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Cos’è un sistema di gestione delle conoscenze?

Un sistema di gestione delle conoscenze è uno strumento che può aiutare le aziende a rimanere organizzate ed efficienti. Scopri di più su cos’è un KMS con questa guida.

La gestione delle domande di vendita, dei ticket di supporto e delle richieste di informazioni sulla risoluzione dei problemi può rapidamente diventare un lavoro in tutto e per tutto se non hai un sistema di gestione delle conoscenze adeguato. L’utilizzo di un KMS (Sistema di gestione delle conoscenze) è fondamentale per organizzare e semplificare la gestione di documenti, informazioni sull’azienda, domande frequenti e altro ancora.

Se desideri maggiori informazioni sulla gestione delle conoscenze e su come può aiutare la tua attività, continua a leggere.

Che cos’è la gestione delle conoscenze?

La gestione delle conoscenze è il processo di utilizzo di strumenti e risorse per creare un sistema che permetta di gestire meglio domande, documentazione e informazioni pertinenti sull’azienda per i clienti attuali e potenziali e per i dipendenti interni. Capire come identificare, valutare, conservare e monitorare correttamente le informazioni è estremamente importante per le aziende e le organizzazioni di tutte le dimensioni.

Che cos’è un sistema di gestione delle conoscenze?

Un sistema di gestione delle conoscenze utilizza gli strumenti e le risorse identificati come utili per un’organizzazione o un’azienda allo scopo di ordinare, gestire e monitorare domande, documenti e altri dati in entrata e in uscita in qualsiasi momento.

I sistemi di gestione delle conoscenze possono anche essere strumenti efficaci per risolvere i problemi più comuni dei clienti. Ad esempio, nel 2020 il 58% dei clienti negli Stati Uniti ha contattato un servizio clienti. Con il giusto sistema di gestione delle conoscenze, è possibile semplificare il processo di assistenza clienti e ottimizzare l’esperienza cliente.

Comprendere la definizione di gestione delle conoscenze può aiutarti a sviluppare un tuo sistema di lavoro, indipendentemente dal tipo di informazioni che vuoi condividere o dalle domande a cui hai intenzione di rispondere per i clienti attuali e potenziali.

Qual è lo scopo di un sistema di gestione delle conoscenze?

Un sistema di gestione delle conoscenze è estremamente vantaggioso sia per i dipendenti che per i datori di lavoro, oltre che per i clienti (sia attuali che potenziali). Questo fatto è illustrato da un sondaggio del 2020 in cui il 52% delle attività interpellate ha dichiarato che i cambiamenti nella forza lavoro li spingono a sviluppare strategie di gestione delle conoscenze.

Un sistema di gestione delle conoscenze può guidare i dipendenti lungo vari passaggi di risoluzione dei problemi e assistere al tempo stesso i clienti con procedure dettagliate e guide che possono aiutarli a risolvere un problema in maniera autonoma. Se stai cercando un modo per fornire informazioni molto accurate e utili in maniera efficace e senza intoppi, un sistema di gestione delle conoscenze può essere la soluzione perfetta per te.

Cosa è incluso in un sistema di gestione delle conoscenze?

Prima di iniziare a usare qualsiasi software di gestione delle conoscenze, è importante che tu ti familiarizzi con le varie funzioni essenziali per qualsiasi organizzazione o azienda.

Modifica di file multimediali e RTF

Che tu desideri creare un sito web o un solido sistema di gestione delle conoscenze, devi saper utilizzare un editor RTF e di file multimediali. I sistemi di gestione delle conoscenze sono soluzioni all-in-one che includono editor RTF e di file multimediali che ti aiutano a modificare e a creare le pagine per il tuo sito web in un attimo, a prescindere dal tipo di contenuti che intendi pubblicare.

Informazioni in tempo reale e dati analitici

L’uso di un sistema di gestione delle conoscenze ti fornirà anche dati analitici approfonditi e informazioni in tempo reale che sono estremamente utili per il tracciamento dell’utilizzo complessivo del tuo sistema, nonché dei contenuti o degli argomenti più popolari coperti sul tuo sito web al momento.

Le informazioni in tempo reale forniscono una panoramica preziosa sui dati demografici dei tuoi utenti, sui loro pattern di navigazione e sulle informazioni o sui contenuti più ricercati sia dai dipendenti interni che dai clienti.

Supporto linguistico internazionale

Se hai un’attività che supporta più lingue, l’uso di un sistema di gestione delle conoscenze è fondamentale. Un sistema di gestione delle conoscenze offre supporto in più lingue, il che è ideale per i brand e le organizzazioni a livello internazionale. Se vuoi assicurarti che tutte le informazioni, i documenti e le domande che pubblichi siano accessibili agli utenti in tutto il mondo, ti serve un adeguato sistema di gestione delle conoscenze che includa un supporto linguistico internazionale.

Opzioni di personalizzazione

L’implementazione di un sistema professionale di gestione delle conoscenze ti permette di utilizzare branding white label in tutto il sistema creato. Un sistema di gestione delle conoscenze white label offre l’opportunità di implementare e gestire le risorse digitali in prima persona, dai loghi e dalla grafica alla scelta di colori specifici per il sistema da mostrare in tempo reale sul tuo sito web.

Controlli di autorizzazione e visualizzazione

In qualità di datore di lavoro, puoi gestire le autorizzazioni per ciascuno dei tuoi dipendenti e/o collaboratori al tuo sistema corrente di gestione delle conoscenze. Consentire a determinati utenti funzionalità di amministratore e di modifica ti aiuta a prevenire l’aggiunta o la rimozione di qualsiasi informazioni senza la tua approvazione.

Dal punto di vista del cliente, con un sistema di gestione delle conoscenze come Mailchimp puoi anche impostare le autorizzazioni e i controlli di visualizzazione tramite una dashboard centrale. Scegli quali domande, documenti e pagine di contenuto devono essere accessibili a utenti specifici in base al tipo, ai privilegi dell’account, nonché ai piani o pacchetti specifici a cui questi sono iscritti presso la tua attività o la tua organizzazione.

Feedback e report

Fornire guide che assistano i dipendenti e gli utenti in relazione a vari problemi incontrati durante la navigazione del tuo sito può aiutarti a risparmiare tempo e a semplificare nel complesso l’utilizzo del tuo sito. Anche l’utilizzo delle informazioni e dei dati analitici raccolti offre una panoramica utile su quali articoli e contenuti del tuo sito web registrano il traffico maggiore e sono più popolari.

Tuttavia, i semplici dati analitici e un flusso elevato di traffico non sempre indicano che una guida è utile o addirittura soddisfacente. Con il giusto sistema di gestione delle conoscenze puoi anche richiedere un feedback per ciascuna nuova pagina di informazioni creata. Consentire agli utenti di inviare feedback personali può aiutarti a garantire che i tuoi contenuti siano di prima qualità e supportino l’utente nella sua ricerca.

I vantaggi dell’uso di un sistema di gestione delle conoscenze

I sistemi di gestione delle conoscenze offrono una serie di vantaggi e benefici che non sono sempre alla portata di un’azienda che non abbia predisposto un sistema di lavoro. Alcuni dei vantaggi più importanti dell’implementazione di un sistema di gestione delle conoscenze nella tua organizzazione vanno da una migliore organizzazione a un aumento di coinvolgimento, comunicazione ed efficienza complessiva sul posto di lavoro.

Organizza le informazioni

Uno dei motivi migliori per prendere in considerazione l’implementazione di un sistema di gestione delle conoscenze è la capacità di gestire e organizzare le informazioni con facilità. Invece di creare singole pagine o blog con le domande frequenti, un sistema di gestione delle conoscenze ti aiuta a conservare in un unico posto tutti i documenti caricati, le domande/risposte condivise e le informazioni per i dipendenti.

L’accesso alle informazioni attraverso un sistema di gestione delle conoscenze formattato correttamente è semplice e richiede solo una ricerca rapida e pochi secondi. Gestisci e organizza il tuo sistema di gestione delle conoscenze da qualsiasi luogo con la soluzione giusta per la tua attività. Il giusto sistema di gestione delle conoscenze ti aiuta in ultima analisi a risparmiare tempo quando rispondi alle domande di un consumatore, risolvi un problema per un cliente o aiuti un dipendente a trovare una soluzione a un problema riscontrato.

Aumenta la soddisfazione del cliente

Qualsiasi organizzazione o brand sa che comprendere il Customer Journey è fondamentale per avere successo, a prescindere dal mercato o dal settore di riferimento. Uno dei modi più veloci per aumentare la soddisfazione dei clienti in qualsiasi settore è fornire risposte alle domande e ai dubbi quanto più rapidamente possibile con un sistema di gestione delle conoscenze.

Un sistema di gestione delle conoscenze non solo mette a disposizione misure pratiche che possono aiutare un utente o un dipendente a risolvere un problema, ma ti aiuta anche a cementare il senso di affidabilità di un’azienda o di un brand. Se la tua reputazione e la fiducia dei clienti sono importanti per te, l’uso di un sistema di gestione delle conoscenze può aiutarti a proiettare l’immagine desiderata per il tuo brand.

Ottimizzare le comunicazioni

Uno degli aspetti più importanti della gestione di un’attività di successo è un dialogo aperto e una comunicazione continua. Che tu sia alla ricerca di modi per migliorare la comunicazione fra te e i tuoi dipendenti o desideri aumentare il coinvolgimento e migliorare la comunicazione tra la tua azienda e i clienti, un sistema di gestione delle conoscenze può aiutarti.

Con un sistema di gestione delle conoscenze, la tua attività accederà a nuovi modi di condividere suggerimenti, consigli e procedure dettagliate complete che fungeranno da guide utili sia per i dipendenti interni che per i clienti attuali e potenziali. Utilizza il sistema di gestione delle conoscenze per comunicare i messaggi del tuo brand e, se necessario, fornire assistenza e risorse esterne aggiuntive come una chat dal vivo o un numero di telefono di supporto.

Aumenta l’efficienza

L’efficienza è importante, sia quando gestisci i dipendenti che quando cerchi modi per migliorare il processo di imbuto delle vendite sul tuo sito web. Se sai cos’è la gestione delle conoscenze, puoi implementare gli strumenti e le soluzioni giuste per aumentare l’efficienza del tuo posto di lavoro del processo di acquisizione dei clienti.

Un sistema di gestione delle conoscenze fornisce risposte a domande frequenti e soluzioni dettagliate per la risoluzione di problemi e sfide comuni che i dipendenti o i clienti possono trovarsi ad affrontare durante l’utilizzo del sito. Con il giusto sistema di gestione delle conoscenze, puoi dedicare più tempo a concentrarti su quello che conta di più, prestare attenzione ad altre aree di gestione della tua attività e impegnarti per coltivare rapporti a lungo termine con clienti.

Qual è il miglior strumento di gestione delle conoscenze?

La scelta di uno strumento di gestione delle conoscenze adatto alla tua attività o alla tua organizzazione dipende molto dalle tue esigenze, dalle tue fasce demografiche target e dal tipo di strumenti che ti interessano. Una delle migliori opzioni per un sistema di gestione delle conoscenze di alto livello è Mailchimp, una delle soluzioni software CRM più popolari al momento.

Con Mailchimp, puoi organizzare con facilità le informazioni, la documentazione e la collaborazione tra dipendenti e clienti. Tieni alto il coinvolgimento con il tuo pubblico target, aumenta l’interazione del pubblico e gestisci le risorse di marketing a partire da un’unica posizione centralizzata. Alcune delle funzionalità che distinguono Mailchimp sono:

  • Accesso API
  • Dashboard di controllo delle attività per sorvegliare e gestire tutti gli aspetti dei tuoi utenti Mailchimp a partire da un’unica posizione centralizzata per aggiornamenti semplificati
  • A/B test
  • Pianificazione e pubblicazione automatizzate
  • Tracciamento del comportamento e dati analitici (a lungo termine e in tempo reale)
  • Segmentazione e tracciamento delle campagne
  • Gestione dei canali
  • Assistenza alla gestione dei contenuti
  • Tracciamento della conversione
  • CTA personalizzabili
  • Moduli, campi e template personalizzati
  • Sondaggi per i clienti (compreso un robusto generatore di sondaggi che ti aiuta a iniziare)
  • Analisi dei dati e dati analitici
  • Tracciamento della consegna
  • Supporto per drip campaign
  • Gestione delle campagne email, distribuzione, template e marketing inclusi
  • Tracciamento email
  • Tracciamento del coinvolgimento
  • Azioni attivate da un evento
  • Form Builder
  • Funzionalità di geo-targeting e geolocalizzazione
  • Ampia libreria di immagini per risorse digitali
  • Generatore di pagine di destinazione
  • Supporto per la mailing list
  • Marketing automation
  • SMS di massa
  • Supporto per l’accesso mobile
  • Sondaggi mobili
  • Monitoraggio e tracciamento
  • Supporto multi-account, multi-canale, multi-campagna
  • Libreria di domande, ramificazione e diramazione
  • Tracciamento del ROI
  • Dati analitici in tempo reale
  • Monitoraggio e report in tempo reale
  • Tracciamento delle segnalazioni
  • Tracciamento e convalida della risposta
  • Marketing di ricerca
  • Segmentazione
  • Filtro della ricerca
  • Marketing e pubblicità social
  • Gestione delle iscrizioni
  • Supporto per video, audio, immagini e altri formati multimediali
  • Gestione del team
  • Gestione dei template
  • Integrazioni di terze parti disponibili
  • Possibilità di personalizzazione dell’URL
  • Gestione del flusso di lavoro

Le funzionalità elencate in precedenza includono solo un’anteprima di tutto quello che Mailchimp ha da offrire.

L’utilizzo di Mailchimp ti offre tutto quello di cui hai bisogno per iniziare a usare il tuo sistema di gestione delle conoscenze. Dall’automazione delle campagne di marketing al lancio di drip campaign e di pagine di destinazione specifiche per le informazioni, Mailchimp ha tutto quello di cui hai bisogno per creare i sistemi di gestione delle conoscenze necessari per la tua attività, il tuo brand e la tua organizzazione.

Considerazioni finali

Comprendere la definizione di gestione delle conoscenze e come può essere utilizzata può aiutarti a creare un sistema di lavoro per la tua attività e il tuo brand. Con l’uso di un sistema di gestione delle conoscenze all-in-one di prim’ordine e di un gestore di content marketing come Mailchimp, puoi iniziare a creare un sistema di gestione delle conoscenze unico, robusto e personalizzabile in pochissimo tempo.

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