Navegar na conformidade de e‑mail: Guia do profissional de marketing

Embora a Lei de Proteção ao Consumidor de Serviços Telefônicos (Telephone Consumer Protection Act, TCPA) ofereça proteções aos consumidores em relação a chamadas telefônicas e mensagens de texto, os e-mails também devem estar em conformidade com as leis e regulamentos locais.

A conformidade de e-mail refere-se à adesão às leis, regulamentações e melhores práticas relacionadas às comunicações de marketing por e-mail. Esta conformidade com várias regulamentações de proteção de dados abrange um amplo espectro, desde a obtenção de consentimento explícito para enviar e-mails aos clientes, garantindo transparência sobre a identidade do remetente e fornecendo instruções claras de cancelamento, tudo isso enquanto protege os dados do usuário e garante sua segurança.

A conformidade de e-mail vai além do envio de um e-mail e se concentra nos processos que impulsionam o marketing por e-mail, desde como você coleta endereços de e-mail até como armazena e gerencia esses dados. Também considera as leis regionais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na UE e a Lei CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing) nos EUA, garantindo que os profissionais de marketing respeitem e protejam os direitos de seus clientes em todos os pontos de contato.

Principais regulamentações de conformidade de e-mail

O marketing por e-mail é um dos principais canais para as empresas se engajarem com seu público-alvo. No entanto, todas as empresas que enviam e-mails em massa têm a responsabilidade de seguir regulamentos rigorosos elaborados para proteger a privacidade dos consumidores e evitar que recebam mensagens não solicitadas.

Compreender as várias regulamentações pode ajudar você a garantir que está em conformidade para evitar penalidades legais e danos à reputação.

Lei CAN-SPAM

A Lei de Controle do Assédio de Pornografia e Marketing Não Solicitado (CAN-SPAM) é uma legislação dos EUA que estabelece regras para o envio de e-mails comerciais.

Promulgada em 2003, ela concede aos destinatários o direito de impedir que as empresas enviem e-mails e estabelece as penalidades por violações e requisitos claros para as empresas, como:

• Evite informações falsas ou enganosas
• Não use linhas de assunto enganosas.
• Divulgue a mensagem como um e-mail promocional ou anúncio
• Forneça um endereço de correspondência físico
• Informe os destinatários sobre como cancelar o recebimento de e-mails
• Atenda às solicitações de exclusão
• Monitore o marketing por e-mail de terceiros realizado em seu nome

Ao contrário de algumas outras regulamentações, a Lei CAN-SPAM não exige que os remetentes obtenham consentimento explícito antes de enviar e-mails comerciais. No entanto, todo e-mail deve conter um mecanismo claro para que os destinatários possam optar por não receber e-mails futuros. Após o usuário cancelar a inscrição, as empresas têm dez dias para parar de enviar e-mails.

Se sua empresa violar a Lei CAN-SPAM, poderá pagar uma multa de até $50.112 por cada e-mail. Não há limite para essa penalidade, e você pode enfrentar sanções criminais que incluem prisão.

REGULAMENTO GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (RGPD)

O RGPD é um regulamento robusto de proteção de dados que entrou em vigor na União Europeia em 2018 com um escopo que vai além de apenas e-mails. O RGPD é aplicável a todas as organizações ao redor do mundo que processam os dados pessoais de indivíduos que residem na UE.

De acordo com o RGPD, as empresas devem obter o consentimento explícito e esclarecido das pessoas antes de processar seus dados. Caixas pré-marcadas ou consentimento implícito não são suficientes. Os destinatários também devem ser informados sobre como seus dados serão usados. O RGPD também concede aos indivíduos direitos sobre seus dados, incluindo o direito de acessá-los, retificá-los e apagá-los.

Transferir dados pessoais para fora do Espaço Econômico Europeu (EEE) também está sujeito a restrições conforme o RGPD. As empresas devem garantir que o país ou organização que recebe os dados ofereça proteção suficiente aos consumidores.

Legislação antispam do Canadá (CASL)

A CASL está em vigor desde 2014 e é uma das legislações antispam mais rigorosas do mundo. De acordo com a CASL, as empresas devem obter consentimento explícito ou implícito antes de enviar mensagens eletrônicas comerciais (CEMs), que incluem e-mails e mensagens de texto. O consentimento explícito pode ser obtido diretamente dos destinatários, enquanto o consentimento implícito pode ser deduzido de um relacionamento comercial ou não comercial já existente.

De acordo com a CASL, cada CEM enviado deve identificar o remetente. Além disso, todas as mensagens devem incluir um mecanismo que permita aos destinatários cancelar o recebimento de mensagens futuras, um processo que deve ser realizado dentro de dez dias após a solicitação.

As punições por violações da CASL são severas. Pessoas físicas podem receber multas de até CA$ 1 milhão, e empresas podem enfrentar sanções de até CA$ 10 milhões. Pessoas físicas também podem iniciar ações judiciais privadas contra entidades que violem a lei.

O verdadeiro valor de uma lista de e-mails não está no seu tamanho, mas na qualidade dos assinantes e na conformidade com as normas. Uma lista de e-mails em conformidade garante que você entre em contato apenas com pessoas que realmente querem saber informações da sua empresa e assegura que você atue dentro dos limites legais do marketing digital.

Criar e manter uma lista de e-mails em conformidade protege a reputação da sua marca, aumenta a confiança dos consumidores e melhora as taxas de engajamento.

Obtenção de consentimento

Antes de adicionar pessoas à sua lista de e-mail, você deve obter um consentimento claro deles. Explique claramente por que você está registrando o endereço de e-mail deles e como pretende utilizá-lo. Você deve evitar termos vagos e especificar o tipo de conteúdo que elas devem esperar, seja newsletters, promoções, atualizações ou todos os itens acima.

Evite caixas pré-selecionadas. Pode ser tentador forçar os clientes a entrarem em listas de e-mail, mas deixá-los escolher ativamente optar por participar em vez de ter que cancelar a inscrição pode ajudar você a construir melhores relacionamentos com clientes novos e existentes.

Marketing baseado em permissão

O marketing baseado em permissão foca na ideia de respeitar a escolha do destinatário. Ao obter consentimento explícito antes de enviar e-mails de marketing, as empresas priorizam as preferências dos clientes, garantindo a conformidade com a maioria das regulamentações de e-mail ao redor do mundo, o que leva a níveis mais altos de engajamento.

Ter um processo de confirmação dupla pode proteger ainda mais seu negócio. Usuários geralmente fornecem o e-mail através de um formulário de inscrição. Então, você envia a eles um e-mail de confirmação pedindo que confirmem a inscrição. Assim que confirmarem, o e-mail deles é adicionado à lista de e-mails. Esse processo garante que o e-mail seja válido e reafirma o interesse deles, resultando em mais engajamento e assegurando a conformidade do e-mail.

Gerenciamento de lista

Uma lista de e-mails precisa de manutenção regular para continuar eficaz e em conformidade. Remover endereços inválidos reduz as taxas de devolução e melhora a entregabilidade geral. Você também deve atualizar os endereços alterados usando ferramentas e integrações que possam identificar essas mudanças. E, por fim, certifique-se de que cada assinante esteja representado apenas uma vez no seu banco de dados para evitar duplicatas.

Você também deve gerenciar assinantes inativos que não interagiram com seus e-mails por um longo período. Você pode enviar campanhas de re-engajamento para reacender o interesse deles, pesquisas de feedback para perguntar por que eles estão inativos ou considerar usar o rastreamento de e-mail e cancelar a inscrição deles da sua lista completamente se várias tentativas tiverem sido feitas e eles permanecerem inativos.

Conforme o marketing por e-mail se torna um empreendimento global para seu negócio, ele traz complexidades em termos de conformidade. As regras de conformidade de e-mail variam entre os países, e o que é permitido em um pode não ser permitido em outro. As empresas precisam reconhecer essas nuances para garantir a conformidade com o e-mail ao enviar campanhas para assinantes em outros países.

Marketing por e-mail internacional

O RGPD possui um conjunto de normas globais para a privacidade de dados. Mesmo que uma empresa não esteja sediada na UE, ela se enquadra no alcance do RGPD se processar dados de residentes da UE.

Para profissionais de marketing fora da UE, isso significa garantir o consentimento para a coleta e processamento de dados, fornecer mecanismos claros para que os residentes da UE possam exercer seus direitos de dados, como acesso, correção e exclusão, e ser transparente sobre o uso e compartilhamento de dados.

Transferir dados pessoais entre fronteiras apresenta desafios significativos conforme o RGPD. As empresas devem garantir que o país destinatário ofereça um nível comparável de proteção de dados. As empresas devem usar mecanismos de transferência de dados aprovados, como as Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) ou Regras Corporativas Vinculantes (BCRs) e informar os usuários sobre onde seus dados estão armazenados e as medidas tomadas para protegê-los.

Navegar por várias jurisdições

Conforme as empresas expandem suas iniciativas de marketing por e-mail globalmente, elas terão que lidar com as leis e os regulamentos de conformidade de cada país.

Navegar por essas regulamentações requer segmentar listas de e-mail por região e adaptar o alcance com base nas regulamentações locais. Além disso, as empresas devem atualizar regularmente as políticas internas de conformidade de e-mail à medida que as leis mudam e implementar sistemas de gerenciamento de dados para atender a diferentes requisitos de proteção.

Se você não tem certeza sobre a conformidade de e-mail, também pode considerar buscar aconselhamento jurídico. Contratar especialistas jurídicos locais para compreender as nuances da conformidade global de e-mail e realizar auditorias regulares para corrigir problemas pode garantir que você continue em conformidade.

Monitore e audite frequentemente

Manter-se em conformidade é um compromisso contínuo. Monitorar e auditar regularmente garante que suas listas de e-mail e comunicações permaneçam em conformidade. Você também deve ficar por dentro das mudanças regulatórias. As leis são dinâmicas e refletem as preocupações da sociedade, então você deve contatar regularmente órgãos reguladores e se manter a par das últimas mudanças nos requisitos de conformidade.

Mantenha a conformidade com o Mailchimp. Nossa plataforma de marketing por e-mail torna fácil obter consentimento explícito para enviar comunicações por e-mail aos clientes com formulários de aceitação, cancelamento e muito mais. Depois, gerencie os dados dos clientes para atender facilmente às obrigações de direitos de dados estabelecidas por leis de privacidade de dados, como a Lei CAN-SPAM e o RGPD.