Weiter zum Hauptinhalt

Hallo! Du kannst den Standard- und den Essentials-Tarif während einer kostenlosen Testphase ausprobieren. Starte noch heute kostenlos.

Eine virtuelle Veranstaltung planen und durchführen

Erfahre, wie du erfolgreich virtuelle Veranstaltungen für dein Unternehmen planst und durchführst.

In der Vergangenheit organisierten Unternehmen persönliche Veranstaltungen. Alle aus deinem Unternehmen waren anwesend und haben sich vernetzt, um mehr über das Unternehmen zu erfahren. In den letzten Jahren sind persönliche Veranstaltungen in der Unternehmenswelt jedoch seltener geworden, da Unternehmen zunehmend zu virtuellen Veranstaltungen wechseln.

In der Welt der Fernarbeit ist es wichtig, dein Unternehmen durch virtuelle Veranstaltungen zu vereinheitlichen. Aber um sicherzustellen, dass deine virtuelle Veranstaltung ein Erfolg ist, solltest du mehrere Best Practices befolgen.

Was sind also die wichtigsten Komponenten für die Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung?

In diesem Artikel geben wir dir Tipps für die Ausrichtung von Online-Veranstaltungen sowie Ideen und mehr. Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie du eine virtuelle Veranstaltung ausrichtest, die das Engagement und den Umsatz steigert, und die Beziehung zu deinen Kunden stärkt.

Warum solltest du eine virtuelle Veranstaltung ausrichten?

Bevor wir drauf eingehen, wie du eine virtuelle Veranstaltung ausrichtest, wollen wir erläutern warum du das überhaupt tun solltest.

Es gibt viele Gründe, warum virtuelle Veranstaltungen für Unternehmen von Vorteil sind. Erstens kannst du mit virtuellen Veranstaltungen eine viel größere Zielgruppe ansprechen als mit physischen.

Bei einer persönlichen Veranstaltung messen die Veranstalter den Erfolg in der Regel basierend auf der Anzahl der Personen, die erscheinen. Bei einer virtuellen Veranstaltung musst du dir jedoch keine Sorgen darüber machen, dass sie aufgrund von begrenztem Raum beschränkt ist. Das bedeutet, dass es auch keine Beschränkung bei der Teilnehmerzahl gibt, was die Anzahl der Verkäufe erhöhen kann.

Wenn du möchtest, dass Geldgeber und Aussteller bei deiner virtuellen Veranstaltung dabei sind, werden sie die Veranstaltung besser finden, weil sie leicht eine große Anzahl von Personen erreichen können.

Eine virtuelle Veranstaltung erleichtert außerdem das Follow-up bei Leads, da alle Teilnehmer ihre Kontaktdaten angeben müssen. So kannst du die Teilnehmer bezüglich zukünftiger virtueller Veranstaltungen kontaktieren oder ihnen einfach Informationen über dein Unternehmen senden.

Virtuelle Veranstaltungen erleichtern außerdem das Networking und helfen, den Bekanntheitsgrad deines Unternehmens zu erhöhen. Networking-Events sind eine großartige Möglichkeit, dein Unternehmen auszubauen, da sie es dir ermöglichen, mit anderen Unternehmen und Kunden in Kontakt zu treten, um den zu deiner Marke führenden Traffic zu steigern.

Lege deine Ziele fest

Wenn du wissen möchtest, wie du eine virtuelle Veranstaltung ausrichten kannst, musst du zuerst deine Ziele festlegen.

So weißt du genau, was du mit der Veranstaltung erreichen und wen du einladen möchtest und welche virtuelle Veranstaltungsplattform du verwenden wirst.

Bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung sind einige wichtige Schritte zu befolgen. Dazu gehören:

Bestimmung des Zwecks der virtuellen Veranstaltung

Bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung, musst du ihren Zweck bestimmen. Möchtest du mit der Veranstaltung die Einführung eines neuen Produkts bekanntgeben? Möchtest du eine neue Dienstleistung auf den Markt bringen? Oder möchtest du die Eröffnung eines neuen Unternehmenszweigs verkünden?

Du musst über den Zweck der virtuellen Veranstaltung nachdenken, bevor du mit der Planung beginnst. Anschließend musst du sicherstellen, dass jedes Element der virtuellen Veranstaltung unter Berücksichtigung dieses Ziels geplant ist.

Bestimmung der Zielgruppe

Der nächste Schritt bei der Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung ist die Bestimmung der Zielgruppe. Wer wird deiner Meinung nach an der Veranstaltung teilnehmen? Inwiefern werden sie von der Veranstaltung profitieren?

Denke an die Demografie der Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen werden. Möchtest du ehemalige und Bestandskunden ansprechen? Oder möchtest du neue Leads generieren?

Du musst die demografischen Daten der Personen bestimmen, die an der Veranstaltung teilnehmen sollen. So kannst du eine erfolgreiche Veranstaltung planen, an der die virtuellen Teilnehmer tatsächlich interessiert sein werden.

Festlegung messbarer Ziele

Dein nächster Schritt bei der Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung besteht darin, messbare Ziele zu setzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ziele für eine virtuelle Veranstaltung festzulegen, und du musst herausfinden, welche Kennzahlen für dich am wichtigsten sind.

Einige der Kennzahlen, die du eventuell verfolgen möchtest, sind:

  • die Anzahl der Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen;
  • die Engagement-Rate der Teilnehmer insgesamt;
  • die Anzahl der Personen, die ihre Kontaktdaten bei dir hinterlassen;
  • die Anzahl der Käufe, die während der Veranstaltung getätigt wurden.

Da verschiedene Veranstaltungen unterschiedliche Ziele verfolgen, musst du herausfinden, welche Ziele für deine Veranstaltung am wichtigsten sind.

Auswahl der richtigen Plattform

Du musst nicht nur das Ziel und die Zielgruppe deiner Online-Veranstaltung festlegen, sondern auch die richtige Plattform für dein Networking-Event auswählen. Es gibt viele Möglichkeiten und einige Faktoren, die du berücksichtigen musst, sind:

  • Registrierung: Wie einfach wird es für die Mitglieder deiner Zielgruppe sein, sich auf der Plattform zu registrieren? Du solltest eine benutzerfreundliche Plattform wählen, um so viele Teilnehmer wie möglich zur Registrierung zu bewegen.
  • Ticketausstellung: Wenn du vorhast, Personen Tickets für deine Veranstaltung zu verkaufen, musst du verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren. Stelle sicher, dass du eine Plattform auswählst, die das ermöglicht.
  • Markenanpassung: Möglicherweise verwendest du eine bestimmte Plattform, um deine Veranstaltung zu hosten, aber du musst sie trotzdem an deine Marke anpassen.
  • Engagement-Tools: Du musst Zugriff auf Tools haben, um das Kundenengagement deiner Zielgruppe während der Veranstaltung zu verfolgen.
  • Zugänglichkeit: Du musst eine Veranstaltungsplattform auswählen, die auf so vielen Geräten und Betriebssystemen wie möglich zugänglich ist. Dazu gehören nicht nur Computer, sondern auch Telefone.
  • Veranstaltungsanalyse: Es ist wichtig, eine Plattform mit angemessener Technologie zu wählen, um die Analysen während und nach der Veranstaltung zu verfolgen. Du musst in der Lage sein, bestimmte Analysen zu verfolgen, damit du herausfinden kannst, was gut gelaufen ist und was du beim nächsten Mal besser machen kannst.

Behalte diese Faktoren im Hinterkopf, wenn du versuchst, herauszufinden, welche Plattform für deine Veranstaltung am besten geeignet ist.

Ein beeindruckendes Programm

Wenn du dir eine Vielzahl von Marketingplattformen ansiehst, die dir helfen können, für deine Veranstaltung zu werben, musst dir auch Gedanken über das Programm machen. Sie kann Breakout-Sitzungen, Referenten oder Networking-Möglichkeiten umfassen.

Wichtige Elemente einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltungsagenda

Eine überzeugende Agenda ist ein wesentlicher Bestandteil der Ausrichtung einer erfolgreichen Veranstaltung. Einige der wichtigsten Aspekte, die du bei der Zusammenstallung deiner Agenda berücksichtigen solltest, sind:

  • die Teilnehmer: Wer wird direkt an der Veranstaltung beteiligt sein? Wer wird vortragen? All das musst du vorab bestimmen, da du weit im Voraus Referenten beauftragen musst.
  • der Zeitplan: Wann werden die Referenten anwesend sein? Wie lang werden ihre Vorträge sein? Es ist wichtig, einen strikten Zeitplan für Online-Veranstaltungen auszuarbeiten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
  • die Tests: Du musst sicherstellen, dass alle Teilnehmer über ein System verfügen, das ordnungsgemäß funktioniert. Du musst technische Probleme vermeiden, deshalb musst du sicherstellen, dass du eine Technologie auswählst, die für virtuelle Veranstaltung geeignet ist und auf die du vertrauen kannst.

Wenn du all diese Aspekte berücksichtigst, solltest du in der Lage sein, ein beeindruckendes Programm für deine Veranstaltung zusammenzustellen.

So strukturierst du deine virtuelle Veranstaltung

Du musst sicherstellen, dass deine virtuelle Veranstaltung so reibungslos wie möglich abläuft. Zu den wichtigsten Tipps, die du beachten solltest, gehören:

  • Weise deine Referenten ein: Stelle sicher, dass du deine Referenten im Voraus einweist. Lass sie wissen, wie viel Zeit sie für ihren Vortrag haben.
  • Halte dein technisches Team bereit: Du möchtest keine unangenehmen Pausen zwischen den einzelnen Programmpunkten. Stelle also sicher, dass dein technisches Team bereitsteht, um sicherzustellen, dass die Plattform bei jedem ordnungsgemäß funktioniert.
  • Binde die Teilnehmer ein: Du weißt, welche Inhalte du präsentieren musst, aber du musst auch die Teilnehmer einbeziehen. Du kannst sie in bestimmte Programme auf der Tagesordnung einbeziehen oder sie ermutigen, Fragen zu stellen.
  • Verwende die Stummschalttaste: Da sich wahrscheinlich immer wieder neue Menschen anmelden und sich einige wieder abmelden, vergessen einige vielleicht, wann sie mit ihrem Vortrag drankommen. Beim Übergang zum nächsten Vortrag, solltest du vielleicht die Schaltfläche „Alle stummschalten“ verwenden und nur das Mikrofon von demjenigen aktivieren, der als Nächstes dran ist.

Wenn deine Veranstaltung reibungslos abläuft, kannst du deine Zielgruppe leichter motivieren.

Optimiere deine Marketing- und Werbestrategie

Da du nun weißt, wie du eine Veranstaltung erfolgreich online ausrichtest, musst du so viele Teilnehmer wie möglich rekrutieren. Deshalb musst du deine Marketing- und Werbestrategie sorgfältig überdenken. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

Nutze soziale Medien

Die sozialen Medien sind eine der besten Möglichkeiten, um für deine Veranstaltung zu werben, da du mit deinen Kunden interagieren und sie darüber informieren kannst, wann die Veranstaltung stattfindet und wie sie teilnehmen können.

Ein einfacher Instagram-Beitrag kann zum Beispiel dabei helfen, Menschen an die Veranstaltung zu erinnern. Du musst herausfinden, wo sich dein Zielmarkt befindet, und Social-Media-Beiträge für die jeweilige Plattform verfassen. Die verschiedenen Social-Media-Plattformen haben unterschiedliche Zielgruppen, finde also heraus, welche Plattform am besten geeignet ist, um für deine Veranstaltung zu werben.

Nutze E-Mail-Marketing

Du solltest auch E-Mail-Marketing nutzen, um mit Personen zu kommunizieren, die an der Veranstaltung interessiert sein könnten. Vielleicht möchtest du sogar dein CRM-System nutzen, um ehemalige und Bestandskunden anzusprechen, die an den Produkten und Dienstleistungen, die du vorstellst, interessiert sein könnten. Sende regelmäßig E-Mails, die die Teilnehmer daran erinnern, dass die Veranstaltung stattfindet.

Vergiss nicht, auch Tools zu verwenden, um deinen Erfolg im E-Mail-Marketing zu messen, damit du herausfinden kannst, wie gut deine Kampagnen funktionieren.

Arbeite mit anderen Unternehmen zusammen

Du kannst dich mit anderen Unternehmen zusammenschließen, um zusammen eine Veranstaltung auszurichten. Es besteht die Möglichkeit, dass andere Unternehmen Teilnehmer haben, die an deinen Produkten und Dienstleistungen interessiert sind. Eine gemeinsame Veranstaltung kann dir helfen, deine Benutzerbasis erheblich zu erweitern.

Miss und analysiere Ergebnisse

Du musst Informationen im Zusammenhang mit der Veranstaltung sammeln, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Mit den richtigen Tools erhältst du Einblicke in den Erfolg deiner virtuellen Veranstaltung und erfährst, wie du sie in Zukunft besser ausrichten kannst.

Motiviere deine Zielgruppe

Vergiss nicht, während der Veranstaltung auch mit deiner Zielgruppe zu interagieren. Ermutige sie, während der Veranstaltung Fragen zu stellen und eine Umfrage nach der Veranstaltung auszufüllen. Es ist wichtig, nach der Veranstaltung Feedback zu sammeln, damit du Einblicke in die Meinung der Teilnehmer über die Veranstaltung erhältst.

Es ist auch eine gute Idee, sie dazu zu ermutigen, live auf die Veranstaltung zu reagieren und dann die Reaktionen in den sozialen Medien zu teilen. Live-Streaming ist eine großartige Möglichkeit, mit deiner Zielgruppe zu interagieren und ihr Engagement in den sozialen Medien zu steigern.

Vergiss nicht, eine Follow-up-E-Mail zu senden

Wenn du möchtest, dass sich deine Zielgruppenmitglieder geschätzt fühlen, musst du sie nach der Veranstaltung kontaktieren. Vielleicht möchtest du sogar eine Website erstellen, auf der die Mitglieder deiner Zielgruppe Feedback geben und sich mit dir bezüglich der Veranstaltung in Verbindung setzen können. Dann kannst du diese Informationen verwenden, um sicherzustellen, dass deine nächste Veranstaltung genauso erfolgreich ist wie die letzte.

Wenn du eine erfolgreiche Online-Veranstaltung für dein eigenes Unternehmen ausrichten möchtest, kannst du die Tools von Mailchimp verwenden. Mailchimp hat alles, was du brauchst, um eine effektive Marketingstrategie zu entwickeln, damit du deine Veranstaltung bekannt machen kannst.

Mit Mailchimp erhältst du Zugriff auf eine Vielzahl nützlicher Tools, die dir helfen können, die bestmögliche Veranstaltung für deine Marke auf die Beine zu stellen, damit du deine Geschäftsziele erreichen und mit einer größeren Zielgruppe in Kontakt treten kannst, als du es bei einer physischen Veranstaltung je könntest.

Artikel teilen