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O que é um sistema de gestão de conhecimento?

Um sistema de gestão de conhecimento pode ajudar as empresas a permanecerem organizadas e eficientes Conheça o que é um sistema de gestão de conhecimento (KMS) com este guia.

Gerenciar perguntas de vendas, tíquetes de suporte e consultas de solução de problemas pode rapidamente se tornar um trabalho extra sem um sistema de gestão de conhecimento adequado. Usar um sistema de gestão de conhecimento (KMS) é essencial para organizar e simplificar a gestão de documentos, informações da empresa, perguntas frequentes e muito mais.

Se quiser saber mais sobre o que é gestão de conhecimento e como ela pode ajudar sua empresa, continue lendo.

O que é gestão de conhecimento?

Gestão de conhecimento é o processo de usar ferramentas e recursos para criar um sistema para gerenciar melhor as perguntas, documentação e informações relevantes da empresa para clientes atuais e potenciais, bem como funcionários internos. Saber como identificar, avaliar, armazenar e monitorar corretamente as informações é extremamente valioso para empresas e organizações de todos os tamanhos.

O que é um sistema de gestão de conhecimento?

Um sistema de gestão de conhecimento usa as ferramentas e recursos identificados como úteis para uma empresa ou organização organizar, gerenciar e monitorar perguntas, documentos e outros dados que são recebidos e enviados em todos os momentos.

Os sistemas de gestão de conhecimento também podem provar ser ferramentas eficazes para resolver problemas dos clientes, que são bastante comuns. Em 2020, por exemplo, 58% dos clientes dos EUA entraram em contato com o atendimento ao cliente em algum momento. Com o sistema de gestão de conhecimento certo, você pode otimizar o processo de atendimento ao cliente e a experiência do cliente.

Compreender a definição de gestão do conhecimento pode ajudar a desenvolver um sistema de trabalho próprio, independentemente do tipo de informação que você pretende compartilhar ou das perguntas que planeja responder para clientes atuais e potenciais.

Qual é a finalidade de um sistema de gestão de conhecimento?

Um sistema de gestão de conhecimento é extremamente benéfico para funcionários e empregadores, juntamente com clientes (atuais e prospectivos). Isso é ilustrado por uma pesquisa de 2020, na qual 52% das empresas pesquisadas disseram que as mudanças na força de trabalho estão levando-as a desenvolver estratégias de gestão de conhecimento.

Um sistema de gestão de conhecimento pode orientar os funcionários em várias instâncias de solução de problemas, além de ajudar os clientes com orientações e guias que podem ajudá-los a resolver um problema por conta própria. Se você estiver procurando uma maneira de fornecer informações altamente precisas e úteis de maneira eficaz e perfeita, um sistema de gestão de conhecimento pode ser a solução perfeita.

O que é um sistema de gestão de conhecimento?

Antes de começar com qualquer software de gestão de conhecimento, é importante se familiarizar com vários recursos essenciais para qualquer empresa ou organização.

Edição multimídia e rich text

Seja para criar um site ou um sistema robusto de gestão de conhecimento, é essencial usar um editor de rich text e multimídia. Os sistemas de gestão de conhecimento que são soluções completas incluem editores de rich text e multimídia, que ajudam a facilitar a edição e a criação de páginas para o seu site, independentemente do tipo de conteúdo que você pretende publicar.

Dados e análises em tempo real

O uso de um sistema de gestão de conhecimento também fornecerá análises detalhadas e dados em tempo real, o que é extremamente útil para rastrear o uso geral do seu sistema, bem como o conteúdo ou tópicos mais populares que você está cobrindo no seu site na época.

Receber dados em tempo real fornece informações valiosas sobre os dados demográficos dos usuários, seus padrões de navegação, bem como quais informações ou conteúdo são mais procurados por funcionários internos e clientes.

Suporte a idiomas internacional

Se você tem uma empresa que suporta vários idiomas, o uso de um sistema de gestão de conhecimento é imperativo. Um sistema de gestão de conhecimento fornece suporte para vários idiomas, o que é ideal para marcas e organizações consideradas internacionais. Se você quiser garantir que todas as informações, documentação e perguntas que publica sejam acessíveis a usuários em todo o mundo, você pode fazê-lo com um sistema de gestão de conhecimento adequado que inclui suporte de idiomas internacional.

Opções de personalização

A implementação de um sistema de gestão de conhecimento profissional permite que você use a marca branca em todo o sistema que criar. Uma solução de sistema de gestão de conhecimento de marca branca oferece a oportunidade de implementar e gerenciar ativos digitais próprios, desde logotipos e gráficos até a escolha de cores específicas para o sistema que você quer que seja exibido ao vivo no seu site.

Controles de permissão e visualização

Como empregador, você pode gerenciar permissões para cada um de seus funcionários e/ou colaboradores para seu sistema de gestão de conhecimento atual. Permitir que certos indivíduos tenham poderes administrativos e de edição pode impedir a adição ou remoção de qualquer informação sem o seu conhecimento.

Do lado do cliente, também é possível definir permissões e controles de visualização usando um painel de controle central com uma solução de sistema de gestão de conhecimento, como a Mailchimp. Escolha quais perguntas, documentos e páginas de conteúdo são acessíveis a usuários específicos com base no tipo de usuário, privilégios de conta, bem como planos ou pacotes específicos nos quais eles estão atualmente inscritos com sua empresa ou organização.

Feedback e relatórios

Fornecer guias que auxiliam funcionários e usuários com vários problemas que enfrentam enquanto navegam no seu site pode ajudar a economizar seu próprio tempo, simplificando o uso do seu site. O uso de dados e análises coletados também fornece informações úteis sobre quais artigos e conteúdos em seu site são os mais trafegados e populados.

No entanto, análises simples e alto tráfego nem sempre indicam que um guia é útil ou mesmo satisfatório. Com o sistema de gestão de conhecimento certo, você também pode solicitar feedback em cada nova página de informações que criar. Permitir que os usuários enviem feedback pessoal pode ajudá-lo a garantir que seu conteúdo seja de alto nível e forneça a ajuda que um usuário está procurando.

Os benefícios de usar um sistema de gestão de conhecimento

Os sistemas de gestão de conhecimento fornecem uma variedade de benefícios e vantagens que nem sempre são atingíveis em uma empresa sem um sistema de trabalho instalado. Algumas das vantagens mais notáveis da implementação de um sistema de gestão de conhecimento em sua própria organização podem variar de uma organização aprimorada a um maior envolvimento, comunicação e eficiência geral do local de trabalho.

Organize as informações

Uma das melhores razões para considerar a implementação de um sistema de gestão de conhecimento próprio é a capacidade de gerenciar e organizar informações facilmente. Em vez de criar páginas ou blogs individuais de perguntas frequentes (FAQ), um sistema de gestão de conhecimento ajudará a manter todos os documentos carregados, perguntas/respostas compartilhadas, bem como informações dos funcionários em um local central.

Acessar suas informações por meio de um sistema de gestão de conhecimento formatado adequadamente é simples e requer apenas uma pesquisa rápida e alguns segundos. Gerencie e organize seu sistema de gestão de conhecimento de praticamente qualquer lugar usando a solução certa para o seu negócio. O sistema de gestão de conhecimento certo ajudará a economizar tempo, seja respondendo a perguntas de um cliente, solucionando um problema para um cliente ou ajudando um funcionário a resolver um problema que ele está enfrentando.

Aumente a satisfação do cliente

Qualquer organização ou marca sabe que entender a jornada do cliente é fundamental para alcançar o sucesso, independentemente do mercado ou setor que você representa. Uma das maneiras mais rápidas de aumentar a satisfação do cliente em qualquer setor é fornecer respostas a perguntas e preocupações o mais rápido possível com o uso de um sistema de gestão de conhecimento.

Um sistema de gestão de conhecimento não apenas fornece medidas acionáveis a serem tomadas que podem ajudar um usuário ou funcionário a resolver um problema, mas também pode ajudar a dar credibilidade a um negócio ou marca. Se a sua reputação e a confiança do cliente importam para você, usar um sistema de gestão de conhecimento pode ajudá-lo a alcançar a imagem que você imagina para a sua marca.

Otimizar a comunicação

Um dos aspectos mais importantes da administração bem-sucedida de um negócio envolve diálogo aberto e comunicação contínua. Quer você esteja procurando maneiras de melhorar a comunicação entre você e seus funcionários ou se quiser aumentar o envolvimento e melhorar a comunicação entre sua empresa e os clientes, um sistema de gestão de conhecimento pode ajudar.

Com um sistema de gestão de conhecimento, sua empresa experimentará novas maneiras de comunicar dicas, truques e orientações completas que atuam como guias úteis para funcionários internos, bem como para clientes atuais e potenciais. Use o sistema de gestão de conhecimento para comunicar as mensagens da marca enquanto fornece assistência e oferece recursos externos adicionais, se necessário, como bate-papo ao vivo ou número de telefone de suporte.

Aumente a eficiência

A eficiência é importante, quer você esteja gerenciando seus funcionários ou procurando maneiras de melhorar o processo de funil de vendas em seu site. Quando você entende o que é gestão de conhecimento, pode implementar as ferramentas e soluções certas para ajudar a aumentar a eficiência do seu local de trabalho e, ao mesmo tempo, impulsionar o processo de aquisição de clientes.

Um sistema de gestão de conhecimento fornece respostas a perguntas comuns, bem como soluções passo a passo para solucionar problemas, bem como desafios comuns que seus funcionários ou clientes podem enfrentar ao usar seu site. Com o sistema certo de gestão de conhecimento, você pode dedicar mais tempo ao foco no que mais importa, ao mesmo tempo em que cuida de outras áreas de operação do seu negócio e trabalha para cultivar relacionamentos de longo prazo com clientes e consumidores.

Qual é a melhor ferramenta de gestão de conhecimento?

A escolha de uma ferramenta de gestão de conhecimento que seja adequada para a sua empresa ou organização dependerá muito das suas necessidades, dos dados demográficos que você está almejando, bem como do tipo de ferramentas em que você está interessado. Uma das melhores opções que serve como um sistema de gestão de conhecimento de alto nível é a Mailchimp, uma das soluções de software de CRM mais populares disponíveis atualmente.

Com a Mailchimp, você pode organizar facilmente informações, documentação e colaboração entre funcionários e clientes. Mantenha-se envolvido com o público-alvo, aumente o envolvimento do público e gerencie ativos de marketing em um local central. Alguns dos recursos que se destacam com a Mailchimp incluem:

  • Acesso à API
  • Painel de controle de atividades para supervisionar e gerenciar todos os aspectos dos seus usuários da Mailchimp em um local central para atualizações perfeitas
  • Testes A/B
  • Agendamento e publicação automatizados
  • Rastreamento e análise de comportamento (longo prazo e em tempo real)
  • Segmentação e rastreamento de campanha
  • Gestão de canais
  • Assistência de gestão de conteúdo
  • Rastreamento de conversões
  • CTAs personalizáveis
  • Formulários, campos e modelos personalizados
  • Pesquisas com clientes (também inclui um criador de pesquisas robusto para ajudá-lo a começar)
  • Análise de dados e análise
  • Rastreamento de entrega
  • Suporte à campanha gota a gota
  • Gestão de campanha por e-mail, distribuição, modelos e marketing estão incluídos
  • Rastreamento de e-mail
  • Rastreamento de envolvimento
  • Ações acionadas por evento
  • Criador de formulários
  • Capacidades de geodirecionamento e geolocalização
  • Ampla biblioteca de imagens para ativos digitais
  • Criador de páginas de destino
  • Suporte à lista de mala direta
  • Automação de marketing
  • Texto em massa
  • Suporte para acesso móvel
  • Pesquisas móveis
  • Monitoramento e rastreamento
  • Suporte a várias contas, suporte a vários canais, suporte a várias campanhas
  • Biblioteca de perguntas, ramificação e piping
  • Rastreamento de ROI
  • Análise em tempo real
  • Monitoramento e relatórios em tempo real
  • Rastreamento de indicação
  • Rastreamento e validação de resposta
  • Marketing de pesquisa
  • Segmentação
  • Filtragem de pesquisa
  • Marketing social e publicidade
  • Gestão de inscrições
  • Suporte para vídeo, áudio, imagens e outros formatos multimídia
  • Gestão de equipe
  • Gestão de modelo
  • Integrações de terceiros disponíveis
  • Possível personalização de URL
  • Gestão de fluxo de trabalho

Os recursos listados acima incluem apenas uma prévia de tudo o que a Mailchimp tem a oferecer.

O uso da Mailchimp oferece tudo o que você precisa para começar a usar seu próprio sistema de gestão de conhecimento. Desde automatizar campanhas de marketing até lançar campanhas gota a gota e páginas de destino específicas para obter informações, a Mailchimp tem tudo o que você precisa para criar quaisquer sistemas de gestão de conhecimento que você precisa para sua empresa, marca e organização.

Observações finais

Compreender a definição de gestão de conhecimento e como ela pode ser usada pode ajudá-lo a criar um sistema de trabalho para seu próprio negócio e marca. Com o uso de um sistema de gestão de conhecimento completo de alto nível e um gerente de marketing de conteúdo, como a Mailchimp, você pode começar a usar um sistema de gestão de conhecimento personalizado, robusto e exclusivo, seu em pouco tempo.

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