Automatización de ventas: qué es y beneficios

¿Qué es la automatización de ventas?

La automatización de ventas es el proceso de utilizar software y herramientas para automatizar los procesos de ventas, que incluye la generación de clientes potenciales, el marketing por correo electrónico, la consolidación de datos del proceso de venta, el seguimiento de las mediciones objetivo y la previsión de ventas.

Como resultado, puedes reducir las tareas engorrosas que consumen el tiempo de tus representantes de ventas y centrarte en conectar con clientes y clientes potenciales. Por ejemplo, emplear el análisis de conversaciones y los desencadenantes de actividad, te permitirá realizar llamadas de ventas más efectivas. Hay muchas herramientas que puedes utilizar para este fin, como la automatización de correo electrónico, la inteligencia artificial (IA) y la automatización de citas, que repasaremos más adelante.

La automatización de ventas proporciona a los representantes de ventas las herramientas necesarias para finalizar más tratos sin sacrificar la calidad de las interacciones humanas. Muchas herramientas de automatización de ventas pueden conectarse a sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como Sales Cloud que proporcionan una visión única de la información sobre las necesidades de tu público.

Si conoces mejor a tu público, , apoyándote en el análisis de datos, sabrás sobre sus deseos y sus hábitos de compra, podrás adaptar tu estrategia a ellos. Además, puedes segmentar a tu público y crear campañas personalizadas que te permitan canalizar fácilmente los clientes potenciales a través del recorrido del comprador.

Las herramientas de automatización también suelen disponer de funciones de análisis e informes. Los informes de ventas suelen incluir información sobre tus campañas, lo que te permite ver cuáles fueron eficaces y cuáles no. También podrás realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y mediciones objetivo valiosas, para que puedas tomar decisiones comerciales basadas en datos e identificar oportunidades.

Además, la automatización ayuda a unificar al resto del equipo de ventas y garantiza que los datos del proceso sean coherentes. Las incoherencias pueden dar lugar a información duplicada que puede desbaratar tus cálculos y crear un efecto dominó que afecte negativamente a tu negocio. Al reducir el riesgo de discrepancias y errores humanos, puedes garantizar la precisión de tus datos.

Beneficios de la automatización de ventas

Una herramienta de automatización de ventas puede beneficiar bastante a los miembros de tu equipo de ventas y al negocio en general.

Incrementa la eficiencia y la productividad

La automatización de ventas suprime las tareas manuales y que requieren mucho tiempo, y las elimina eficazmente de tu proceso de trabajo mediante desencadenantes de actividad que tu puedes personalizar. Como resultado, los representantes de ventas pueden hacer más con el tiempo que tienen asignado, centrarse menos en las actividades administrativas y cerrar acuerdos de forma efectiva, mejorando la gestión del proceso de ventas. También puedes automatizar las tareas de ventas repetitivas que obstaculizan la productividad de tu negocio.

Impulsa las ventas

Una herramienta de automatización de ventas no solo anima a tu equipo a centrarse en vender, sino que también elimina las barreras que dificultan cerrar tratos.

La automatización puede respaldar tu proceso de ventas, ayudándote a concretar más ventas y aumentar tus ganancias. Este tipo de software te permite ver dónde se encuentran los clientes en el proceso de compra, para que puedas proporcionar el tipo correcto de mensaje en el mejor momento y pasarlos con éxito de una etapa a la siguiente.

Mejora la generación de clientes potenciales

Varias herramientas de ventas pueden ayudarte a identificar a las personas que tienen más probabilidades de comprar en tu negocio. En lugar de centrarse en cada cliente que interactúa con tu empresa, tu equipo de ventas puede centrarse en los clientes potenciales cálidos y moverlos a través del proceso de ventas.

Logra retener a más clientes

Es una buena idea cultivar una relación con tu público, incluso después de que se conviertan en clientes. Hacerlo puede ayudar con la retención, aumentar la lealtad y facilitar que tu equipo de ventas realice ventas adicionales o cruzadas de diferentes paquetes de productos o servicios. Además, puedes aumentar la probabilidad de compras repetidas al retener más clientes.

Creación de informes

Los informes de ventas son esenciales porque te proporcionan los datos necesarios para tomar decisiones comerciales informadas. Si bien muchos equipos de ventas cuentan con hojas de cálculo y entrada manual de datos para crear estos informes, la automatización de ventas puede crear rápidamente informes personalizados con datos precisos para tu negocio. Esto ahorra tiempo y proporciona a los interesados y a los responsables de la toma de decisiones información detallada.

Mejor onboarding para los representantes de ventas

Los procesos desarticulados pueden dificultar el rápido aprendizaje de los nuevos empleados. Cuando automatizas tus flujos de trabajo de ventas, la curva de aprendizaje es menos pronunciada para los nuevos empleados, ya que las herramientas y estrategias usadas son las mismas en todos los ámbitos.

Mejora la experiencia del cliente

Hoy en día, los consumidores esperan servicios rápidos y eficientes. Puedes asegurarte de que los consumidores reciban rápidamente el material adicional de ventas que necesitan para tomar una decisión con la automatización de ventas. Además, puedes entregar cotizaciones y propuestas rápidamente para avanzar en las negociaciones.

Desventajas de la automatización de ventas

Aunque las herramientas de automatización de ventas pueden ayudar a tu negocio de muchas maneras diferentes, hay que tener en cuenta algunas desventajas.

Falta de personalización

Una dependencia excesiva de las herramientas de automatización de ventas puede llevar a una disminución en la personalización. Por ejemplo, cuando los representantes de ventas envían una cotización a clientes potenciales, el mensaje puede carecer de elementos que son vitales para nutrir la relación. Esto incluye omitir los nombres de los destinatarios, usar líneas de asunto genéricas y no actualizar el material adicional de ventas con información relevante.

Según un informe generado por McKinsey & Company, el 71% de los consumidores esperan interacciones personalizadas y el 76% se frustra cuando no se cumplen estas expectativas. Como tal, es importante personalizar tus mensajes mientras usas software y herramientas de automatización para tu beneficio.

Ausencia de elementos humanos

También corres el riesgo de sonar robótico en tus mensajes cuando empleas software de automatización de ventas. Al fin y al cabo, los consumidores no quieren establecer relaciones impersonales con las marcas. No sólo ansían interacciones reales y humanas, sino que también pueden desconfiar de las marcas sin rostro que no hacen hincapié en la autenticidad.

Stackla informa de que el 88% de los clientes valoran la autenticidad, concretamente a la hora de decidir a qué compañías apoyar. Por tanto, tus esfuerzos de venta pueden no ser tan eficaces como podrían serlo sin un toque de humanidad.

Debes pagar por herramientas y software

En muchos casos, debes pagar por herramientas y software de automatización de ventas. Las pequeñas empresas con presupuestos limitados pueden tener dificultades para pagar funciones avanzadas que pueden afectar significativamente el crecimiento y la rentabilidad. Sin embargo, puedes probar algunas soluciones de automatización gratuitas y económicas antes de comprometerte con un software o herramienta.

Contratiempos tecnológicos

La tecnología es voluble y tu software de automatización puede causar contratiempos si el sistema falla o hay un corte de energía. Para evitar problemas, es esencial asegurarte de que el proveedor de software tenga un excelente servicio al cliente y resuelva los problemas de tu sistema rápidamente. También es beneficioso buscar software y herramientas con capacidades de guardado automático.

Riesgo de enviar demasiados mensajes

Si tu empresa nunca automatizó mensajes, es posible que envíes a tu audiencia demasiados a la vez. Como resultado, tus contactos pueden ver tus mensajes como spam o bloquear tu dirección de correo electrónico por frustración. Esto puede perjudicar la capacidad de entrega y la tasa de participación de tu email. Los consumidores que ven tus mensajes como spam también pueden desconfiar de tu marca.

Cómo funciona la automatización de procesos de ventas

¿Cómo funciona la automatización para mejorar tu proceso de ventas?

Las herramientas y el software de automatización de ventas realizan diferentes funciones y te ayudan de diferentes maneras. Estas incluyen:

• Calificación y generación de clientes potenciales. Calificación de clientes potenciales más rápida y garantía de que los clientes individuales son los adecuados para tu negocio antes de ponerte en contacto con ellos.
• Automatización de la comunicación. Automatización de los mensajes de marketing por correo electrónico, correos electrónicos de seguimiento y mucho más. Esto ahorra tiempo y garantiza que llegues a tus contactos en el mejor momento posible.
• Creación de informes de ventas precisos y completos. Crea informes de ventas detallados que ayuden a los responsables de la toma de decisiones y a las partes interesadas a finalizar proyectos, presupuestos, etc.
• Gestión de tu canal de ventas. Obtén una visión general holística de tu canal de ventas e identifica oportunidades de comunicación. Además, podrás ver dónde se encuentran los clientes potenciales en el proceso de compra y optimizar tu estrategia para una conversión exitosa.
• Previsión de estimaciones, ingresos y ventas. La previsión te permite mantenerte un paso por delante y estar preparado para cualquier cosa.
• Programación de llamadas de ventas y demos. Programa rápidamente llamadas y demos de ventas en función de la disponibilidad de los miembros del equipo de ventas. De este modo, no hay retraso y los clientes pueden obtener rápidamente la información que necesitan.
• Creación de presupuestos personalizados. Crear presupuestos precisos y competitivos es esencial si deseas conseguir una venta. Con las herramientas de automatización, puedes crear rápidamente presupuestos personalizados para los clientes en función del alcance del proyecto y las necesidades.
• Seguimiento del rendimiento de los empleados. No solo puedes vigilar a los clientes, sino que también puedes seguir el rendimiento de los empleados con herramientas de automatización.
• Gestión de pedidos. El software de automatización puede notificarte de retrasos o posibles problemas que pueden afectar a los pedidos y la satisfacción del cliente. Como resultado, puedes informar a los clientes sobre el estado de los pedidos y resolver cualquier problema.

Una vez que sepas cómo utilizar la automatización en las ventas, podrás mejorar tus procesos y aprovechar los beneficios de la automatización.

Software de automatización de ventas: Qué esperar

El software de automatización de ventas puede ayudar a tu equipo de ventas a realizar tareas administrativas enrevesadas, además de aumentar la productividad y los resultados de tu empresa. Sin embargo, no todo el software es igual, y el tipo de solución en la que inviertes puede tener un impacto significativo en tu proceso de ventas y tu negocio.

Estas son algunas de las funciones imprescindibles de los procesos de trabajo de automatización para el comercio electrónico:

Programación del correo electrónico

Con este tipo de software, puedes automatizar los siguientes mensajes:

• Correos electrónicos fríos
• Correos electrónicos introductorios
• Correos electrónicos de solicitud de cita
• Correos electrónicos de seguimiento
• Correos electrónicos de agradecimiento
• Correos electrónicos de carrito abandonado
• Correos electrónicos para recuperar clientes

De este modo, tus contactos recibirán automáticamente los mensajes en función de dónde se encuentren en el embudo de ventas. El objetivo es generar clientes potenciales cualificados, llevar a los clientes potenciales al siguiente paso del embudo y aumentar las conversiones.

Notificaciones de canalización

El software de automatización puede notificarte a ti y a tu equipo cuando hay movimiento en el proceso de ventas, para que siempre sepas dónde están los clientes potenciales en el proceso de compra. También puedes recibir recordatorios si no has oído hablar de los clientes potenciales en un tiempo especificado. Por ejemplo, el software puede recordarte que hagas un seguimiento si un cliente potencial no ha respondido a tu solicitud de cita después de preguntar por una demostración. De este modo, se evita que los clientes potenciales se queden en la cuneta.

Actualizaciones en tiempo real

El software de automatización proporciona actualizaciones en tiempo real, para que siempre tengas una visión precisa de tus datos de ventas y canales.

• Los vendedores con acceso a tu software pueden aprovechar la información más reciente sobre las llamadas de los clientes.
• El personal puede enviar correos electrónicos con información relevante basada en nuevas interacciones.
• Los empleados nunca están en la sombra y tienen acceso a la información más reciente casi de inmediato.

Análisis e informes automatizados

El acceso a análisis exhaustivos te permite estar al tanto de las métricas de ventas y otros KPI vitales que guían la toma de decisiones. Además, el sistema puede generar automáticamente informes para los gerentes y partes interesadas. Este proceso es mucho más rápido en comparación con la presentación manual de informes.

Funciones de personalización

Como hemos mencionado, la personalización es esencial para generar confianza y profundizar en tu conexión con los clientes. Con la automatización de ventas, puedes personalizar cada mensaje que envías con nombres, detalles relevantes y contenido que a los segmentos de tu público les parezca interesante. La personalización se hace más fácil cuando combinas tus herramientas de automatización con un sistema de CRM avanzado.

Integraciones con terceros

Las integraciones de terceros te permiten conectar tu software de automatización de ventas a otros sistemas, aplicaciones y programas.

Por ejemplo, si tu tienda de comercio electrónico está alojada en Shopify o procesas pagos con Stripe, puedes integrar tus herramientas de ventas para mejorar el rendimiento. Los proveedores de software suelen tener una lista de integraciones aceptables, así que verifica la compatibilidad si tienes una herramienta específica que deseas utilizar.

4 herramientas de automatización de ventas

Las herramientas de automatización de ventas están disponibles en diferentes formas y están diseñadas para ayudar a tu empresa a lograr objetivos específicos.

Algunos ejemplos de herramientas de automatización son:

Sistemas de gestión de relaciones con los clientes

El software CRM te permite gestionar a tu público en un lugar centralizado, lo que te permite realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes y organizar la información de los clientes. Aunque un CRM suele reconocerse como un repositorio de datos de clientes, también puede automatizar ciertas tareas de ventas para mejorar la personalización, fomentar los clientes potenciales, aumentar la eficacia y generar más ingresos.

Por ejemplo, puedes automatizar los correos electrónicos por goteo para aumentar las conversiones con el CRM de Mailchimp. Crea correos electrónicos de bienvenida, mensajes de carrito abandonado y recomendaciones de productos para guiar a los clientes potenciales a través del embudo de ventas. También puedes crear segmentos de público para enviar campañas automatizadas.

Plataformas de programación

Encontrar el momento adecuado para programar llamadas con clientes potenciales o demostraciones con clientes potenciales puede ser todo un reto. Con las herramientas de programación de ventas, puedes identificar el mejor momento para reunirte con clientes potenciales, independientemente de las zonas horarias y los compromisos existentes.

Solo tienes que enviar al destinatario un enlace a la herramienta de programación y él podrá elegir la hora que más le convenga en función de la disponibilidad de tu equipo. A continuación, la cita aparecerá automáticamente en tu calendario. Esto no solo reduce la fricción y frustración causada por los mensajes de ida y vuelta, sino que también te permite entrar en contacto con los clientes potenciales rápidamente.

Sistemas de automatización de correo electrónico

La automatización del correo electrónico te permite configurar mensajes y enviarlos en momentos específicos o cuando se cumplan ciertos activadores. Por ejemplo, si un contacto añade productos a su carrito, pero no finaliza la compra, se puede enviar automáticamente un correo electrónico de carrito abandonado y recordarle que termine de comprar.

Los correos electrónicos automatizados pueden ser valiosos cuando se envían mensajes a varios clientes potenciales. En lugar de copiar y pegar el mismo mensaje una y otra vez, puedes crear un correo electrónico para enviarlo a varios destinatarios. Aunque el correo electrónico contendrá la misma información, se pueden personalizar diferentes elementos.

Además, el software de automatización de correo electrónico a menudo tiene plantillas que puedes usar para acelerar los procesos de ventas.

Asistentes de inteligencia artificial

En lugar de hacer que los representantes de ventas esperen a que los clientes potenciales y existentes hagan preguntas, puedes aprovechar el poder de la inteligencia artificial. Los asistentes de la inteligencia artificial pueden resolver rápidamente las preocupaciones, responder a las consultas y dirigir a las personas a los vendedores adecuados para obtener más ayuda. También puede proporcionar recomendaciones para impulsar las ventas.

Ten en cuenta que la inteligencia artificial no sustituye a tus representantes de ventas. En su lugar, está diseñado para apoyar los objetivos del departamento y aumentar la satisfacción del cliente.

Acelera tus tareas con la automatización

Entonces, ¿merece la pena la automatización de ventas? Sí, el software, las herramientas y las estrategias de automatización pueden acelerar tu tarea, lo que te permite mejorar tus esfuerzos de ventas y aumentar los ingresos de tu organización.

Además, al reducir la cantidad de tiempo que dedicas a las actividades monótonas, repetitivas y de administración que requieren mucho tiempo, puedes aumentar la eficiencia y la productividad de las ventas en el lugar de trabajo.

Hay muchos tipos de herramientas de ventas de automatización que son beneficiosas para los equipos de ventas. En última instancia, la mejor opción para tu negocio dependerá de los objetivos de ventas que desees alcanzar, el presupuesto, el tamaño del departamento, etc. Revisa tus objetivos y evalúa diferentes software y herramientas antes de tomar una decisión.

Con las herramientas de automatización de Mailchimp, puedes mejorar tus campañas de ventas y marketing. Llega a los clientes adecuados en el momento oportuno, crea procesos de trabajo de automatización personalizados, automatiza correos electrónicos y mucho más. Nuestra plataforma todo en uno es fácil de usar y hay diferentes planes disponibles para ayudarte a identificar los mejores precios para tu negocio. Echa un vistazo a nuestras automatizaciones de marketing hoy mismo y crea campañas mejores y más eficaces.