clientes como una grande con cientos de miles de clientes, tus clientes deben ser siempre tu prioridad número uno. Pero gestionar todos estos datos de clientes puede ser difícil, por eso es tan importante un sistema de CRM. Los sistemas de CRM pueden hacer de todo, desde la puntuación de clientes potenciales hasta la automatización de ventas, para que puedas mejorar las interacciones con los clientes y los procesos de atención.

Un CRM también te ayudará a mejorar tu gestión del tiempo automatizando diversas tareas, para que puedas centrarte más en establecer relaciones con tus clientes y asegurarte de que éstos siempre tengan una experiencia positiva con tu negocio.

¿Por qué es importante utilizar un software de CRM?

El software de CRM es importante por varios motivos. Un CRM puede mejorar la experiencia del cliente ofreciendo una atención personalizada y ayudándote a estar al día de sus necesidades.

El software de CRM también es beneficioso para tu equipo de ventas, ya que puede ayudar a los comerciales a optimizar sus tareas diarias y conectar con más clientes potenciales. Además de tus equipos de ventas, el software de CRM también puede beneficiar a tu departamento de marketing.

Los sistemas de CRM pueden ayudarte con la automatización del marketing recopilando datos valiosos de tus clientes, con los que puedes crear experiencias más personalizadas y campañas eficaces que lleguen a tu público objetivo.

En general, un sistema de CRM puede beneficiar a tu negocio de muchas formas. Desde mejorar la gestión del tiempo con la automatización de marketing hasta ayudarte a retener clientes con contenido personalizado, un CRM es beneficioso en todos los departamentos.

¿Cuáles son los 3 tipos de CRM?

Hay tres tipos de software de gestión de relaciones con los clientes que puedes utilizar para tu negocio: CRM operativo, CRM colaborativo y CRM analítico.

Comprender las diferencias entre estos tipos de CRM es esencial para que puedas tomar una decisión informada sobre cuál es el más adecuado para tu negocio. Aunque los 3 tipos de sistemas de CRM ayudan a gestionar las relaciones con los clientes, hay algunas diferencias clave que debes tener en cuenta.

CRM operativo

Consider an operational CRM if…your business has a linear sales processes, or with a lot of repetitive tasks in their operations—especially when done on a large scale. In general, businesses of all shapes and sizes can benefit from an operational CRM.

Como puedes imaginar, un CRM operativo puede ayudarte con tus operaciones comerciales, en concreto con las que rodean las relaciones con los clientes. Un sistema de CRM operativo puede ayudarte a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente para garantizar que siempre se cubran sus necesidades. Los principales departamentos que se beneficiarían de un sistema de CRM operativo son tu equipo de ventas, tu equipo de marketing y el departamento de atención al cliente. Este tipo de CRM ayudará a agilizar diversos procesos comerciales para garantizar una experiencia positiva al cliente.

Hay algunas funciones principales del CRM operativo que debes conocer: automatización de la atención al cliente, automatización de ventas y automatización de marketing. La automatización es una de las funciones más importantes de un CRM que puede mejorar tus funciones comerciales de innumerables formas.

Tener un sistema que pueda automatizar todas estas tareas ahorrará a tu empresa muchísimo tiempo que, de otro modo, habrías dedicado a tareas monótonas como recopilar datos de clientes y enviar correos electrónicos.

La función de automatización de la atención al cliente se encargará de varias tareas por ti, como llegar a clientes potenciales, charlar con ellos y enviar respuestas automatizadas.

La función de automatización de ventas agiliza el proceso de venta enviando correos electrónicos programados, organizando reuniones con los comerciales y, en general, ayudándote a comunicarte directamente con tus clientes.

La función de automatización de marketing se encargará de diversas tareas de marketing, como la gestión de campañas por correo electrónico y llamadas a contactos, para que puedas centrarte más en la creación de campañas de marketing eficaces. En general, un CRM operativo puede ayudarte a lograr más en menos tiempo al ocuparse de muchas de las tareas tediosas que conlleva tener un negocio.

CRM colaborativo

Consider a collaborative CRM if…your sales and marketing departments are distributed across several locations, most of your client interactions occur online, or multiple departments independently interact with prospects and customers throughout the sales cycle.

Si estás buscando una forma de reunir a los diferentes departamentos de tu negocio, tu mejor apuesta será probablemente un sistema de CRM colaborativo.

Este tipo de sistema de CRM se centra en conectar a todos tus equipos, como tu equipo de marketing, los comerciales y el departamento de atención al cliente. De este modo, todos tendrán acceso a la misma información para poder ofrecer una experiencia positiva al cliente en todos los departamentos.

Los CRM colaborativos también garantizan que todos los datos de los clientes se mantengan actualizados, de modo que todos los miembros de tu empresa puedan trabajar juntos para lograr el mismo objetivo.

Las dos características principales de un CRM colaborativo son la gestión de interacciones y la gestión de canales. La gestión de interacciones se centra en la relación entre tú y tus clientes. Esto te permite tener una visión completa del recorrido del cliente para que puedas identificar exactamente dónde se deben realizar mejoras.

La gestión de canales te permite comunicarte con tu cliente en el canal que prefiera, ya sean las redes sociales, el correo electrónico o el teléfono. La gestión de canales es una función importante que debes tener en tu sistema de CRM, ya que necesitas llegar con eficacia a tus clientes en una plataforma que sepas que utilizan.

CRM analítico

Consider an analytical CRM if…your business values data-driven decision-making. Service providers and account-based sales organizations, in particular, can benefit from insights mined from an Analytical CRM platform.

Si tienes muchos datos de clientes que deseas analizar, pero no tienes una forma organizada de hacerlo, un CRM analítico probablemente sea adecuado para ti. Las empresas que desean desarrollar su estrategia de marketing y las que utilizan Big Data se beneficiarán con toda probabilidad de este tipo de CRM debido a sus complejas capacidades analíticas.

Un sistema de CRM analítico es beneficioso por muchas razones, pero sobre todo porque puede ayudarte no solo a recopilar datos de los clientes, sino también a analizarlos para saber más sobre ellos.

Esto beneficiará a tus equipos de ventas y de marketing porque tendrán una mejor idea de las preferencias y patrones de los clientes para poder personalizar sus estrategias y atraerlos. Con un sistema de CRM analítico, puedes identificar indicadores clave de rendimiento, análisis de clientes, análisis de ventas y más.

Los sistemas de CRM analíticos tienen muchas funciones, pero algunas destacables son la extracción de datos, la segmentación de clientes y las herramientas de procesamiento analítico en línea.

La extracción de datos puede ayudar a convertir los datos específicos de los clientes en información para que puedas identificar patrones y crear segmentos de clientes basados en ellos. La segmentación de clientes es otra característica clave de un CRM analítico, que te permite agrupar a tus clientes en función de sus datos, comportamientos de compra, etc. Las herramientas de procesamiento analítico en línea (Online Analytical Processing, OLAP), se pueden utilizar para buscar datos y realizar cálculos analíticos complejos.

¿Se pueden utilizar varios tipos de sistemas de CRM a la vez?

Sabemos que hay diferentes tipos de sistemas de CRM, pero ¿se pueden utilizar varios tipos de CRM al mismo tiempo?

Sí, por supuesto. De hecho, muchas empresas prefieren utilizar varios tipos de sistemas de CRM para poder mejorar la eficacia de sus procesos empresariales y lograr más cosas a la vez. Aunque puedes utilizar cada CRM por separado, también se pueden utilizar de forma simultánea para lograr tus objetivos, en función de cuáles sean las necesidades específicas de tu empresa.

Por ejemplo, puede que necesites las capacidades de análisis de un CRM analítico para evaluar los datos de tus clientes y comprender sus comportamientos, pero las capacidades de combinación de un CRM colaborativo para reunir a los diferentes departamentos de tu negocio. En este caso, sería conveniente utilizar dos tipos de CRM para lograr esos objetivos específicos.

Al decidir qué tipo de sistema de CRM es el mejor para tu negocio, es importante pensar en los objetivos específicos de tu negocio. ¿Quieres identificar y convertir más clientes potenciales o te preocupas más por automatizar tareas diarias sencillas? Preguntarte qué quieres lograr con un CRM te ayudará a determinar qué tipo necesitas y si debes utilizar varios tipos de sistemas de CRM al mismo tiempo.

Características importantes de un CRM

A la hora de decidir qué sistema de CRM utilizar para tu negocio, debes pensar en tus funciones imprescindibles. Estas funciones variarán para cada negocio dependiendo de sus necesidades, pero, en general, algunas de las funciones importantes que debes buscar en un CRM son:

Integración

Antes de tener un CRM, probablemente tenías muchos otros programas de software que utilizabas para organizar tus datos, gestionar nóminas, registrar el tiempo, etc. Por lo tanto, una función muy importante que debes buscar en tu sistema de CRM es la integración. Quieres poder integrar tus otras plataformas en tu sistema de CRM para poder gestionar todas tus tareas desde un solo lugar.

De esta forma, no tienes que seguir cambiando de un sistema a otro solo para cerrar un trato con un cliente potencial. Para crear una experiencia de cliente perfecta, necesitas tener integraciones de CRM.

Colaboración

Independientemente del tipo de software de CRM que utilices, quieres que tu sistema sea colaborativo. Esto significa que todos los departamentos de tu negocio puedan trabajar juntos y que todos tengan acceso a la misma información al mismo tiempo.

Sin herramientas de colaboración en tu CRM, los datos importantes de los clientes pueden perderse fácilmente, lo que puede disuadir a los clientes potenciales de elegir tu negocio frente a la competencia. Un sistema de CRM ideal unirá a todos tus equipos para que puedas priorizar la satisfacción del cliente en todos los departamentos.

Tanto si tus empleados trabajan en una oficina como a distancia, también deberían poder acceder al CRM desde cualquier lugar. Debes elegir un sistema de CRM que ofrezca una versión móvil para que tus empleados puedan estar en línea incluso cuando estén de viaje.

Seguridad

Tus clientes te confían su información personal, por lo que es crucial elegir un sistema de CRM que sea seguro. Tu CRM no solo contiene datos de clientes, sino también información privada de tu negocio, por lo que necesitas un CRM que ofrezca diversas funciones de seguridad.

Algunas de las funciones de seguridad más importantes que debes buscar en un CRM son el cifrado, la autenticación, las copias de seguridad de datos y la privacidad de contraseñas. Estas funciones garantizarán que un extraño no pueda acceder o hackear la base de datos de CRM a menos que tenga una contraseña. La copia de seguridad de los datos guardará cualquier dato en caso de que se pierda.

Si quieres conseguir la satisfacción de tus clientes, tienes que prometerles que su información personal se mantendrá a salvo en tus manos.

Herramientas de generación de informes

Un CRM recopilará información relevante sobre los clientes, pero debe ir más allá y analizarla también. Debes elegir un CRM que ofrezca diversas herramientas de generación de informes para que puedas obtener información sobre las preferencias de tus clientes y tomar mejores decisiones para tu negocio en función de sus deseos y necesidades.

Esto te ayudará a establecer relaciones más sólidas con los clientes existentes y potenciales, identificar más clientes potenciales, crear campañas de marketing más personalizadas y mucho más. Algunas de las herramientas de generación de informes que debes buscar en un CRM son los formularios de suscripción, el panel de control del público, el direccionamiento basado en comportamientos y la segmentación del público.

Con estas herramientas, puedes comprender mejor a tus contactos y obtener una visión holística de tus clientes para que puedas llegar y hacer crecer tu público.

¿Cómo elegir el tipo de CRM adecuado para tu empresa?

Ahora que hemos repasado los distintos tipos de software de gestión de relaciones con los clientes, tal vez te preguntes cómo puedes elegir el mejor para tu negocio.

El tipo adecuado de CRM para tu negocio se reduce en última instancia a tus operaciones comerciales y necesidades específicas. La forma de funcionar de una empresa puede ser completamente distinta al de otra, y cada una de ellas se beneficiaría de un tipo diferente de CRM. Así que antes de seguir adelante y tomar una decisión, debes averiguar qué problema estás intentando resolver con un CRM y cuáles son los objetivos específicos de tu negocio.

Una vez que hayas identificado esos objetivos, debes pensar en el presupuesto. El precio de un sistema de CRM puede variar mucho, y uno con más funciones costará inevitablemente más que una versión básica. Si bien un CRM puede ayudarte a reducir costes a largo plazo al aumentar tus ingresos, puede resultar caro al principio, por lo que tu presupuesto es sin duda algo que querrás tener en cuenta.

Lo último en lo que debes pensar a la hora de decidir qué tipo de CRM es el mejor para tu negocio son las funciones sin las que no puedes vivir. Si necesitas un sistema que pueda analizar los datos de los clientes y realizar la extracción de datos, un CRM analítico es el adecuado para ti.

Pero si tu objetivo principal es mejorar la experiencia del cliente y aumentar su retención, un CRM operativo probablemente sea la mejor opción. Piensa en las funciones específicas que no son negociables para ti y elige el CRM que las ofrezca.

Prioriza las relaciones con los clientes para mejorar su retención

Como empresario, tus clientes deben ser tu principal objetivo. Pero para asegurarte de que se cubren sus necesidades y de que están satisfechos con tus productos o servicios, necesitas una forma de realizar un seguimiento y gestionar sus datos. Por suerte, puedes hacer todo eso, y más, con una plataforma de gestión de retención de clientes. El tipo adecuado de CRM puede ayudarte a priorizar tus relaciones con los clientes para que puedas aumentar su retención y, a su vez, las ventas.

Elegir el tipo adecuado de CRM para tu negocio puede ser difícil, sobre todo cuando todos tienen sus propios pros y contras.

En última instancia, el mejor software de CRM depende de lo que tu empresa busque y necesite, de cuáles sean tus objetivos y de las funciones que necesites para alcanzarlos. Si buscas un CRM completo que ofrezca todas las funciones que necesitas para hacer crecer y mejorar tu negocio, piensa en Mailchimp.

Mailchimp es una plataforma de automatización de marketing y marketing por correo electrónico que ayuda a empresas de todos los tamaños a mejorar sus relaciones con los clientes. Con el CRM gratuito de Mailchimp, puedes conectar todos los datos de tus contactos en una sola plataforma, comprender los patrones de tus datos, convertir la información de tu público en acción y mucho más.

El CRM de Mailchimp ofrece de todo, desde herramientas de público hasta automatización de ventas, para que puedas comprender mejor el proceso de venta de tu empresa y tomar las decisiones correctas para aumentar los ingresos. Con las estrategias de retención de clientes de Mailchimp, puedes fortalecer las relaciones con tus clientes actuales y entablar relaciones con los nuevos en un abrir y cerrar de ojos.

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