Como fazer um evento virtual do planejamento à hospedagem

Por que você deve realizar um evento virtual?

Antes de examinar como realizar um evento de rede virtual, você pode estar se perguntando por que deve realizar um evento virtual em primeiro lugar.

Há muitas razões pelas quais os eventos virtuais são benéficos para as empresas. Primeiro, os eventos virtuais permitem que você tenha como alvo um público muito mais amplo do que os eventos físicos.

Com um evento presencial, os organizadores do evento normalmente medem o sucesso do evento com base no número de pessoas que comparecem. Mas se o evento for virtual, você não precisa se preocupar com as restrições físicas que podem limitar um evento. Isso significa que não há limite para o número de pessoas que podem participar, o que pode aumentar o número de vendas que você faz.

Além disso, se você planeja ter patrocinadores e expositores em seu evento virtual, o evento será mais valioso para eles, uma vez que terão mais facilidade para alcançar um grande número de pessoas.

Um evento virtual pode facilitar o acompanhamento de clientes potenciais no futuro, pois todos que participarem do evento virtual terão que fornecer suas informações de contato. Em seguida, você pode entrar em contato com os participantes para eventos virtuais futuros ou até mesmo enviar informações sobre sua empresa.

Os eventos virtuais também são ótimos para facilitar o networking e deixar a marca da sua empresa mais conhecida. Eventos de networking são uma ótima maneira de expandir seus negócios, pois permitem que você se conecte com outras empresas e clientes para impulsionar o tráfego para sua marca.

Defina suas metas e objetivos

Então, se a sua curiosidade foi despertada sobre como realizar um evento virtual, a primeira coisa a fazer é definir suas metas e objetivos.

Identificar suas metas ajudará você a entender melhor por que está organizando o evento, quem você quer convidar e qual plataforma de evento virtual você usará.

Há algumas etapas importantes a serem seguidas ao planejar um evento virtual. Elas incluem:

Determinar a finalidade do evento virtual

Durante o processo de planejamento de um evento virtual, você precisa determinar a finalidade do evento. O evento destina-se a anunciar um novo produto? Você deseja lançar um novo serviço? Ou você quer anunciar um novo segmento de atuação da empresa?

Você precisa pensar sobre a finalidade do evento virtual antes de prosseguir com qualquer planejamento. Então, você precisa garantir que cada elemento do evento virtual seja planejado com essa meta em mente.

Defina o público-alvo

A próxima etapa na realização de um evento virtual é determinar o público-alvo. Quem você acha que participará do evento? Quais benefícios você acredita que eles encontrarão no evento?

Pense nos dados demográficos das pessoas que participarão do evento. Você quer atrair clientes atuais e antigos? Ou você quer tentar gerar novos clientes potenciais?

Você precisa determinar quais são os dados demográficos das pessoas que devem estar presentes no evento. Isso ajudará você a criar um evento bem-sucedido no qual os participantes virtuais estejam realmente interessados.

Definir metas mensuráveis

Seu próximo passo na realização de um evento virtual é definir metas mensuráveis. Há diferentes maneiras de definir metas para um evento virtual, e você precisa descobrir quais métricas são mais importantes para você.

Algumas das métricas que você pode rastrear incluem:

• O número de participantes do evento
• A taxa geral de envolvimento dos participantes
• O número de pessoas que deixam informações de contato com você
• O número de compras diretamente resultantes do evento

Como eventos diferentes têm metas diferentes, você precisa descobrir quais metas são as mais importantes para o seu evento.

Escolher a plataforma certa

Além de definir a finalidade do seu evento on-line e descobrir o seu público-alvo, você também precisa escolher a plataforma de evento virtual certa para o seu evento de networking. Há muitas opções disponíveis, e alguns fatores que você precisa considerar incluem:

• Inscrição: É fácil para os membros do seu público se inscreverem na plataforma? Escolha uma plataforma fácil de usar para conseguir a inscrição do maior número possível de participantes.
• Venda de ingressos: Se você planeja cobrar pelo ingresso do evento, precisa aceitar várias formas de pagamento. Certifique-se de escolher uma plataforma que permita isso.
• Personalização da marca: Você pode usar uma plataforma específica para organizar seu evento, mas ainda precisa personalizar a plataforma para refletir sua marca.
• Ferramentas de envolvimento: Você precisa ter acesso a ferramentas para acompanhar os níveis de envolvimento dos clientes e membros do público durante o evento.
• Acessibilidade: Você precisa escolher uma plataforma de eventos que seja acessível no maior número possível de dispositivos e sistemas operacionais. Isso não inclui apenas computadores, mas também telefones.
• Análise de eventos: É importante escolher uma plataforma com tecnologia de eventos para acompanhar as análises durante e após o evento. Você precisa acompanhar análises específicas para descobrir o que deu certo e o que pode melhorar em seu próximo evento virtual.

Tenha esses fatores em mente enquanto tenta decidir qual é a melhor plataforma para o seu evento.

Crie uma agenda atraente

Enquanto explora a variedade de plataformas de marketing que podem ajudar você a promover seu evento, pense em como será a agenda do seu evento. Sua agenda pode incluir sessões de breakout, palestrantes ou oportunidades de networking.

Elementos fundamentais de uma agenda de evento virtual bem-sucedida

Uma agenda atraente é parte integral de um evento de sucesso. Alguns dos aspectos mais importantes que você pode incluir em sua agenda incluem:

• Os participantes: Quem estará diretamente envolvido no evento? Quem vai falar? Certifique-se de definir isso muito tempo antes do evento, pois provavelmente precisará contratar palestrantes com bastante antecedência.
• O cronograma: Quando os palestrantes irão se apresentar? E por quanto tempo eles terão que falar? É importante ter um cronograma rigoroso para eventos on-line para garantir que tudo corra bem.
• O teste: Você precisa garantir que todos os participantes do evento têm um sistema que funcione corretamente. Dificuldades técnicas podem prejudicar o evento, então certifique-se de escolher uma boa tecnologia de eventos virtuais em que você possa confiar.

Se você manter esses elementos em mente, poderá estruturar uma agenda atraente para o seu evento.

Como estruturar o fluxo do evento virtual

Você precisa garantir que sua conferência virtual flua da maneira mais tranquila possível. Algumas das dicas mais importantes para se ter em mente incluem:

• Informe seus palestrantes: Certifique-se de informar seus palestrantes com antecedência. Informe quanto tempo eles têm para falar.
• Deixe sua equipe de tecnologia de prontidão: Você precisa evitar lacunas estranhas entre os itens da agenda, portanto, certifique-se de ter uma equipe de tecnologia em ação, garantindo que todos tenham uma plataforma funcionando quando sua vez chegar.
• Promova a participação do público: Você sabe qual conteúdo precisa apresentar, mas também precisa envolver os participantes. Você pode promover o envolvimento em determinados momentos da agenda ou incentivá-los a fazer perguntas.
• Use o botão de silenciar: À medida que diferentes pessoas entram e saem, alguns podem esquecer quando é seu momento de falar. Durante a transição, você pode usar o botão "silenciar todos" e ativar apenas o som da pessoa que realmente deveria estar falando.

Se o seu evento fluir sem problemas, você terá mais facilidade para manter o seu público envolvido.

Otimize sua estratégia de marketing e promoção

Então, agora que você sabe como realizar um evento on-line de sucesso, precisa recrutar o maior número possível de participantes. É por isso que você precisa pensar cuidadosamente em sua estratégia de marketing e promoção. Alguns dos elementos mais importantes incluem:

Utilizar as redes sociais

Utilizar as redes sociais é uma das melhores maneiras de divulgar seu evento, porque você pode interagir com seus clientes e mantê-los informados sobre quando o evento ocorrerá e como eles podem participar.

Por exemplo, uma simples publicação no Instagram pode ajudar muito a lembrar as pessoas de que o evento acontecerá. Você precisa descobrir qual plataforma seu mercado-alvo utiliza e criar publicações para essa rede social. Diferentes plataformas de redes social têm diferentes públicos, então descubra qual plataforma é melhor para promover seu evento.

Realizar ações de marketing por e-mail

Você também deve usar o marketing por e-mail para se comunicar com pessoas que possam se interessar no evento. Você pode até mesmo acionar seu CRM para entrar em contato com clientes atuais e antigos que possam ter interesse nos produtos e serviços que você abordará. Depois, envie e-mails periódicos lembrando as pessoas de que o evento acontecerá.

Não se esqueça de também usar ferramentas para medir o sucesso do marketing por e-mail, para que você possa descobrir como está o desempenho das suas campanhas.

Fazer parcerias com outras empresas

Você pode fazer parcerias com outras empresas para organizar um evento combinado. Há uma chance de que outras empresas tenham participantes interessados em seus produtos e serviços. Um evento combinado pode ajudar a ampliar significativamente sua base de usuários.

Medir e analisar resultados

Você precisa coletar informações relacionadas ao evento para descobrir o que está funcionando e o que não está. Ao usar as ferramentas certas, você pode obter informações sobre como foi o sucesso do evento virtual e como melhorar seus próximos eventos virtuais.

Envolver seu público

Não se esqueça de envolver seu público durante o evento também. Incentive seu público a fazer perguntas durante o evento, bem como a preencher uma pesquisa quando ele terminar. É importante coletar feedback após o evento para que você possa obter informações sobre como seus participantes se sentiram sobre a conferência.

Você pode até mesmo incentivá-los a reagir ao evento ao vivo e compartilhar as reações nas redes sociais. Uma transmissão ao vivo é uma ótima maneira de interagir com o público e aumentar o envolvimento nas redes sociais.

Não se esqueça de enviar um acompanhamento depois do evento

Se você quiser que os membros do seu público se sintam valorizados, precisa fazer o acompanhamento com eles após o evento. Você pode até mesmo criar um site onde os membros do seu público possam fornecer feedback e entrar em contato com você sobre o evento. Depois, você pode usar essas informações para que seu próximo evento seja tão bem-sucedido quanto o último.

Quando quiser criar um evento on-line bem-sucedido para o seu próprio negócio, você pode usar as ferramentas da Mailchimp para obter ajuda. A Mailchimp tem tudo o que você precisa para criar uma estratégia de marketing eficaz para divulgar seu evento.

Com a Mailchimp, você terá acesso a uma infinidade de ferramentas úteis que podem ajudar a criar o melhor evento possível para a sua marca, para que você possa atingir suas metas de negócios e se conectar com um público maior, que nunca conseguiria com um evento físico.