Nem toda pessoa é perfeitamente adequada para os serviços especializados que você oferece. Suas habilidades e experiência únicas podem não atender às necessidades de todos. Portanto, mesmo que seja tentador aceitar todas as solicitações que chegam até você, encontrar os clientes certos é essencial para cultivar relacionamentos de negócios bem-sucedidos.
Avaliar cuidadosamente os clientes para garantir que eles sejam adequados pode adicionar um tempo significativo ao seu processo de integração. Mas há uma maneira inteligente de tornar esse processo mais rápido e fácil: um formulário de admissão de clientes bem elaborado. Essa ferramenta simples, mas poderosa, ajuda você a filtrar clientes em potencial de forma eficiente e causar uma excelente primeira impressão.
O que é um formulário de admissão de clientes?
Um formulário de admissão de clientes é um questionário para coletar informações essenciais sobre clientes potenciais. Normalmente, é o primeiro passo no processo de integração de clientes. As perguntas geralmente cobrem detalhes essenciais, como as informações de contato dos clientes e por que eles precisam de seus serviços. Cada resposta vai ajudar você a decidir se gostaria de trabalhar com aquele cliente e se seus serviços seriam benéficos para ele.
Os formulários de admissão de clientes rapidamente se tornaram uma maneira popular para prestadores de serviços especializados avaliarem novos clientes. Esses formulários são fáceis de criar usando um criador de formulários e são enviados ao cliente potencial por e-mail. Se você preferir trabalhar com documentos físicos, pode criar um formulário personalizado em um programa de processamento de texto e imprimi-lo.
De qualquer forma, começar seus relacionamentos com clientes com um formulário de admissão pode ajudar você a economizar tempo enquanto proporciona uma experiência de integração positiva. Isso também significa que você não vai precisar perder tempo cultivando clientes que não são adequados. Se você quiser aceitar o cliente, os insights podem ajudar a focar no que importa durante uma chamada inicial e mostrar que você está pronto para oferecer um serviço de qualidade.
Onde encontrar modelos de formulários de admissão de clientes
Baixe nosso modelo gratuito de formulário de admissão de clientes e comece imediatamente. O modelo personalizável inclui todos os campos essenciais para avaliar clientes em potencial com eficiência e preparar seu relacionamento comercial para o sucesso.
Simplifique seu processo de integração com nosso modelo gratuito de formulário de cadastro de clientes
Baixe o modelo personalizável de formulário de admissão de clientes e facilite a coleta de informações essenciais, tornando o processo de integração mais eficiente.
Para acessar mais recursos, vale fazer uma pesquisa simples online para encontrar modelos de formulário de captação de clientes adequados a diferentes setores.
Às vezes, você pode até conseguir um modelo gratuito de associações comerciais ao visitar seus sites. Isso pode ser especialmente útil se você estiver procurando um modelo de formulário de admissão de pacientes que precise estar em conformidade com a HIPAA.
Independentemente do modelo escolhido, revise o conteúdo com suas próprias palavras para refletir a voz da sua empresa e atender às necessidades específicas dos clientes.
Exemplos populares de formulários de admissão
Um modelo de formulário de admissão de clientes funciona melhor para a coleta de dados quando é personalizado para seu setor. Por exemplo, consultores financeiros não fazem as mesmas perguntas que prestadores de serviços de saúde. Se eles o fizessem, ainda assim não saberiam as necessidades de seus clientes em potencial e como poderiam ajudar.
Então, com isso em mente, vamos explorar os seguintes exemplos de modelos de formulários de admissão de clientes para ver como diferentes setores criam os seus.
Formulário de admissão de clientes jurídicos
A American Bar Association oferece muitos recursos para escritórios de advocacia, incluindo formulários de admissão de clientes. O formulário de admissão de direito de família coleta informações básicas sobre o cliente, o cônjuge e quaisquer filhos na residência. Além disso, geralmente pergunta sobre acordos de custódia e informações financeiras, como detalhes fiscais específicos do cliente. O modelo de formulário de admissão também pode explicar brevemente alguns dos termos que os clientes precisam conhecer ao procurar serviços jurídicos.
Formulário de admissão de pacientes
Os formulários de admissão de pacientes se concentram mais em coletar informações do histórico de saúde e em perguntar sobre as necessidades atuais de saúde do paciente. A American Massage Therapy Association oferece aos profissionais de saúde uma amostra de formulário que coleta dados do paciente, como informações de contato, condições médicas e medicamentos. Para serviços veterinários, o formulário de admissão do Blue Pearl Pet Hospital segue um caminho semelhante, reunindo informações sobre a disposição do animal, o motivo da visita e o histórico médico.
Formulário de cadastro de corretor de hipotecas
Os formulários de admissão de corretores hipotecários geralmente fazem perguntas sobre a situação financeira do cliente. A Opportunities Credit Union usa um formulário que ajuda seus corretores a avaliar a capacidade do cliente de obter uma hipoteca. Para agilizar o processo de solicitação, é pedida uma breve descrição da situação de posse da casa, emprego, renda, bens e dívidas.
Formulário de admissão de proprietários de pequenas empresas
Os formulários de admissão de proprietários de pequenas empresas também devem estar alinhados com as necessidades de serviço de seus clientes. Aqui, o formulário de admissão da Summit Digital Marketing pergunta ao cliente em potencial sobre seus serviços, público-alvo, valor médio do pedido, ciclo de vendas, abordagem de publicidade e objetivos atuais. Como outro exemplo, o formulário de admissão da SHJ Wealth Advisors explora as finanças do cliente, metas de aposentadoria e como ele deseja cuidar de sua família.
Exemplo de formulários de admissão para impressão versus online
Você vai encontrar versões online e para impressão ao procurar exemplos de modelos de formulários de admissão de clientes. Os formulários de admissão online coletam dados pelo site. Formulários de cliente para impressão geralmente são entregues como um documento de processamento de texto ou PDF. Isso permite que os clientes preencham o formulário usando o computador ou imprimindo-o e completando cada campo manualmente.
Como criar seus próprios formulários de admissão
Criar seus próprios formulários de admissão garante que você obtenha as informações relevantes necessárias para avaliar seus clientes de forma eficaz e proporcionar a eles uma excelente experiência do cliente. Você pode usar um criador de formulários, trabalhar com um modelo ou simplesmente criar um a partir do zero no processador de texto de sua preferência.
Não importa como você decida proceder, siga estas etapas para criar um formulário personalizado do qual você se orgulhará de entregar a seus clientes.
Etapa 1: use um modelo ou comece do zero
A forma mais simples de criar um formulário de admissão é começar com um modelo, como o que oferecemos acima. Os modelos fornecem uma base que pode ser personalizada de acordo com suas necessidades. Eles incluem formatos de perguntas testados e campos padrão que ajudam a coletar informações essenciais.
Se preferir ter controle total sobre o design e o conteúdo do formulário, é possível começar do zero usando ferramentas de criação de formulários, como Google Formulários ou Typeform. Essas plataformas oferecem interfaces intuitivas com recursos de arrastar e soltar, facilitando a inclusão de perguntas, a criação de lógica condicional e o desenvolvimento de um formulário com aparência profissional, sem a necessidade de conhecimento em programação.
Para quem opta por ferramentas mais tradicionais, também é possível criar o formulário no Microsoft Word, Documentos Google ou em qualquer processador de texto. Nesse caso, vale garantir espaço suficiente para que os clientes forneçam respostas detalhadas às perguntas.
Etapa 2: Solicite informações básicas do cliente
A coleta de dados dos clientes começa com seus detalhes básicos. No topo do formulário de admissão de clientes, colete as informações essenciais deles, como:
- Nome
- Telefone
- Endereço de e-mail
- Endereço do imóvel
- Método de contato preferido
- Função na empresa dele
- Detalhes do seguro
O conteúdo desta seção de seu formulário de admissão vai dar a você uma visão geral de alto nível do cliente. Você pode usá-lo para conhecê-lo melhor e começar o registro de seu cliente se decidir prosseguir com a relação de trabalho.
Etapa 3: colete informações detalhadas sobre a marca
Se você é um prestador de serviços B2B, como uma agência de marketing ou contador, dedique um tempo para entender a marca de seu cliente em potencial após coletar suas informações pessoais e de contato. Comece pedindo o nome da empresa, o site e quaisquer canais de redes sociais que estejam ativos. Pergunte também sobre as principais categorias de produtos ou serviços dele e os itens mais vendidos ao longo dos anos.
Outras coisas que você pode querer perguntar incluem:
- Missão e valores da marca
- Dados do público-alvo
- Valor médio do pedido
- Estratégia de publicidade atual
- Avaliações e classificações de clientes
É claro que as perguntas dependerão de seu setor. Crie cada uma com o objetivo de reunir as informações necessárias para decidir se você gostaria de trabalhar com o cliente.
Etapa 4: Pergunte sobre as metas e desafios do cliente em potencial
Perguntas sobre os objetivos e desafios de negócios do cliente em potencial estão no centro de um formulário de admissão de clientes bem elaborado. Nesta seção, você vai querer fazer perguntas que ajudem a entender o que os clientes precisam de sua empresa. Certifique-se de dar a eles bastante espaço para responder usando campos de entrada grandes.
Essas perguntas ao cliente devem incluir:
- Que metas específicas você espera alcançar com nossa ajuda?
- Onde você vê sua empresa nos próximos três a cinco anos?
- Quais são os maiores desafios que você enfrenta atualmente?
- Você prevê que novos obstáculos surjam nos próximos anos?
- Você pode dar um exemplo de como seria o sucesso para você?
Com as respostas dele, você pode refletir se seus serviços podem ajudá-lo a superar as barreiras para o sucesso. Talvez você precise explorar os principais desafios dele com mais detalhes durante a reunião inicial, mas a resposta inicial dele abrirá caminho para uma colaboração orientada para soluções.
Passo 5: Avalie os concorrentes de seu cliente em potencial
Você precisa entender os desafios que seus clientes em potencial enfrentam antes de decidir se pode ajudá-los.
Para descobrir isso, coloque algumas perguntas no formulário de admissão que indaguem quem são os principais concorrentes e o que eles estão fazendo de diferente de seu cliente em potencial. Além disso, pergunte quais são os pontos fortes e fracos dos concorrentes deles e quais dos produtos ou serviços deles se destacam mais.
Se seu cliente em potencial estiver em dúvida, você pode realizar uma análise muito breve da concorrência para identificar os três principais concorrentes no setor dele. Por meio desse processo, você vai ver onde a empresa está no setor dela e o que precisa fazer para superar a concorrência.
Etapa 6: Obtenha uma compreensão mais clara do orçamento dele
Perguntar sobre o orçamento de seu cliente vai verificar se ele tem dinheiro disponível para cobrir o custo dos seus serviços. Se não tiver, não importará o quanto você seja adequado para ele. Ele simplesmente não vai dar certo como seu cliente.
Em alguns casos, você pode sugerir soluções mais econômicas por enquanto. Então, se o orçamento dele crescer, poderá gradualmente aumentar o nível de serviço conforme achar adequado.
Como entender o processo de admissão de clientes
Seu formulário é tão bom quanto seu processo de admissão de clientes. Garanta que você esteja pronto para levar os clientes para as próximas etapas, ao criar um processo dedicado a ser seguido sempre.
Benefícios de um excelente processo de integração
Um processo de integração tranquilo garante que todas as partes estejam alinhadas e prontas para começar a trabalhar. Isso ajuda a construir confiança com seus clientes e mostra a eles que você tem os melhores interesses deles em mente. A base que ele cria também abre as linhas de comunicação, facilitando a colaboração com seus clientes ao longo de todo o relacionamento de negócios. Assim, todos saem ganhando.
Etapas do processo de admissão para clientes em potencial
Os processos de admissão de clientes variam conforme o setor e o tipo de serviço. Por exemplo, pequenas empresas não vão seguir exatamente as mesmas etapas que grandes escritórios de advocacia.
Mas, em geral, um bom processo de admissão pode ser assim:
1. Contato inicial: o processo começa ao receber a solicitação inicial de serviço por telefone, e-mail ou um formulário de inscrição em seu site.
2. Formulário de admissão de clientes: entregue seu formulário de admissão de clientes pessoalmente, pelo correio ou por e-mail.
3. Triagem de clientes: revise as respostas do cliente às perguntas do formulário de admissão e determine se ele é adequado.
4. Resposta do formulário de admissão: entre em contato com seu cliente em potencial para informá-lo se você conseguirá atender às necessidades de serviço dele.
5. Primeira reunião: agende uma chamada inicial ou uma reunião presencial com o cliente para discutir seus serviços ou revisar as próximas etapas.
Use essa estrutura para estabelecer seu processo de captação de clientes, se você ainda não tiver um. Em seguida, use suas experiências e o feedback dos clientes para personalizar ainda mais a abordagem e atender às necessidades de sua empresa.
Como simplificar seu processo de admissão com automação
Depois de criar o formulário de admissão de clientes, o próximo passo é automatizar o processo para economizar tempo e aumentar a eficiência. A automação elimina tarefas manuais, reduz erros e cria uma experiência mais fluida tanto para sua equipe quanto para os clientes.
Automatizar o processo de cadastro de clientes oferece diversos benefícios que podem impactar positivamente seus resultados. Entre eles:
- Economia de tempo: envie formulários automaticamente, colete respostas e armazene informações de clientes sem intervenção manual.
- Redução de erros: elimine falhas na entrada manual de dados e garanta que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos antes do envio.
- Impressão profissional: ofereça uma experiência digital consistente que cause uma boa impressão desde o primeiro contato.
- Integração mais rápida: conduza os clientes pelo pipeline com mais agilidade usando acompanhamentos automatizados e próximas etapas bem definidas.
- Organização aprimorada: armazene todas as informações do cliente em um banco de dados centralizado e pesquisável para acesso rápido.
Não sabe por onde começar? Existem diversas plataformas que ajudam a automatizar o processo de admissão de clientes, como:
- Plataformas de marketing por e-mail: soluções como o Mailchimp oferecem ferramentas de criação de formulários que se conectam às campanhas de marketing por e-mail, permitindo atrair novos leads automaticamente com conteúdo segmentado.
- Criadores de formulários: ferramentas especializadas que permitem criar formulários visuais e conversacionais, com lógica condicional que se adapta às respostas fornecidas.
- Sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): muitos CRMs incluem formulários integrados que adicionam automaticamente novos envios ao banco de dados de contatos.
- Plataformas de gestão empresarial: soluções completas voltadas para prestadores de serviços, que reúnem formulários de admissão, contratos e faturamento em um só lugar.
- Conectores de automação: ferramentas que conectam sistemas existentes para criar fluxos de trabalho personalizados, sem a necessidade de conhecimento em programação.
Para operações mais eficientes, os formulários devem se integrar a outros processos do negócio. Com a automação, é possível conectar os formulários de admissão às ferramentas usadas no dia a dia, como:
- Integração com CRM: adicione automaticamente novas informações de clientes ao sistema de relacionamento, mantendo todos os dados organizados em um só lugar.
- Conexões de calendário: permita que clientes agendem a consulta inicial logo após o envio do formulário, reduzindo trocas de e-mails.
- Marketing por e-mail: inclua novos clientes em potencial em fluxos de e-mail relevantes com base nas respostas, nutrindo leads que ainda estão em fase de decisão.
- Geração de documentos: use as respostas para preencher automaticamente contratos, propostas ou outros documentos personalizados.
- Criação de tarefas: acione tarefas internas quando um novo formulário for enviado, garantindo que nenhuma etapa fique pendente.
Ao conectar esses sistemas, você cria uma jornada contínua para o cliente, do primeiro contato à conclusão do projeto, reduz o trabalho administrativo e libera tempo para focar na entrega de um serviço de alto valor.
Adote uma abordagem personalizada com um novo formulário de admissão de clientes
Assim que você perceber como seu formulário de admissão de clientes funciona bem, ele se tornará sua ferramenta preferida sempre que surgirem clientes em potencial. A capacidade dele de ajudar você a tomar melhores decisões de negócios e fornecer a mais alta qualidade de serviço provavelmente será inestimável. Você finalmente poderá receber novos clientes com a confiança de que fez a escolha certa.
Principais conclusões
- Formulários de admissão de clientes são ferramentas essenciais de triagem que ajudam a identificar clientes ideais, economizar tempo no processo de integração e estabelecer as bases para relacionamentos comerciais bem-sucedidos.
- Formulários de admissão bem estruturados devem coletar informações básicas, detalhes sobre o negócio, metas, desafios e considerações orçamentárias. Esses dados ajudam a avaliar se o cliente é a opção certa para sua empresa.
- O uso de modelos e de ferramentas de automação, como o Mailchimp, pode simplificar significativamente o processo de admissão, reduzindo o trabalho manual e criando uma experiência mais profissional desde o primeiro contato.
- Ao integrar os formulários de admissão a outros sistemas da empresa, como CRM, calendários e marketing por e-mail, você cria uma jornada contínua para o cliente, do contato inicial até a conclusão do projeto.