Un piano di comunicazione è un piano completo che spiega le azioni che intraprenderai per comunicare le informazioni alle parti interessate. In definitiva, identifica la messaggistica essenziale del tuo brand, comprese le basi del branding come la tua proposta di valore, e utilizza diversi tipi di storytelling per condividere le informazioni con il pubblico. Inoltre, ogni piano di comunicazione prevede una strategia di gestione delle crisi per aiutarti a reagire in caso di crisi, quindi è importante avere capacità di risoluzione dei conflitti.
I piani di comunicazione possono essere utilizzati per quasi ogni aspetto della tua strategia di marketing e per diversi tipi di marketing, consentendoti di comunicare i tuoi messaggi chiave. Può anche aiutarti a identificare quali campagne personalizzate utilizzare per condividere queste informazioni. Il tuo piano di comunicazione coprirà tutto, dalla discussione del lancio di un prodotto con i media alla gestione di una crisi.
Le aziende senza piani sono impreparate in caso di potenziale minaccia alla loro reputazione. Ad esempio, se il tuo prodotto è stato usato in modo improprio e ha provocato danni, avrai bisogno di una strategia per affrontarne le ripercussioni, compreso il modo in cui rispondere alle domande dei giornalisti. La maggior parte delle piccole imprese non deve preoccuparsi di problemi di immagine pubblica a livello mondiale, ma la gestione della reputazione è comunque fondamentale per qualsiasi piano di comunicazione efficace.
Come scrivere un piano di comunicazione
Il tuo piano fa parte della tua strategia di comunicazione. Dovrà coprire diversi elementi, tra cui il modo in cui parlerai dei tuoi prodotti e servizi e il modo in cui la tua azienda gestirà una crisi. Ad esempio, un piano di comunicazione del progetto può aiutarti a discutere di nuovi prodotti con gli investitori, mentre un piano onnicomprensivo può essere utilizzato per supportare le principali parti interessate nella gestione di potenziali disastri.
Ecco come scrivere un piano di comunicazione efficace.
Rivedi i tuoi metodi di comunicazione e le linee guida esistenti
Il tuo piano strategico dovrebbe riflettere sui metodi e sulle linee guida di comunicazione esistenti per determinare cosa funziona e cosa no. Alcune piccole imprese potrebbero non avere affatto un piano, il che fa sì che possano partire da zero. Tuttavia, se hai un piano, dovrai esaminarlo per determinare se alcuni settori sono ancora rilevanti per la tua azienda.
Ad esempio, se stai scrivendo un piano di comunicazione del progetto per una nuova attività, dovrai trasmettere messaggi diversi alle parti interessate, come scadenze e azioni. Nel frattempo, se scrivi un piano di comunicazione per il lancio di un prodotto, sarebbe bene rivedere le tue strategie di marketing per assicurarti che siano in linea con i tuoi nuovi messaggi.
Individua gli obiettivi in base ai risultati
Definisci sempre i tuoi obiettivi dopo aver analizzato i materiali di comunicazione esistenti. Durante l'audit, potresti non aver considerato materiali di marketing chiave come volantini o design degli imballaggi per lanciare efficacemente il tuo nuovo prodotto. Stabilire i tuoi obiettivi dopo aver individuato le lacune è fondamentale per garantire il successo del piano.
È meglio avere obiettivi specifici e misurati prima di iniziare la pianificazione delle comunicazioni per assicurarsi di raggiungere tutti gli obiettivi essenziali. Ad esempio, un'azienda che lancia un nuovo prodotto potrebbe avere l'obiettivo di aumentare le vendite del 15% entro il primo mese.
Diversi reparti della tua organizzazione potrebbero avere piani di comunicazione diversi. Ad esempio, il tuo team di gestione del magazzino potrebbe avere intenzione di proporre nuovi imballaggi per risparmiare sui costi di spedizione. Questo team dovrebbe quindi identificare obiettivi specifici, come ridurre i costi di spedizione di un importo x.
Indipendentemente dagli obiettivi, possono aiutarti ad avere qualcosa a cui puntare nel tuo piano di comunicazione. Ti forniranno anche un parametro di riferimento per fare delle misurazioni dopo aver ottenuto i parametri di base iniziali.
Individua il tuo pubblico target
Identificare il pubblico target prima di scrivere la tua strategia di comunicazione è fondamentale perché devi capire a chi è rivolto il piano. Se stai scrivendo un piano di comunicazione delle crisi, lo scriverai affinché parti interessate come il CEO o un rappresentante delle pubbliche relazioni parlino per conto dell'azienda. Inoltre, se scrivi un piano di comunicazione per lanciare un nuovo prodotto, dovrai considerare chi sono i tuoi clienti e come ti rivolgerai a loro.
Fai una bozza
Ora che conosci i tuoi obiettivi e per chi scrivi, puoi iniziare la tua prima bozza. Se hai già un template su cui lavorare, puoi iniziare a compilarlo. Tuttavia, se è la prima volta che scrivi un piano di comunicazione, puoi iniziare con uno schema che ti aiuti a identificare i punti essenziali dei messaggi.
Il tuo piano di comunicazione deve contenere informazioni che ne specifichino l'utilizzo. Ad esempio, se viene utilizzato per il marketing del prodotto, deve indicare chiaramente il suo scopo e i tempi appropriati di utilizzo. Dovrebbe anche includere un piano di comunicazione delle crisi che descriva come verranno gestiti i potenziali problemi e da chi.
A seconda del tipo di piano di comunicazione, puoi anche specificare diverse campagne di marketing o modi in cui raggiungerai i tuoi obiettivi, inclusi i passaggi per raggiungerli.
Ottieni feedback
Ricevi feedback dal team o dal pubblico appropriati per aiutarti a identificare i punti critici e le aree di miglioramento nel tuo piano.
Ad esempio, se il tuo piano di comunicazione è pensato per aiutare le parti interessate ad affrontare crisi e minacce alla reputazione dell'azienda, puoi parlare direttamente con le parti interessate delle diverse risposte a problemi comuni. Molte parti interessate del progetto sono esperti nei loro campi e potrebbero aver vissuto alcune di queste crisi durante la loro carriera, il che può aiutarti a ottenere un feedback prezioso su come gestirle.
Inoltre, se stai creando un piano di comunicazione per i dipendenti, puoi parlargli direttamente o inviargli la tua bozza per avere un feedback.
Stabilisci quali canali di comunicazione userai per distribuire il tuo messaggio
Come e dove distribuisci il tuo messaggio dipende dal tipo di piano di comunicazione. Ad esempio, se crei un piano di comunicazione per i dipendenti, probabilmente lo distribuirai internamente tramite email.
Tuttavia, se crei una strategia di comunicazione per le parti interessate, puoi discuterne di persona per aiutarli a capire a cosa serve e come utilizzarla.
Nel frattempo, se stai cercando di condividere il tuo messaggio con i clienti, potresti utilizzare newsletter di email marketing, sfruttare i social o inserirlo sul tuo sito web in un punto strategico, a seconda del messaggio.
Crea un programma
La tempistica del messaggio è importante quanto il messaggio stesso. Ad esempio, se si verifica una crisi e non agisci abbastanza velocemente, può essere difficile riprendersi, motivo per cui un piano è fondamentale in primo luogo.
Supponiamo che tu abbia un problema di immagine pubblica tra le mani e che i media stiano facendo affermazioni fuorvianti sulla tua azienda. In questo caso, dovrai agire rapidamente per confutare tali affermazioni e utilizzare varie strategie di pubbliche relazioni per le piccole imprese per diffondere il tuo messaggio, tra cui l'uso dei social per comunicare con i clienti e il pubblico e la programmazione di interviste con i giornalisti per raccontare la tua versione della storia.
Lo stesso vale se lanci un prodotto. La tempistica del tuo messaggio può aiutare a generare interesse ed entusiasmo prima della data di uscita. Quindi, quando il tuo prodotto verrà lanciato, avrai già clienti interessati all'acquisto.
Individua il responsabile della trasmissione del messaggio
Il tipo di piano di comunicazione che crei determina chi è responsabile della trasmissione del messaggio. Ad esempio, se lanci un nuovo prodotto, il tuo team marketing probabilmente lo promuoverà attraverso diverse strategie e canali. Nel frattempo, se si verifica una crisi legata alla reputazione, sarà probabilmente il tuo CEO o un rappresentante dell'azienda a comunicare il messaggio al pubblico.
Fai una revisione finale
Una volta completato il piano di comunicazione, rivedilo ancora una volta con il team per assicurarti che tutti siano d'accordo. A questo punto dovresti avere tutte le informazioni necessarie in termini di feedback, ma rivederlo ancora una volta può aiutarti a individuare eventuali problemi, tra cui errori grammaticali o azioni confuse.
Testa e analizza i risultati
Una volta completato il piano di comunicazione, puoi iniziare a testarlo e misurare i risultati. Come già sai, è sempre bene continuare a migliorare le proprie strategie. Puoi misurare i risultati del tuo piano in seguito alla sua presentazione. Ad esempio, se hai lanciato un nuovo prodotto con l'intenzione di aumentare le vendite del 15%, puoi misurare i progressi nel corso della campagna.
Se non raggiungi i tuoi obiettivi, almeno avrai un punto di riferimento per aiutarti a creare obiettivi più realistici per il tuo prossimo piano di comunicazione.