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So hat ein Mailchimp‑Partner dafür gesorgt, dass eine Top‑Universität ihr bestes Jahr hatte

Unter normalen Umständen ist es schon schwer genug, einen institutionellen Wandel umzusetzen. In einer weltweiten Krise ist die Herausforderung noch viel größer. Für die Australia National University (ANU) war es von großem Vorteil, dass sich Mailchimp-Partner Gary Eckstein noch nie davor gescheut hat, große Umstellungen beim Marketing anzugehen. Und auch die Pandemie hat ihn nicht daran gehindert, seinem Kunden zu helfen.

Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, wurde es auf dem sonst belebten Campus der ANU unheimlich still. Um die Ausbreitung des Virus einzudämmen, hatte die Verwaltung entschieden, dass die Studenten nur noch online von zuhause aus arbeiteten. Fast ohne Vorlaufzeit musste sich die Universität sowohl auf das Online-Lernen als auch auf eine ungewisse Zukunft einstellen. Änderungen in diesem Tempo sind den meisten großen öffentlichen Institutionen fremd und die ANU war da keine Ausnahme.

„Plötzlich mussten viele Universitäten ihre Arbeitsweise komplett umstellen und ich bekam die Chance, in einer Krisenzeit etwas zu bewirken“, sagt Gary, der zu Beginn der Pandemie von ANU Press, dem akademischen Open-Access-Verlag der Universität, engagiert wurde. „Das war viel mehr als nur ein weiterer Job für mich“, sagt Gary. „In einer Zeit, in der es so viele Fehlinformationen gab, war es gut, an der der Verbreitung von qualitativ hochwertigen, von Experten geprüften Inhalten beteiligt zu sein.“

Die ANU ist selbst für ihr Online-Marketing verantwortlich, deshalb musste ich ihnen nicht bei den täglichen Aufgaben helfen. Allerdings brauchten sie Unterstützung von einem Mailchimp-Experten, der über Erfahrung in der Zusammenarbeit mit großen Unternehmen verfügte. Und Gary hatte einen Lebenslauf, der die Erwartungen mehr als erfüllte.

„Das war viel mehr als nur ein weiterer Job für mich“, sagt Gary. „In einer Zeit, in der es so viele Fehlinformationen gab, war es gut, an der Verbreitung von qualitativ hochwertigen, von Experten geprüften Inhalten beteiligt zu sein.“

Nachdem er in der Prozess- und Geschäftsanalyse tätig war, gründete Gary 2010 OrganicWeb, eine auf Mailchimp fokussierte Schulungs- und Beratungsagentur. Seitdem hat er dutzende von mittleren und großen Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und Regierungsabteilungen bei der Optimierung ihrer digitalen Marketingprozesse unterstützt.

Die Universität wollte eine neue Informationsarchitektur für ihre Aufzeichnungen und Datenbanken entwickeln, die leicht auf Mailchimp zu übertragen ist, und gleichzeitig diese Informationen nutzen, um die Besucherzahlen auf der ANU-Press-Website zu erhöhen. Darüber hinaus wollte die ANU ihre Prozesse optimieren, die wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter verschlangen. „Wir hatten mit einem Dutzend Excel-Tabellen und manueller Datenerfassung und -pflege zu kämpfen“, sagt Vanessa Rouse, Marketing- und Kommunikationskoordinatorin von ANU Press.

Gary fand in Vanessa eine großartige Mitarbeiterin, die die Anforderungen und Erwartungen der Universität klar formulierte: Die Änderungen mǘssten schnell umgesetzt werden, das Budget war begrenzt, und die Ergebnisse müssten so schnell wie möglich sichtbar sein. Und das war auch der Fall.

„Wir hatten sehr schnell Ergebnisse“, sagte Vanessa. „Mitte 2020 hatten wir eine Abonnentenbasis von 1.300 (über 3 Jahre aufgebaut) und jetzt haben wir gerade 5.200 überschritten. Noch wichtiger ist, dass wir die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter um bis zu 200 E-Mails pro Woche reduziert haben. Jetzt haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf die Entwicklung von Inhalten, die Überprüfung von Manuskripten und die Bearbeitung zu konzentrieren.“

„Bei agilem Marketing geht es darum, dass größere Organisationen die dynamischen und experimentellen Marketingtaktiken kleiner bis mittlerer Unternehmen übernehmen.“

Was ist das Geheimnis von Garys Erfolg? Sein agiler Ansatz. „Bei agilem Marketing geht es darum, dass größere Organisationen, die traditionell risikoscheu sind und sich nur langsam verändern, die dynamischen und experimentellen Marketingtaktiken kleiner und mittlerer Unternehmen annehmen“, erklärt Gary, der gerade an einer Dissertation zum Thema agiles Marketing arbeitet. „Größere Organisationen wie Universitäten erkennen, dass die agile Herangehensweise an Marketing ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann.“

„Indem wir miterlebt haben, dass Software die Mitarbeiter unterstützen kann und nicht ständig nur mehr Arbeit erforderlich macht, hat Gary einen psychologischen Einfluss auf das Unternehmen gehabt.“

Getreu der agilen Philosophie ging Gary seine To-Do-Liste iterativ an. Das bedeutete, dass Gary nicht darauf wartete, dass alle Änderungen am Ende des Projekts implementiert wurden (wenn alle To-Do-Punkte abgehakt waren), sondern dass er einen Punkt nach dem anderen abhakte und die Teile des Projekts so schnell wie möglich online brachte.

Garys kooperative Art hat auch dazu beigetragen, dass das Projekt in Rekordzeit zum Abschluss gebracht worden ist. „Ich habe mit vielen Beratern und CRM-Spezialisten zusammengearbeitet, die Frauen bekanntermaßen ablehnend gegenüberstehen und nicht auf die Bedürfnisse der Organisation eingehen“, sagt Vanessa. „Gary war genau das Gegenteil.“

Hier ein Blick auf die tollen Ergebnisse nach sechs Monaten:

Dank seiner bahnbrechenden Leistung im Jahr 2020 ist ANU Press nun einer der größten Open-Source-Verlage weltweit.

Gary war maßgeblich daran beteiligt, dass der Verlag sein bestes Jahr überhaupt hatte, aber sein größtes Vermächtnis lässt sich nicht allein an Kennzahlen messen. „Indem wir miterlebt haben, dass Software die Mitarbeiter unterstützen kann und nicht ständig nur mehr Arbeit erforderlich macht, hat Gary einen psychologischen Einfluss auf das Unternehmen gehabt.“

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