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Guide des rapports ad hoc pour les entreprises

Les rapports ad hoc sont un outil commercial précieux pour une analyse rapide des données. Apprenez‑en plus sur les rapports ad hoc, leurs avantages et les bonnes pratiques.

Ad hoc est un terme latin utilisé comme une phrase abrégée pour "le cas échéant". Dans le domaine de l'entreprise, la signification ad hoc peut être appliquée à tous types de processus, y compris les rapports. Le terme est utilisé lorsqu'une personne souhaite collecter des données en dehors d'un calendrier ou d'un cycle de reporting afin d'obtenir les informations les plus récentes concernant une catégorie spécifique. Les informations sont ensuite utilisées pour les comparer aux données historiques, vérifier les performances actuelles d'une catégorie et s'assurer que les projets progressent comme prévu.

Les données ont toujours motivé les décisions prises par les entreprises, mais elles jouent un rôle de plus en plus important dans la direction d'une entreprise pour presque tous les aspects de son fonctionnement. Toutes les données sont suivies, qu'il s'agisse des heures travaillées par les employés ou du montant de l'impôt payé sur le chiffre d'affaires. Les résultats sont organisés dans un rapport pour lire, rechercher et découvrir facilement des informations précédemment cachées.

L'agrégation de ces données dans un rapport peut prendre du temps, d'où la routine de création de rapports à des dates et des intervalles définis. Un rapport ad hoc est établi en dehors du cycle de publication et il est incomplet en matière d'informations contenues. Cependant, un rapport incomplet reste utile quant aux informations qu'il contient.

Les rapports ad hoc fournissent des données sur lesquelles vous pouvez rapidement agir si une catégorie n'affiche pas les résultats souhaités, s'il n'y a pas suffisamment de personnel sur un projet et si un plan d'action est réussi. Vous essayez encore de comprendre ce qu'est un rapport ad hoc ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les rapports ad hoc et sur leurs avantages pour vous et votre entreprise.

Que sont les rapports ad hoc ?

Dans le domaine de l'entreprise, le terme ad hoc désigne le fait de demander un jeu de données spécifique à partir d'une base de données avant sa date d'échéance habituelle. Il peut être utilisé pour le profilage des données ou le suivi des résultats de différentes stratégies marketing. Les rapports ad hoc peuvent être utilisés pour obtenir les dernières informations de chaque catégorie et processus dans lesquels une entreprise s'engage, vous permettant ainsi de prendre des décisions et des actions éclairées.

Qu'est-ce qu'une analyse ad hoc ?

L'analyse ad hoc désigne l'étude d'un rapport pour découvrir des informations qui peuvent être utilisées afin de générer un plan d'action. Elle est également appelée processus de veille économique, car elle fournit des informations sur l'état actuel d'une catégorie. Les informations contenues dans le rapport aident l'entreprise à voir ce qui se passe et à mieux comprendre ses performances. À partir de là, les utilisateurs peuvent mettre en œuvre des changements si nécessaire, ajuster les plans et s'appuyer sur une stratégie réussie.

Rapports et analyses ad hoc vs standards

Les rapports ad hoc et standards sont similaires en ce qui concerne le contenu, et les deux sont utilisés à des fins de veille économique. La différence réside dans le type de données et la période recherchée par l'utilisateur.

Rapports standards

Un rapport standard est réalisé de manière récurrente et fournit les mêmes informations à chaque échéance. Par exemple, un rapport pour une catégorie spécifique est nécessaire chaque trimestre, et il doit fournir des données du début à la fin du trimestre précédent. Cela signifie que le rapport est configuré pour être livré le lendemain de la fin du trimestre et contient un ensemble de données prévisibles.

Le destinataire sait que le rapport sera sur son bureau un jour spécifique à une heure précise et sait à l'avance de quelle catégorie les données proviendront. Il sait également qu'il analysera et utilisera un jeu de données particulier à diverses fins.

Rapports ad hoc

Ces rapports sont fluides dans la mesure où ils peuvent être utilisés afin d'extraire des données de n'importe quelles catégorie et période recherchée par l'utilisateur. Il n'est pas nécessaire d'attendre la fin d'une période prédéterminée, et les informations recherchées peuvent être utilisées pour tout ce que l'utilisateur souhaite. Ce dernier peut avoir besoin d'informations pour affiner ses efforts de prospection commerciale ou déterminer à quel point une division est sur le point d'atteindre ses objectifs de vente.

Quels sont les avantages des rapports ad hoc ?

Les rapports ad hoc aident une entreprise à rester agile et à suivre l'évolution de ses objectifs internes et les progrès de diverses divisions. L'extraction d'un rapport ad hoc entre les rapports statiques fournit des informations sur l'état actuel d'un projet et les résultats, permettant ainsi aux décideurs de prendre les mesures appropriées.

Voici d'autres façons dont les rapports ad hoc peuvent profiter à votre entreprise :

Efficacité accrue

Les rapports ad hoc aident une entreprise à accroître son efficacité en vérifiant les indicateurs clés de performance de manière aléatoire. Parmi les exemples de KPI figurent les ventes, le marketing, la surveillance des réseaux sociaux, les finances, etc. Ces domaines fournissent un aperçu des performances des différents services sans attendre de rapport standard planifié.

Économies de coûts

Les utilisateurs n'ont pas besoin d'attendre que les informations d'un rapport standard arrivent à une date spécifique. Les rapports ad hoc permettent aux utilisateurs d'obtenir les informations dont ils ont besoin et apporter des modifications maintenant plus tôt, même si les données sont techniquement incomplètes. Le temps de travail perdu en attendant la génération du rapport est également réduit.

Par exemple, supposons qu'un utilisateur ait besoin d'informations à partir d'un rapport trimestriel, mais qu'il reste 6 semaines avant la fin du trimestre. Les rapports ad hoc leur permettent d'obtenir des informations immédiatement plutôt que dans 6 semaines.

Amélioration de la communication

L'un des avantages des rapports ad hoc est l'extraction d'un jeu de données spécifique à des fins d'analyse par un certain groupe d'utilisateurs. Au lieu d'analyser un rapport finalisé et d'essayer de mettre les utilisateurs à la même page, l'approche ad hoc consistant à utiliser une définition étroite pour un ensemble de données spécifique permet au chef d'équipe de créer un rapport reproductible, contient les données pertinentes pour l'analyse et garantit que les mêmes ensembles de données sont envoyés aux utilisateurs affectés au projet. Toutes les incertitudes et confusions sont donc éliminées.

Personnalisation et flexibilité

Un rapport standard est connu sous le nom de rapport prédéfini, car il extrait des données qui répondent à un ensemble de paramètres. Les informations contenues dans le rapport sont fixes, alors que les rapports ad hoc fournissent à peu près tous les types d'informations. Un utilisateur définit ses entrées (y compris les dates de début et de fin) et envoie la requête dans la base de données afin de trouver les informations pertinentes. Les données fournies à la fin de la requête sont conformes à ce que l'utilisateur recherche par opposition à un ensemble de données fixe.

Défis des rapports ad hoc

Si la méthode des rapports ad hoc est bénéfique à une entreprise à bien des égards, elle présente également des défis qui peuvent nuire à la méthode.

Il est essentiel de définir clairement les données recherchées afin d'éviter de se tromper de direction lors de l'analyse. Les rapports ad hoc présentent également un problème lié à la cohérence. Toutes les personnes qui ont besoin d'accéder aux données doivent obtenir le même jeu de données pour s'assurer que leurs conclusions s'alignent sur celles des autres.

Enfin, la méthode consistant à utiliser des rapports ad hoc doit être équilibrée avec des rapports traditionnels ou prédéfinis. Une dépendance excessive aux données ad hoc peut entraîner des perceptions et des conclusions biaisées qui ne correspondent pas aux informations recueillies et organisées dans un rapport traditionnel.

Cependant, vous pouvez réduire les risques associés aux rapports et analyses ad hoc en utilisant un outil de reporting ad hoc. Cette technologie peut vous aider à créer des rapports ad hoc rapidement, facilement et avec précision.

Bonnes pratiques en matière de rapports ad hoc

Avant de créer les paramètres d'un rapport ad hoc, vous devez être conscient de ce que vous obtiendrez une fois le processus terminé. N'oubliez pas que le processus de reporting n'est pas encore terminé et que les informations fournies ne montreront pas une vue d'ensemble.

En respectant les bonnes pratiques, vous pourrez tirer le meilleur parti des jeux de données et maintenir leur contexte dans le rapport suivant. Voici quelques-unes des bonnes pratiques :

  • Assurez-vous de connaître la question à laquelle vous souhaitez que le rapport réponde.
  • Définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec les données que vous collectez.
  • Créez une mise en page simple qui permet au lecteur de trouver facilement les données dont il a besoin.
  • Utilisez un modèle prédéfini ou créez-en un pour définir les données dans la mise en page.
  • Optez pour des rapports simples et concis afin que tous les utilisateurs puissent comprendre les informations présentées.
  • Faites attention au niveau de granularité lorsque vous expliquez vos points.
  • Visualisez les données autant que possible pour faciliter la visualisation et la cartographie.
  • Facilitez l'accès des utilisateurs aux points de données consolidés.

L'essentiel en matière de bonnes pratiques en matière de reporting ad hoc est de simplifier les choses. Vous vous concentrez sur un jeu de données spécifique, et les utilisateurs affectés à la vérification du rapport peuvent ne pas toujours comprendre ce que vous essayez de leur montrer. Le fait de diviser les informations en visuels et de fournir des explications aide chaque collaborateur à suivre et comprendre la façon dont il peut remplir efficacement son rôle dans le cadre du projet.

En vous assurant de suivre les bonnes pratiques ci-dessus, vous pouvez utiliser les rapports ad hoc de plusieurs façons. Cela comprend l'identification des obstacles pour améliorer votre stratégie, la fixation et l'ajustement de votre budget, et la prise de décisions commerciales éclairées qui ont un impact sur vos activités.

Réussir avec des rapports ad hoc personnalisés

L'amélioration de divers processus grâce à des rapports ad hoc peut vous offrir des avantages considérables. L'action peut être appliquée à chaque division commerciale qui utilise des rapports pour trouver des données spécifiques, d'un nouveau processus d'automatisation des ventes à la découverte de problèmes qui entravent la satisfaction des clients. Les rapports ad hoc fonctionnent dans tous les types d'entreprises, permettent d'économiser du temps et de l'argent et facilitent la résolution de problèmes.

Les outils de reporting ad hoc sont précieux, et chez Mailchimp, nous reconnaissons l'avantage d'utiliser divers outils qui améliorent vos processus commerciaux. C'est pourquoi nous incluons des rapports et des analyses qui fonctionnent avec des techniques d'analyse et de reporting ad hoc. Nous voulons vous aider à bâtir une entreprise prospère, alors commencez dès aujourd'hui et acquérez une meilleure compréhension de vos stratégies marketing avec notre logiciel de reporting ad hoc.

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