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Was ist ein Wissensmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem ist ein Tool, das Unternehmen bei Organisation und Effizienz unterstützen kann. In diesem Leitfaden erfährst du mehr darüber.

Die Arbeit mit Verkaufsfragen, Supporttickets und Anfragen zur Fehlerbehebung kann ohne ein geeignetes Wissensmanagementsystem schnell zu einem zusätzlichen Job werden. Die Verwendung eines Wissensmanagementsystems (KMS) ist unerlässlich, um die Verwaltung von Dokumenten, Unternehmensinformationen, häufig gestellten Fragen und mehr zu organisieren und zu rationalisieren.

Lies weiter, wenn du mehr darüber erfahren möchtest, was Wissensmanagement ist und wie es deinem Unternehmen helfen kann.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist ein Prozess, bei dem mithilfe von Tools und Ressourcen ein System erstellt wird, mit dem Fragen, Dokumentationen und relevante Unternehmensinformationen besser für aktuelle und potenzielle Kund*innen sowie Mitarbeitende verwaltet werden können. Unternehmen und Organisationen jeder Größe müssen unbedingt wissen, wie sie Informationen richtig identifizieren, bewerten, speichern und überwachen.

Was ist ein Wissensmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem verwendet Tools und Ressourcen, die als für ein Unternehmen oder eine Organisation nützlich eingestuft wurden, um Fragen, Dokumente und andere Daten, die irgendwann ein- und ausgehen, zu organisieren, zu verwalten und zu überwachen.

Wissensmanagementsysteme können auch effektive Tools zur Lösung von recht häufig vorkommenden Kundenproblemen sein. Im Jahr 2020 wendeten sich beispielsweise 58 % der Kund*innen in den USA irgendwann an den Kundenservice. Mit dem richtigen Wissensmanagementsystem kannst du die Prozesse des Kundenservice optimieren und den Kund*innen eine bessere Erfahrung bieten.

Wenn du weißt, wie ein Wissensmanagementsystem definiert ist, kannst du eventuell leichter dein eigenes System aufbauen, unabhängig davon, welche Art Informationen du teilen und welche Fragen du für aktuelle sowie potenzielle Kund*innen beantworten möchtest.

Welchen Zweck hat ein Wissensmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem hat für Mitarbeitende sowie für Arbeitgebende und (aktuelle sowie potenzielle) Kund*innen viele Vorteile. Dies zeigt eine Umfrage aus dem Jahr 2020, in der 52 % der befragten Unternehmen sagten, der Grund für die Entwicklung von Strategien zum Wissensmanagement seien Veränderungen in der Belegschaft.

Ein Wissensmanagementsystem kann Mitarbeitende durch verschiedene Instanzen zur Fehlerbehebung führen und gleichzeitig Kund*innen mit Schritt-für-Schritt-Lösungen und Anleitungen unterstützen, sodass sie ein Problem selbstständig lösen können. Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, hochpräzise und nützliche Informationen auf effektive und nahtlose Weise bereitzustellen, könnte ein Wissensmanagementsystem die perfekte Lösung sein.

Was ist in einem Wissensmanagementsystem enthalten?

Bevor du mit einer Wissensmanagementsoftware loslegst, musst du dich mit verschiedenen Features vertraut machen, die für jedes Unternehmen und jede Organisation unerlässlich sind.

Multimedia- und Rich-Text-Bearbeitung

Ganz gleich, ob du eine Website erstellen oder ein robustes Wissensmanagementsystem aufbauen möchtest, ein Rich-Text- und Multimedia-Editor ist ein Muss. Wissensmanagementsysteme, bei denen es sich um All-in-one-Lösungen handelt, umfassen Rich-Text- und Multimedia-Editoren, die dir ungeachtet der Inhalte, die du veröffentlichen möchtest, das Bearbeiten und Erstellen von Seiten für deine Website enorm erleichtern.

Echtzeitdaten und -analysen

Mit einem Wissensmanagementsystem erhältst du auch detaillierte Analysen und Echtzeitdaten, die äußerst nützlich sind, um die Gesamtnutzung deines Systems sowie die beliebtesten Inhalte oder Themen, mit denen sich deine Website jeweils befasst, nachzuverfolgen.

Echtzeitdaten bieten dir wertvolle Erkenntnisse über deine Benutzerdemografie, ihre Browsinggewohnheiten sowie die Informationen oder Inhalte, die sowohl interne Mitarbeitende als auch Kund*innen am häufigsten verwenden.

Internationale Sprachunterstützung

Wenn dein Unternehmen mehrere Sprachen unterstützt, ist die Verwendung eines Wissensmanagementsystems unerlässlich. Ein Wissensmanagementsystem unterstützt mehrere Sprachen, was für international tätige Marken und Organisationen optimal ist. Wenn du sicherstellen möchtest, dass Benutzer*innen auf der ganzen Welt Zugriff auf alle von dir veröffentlichten Informationen, Dokumentationen und Fragen haben, nutze dafür ein geeignetes Wissensmanagementsystem mit internationaler Sprachunterstützung.

Anpassungs- und Personalisierungsoptionen

Durch die Implementierung eines professionellen Wissensmanagementsystems kannst du im gesamten von dir erstellten System White-Label-Branding verwenden. Mit einer White-Label-Wissensmanagementsystemlösung kannst du digitale Ressourcen implementieren und verwalten, von Logos und Grafiken bis hin zur Auswahl bestimmter Farben für das System, die auf deiner Website erscheinen sollen.

Berechtigungs- und Anzeigekontrollen

Als Arbeitgeber*in kannst du Berechtigungen für jeden deiner Mitarbeitenden und/oder Mitwirkenden an deinem aktuellen Wissensmanagementsystem verwalten. Wenn du bestimmten Personen Verwaltungs- und Bearbeitungsbefugnisse gibst, kannst du verhindern, dass Informationen ohne dein Wissen hinzugefügt oder entfernt werden.

Für Kundinnen kannst du mit einer Wissensmanagementsystemlösung wie Mailchimp wiederum über ein zentrales Dashboard Anzeigeberechtigungen und -kontrollen festlegen. Wähle aus, auf welche Fragen, Dokumente und Inhaltsseiten bestimmte Benutzerinnen je nach Benutzertyp, Accountberechtigungen sowie spezifischen Plänen oder Paketen, die sie derzeit bei deinem Unternehmen oder deiner Organisation abonniert haben, zugreifen dürfen.

Feedback und Berichte

Wenn du Leitfäden bereitstellst, die Mitarbeitende und Benutzer*innen bei verschiedenen Problemen beim Browsen auf deiner Website helfen, sparst du eventuell selbst Zeit und kannst gleichzeitig die Nutzung deiner Website insgesamt optimieren. Die Verwendung von erfassten Daten und Analysen bietet außerdem nützliche Erkenntnisse zu den Artikeln und Inhalten auf deiner Website, die am häufigsten genutzt und ausgefüllt werden.

Einfache Analysen und hoher Traffic bedeuten jedoch nicht immer, dass ein Leitfaden nützlich oder sogar zufriedenstellend ist. Mit dem richtigen Wissensmanagementsystem kannst du auch Feedback zu jeder neuen Seite mit Informationen einholen. Wenn Benutzerinnen persönliches Feedback senden dürfen, kannst du sicherstellen, dass deine Inhalte erstklassig sind und deinen Benutzerinnen die benötigte Hilfe bieten.

Die Vorteile eines Wissensmanagementsystems

Wissensmanagementsysteme bieten eine Reihe von Vorteilen, zu denen ein Unternehmen ohne ein funktionierendes System nicht unbedingt Zugang hat. Die bemerkenswertesten Vorteile eines Wissensmanagementsystems in deinem eigenen Unternehmen reichen von einer besseren Organisation bis hin zu mehr Engagement, stärkerer Kommunikation und allgemeiner Effizienz am Arbeitsplatz.

Informationen organisieren

Einer der besten Gründe für ein eigenes Wissensmanagementsystem ist die Möglichkeit, Informationen damit einfach zu verwalten und zu organisieren. Anstatt einzelne FAQ-Seiten (häufig gestellte Fragen) oder Blogs zu erstellen, hilft ein Wissensmanagementsystem, alle hochgeladenen Dokumente, geteilten Fragen und Antworten sowie Mitarbeitendeninformationen an einem zentralen Ort aufzubewahren.

Mit einem ordnungsgemäß formatierten Wissensmanagementsystem können Benutzer*innen über eine kurze Suche und in ein paar Sekunden ganz einfach auf deine Informationen zugreifen. Wenn du die richtige Lösung für ein Unternehmen verwendest, kannst du dein Wissensmanagementsystem von fast überall aus verwalten und organisieren. Mit dem richtigen Wissensmanagementsystem sparst du letztendlich Zeit, egal ob du Fragen von einem Kunden beantwortest, ein Problem für eine Kundin behebst oder einem Mitarbeitenden dabei hilfst, ein Problem zu lösen.

Höhere Kundenzufriedenheit

Jede Organisation und Marke weiß, dass man unabhängig von Markt und Branche die Customer Journey verstehen muss, um erfolgreich zu sein. Eine der schnellsten Möglichkeiten, die Kundenzufriedenheit ungeachtet der Branche zu steigern, besteht darin, mithilfe eines Wissensmanagementsystems so schnell wie möglich Antworten auf Fragen und Anliegen zu liefern.

Ein Wissensmanagementsystem bietet nicht nur umsetzbare Schritte, mit denen ein Benutzer oder eine Mitarbeiterin ein Problem lösen kann, sondern es kann einem Unternehmen oder einer Marke auch mehr Glaubwürdigkeit verleihen. Wenn dir dein Ruf und das Vertrauen deiner Kund*innen wichtig sind, kann dir ein Wissensmanagementsystems helfen, das Image aufzubauen, das du dir für deine Marke wünschst.

Die Kommunikation verbessern

Zu den wichtigsten Aspekten der erfolgreichen Führung eines Unternehmens zählen offener Dialog und kontinuierliche Kommunikation. Ganz gleich, ob du nach Möglichkeiten suchst, die Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitenden zu verbessern, oder ob du das Engagement steigern und die Kommunikation zwischen deinem Unternehmen und deinen Kund*innen voranbringen möchtest – ein Wissensmanagementsystem kann dir helfen.

Mit einem Wissensmanagementsystem lernt dein Unternehmen neue Wege kennen, um sowohl an Mitarbeitende als auch an aktuelle und potenzielle Kund*innen Tipps, Tricks und vollständige Anleitungen zu kommunizieren. Nutze dein Wissensmanagementsystem, um die Botschaften deiner Marke zu kommunizieren und stelle gleichzeitig Unterstützung und bei Bedarf zusätzliche externe Ressourcen wie einen Livechat oder eine Supporttelefonnummer bereit.

Effizienz steigern

Effizienz ist wichtig, egal ob du deine Mitarbeitenden führst oder nach Möglichkeiten suchst, den Ablauf des Marketingtrichters auf deiner Website zu verbessern. Wenn du verstehst, was Wissensmanagement ist, kannst du die richtigen Tools und Lösungen implementieren, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern und gleichzeitig deine Kundenakquise zu verbessern.

Ein Wissensmanagementsystem bietet Antworten auf häufige Fragen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Fehlerbehebung sowie für häufige Herausforderungen, mit denen es deine Mitarbeitenden und Kundinnen bei der Nutzung deiner Website zu tun bekommen können. Mit dem richtigen Wissensmanagementsystem hast du mehr Zeit, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Du kannst dich um andere Aspekte deines Unternehmens kümmern und daran arbeiten, langfristige Beziehungen zu deinen Kundinnen zu pflegen.

Welches Wissensmanagementtool ist das Beste?

Welches Wissensmanagementtool für dein Unternehmen oder deine Organisation geeignet ist, hängt stark von deinen Bedürfnissen, den demografischen Daten deiner Zielgruppe sowie der Art von Tools ab, die dich interessieren. Eine der besten Optionen, die als erstklassiges Wissensmanagementsystem dient, ist Mailchimp, eine der beliebtesten derzeit verfügbaren CRM-Software-Lösungen.

Mit Mailchimp kannst du Informationen, Dokumentation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Kund*innen ganz einfach organisieren. Bleibe mit deiner Zielgruppe in Kontakt, steigere ihr Engagement und verwalte Marketingressourcen von einem zentralen Ort aus. Mailchimp zeichnet sich unter anderem durch die folgenden Features aus:

  • API-Zugriff
  • Aktivitäts-Dashboard, mit dem du alle Aspekte deiner Mailchimp-Benutzer*innen von einem zentralen Ort aus überwachen und verwalten sowie Updates nahtlos bereitstellen kannst
  • A/B-Tests
  • Automatisierte Terminplanung und Veröffentlichung
  • Verhaltenstracking und -analyse (langfristig und in Echtzeit)
  • Kampagnensegmentierung und -tracking
  • Kanalmanagement
  • Unterstützung für das Content-Management
  • Konversionstracking
  • Anpassbare CTAs
  • Benutzerdefinierte Formulare, Felder und Vorlagen
  • Kundenumfragen (inklusive eines robusten Umfrage-Builders, der dir den Einstieg erleichtert)
  • Datenanalyse
  • Sendungsverfolgung
  • Unterstützung für Drip-Kampagnen
  • E-Mail-Kampagnen-Steuerung, -Verteilung, -Vorlagen und -Marketing inklusive
  • E-Mail-Tracking
  • Engagement-Tracking
  • Durch Event-Trigger auslösbare Aktionen
  • Formular-Builder
  • Geotargeting und Geolokalisierung
  • Umfangreiche Bilderbibliothek für digitale Ressourcen
  • Landingpage-Ersteller
  • Unterstützung für Mailinglisten
  • Marketingautomatisierung
  • Massen-SMS
  • Support für den mobilen Zugriff
  • Mobile Umfragen
  • Überwachung und Tracking
  • Support für mehrere Accounts, Kanäle und Kampagnen
  • Fragenkatalog, -verzweigung und -pipelines
  • ROI-Tracking
  • Echtzeitanalysen
  • Echtzeitüberwachung und -berichte
  • Referral-Tracking
  • Tracking und Validierung von Reaktionen
  • Suchmarketing
  • Segmentierung
  • Suchfilterung
  • Marketing und Werbung in sozialen Medien
  • Abonnementverwaltung
  • Unterstützung für Video, Audio, Bilder und andere Multimediaformate
  • Teammanagement
  • Vorlagenverwaltung
  • Integrationen von Drittanbietern verfügbar
  • URL-Anpassung möglich
  • Workflowmanagement

Die oben genannten Features sind nur ein kurzer Einblick in das, was Mailchimp zu bieten hat.

Mit Mailchimp bekommst du alles, was du brauchst, um mit der Arbeit an deinem eigenen Wissensmanagementsystem zu beginnen. Von der Automatisierung von Marketingkampagnen bis hin zur Einführung von Drip-Kampagnen und spezifischen Landingpages für Informationen – Mailchimp bietet dir alles, was du brauchst, um genau das Wissensmanagementsystem zu erstellen, das du für dein Unternehmen, deine Marke und dein Unternehmen brauchst.

Schlussbemerkungen

Wenn du weißt, wie Wissensmanagement definiert ist und wie du es einsetzen kannst, kannst du ein funktionierendes System für dein eigenes Unternehmen und deine Marke aufbauen. Mit einem erstklassigen All-in-one-Wissensmanagementsystem und einem Content-Marketing-Manager wie Mailchimp kannst du im Handumdrehen anfangen, mit einem anpassbaren, robusten und einzigartigen Wissensmanagementsystem zu arbeiten.

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