Come pianificare e organizzare un evento virtuale per la tua attività

Perché organizzare un evento virtuale?

Prima di esplorare come organizzare un evento di networking virtuale, forse ti stai chiedendo innanzitutto perché un evento virtuale è una buona idea.

Gli eventi virtuali sono vantaggiosi per le attività in vari modi. In primo luogo, gli eventi virtuali ti consentono di rivolgerti a un pubblico molto più ampio rispetto agli eventi fisici.

Nel caso di un evento di persona, gli organizzatori dell’evento in genere ne misurano il successo in base al numero di persone che vi hanno preso parte. Se l’evento è virtuale, non rischi che non ci siano più posti. Ciò significa che non ci sono limiti al numero di persone che possono partecipare, il che può aumentare il numero di vendite effettuate.

Inoltre, se prevedi di avere sponsor ed espositori, un evento virtuale è più utile perché i tuoi ospiti saranno in grado raggiungere un gran numero di persone più facilmente.

Un evento virtuale può anche facilitare il follow-up futuro con i lead dal momento che tutti coloro che partecipano all’evento virtuale devono fornire le loro informazioni di contatto. Ciò significa che puoi contattare i partecipanti in vista di eventi virtuali futuri o anche solo inviare loro informazioni sulla tua attività.

Gli eventi virtuali sono anche ideali per facilitare il networking e aumentare la consapevolezza del brand per la tua azienda. Gli eventi di networking sono un ottimo modo per espandere la tua attività in quanto ti consentono di entrare in contatto con altre aziende e clienti e indirizzare il traffico verso il tuo brand.

Stabilisci i tuoi obiettivi

Se vuoi scoprire come organizzare un evento virtuale, la prima cosa che devi fare è definire i tuoi obiettivi.

Identificare i tuoi obiettivi ti aiuta a comprendere meglio perché hai deciso di organizzare l’evento, chi invitare e quale piattaforma virtuale per eventi usare.

Quando pianifichi un evento virtuale, devi seguire alcuni passaggi importanti. Per esempio:

Determina lo scopo dell’evento virtuale

Durante il processo di pianificazione di un evento virtuale, devi determinare lo scopo dell’evento. L’evento è pensato per annunciare un nuovo prodotto? Vuoi mettere a disposizione un nuovo servizio? Oppure l’intento è comunicare la creazione di un nuovo ramo dell’azienda?

Prima di procedere con i piani, devi pensare allo scopo dell’evento virtuale. A questo punto, devi assicurarti che ogni elemento dell’evento virtuale sia pianificato tenendo presente questo obiettivo.

Definisci il pubblico target

Il passo successivo nell’organizzazione di un evento virtuale è determinare il pubblico target. Chi pensi che parteciperà all’evento? Perché pensi che trarrà vantaggio dall’evento?

Valuta le informazioni demografiche delle persone che parteciperanno all’evento. Vuoi rivolgerti a clienti attuali e passati? Oppure vuoi provare a generare nuovi lead?

Devi determinare quali sono le informazioni demografiche delle persone che vuoi che partecipino all’evento. Ciò ti aiuta a organizzare un evento di successo a cui i partecipanti virtuali saranno effettivamente interessati.

Stabilisci obiettivi misurabili

Il prossimo passo quando si tratta di organizzare un evento virtuale è stabilire obiettivi misurabili. Esistono diversi modi per definire gli obiettivi di un evento virtuale. Spetta a te capire quali metriche sono più importanti per te.

Alcune delle metriche che puoi monitorare includono:

• Il numero di partecipanti all’evento
• Il tasso complessivo di coinvolgimento dei partecipanti
• Il numero di persone che ti lascia le sue informazioni di contatto
• Il numero di acquisti derivanti direttamente dall’evento

Poiché eventi diversi hanno obiettivi diversi, devi capire quali sono gli obiettivi più importanti per il tuo evento.

Scegli la piattaforma giusta

Oltre a definire lo scopo del tuo evento online e a capire chi è il tuo pubblico target, devi anche scegliere la piattaforma di eventi virtuali giusta per il tuo evento di networking. Sono disponibili numerose opzioni. Alcuni fattori da tenere a mente includono:

• Registrazione: Quanto è facile registrarsi alla piattaforma per i membri del tuo pubblico? Scegli una piattaforma intuitiva per assicurarti il maggior numero possibile di partecipanti.
• Biglietti: Se hai intenzione di vendere i biglietti, devi accettare vari metodi di pagamento. Assicurati di scegliere una piattaforma che offra molte opzioni.
• Personalizzazione del brand: Anche se utilizzi una piattaforma specifica per il tuo evento, puoi comunque personalizzarla in modo da riflettere il tuo brand.
• Strumenti di coinvolgimento: Devi avere accesso a strumenti che ti permettano di tracciare i livelli di coinvolgimento del pubblico durante l’evento.
• Accessibilità: Devi scegliere una piattaforma per eventi che sia accessibile su quanti più dispositivi e sistemi operativi possibile. Ciò include non solo i computer, ma anche i telefoni cellulari.
• Dati analitici degli eventi: Devi scegliere una piattaforma che ti offra una tecnologia per eventi che ti permetta di tracciare i dati analitici durante e dopo l’evento. Devi essere in grado di tracciare dati analitici specifici in modo da capire cosa è andato bene e cosa puoi migliorare in vista del tuo prossimo evento virtuale.

Tieni a mente questi fattori mentre cerchi di capire quale piattaforma è la più indicata per il tuo evento.

Crea un programma convincente

Quando valuti le diverse piattaforme di marketing che possono aiutarti a promuovere il tuo evento, devi anche pensare al programma dell’evento. Il tuo programma può includere sessioni di approfondimento, relatori oppure opportunità di networking.

Elementi chiave per un programma dell’evento virtuale di successo

Un programma convincente è parte integrante dell’organizzazione di un evento di successo. Alcuni degli aspetti più importanti da includere nel tuo programma sono:

• I partecipanti: Chi sarà coinvolto direttamente nell’evento? Chi parlerà? Assicurati di avere una risposta a queste domande per tempo dal momento che è probabile che dovrai prenotare i relatori con largo anticipo.
• La scaletta: Quando parleranno i relatori? E per quanto tempo? È importante che gli eventi online seguano una scaletta rigorosa in modo da garantire che tutto vada come previsto.
• Il test: Devi assicurarti che tutti coloro che partecipano all’evento abbiano un sistema che funzioni nella maniera corretta. Di certo non vuoi che difficoltà tecniche facciano deragliare l’evento: pertanto, assicurati di scegliere una buona tecnologia per eventi virtuali che sia davvero affidabile.

Se riesci a tenere a mente tutti questi elementi, dovresti essere in grado di creare un programma convincente per il tuo evento.

Come strutturare il flusso dell’evento virtuale

Devi assicurarti che la conferenza virtuale proceda nella maniera migliore possibile. Ecco alcuni dei suggerimenti più importanti da tenere a mente:

• Dai ai relatori tutte le informazioni necessarie: Assicurati di dare ai relatori tutte le informazioni necessarie in anticipo. Comunica loro quanto tempo avranno a disposizione per parlare.
• Assicurati che il tuo team tecnico sia pronto a intervenire: Non è bello avere interruzioni imbarazzanti fra un evento del programma e l’altro: pertanto, assicurati di avere un team tecnologico sempre pronto a intervenire per garantire che tutti gli utenti abbiano una piattaforma funzionante quando arriva il loro momento di parlare.
• Coinvolgi i partecipanti: Sapere quali contenuti presentare non basta: devi anche coinvolgere i partecipanti. Puoi invitare i partecipanti a interagire durante determinati eventi in programma o incoraggiarli a porre domande.
• Utilizza il pulsante di disattivazione dell’audio: Man mano che utenti diversi arrivano e se ne vanno, è possibile che alcuni dimentichino quando è il loro momento di parlare. Durante la transizione da un evento all’altro, puoi usare il pulsante di disattivazione dell’audio per tutti i partecipanti e riattivare l’audio solo della persona che deve parlare.

Se il tuo evento scorre senza intoppi, ti sarà più facile fare in modo che il pubblico continui a essere coinvolto.

Ottimizza la tua strategia di marketing e promozione

Ora che sai come organizzare un evento di successo online, devi assicurarti di avere il maggior numero possibile di partecipanti. Ecco perché devi valutare con cura tua strategia di marketing e promozione. Ecco i consigli più importanti:

Utilizza i social media

I social media sono uno dei modi migliori per pubblicizzare il tuo evento perché ti permettono di interagire con i tuoi clienti e tenerli informati sull’evento e su come partecipare.

Ad esempio, un semplice post su Instagram è molto utile per ricordare agli utenti l’evento in programma. Devi capire dove si ritrova il tuo mercato target e creare post sui social media per quella piattaforma. Le varie piattaforme di social media hanno un pubblico diverso e quindi devi capire quale piattaforma è più indicata per promuovere il tuo evento.

Sfrutta l’email marketing

Per comunicare con utenti che potrebbero essere interessati all’evento puoi anche utilizzare l’email marketing. Usa anche il tuo CRM per contattare clienti attuali e passati che potrebbero essere interessati ai prodotti e servizi in questione. A questo punto, invia email periodiche per ricordare agli utenti che l’evento avrà luogo a breve.

Non dimenticare anche di utilizzare gli strumenti per misurare le prestazioni del tuo email marketing per capire se le tue campagne stanno avendo successo.

Collabora con altre attività

Puoi anche decidere di collaborare con altre attività per organizzare un evento congiunto. Infatti, è possibile che altre attività portino partecipanti che possono essere interessati ai tuoi prodotti e servizi. Un evento congiunto può aiutarti ad ampliare significativamente la tua base di utenti.

Misura e analizza i risultati

Per capire cosa funziona e cosa no, devi raccogliere informazioni sull’evento. Se usi gli strumenti giusti, puoi ottenere informazioni sul successo dell’evento virtuale e su come migliorare i tuoi eventi virtuali in futuro.

Coinvolgi il tuo pubblico

Non dimenticare di coinvolgere il tuo pubblico anche durante l’evento. Incoraggia il pubblico a porre domande durante l’evento e a compilare un sondaggio post-evento. Raccogliere il feedback dopo l’evento è importante in quanto ti permette di ottenere informazioni sulle opinioni dei partecipanti.

Puoi anche incoraggiare i partecipanti a reagire all’evento dal vivo e a condividere le reazioni sui social media. Lo streaming dal vivo è un ottimo modo per interagire con il tuo pubblico e aumentare il coinvolgimento sui social media.

Non dimenticare di inviare un follow-up dopo l’evento

Se vuoi che i membri del tuo pubblico si sentano apprezzati, devi inviare loro un follow-up dopo l’evento. Puoi anche creare un sito web in cui i membri del tuo pubblico possono fornire feedback e mettersi in contatto con te in merito all’evento. A questo punto, puoi utilizzare queste informazioni per assicurarti che il tuo prossimo evento abbia altrettanto successo.

Se desideri creare un evento online di successo per la tua attività, usa gli strumenti di Mailchimp. Mailchimp ti offre tutto quello di cui hai bisogno per creare una strategia di marketing efficace in modo da creare consapevolezza sul tuo evento.

Con Mailchimp, hai accesso a una serie di strumenti utili che ti aiutano a organizzare il miglior evento possibile per il tuo brand in modo da raggiungere i tuoi obiettivi aziendali ed entrare in contatto con un pubblico più vasto rispetto alle possibilità di un evento fisico.