Was ist Vertriebsautomatisierung und welche Vorteile hat sie?

Was ist Vertriebsautomatisierung?

Unter Vertriebsautomatisierung versteht man den Einsatz von Software und Tools zur Automatisierung von Vertriebsprozessen, einschließlich Lead-Generierung, E-Mail-Marketing und Vertriebsprognosen.

Auf diese Weise kannst du umständliche Aufgaben reduzieren, die die Zeit deiner Vertriebsmitarbeitenden verschlingen, und dich auf den Aufbau einer Beziehung mit Kunden und Interessenten konzentrieren. Es gibt viele Tools, die du zu diesem Zweck verwenden kannst, wie z. B. E-Mail-Automatisierung, künstliche Intelligenz (KI) und Terminautomatisierung, auf die wir später noch eingehen.

Die Vertriebsautomatisierung gibt den Vertriebsmitarbeitenden die nötigen Werkzeuge an die Hand, um mehr Geschäfte abzuschließen, ohne die Qualität der menschlichen Interaktion zu beeinträchtigen. Viele Tools zur Vertriebsautomatisierung können mit CRM-Systemen (Customer Relationship Management) verbunden werden, die Einblicke in die Bedürfnisse deiner Zielgruppe bieten.

Wenn du deine Zielgruppe, ihre Wünsche und Einkaufsgewohnheiten besser verstehst, kannst du deine Strategie auf sie ausrichten. Außerdem kannst du deine Zielgruppe segmentieren und benutzerdefinierte Kampagnen erstellen, mit denen du Leads einfach durch die Buyer's Journey leiten kannst.

Automatisierungstools verfügen häufig auch über Analyse- und Berichtsfunktionen. Verkaufsberichte enthalten in der Regel Informationen über deine Kampagnen, sodass du nachvollziehen kannst, welche Kampagnen erfolgreich waren und welche nicht. Du wirst auch in der Lage sein, den Überblick über die Key Performance Indicators (KPIs) und wertvolle Kennzahlen zu behalten, damit du datengestützte Geschäftsentscheidungen treffen und Chancen erkennen kannst.

Außerdem unterstützt die Automatisierung dein Vertriebsteam durch konsistente Daten. Unstimmigkeiten können zu doppelten Angaben führen, die deine Berechnungen durcheinander bringen und einen Dominoeffekt auslösen, der sich negativ auf dein Geschäft auswirkt. Indem du das Risiko von Unstimmigkeiten und menschlichen Fehlern reduzierst, kannst du die Genauigkeit deiner Daten sicherstellen.

Vorteile der Vertriebsautomatisierung

Ein Tool zur Vertriebsautomatisierung kann für die Mitglieder deines Vertriebsteams und dein Unternehmen insgesamt von großem Nutzen sein.

Effizienz und Produktivität steigern

Durch die Vertriebsautomatisierung entfallen manuelle und zeitaufwendige Aufgaben und werden effektiv aus deinem Workflow entfernt. So können die Vertriebsmitarbeitenden mehr mit der ihnen zugewiesenen Zeit anfangen, sich weniger auf administrative Tätigkeiten konzentrieren und effektiv Geschäfte abschließen. Du kannst auch sich wiederholende Verkaufsaufgaben automatisieren, die die Produktivität deines Unternehmens beeinträchtigen.

Mehr Umsatz

Ein Tool zur Vertriebsautomatisierung sorgt nicht nur dafür, dass sich dein Team auf den Verkauf konzentriert, sondern beseitigt auch die für den Abschluss von Geschäften hinderlichen Barrieren. Automatisierung kann deinen Verkaufsprozess unterstützen und dir helfen, mehr Verkäufe zu erzielen und deinen Gewinn zu steigern. Mit dieser Art von Software kannst du erkennen, in welcher Phase des Kaufprozesses sich deine Kunden befinden. So kannst du ihnen zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Nachrichten übermitteln und sie erfolgreich von einer Phase in die nächste überführen.

Lead-Generierung verbessern

Verschiedene Verkaufstools können dir helfen, die Personen zu identifizieren, die am ehesten bei deinem Unternehmen kaufen würden. Anstatt sich auf jeden Kunden zu konzentrieren, der mit deinem Unternehmen interagiert, kann sich dein Verkaufsteam auf echte (warme) Leads konzentrieren und sie durch den Verkaufsprozess führen.

Stärkere Käuferbindung

Es ist eine gute Idee, eine Beziehung zu deiner Zielgruppe zu pflegen, auch wenn es sich dabei um Bestandskunden handelt. So kannst du die Kundenbindung stärken und deinem Verkaufsteam das Upselling oder Cross-Selling verschiedener Produktpakete oder Dienstleistungen erleichtern. Außerdem erhöht sich durch eine stärkere Käuferbindung die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen.

Erstellung von Berichten

Verkaufsberichte sind wichtig, da sie dir die notwendigen Daten für fundierte Geschäftsentscheidungen liefern. Während sich viele Vertriebsteams bei der Erstellung dieser Berichte auf Tabellenkalkulationen und manuelle Dateneingaben verlassen, kann die Vertriebsautomatisierung benutzerdefinierte Berichte schnell und mit genauen Daten für dein Unternehmen erstellen. Das spart Zeit und liefert Stakeholdern und Entscheidungsträgern detaillierte Informationen.

Besseres Onboarding für Vertriebsmitarbeiter

Unzusammenhängende Prozesse können die Einarbeitung von neue Personal erschweren. Bei automatisierten Vertriebs-Workflows fällt die Lernkurve für neue Mitarbeitende weniger steil aus, da überall dieselben Tools und Strategien eingesetzt werden.

Verbessere die Kundenerfahrung

Heutzutage erwarten Verbraucher schnelle und effiziente Dienstleistungen. Mit der Vertriebsautomatisierung kannst du sicherstellen, dass die Kunden schnell die für ihre Kaufentscheidung notwendigen Informationen erhalten. Darüber hinaus kannst du Angebote und Kostenvoranschläge schnell einreichen, um die Verhandlungen zu beschleunigen.

Nachteile der Vertriebsautomatisierung

Obwohl Tools zur Vertriebsautomatisierung Unternehmen auf viele verschiedene Arten unterstützen können, gibt es auch ein paar Nachteile zu berücksichtigen.

Mangelnde Personalisierung

Eine zu starke Abhängigkeit von Tools zur Vertriebsautomatisierung kann zu einer rückläufigen Personalisierung führen. Wenn Vertriebsmitarbeitende potenziellen Kunden beispielsweise ein Angebot schicken, fehlen in der Nachricht möglicherweise Elemente, die für die Pflege der Beziehung wichtig sind. Dazu gehören fehlende Empfängernamen, die Verwendung allgemeiner Betreffzeilen und die fehlende Aktualisierung von Verkaufsunterlagen mit relevanten Informationen.

Laut einem von McKinsey & Company erstellten Bericht erwarten 71 % der Verbraucher personalisierte Interaktionen, und 76 % sind frustriert, wenn diese Erwartung nicht erfüllt wird. Es ist daher wichtig, deine Nachrichten zu personalisieren und gleichzeitig Automatisierungssoftware und -tools zu deinem Vorteil zu nutzen.

Fehlende menschliche Elemente

Außerdem läufst du Gefahr, in deinen Nachrichten roboterhaft zu klingen, wenn du eine Vertriebsautomatisierungssoftware verwendest. Letztendlich wollen die Verbraucher keine unpersönlichen Beziehungen zu Marken aufbauen. Sie wünschen nicht nur echte, menschliche Interaktionen, sondern misstrauen möglicherweise auch gesichtslosen Marken, die keinen Wert auf Authentizität legen.

Stackla berichtet, dass 88 % der Kunden Wert auf Authentizität legen, besonders wenn es darum geht, sich zwischen bestimmten Unternehmen zu unterscheiden. Deine Verkaufsbemühungen sind also vielleicht nicht so effektiv, wenn sie nicht menschlich wirken.

Die Kosten von Tools und Software

In vielen Fällen musst du für Tools und Software zur Vertriebsautomatisierung bezahlen. Für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget ist es oft schwierig, für fortschrittliche Features zu bezahlen, die das Wachstum und die Rentabilität erheblich beeinflussen können. Du kannst jedoch ein paar kostenlose und kostengünstige Automatisierungslösungen ausprobieren, bevor du dich für eine Software oder ein Tool entscheidest.

Technologische Rückschläge

Technologie ist unbeständig, und deine Automatisierungssoftware kann bei einem System- oder Stromausfall Verzögerungen verursachen. Um Probleme zu vermeiden, ist ein ausgezeichneter Kundenservice des Softwareanbieters, der die Probleme deines Systems schnell löst, unerlässlich. Es ist außerdem von Vorteil, wenn die Software und Tools eine automatische Speicherfunktion haben.

Risiko von zu vielen Nachrichten

Wenn dein Unternehmen noch nie automatisierte Nachrichten genutzt hat, schickst du deiner Zielgruppe eventuell zu viele auf einmal. Infolgedessen können deine Kontakte deine Nachrichten als Spam betrachten oder deine E-Mail-Adresse aus Frustration blockieren. Dies kann deiner E-Mail-Zustellbarkeit und der Engagement-Rate schaden. Verbraucherinnen und Verbraucher, die deine Nachrichten als Spam ansehen, misstrauen deiner Marke auch eventuell.

So funktioniert die Automatisierung von Vertriebsprozessen

Wie kann die Automatisierung also deinen Verkaufsprozess verbessern?

Software und Tools zur Vertriebsautomatisierung erfüllen verschiedene Funktionen und helfen auf unterschiedliche Weise. Dazu gehören:

• Qualifizierung und Generierung von Leads. Qualifiziere Leads schneller und stelle vor der Kontaktaufnahme sicher, dass Personen für dein Unternehmen in Frage kommen.
• Automatisierte Kommunikation. Automatisiere E-Mail-Marketingnachrichten, Follow-up-E-Mails und mehr. Das spart Zeit und stellt sicher, dass du deine Kontakte zum optimalen Zeitpunkt erreichst.
• Genaue und umfassende Verkaufsberichte. Erstelle detaillierte Verkaufsberichte, die Entscheidungsträgern und Stakeholdern helfen, Projekte, Budgets usw. abzuschließen.
• Management der Vertriebspipeline. Verschaffe dir einen ganzheitlichen Überblick über deine Vertriebspipeline und identifiziere Kommunikationsmöglichkeiten. Darüber hinaus kannst du sehen, in welcher Phase des Kaufprozesses sich potenzielle Kunden befinden und deine Strategie für eine erfolgreiche Konversion optimieren.
• Prognose von Schätzungen, Umsatz und Absatz. Mit Prognosen bist du immer einen Schritt voraus und auf alles vorbereitet.
• Vorausplanung von Verkaufsanrufen und Demonstrationen. Plane Vertriebsanrufe und Demos basierend auf der Verfügbarkeit der Vertriebsteammitglieder im Voraus. Auf diese Weise gibt es keine Verzögerungen und die Kunden erhalten schnell die benötigten Informationen.
• Erstellen von benutzerdefinierten Angeboten. Die Erstellung genauer und wettbewerbsfähiger Angebote ist unerlässlich, wenn du einen Auftrag abschließen willst. Mit Tools zur Automatisierung kannst du schnell individuelle Angebote für Kunden erstellen, die auf dem Umfang des Projekts und den Bedürfnissen beruhen.
• Tracking der Mitarbeiterleistung. Du kannst mithilfe von Automatisierungstools nicht nur deine Kunden im Auge behalten, sondern auch die Leistung deiner Mitarbeitenden verfolgen.
• Auftragsverwaltung. Automatisierungssoftware kann dich über Verzögerungen oder potenzielle Probleme benachrichtigen, die sich auf Aufträge und die Kundenzufriedenheit auswirken können. Dadurch kannst du Kunden über den Auftragsstatus informieren und etwaige Probleme lösen.

Sobald du weißt, wie man Automatisierung im Vertrieb einsetzt, kannst du deine Prozesse verbessern und die Vorteile der Automatisierung nutzen.

Vertriebsautomatisierungssoftware: Was dich erwartet

Software zur Vertriebsautomatisierung kann dein Vertriebsteam von umständlichen Verwaltungsaufgaben befreien und die Produktivität und den Gewinn deines Unternehmens steigern. Allerdings ist nicht jede Software gleich, und die Art der Lösung, in die du investierst, kann den Vertriebsprozess und das Geschäft erheblich beeinflussen.

Hier sind einige unverzichtbare Funktionen von Automatisierungs-Workflows für E-Commerce:

E-Mail-Planung

Mit dieser Art von Software kannst du die folgenden Nachrichten automatisieren:

• Cold-E-Mails
• E-Mails zur Vorstellung
• E-Mails mit Terminanfrage
• Follow-up-E-Mails
• Dankeschön-E-Mails
• Warenkorbabbruch-E-Mails
• E-Mails zur Kundenrückgewinnung

Auf diese Weise erhalten deine Kontakte deine Nachrichten je nach ihrer Position im Verkaufstrichter automatisch. Das Ziel ist es, qualifizierte Leads zu generieren, potenzielle Kunden zum nächsten Schritt im Trichter zu bewegen und die Konversionsrate zu erhöhen.

Pipeline-Benachrichtigungen

Die Automatisierungssoftware kann dich und dein Team bei Bewegungen in der Pipeline benachrichtigen, damit ihr immer wisst, wo sich Leads im Kaufprozess befinden. Möglicherweise erhältst du auch Erinnerungen, wenn du innerhalb einer bestimmten Zeit nichts von einem Lead hörst. Die Software kann dich beispielsweise daran erinnern, nachzufassen, wenn ein potenzieller Kunde nicht auf deine Terminanfrage antwortet, nachdem er sich nach einer Demonstration erkundigt hat. Dies verhindert, dass potenzielle Kunden durchs Raster fallen.

Updates in Echtzeit

Automatisierungssoftware bietet Echtzeit-Updates, damit du immer einen genauen Überblick über deine Verkaufsdaten und Pipelines hast.

• Vertriebsmitarbeitende mit Zugriff auf diese Software können die aktuellsten Informationen für den Anruf bei Kunden nutzen.
• Mitarbeitende können dir E-Mails mit relevanten Informationen zu neuen Interaktionen schicken.
• Mitarbeitende tappen nie im Dunkeln und haben fast sofort Zugriff auf die neuesten Informationen.

Automatisierte Analysen und Berichte

Dank detaillierter Analysen behältst du den Überblick über Vertriebskennzahlen und andere für die Entscheidungsfindung wichtige KPIs. Darüber hinaus kann das System automatisch Berichte für Manager und Stakeholder erstellen. Dieser Prozess ist im Vergleich zur manuellen Berichterstattung viel schneller.

Personalisierungsfunktionen

Wie bereits erwähnt, ist die Personalisierung wichtig, um Vertrauen aufzubauen und die Kundenbindung zu vertiefen. Mit der Vertriebsautomatisierung kannst du jede ausgehende Nachricht mit Namen, relevanten Details und Inhalten personalisieren, die für deine Zielgruppensegmente interessant sind. Die Personalisierung wird einfacher, wenn du deine Automatisierungswerkzeuge mit einem fortschrittlichen CRM-System kombinierst.

Integrationen mit Drittanbietern

Integrationen von Drittanbietern ermöglichen es dir, deine Vertriebsautomatisierungssoftware mit anderen Systemen, Anwendungen und Programmen zu verbinden.

Wenn dein E-Commerce-Shop beispielsweise von Shopify gehostet wird oder du Zahlungen mit Stripe abwickelst, kannst du deine Verkaufstools für eine bessere Leistung integrieren. Softwareanbieter haben oft eine Liste akzeptabler Integrationen, also solltest du die Kompatibilität überprüfen, wenn du ein bestimmtes Tool verwenden möchtest.

4 Vertriebsautomatisierungstools

Tools zur Vertriebsautomatisierung sind in verschiedenen Formen erhältlich und sollen deinem Unternehmen helfen, bestimmte Ziele zu erreichen.

Beispiele für Automatisierungstools:

Customer-Relationship-Management-Systeme

Mit der CRM-Software kannst du deine Zielgruppe an einem zentralen Ort verwalten, sodass du Interaktionen mit Kunden verfolgen und Kundendaten organisieren kannst. Ein CRM wird zwar oft als ein Depot für Kundendaten angesehen, kann aber auch bestimmte Vertriebsaufgaben automatisieren, um die Personalisierung zu verbessern, Leads zu pflegen, die Effizienz zu steigern und mehr Umsatz zu generieren.

Du kannst zum Beispiel Drip-E-Mails automatisieren, um die Konversionen mit dem CRM von Mailchimp zu steigern. Erstelle Begrüßungs-E-Mails, Nachrichten über abgebrochene Warenkörbe und Produktempfehlungen, um potenzielle Kunden durch den Verkaufstrichter zu führen. Du kannst auch Zielgruppensegmente für den Versand automatisierter Kampagnen erstellen.

Plattformen für die Vorausplanung

Es kann schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für Anrufe bei kalten Leads oder Demonstrationen mit potenziellen Kunden zu finden. Mit Tools zur Vertriebsplanung kannst du unabhängig von Zeitzonen und bestehenden Verpflichtungen die beste Zeit für ein Treffen mit potenziellen Kunden ermitteln.

Schicke dem Empfänger einfach einen Link zum Terminplanungstool, über den er basierend auf der Verfügbarkeit des Teams den für ihn günstigsten Zeitpunkt auswählen kann. Der Termin erscheint dann automatisch in deinem Kalender. Dadurch werden nicht nur Reibungsverluste und Frustrationen durch hin- und hergehende Nachrichten vermieden, sondern du kannst auch schnell mit potenziellen Kunden in Kontakt treten.

E-Mail-Automatisierungssysteme

Mithilfe der E-Mail-Automatisierung kannst du Nachrichten einrichten und sie zu bestimmten Zeiten oder bei gewissen Triggern zustellen. Wenn ein Kunde zum Beispiel Produkte in den Warenkorb legt, den Kauf aber nicht abschließt, kann automatisch eine Warenkorbabbruch-E-Mail an ihn geschickt werden, die ihn daran erinnert, den Kauf abzuschließen.

Automatisierte E-Mails können beim Versenden von Nachrichten an mehrere potenzielle Kunden hilfreich sein. Anstatt dieselbe Nachricht immer wieder zu kopieren und einzufügen, kannst du eine E-Mail erstellen und an mehrere Empfänger senden. Während die E-Mail die gleichen Informationen enthält, können verschiedene Elemente personalisiert werden.

Darüber hinaus verfügt E-Mail-Automatisierungssoftware oft über Vorlagen, mit denen die Verkaufsprozesse beschleunigt werden können.

KI-Assistenten

Anstatt deine Vertriebsmitarbeitenden darauf warten zu lassen, dass potenzielle und bestehende Kunden Fragen stellen, kannst du die Leistungsfähigkeit künstlicher Intelligenz nutzen. KI-Assistenten können Bedenken schnell lösen, Fragen beantworten und Einzelne an die entsprechenden Vertriebsmitarbeitenden für weitere Unterstützung weiterleiten. Sie können auch Empfehlungen geben, um den Verkauf zu fördern.

KI ist allerdings kein Ersatz für Vertriebsmitarbeitende. Sie wurde stattdessen dafür entwickelt, die Abteilungsziele zu unterstützen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Erledigung von Aufgaben durch Automatisierung beschleunigen

Lohnt sich also die Vertriebsautomatisierung? Ja, denn Software, Tools und Automatisierungsstrategien können deine Arbeit beschleunigen, deine Verkaufsanstrengungen verbessern und den Gewinn deines Unternehmens steigern.

Außerdem kannst du durch den reduzierten Zeitaufwand für monotone, sich wiederholende und langwierige Verwaltungstätigkeiten die Effizienz und Vertriebsproduktivität am Arbeitsplatz steigern.

Es gibt viele Arten von Automatisierungstools, die für Vertriebsteams von Vorteil sind. Welches für dein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von deinen Verkaufszielen, deinem Budget, der Größe deiner Abteilung und so weiter ab. Überprüfe deine Ziele sowie verschiedene Software und Tools, bevor du eine Entscheidung triffst.

Mit den Automatisierungstools von Mailchimp kannst du deine Vertriebs- und Marketingkampagnen verbessern. Du erreichst damit die richtigen Kunden zur richtigen Zeit und kannst benutzerdefinierte Automatisierungs-Workflows, automatisierte E-Mails und vieles mehr erstellen. Unsere All-in-one-Plattform ist benutzerfreundlich und bietet verschiedene Tarife, damit du den besten Preis für dein Unternehmen findest. Schau dir noch heute unsere Marketing-Automatisierungen für bessere, effektivere Kampagnen an.