Il modo in cui concludi le email è importante. Con le comunicazioni via email, una firma ben fatta può aiutarti a creare connessioni significative ed evitare di perdere potenziali opportunità.
Quando contatti dei prospect, rispondi alle loro richieste o gestisci le discussioni interne del team, la chiusura della tua email dà il tono alle interazioni future. Anche mantenere la coerenza nella comunicazione via email tra i reparti è fondamentale per la coesione del brand. Sapere come concludere un’e-mail in modo professionale può aiutarti a far crescere la tua attività.
Scrivere la classica formula di chiusura "cordiali saluti" ti permette di mantenere un tono professionale e accessibile, ponendo le basi per una relazione commerciale positiva. Ma questo saluto conclusivo non è sempre il modo giusto per terminare una comunicazione via email.
Quindi, come concludere un’email in modo efficace e rendere la firma professionale? Continua a leggere per scoprirlo.
Vantaggi di una firma efficace delle email
Sapere come terminare un'email è più di una semplice necessità per le interazioni aziendali. Man mano che l'email marketing continua ad evolversi, ogni elemento del tuo messaggio deve lavorare di più per raggiungere i tuoi obiettivi. Ecco perché la firma dell'email è importante:
Lascia un'impressione positiva e duratura
Proprio come una salda stretta di mano alla fine di una riunione, la firma dell'email è il punto di contatto finale con il tuo lettore. Una chiusura accurata aiuta i destinatari a ricordare positivamente te e il tuo messaggio, rendendoli più propensi a rispondere o ad agire. Mentre il corpo dell'email trasmette il messaggio, la tua firma rafforza la connessione.
Incoraggia l'interazione o i prossimi passi
Un'efficace firma di un'email può fungere da sottile ma potente call to action. Che tu stia cercando una risposta, pianificando una riunione o portando avanti un progetto, le tue parole conclusive possono spingere il destinatario a fare il passo successivo desiderato. Per la generazione di lead via email, ogni elemento del tuo messaggio, inclusa la firma, dovrebbe contribuire al raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Costruisce fiducia e professionalità
La firma della tua email rappresenta la tua identità professionale. Una firma ben realizzata dimostra l'attenzione ai dettagli e il rispetto per l'etichetta aziendale. Chiusure coerenti e professionali creano credibilità con il tuo pubblico e dimostrano che apprezzi il rapporto commerciale. Ciò è particolarmente importante quando si gestiscono più thread di email con diversi stakeholder.
Rafforza la tua identità personale o del tuo brand
Il modo in cui chiudi le email è un'estensione della voce del tuo brand. Che tu stia puntando a un'autorità formale o a una competenza accessibile, la tua firma dovrebbe essere in linea con il messaggio generale del tuo brand. Questa coerenza nella comunicazione aiuta a rafforzare la tua identità professionale e rende le tue email immediatamente riconoscibili dai destinatari.
Suggerimenti per scrivere firme professionali per le email
Creare una firma efficace dell'email non è per forza complicato. Che tu stia inviando un'email o gestendo dozzine di conversazioni con i clienti, questi suggerimenti ti aiuteranno a terminare ogni messaggio in modo professionale e mirato:
Abbina la chiusura al tono del tuo messaggio
Allinea la chiusura al tono generale della tua email. Il tono della firma della tua email dovrebbe derivare in modo naturale dal contenuto del messaggio, creando un'esperienza di comunicazione coerente.
Un esempio di frase di chiusura formale e professionale, se stai discutendo delle tempistiche del progetto con un cliente, è "Cordiali saluti". Ma quando festeggi una vittoria di squadra, un saluto più caloroso come "A presto" o “Ci aggiorniamo presto” potrebbe corrispondere meglio al tono amichevole del tuo messaggio.
Altri esempi di chiusura possono riguardare comunicazioni più informali tra colleghi di altri reparti o con un collega stretto. In questi casi puoi abbinare una di queste formule di saluto al paragrafo conclusivo della tua mail: “Un saluto”, “Buon lavoro”, “Ci vediamo domani”, “Trascorri una buona serata”.
Usa un linguaggio educato e rispettoso
Mantieni un linguaggio cortese e appropriato per la comunicazione aziendale. Questo aiuta a mantenere i rapporti professionali e mostra rispetto per il tempo e la posizione del tuo destinatario. Una corretta organizzazione delle email include la scelta delle parole di chiusura corrette in base al rapporto con il destinatario.
Considera il tuo pubblico quando scegli le parole di chiusura. Un dirigente di livello C potrebbe apprezzare un "Cordialmente", mentre un cliente di lunga data potrebbe rispondere meglio a una chiusura come "Distinti saluti". Qualunque cosa tu scelga, assicurati che rifletta sia la tua professionalità sia il tuo rapporto con il lettore.
Includi il tuo nome e cognome e il titolo professionale
Una buona prassi è concludere le email con il proprio nome, il cognome e il titolo professionale. Se interessati a quello che hai da offrire, i destinatari ricorderanno la tua firma nella email, soprattutto se interagiranno con una firma personalizzata.
Evita di concludere la tua email con le iniziali del nome e cognome o con formule inadeguate. Puoi anche lavorare su diverse conclusioni di email per trovarne una che rappresenti al meglio la tua personalità e il tuo ruolo in azienda, da adattare al contenuto e al destinatario.
Aggiungi una call to action chiara
Ogni email professionale dovrebbe guidare il destinatario verso la fase successiva. Che tu voglia che pianifichi una riunione, revisioni un documento o fornisca un feedback, chiarisci la tua richiesta nella chiusura. Con efficaci automazioni delle email, puoi persino standardizzare queste call to action su tipi di messaggi simili, garantendo la coerenza delle tue comunicazioni.
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Non dilungarti
La firma della tua email dev'essere breve ma d'impatto. Evita lunghe chiusure che potrebbero distrarre dal tuo messaggio principale. Una firma concisa mostra rispetto per il tempo del tuo destinatario pur mantenendo la professionalità. Ricorda che nella comunicazione aziendale, chiarezza e brevità spesso vanno di pari passo.
Inserisci le informazioni di contatto pertinenti
Quando si tratta di capire come firmare in modo appropriato, è fondamentale assicurarsi di aggiungere le informazioni di contatto corrette. Certo, la persona (o le persone) avrà già il tuo indirizzo email, ma assicurati di includere il tuo numero di telefono aziendale e altre informazioni di contatto pertinenti che possano aiutare i tuoi clienti a contattarti.
Se le tue informazioni di contatto non sono disponibili, un cliente potrebbe chiudere subito la tua email se non riesce a contattarti facilmente. Ecco perché fornire queste informazioni è fondamentale.
Mostra il logo della tua azienda
Se non hai ancora un logo aziendale, devi sicuramente crearne uno. Un logo personalizzato è pensato per essere facile da ricordare, per questo è fondamentale per il successo negli affari e può aumentare le possibilità che un potenziale cliente scelga la tua azienda. Esistono varie app e piattaforme per aiutarti a creare il logo perfetto e ottenere così il maggior successo possibile.
Se non sai da dove iniziare quando si tratta di progettare un logo, Mailchimp ti può fornire consigli e può aiutare le piccole imprese a creare il proprio logo. Logo e brand vanno di pari passo, quindi prendili sempre sul serio.
Con una firma completa di logo e colori aziendali invierai email perfette e farai una buona impressione sul tuo interlocutore.
Esempi di firma e-mail
Situazioni diverse richiedono firme diverse. Dato che l'email marketing diventa sempre più sofisticato e importante per il tuo lavoro quotidiano, la tua firma deve funzionare senza problemi in tutti i tipi di comunicazione. Ecco esempi efficaci per ogni scenario aziendale:
Firme di email per corrispondenza professionale
Nelle comunicazioni aziendali formali, la tua firma dovrebbe riflettere rispetto e professionalità. Opzioni come "Distinti saluti", "Cordialmente" o "Grazie per la disponibilità" funzionano bene per i contatti iniziali, le comunicazioni con i clienti e la corrispondenza con i dirigenti senior. L'aggiunta del titolo completo e delle credenziali professionali rafforza la tua competenza e autorità.
Firme di email amichevoli o informali
Quando comunichi con clienti abituali o membri del team, puoi adottare un tono più caloroso pur mantenendo la professionalità per un'ottima firma dell'email. Chiusure come "Cari saluti", "Alla prossima" o "Grazie ancora" aiutano a creare un rapporto di fiducia e a mantenere una relazione professionale. Queste firme funzionano particolarmente bene quando si gestiscono i thread di email continui.
Firme di email persuasive o di vendita
Per la generazione di lead tramite email e le comunicazioni di vendita, le conclusioni delle tue email devono indurre ad agire e, al contempo, creare fiducia. Firme come "Fammi sapere come posso aiutarti", "Sarei felice di esplorare questa opportunità" o "Non vedo l'ora di ricevere il tuo feedback" incoraggiano la risposta mantenendo un approccio consultivo. Queste chiusure di email aziendali funzionano meglio se abbinate a una chiara call to action.
Firme di email del servizio clienti o dell'assistenza
Le chiusure delle email di supporto devono trasmettere empatia e affidabilità. Frasi come "Qui per aiutarti", "Al tuo servizio" o "Fammi sapere se hai bisogno di altro" rassicurano i clienti sul tuo impegno per la loro soddisfazione. Queste firme sono particolarmente importanti quando si affrontano dubbi o si risolvono problemi attraverso i sistemi di organizzazione delle email.
Firme di email di follow-up
Quando fai seguito a comunicazioni precedenti, la tua firma dovrebbe essere delicata ma mirata. Opzioni come "Non vedo l'ora di ricevere un aggiornamento", "Solo un breve promemoria" o "Vorrei tanto passare ai prossimi passi" ricordano ai destinatari le azioni in sospeso senza essere invadenti. Queste chiusure aiutano a mantenere lo slancio nelle conversazioni commerciali in corso, anche quando il contenuto della mail potrebbe essere spinoso. Magari il destinatario potrebbe accorgersi – grazie alla formula di chiusura che hai scelto – di aver bisogno di maggiori informazioni per fornire la risposta che attendi.
Concludi le tue email lasciando il segno
Sapere come concludere un'e-mail è un'abilità aziendale preziosa. La chiusura e la firma delle email sono strumenti che ti aiutano a costruire relazioni, rafforzare il tuo brand e portare avanti i progetti. Una conclusione forte può fare la differenza tra ottenere una risposta ed essere ignorati, soprattutto se scrivi mail a diverse tipologie di destinatari ogni giorno. Una buona firma è come una stretta di mano vigorosa: trasmette sicurezza e fiducia, elementi chiave nelle relazioni con colleghi, clienti e stakeholder.
La piattaforma di email marketing di Mailchimp ti aiuta a creare conclusioni professionali per le email in semplici mosse. Puoi risparmiare tempo con i template delle firme, aggiungere automaticamente i colori e il logo del tuo brand e impostare follow-up automatici adatti a te. Che tu stia aiutando i clienti, concludendo le vendite o lavorando con il tuo team, i nostri strumenti ti assicurano che le tue email finiscano sempre nel modo giusto. Iscriviti subito a Mailchimp.
Punti chiave da ricordare
- Le firme delle email hanno un impatto significativo sulla percezione del brand e sulla creazione di relazioni.
- Le chiusure strategiche possono aumentare i tassi di risposta e incoraggiare un'interazione significativa.
- Informazioni di contatto corrette ed elementi di branding visivo rafforzano la tua presenza professionale.
- Firme personalizzate per diversi scenari aiutano a raggiungere obiettivi di comunicazione specifici.