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Como um parceiro do Mailchimp ajudou uma grande universidade a ter o melhor ano de sua história

A implementação de qualquer tipo de transformação institucional é já difícil em circunstâncias normais. Em uma crise global, os riscos são muito maiores. Felizmente, para a Universidade Nacional da Austrália (ANU), o parceiro do Mailchimp, Gary Eckstein, nunca evitou lidar com reformulações de marketing consideráveis. E não seria a pandemia que atrapalharia quando se tratava de ajudar seu cliente.

Quando a COVID-19 chegou, o outrora agitado campus da ANU ficou assustadoramente silencioso. Em um esforço para conter a disseminação do vírus, a administração havia anunciado uma política de trabalho remoto para toda a universidade. Praticamente sem tempo para se preparar, a escola precisava se adaptar tanto ao aprendizado on-line quanto a um futuro incerto. A mudança nesse ritmo é desconhecida para a maioria das grandes instituições públicas, e a ANU não foi exceção.

"A forma como muitas universidades operaram precisou mudar repentinamente, e eu tive a oportunidade de fazer a diferença em um momento de crise", diz Gary, que foi contratado no início da pandemia pela ANU Press, editora acadêmica de acesso aberto. "Para mim, isso foi muito mais do que apenas aumentar minha carga de trabalho", diz Gary. "Em um momento de tanta desinformação, foi bom fazer parte da distribuição de conteúdo de alta qualidade, revisado por pares."

A ANU cria seu próprio marketing digital, então não precisava de ajuda com as tarefas diárias. No entanto, eles precisaram da ajuda de um especialista do Mailchimp com grande experiência em negócios. E o Gary tinha um currículo que mais do que dava conta do recado.

"Para mim, isso foi muito mais do que apenas aumentar minha carga de trabalho. Em um momento de tanta desinformação, foi bom fazer parte da distribuição de conteúdo de alta qualidade, revisado por pares".

Em 2010, após uma carreira em análise de processos e negócios, Gary lançou a OrganicWeb, uma agência de treinamento e consultoria focada no Mailchimp. Desde então, ele ajudou dezenas de empresas de médio e grande porte, organizações sem fins lucrativos e departamentos governamentais a simplificarem seus processos de marketing digital.

A universidade queria desenvolver uma nova arquitetura de informações para seus registros e banco de dados que pudesse ser facilmente transferida para o Mailchimp, ao mesmo tempo em que essas informações poderiam ser aproveitadas para direcionar o tráfego para o site da ANU Press. Além disso, a ANU também esperava agilizar seus processos, que estavam desperdiçando o tempo valioso da equipe. "Estávamos sofrendo com uma dúzia de planilhas do Excel e a captura e a manutenção manuais de dados", diz Vanessa Rouse, coordenadora de marketing e comunicações da ANU Press.

Gary viu em Vanessa uma grande colaboradora, que era clara ao estabelecer exigências e expectativas para a universidade: as mudanças precisavam ser implementadas rapidamente, o orçamento era restrito e os resultados precisavam ser obtidos o mais rápido possível. E assim foi feito.

"Vimos resultados imediatamente", diz Vanessa. "Em meados de 2020, tínhamos uma base de assinaturas de 1.300 (criada ao longo de 3 anos) e agora acabamos de ultrapassar 5.200. Mais importante ainda, reduzimos a carga de trabalho da equipe em até 200 e-mails por semana. Agora, a equipe tem mais tempo para se concentrar no desenvolvimento de conteúdo e avaliação e edição de artigos."

"O marketing ágil se aplica a organizações maiores que adotam as táticas de marketing experimentais e dinâmicas de pequenas e médias empresas".

O segredo para o sucesso de Gary? Sua abordagem ágil. "O marketing ágil se aplica a organizações maiores, que tradicionalmente são avessas a risco e mudanças demoradas, adotando as táticas de marketing experimentais e dinâmicas de pequenas e médias empresas", explica Gary, que trabalha em uma dissertação de PhD estudando a agilidade em marketing. "Organizações maiores, como universidades, estão reconhecendo que essa abordagem ágil do marketing pode levar a uma vantagem competitiva para elas."

"Ao testemunhar como o software pode ajudar a equipe, em vez de ser um fardo constante, Gary gerou um impacto psicológico na empresa".

Fiel ao conceito de agilidade, Gary encarou sua lista de tarefas iterativamente. Isso significa que, em vez de esperar que todas as mudanças fossem implementadas ao final do projeto (depois que as tarefas estivessem concluídas), Gary foi executando uma a uma e colocando on-line os componentes do projeto da forma mais rápida humanamente possível.

A natureza colaborativa de Gary também ajudou o projeto a alcançar a linha de chegada em tempo recorde. "Já trabalhei com muitos consultores e especialistas em CRM que são reconhecidamente desagradáveis com as mulheres e que não ouvem as necessidades da organização", diz Vanessa. "Gary era exatamente o oposto disso."

Veja aqui os resultados surpreendentes em seis meses:

Graças ao seu desempenho de sucesso em 2020, a ANU Press é agora uma das maiores editoras de código aberto do mundo.

Gary foi fundamental para que a editora tivesse o seu melhor ano de todos, mas seu maior legado não pode ser expresso apenas em números. De acordo com Vanessa, "Ao testemunhar como o software pode ajudar a equipe, em vez de ser um fardo constante, Gary gerou um impacto psicológico na empresa".

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