Hoje em dia, é difícil para a maioria das pessoas imaginar um mundo sem e-mail. Nós o usamos para quase tudo: manter contato com amigos e família, falar com empresas sobre problemas de atendimento ao cliente, assinar boletins informativos e, claro, para o trabalho.
Mas muitas pessoas também se sentem sobrecarregadas pelos e-mails. Elas podem se preocupar em perder mensagens importantes ou em não conseguir encontrar informações críticas quando precisarem. Provavelmente, todos nós conhecemos alguém que tem centenas ou milhares de e-mails não lidos na caixa de entrada.
Uma caixa de entrada de e-mail desordenada e cheia impede que você aproveite ao máximo essa poderosa ferramenta e também pode ser uma fonte de estresse e frustração que afeta o restante do seu dia.
No entanto, ao implementar algumas estratégias organizacionais simples, você pode controlar a enxurrada de mensagens e se preparar para o sucesso.
Os benefícios de uma caixa de entrada organizada
As desvantagens de ter um sistema de e-mails desorganizado e que simplesmente não funciona para você são evidentes. Mas pensar nos benefícios de uma caixa de entrada organizada para o seu trabalho, agenda e nível de estresse pode te motivar a criar seu plano pessoal de gerenciamento de e-mails.
Fluxo de trabalho mais eficiente
Quando a sua mesa está desorganizada, é fácil seu trabalho se tornar ineficiente e difícil de gerenciar. Procurar por uma única informação em uma pilha de papéis pode atrasar o que deveria ser uma tarefa rápida e fácil.
O e-mail funciona da mesma maneira. Organizar uma caixa de entrada cheia ou milhares de mensagens arquivadas não é a melhor maneira de usar seu valioso tempo. Certificar-se de que seus e-mails de trabalho ou pessoais estão bem organizados pode ajudar você a evitar frustração e atrasos.
Economia de tempo
Provavelmente, de tempos em tempos você precisa acessar informações nos seus e-mails. Procurar por mensagens individuais pode ser demorado. Mesmo usando a função de pesquisa para encontrar o que você está buscando, nem sempre funciona se você não se lembrar do remetente de uma mensagem ou de um termo de pesquisa exato. Mesmo que você acerte os termos de pesquisa, ainda pode se deparar com muitos e-mails sem importância que terá que examinar para encontrar o que precisa.
Estresse e aborrecimento reduzidos
Uma estratégia bem executada de organização de e-mails simplifica sua vida digital, ajuda você a gerenciar seu tempo de forma mais eficaz e contribui para um ambiente de trabalho mais focado e menos estressante. Isso torna mais fácil priorizar tarefas e previne a sobrecarga de informações. Além disso, um bom gerenciamento de e-mails permite que você se concentre na tarefa atual sem se preocupar em deixar passar mensagens de e-mail importantes.
Dez dicas para organizar seus e-mails e experimentar
Quando se trata de organizar e-mails, não há um método, processo ou segredo que funcione melhor para todo mundo. Pode ser necessário experimentar algumas coisas antes de descobrir o que faz mais sentido para você. Aqui estão algumas dicas para começar a construir sua estratégia de organização de e-mails.
1. Cheque os e-mails nos horários programados
Muitas pessoas adquiriram o hábito de deixar a caixa de entrada de e-mail aberta na área de trabalho do computador o tempo todo. Também é comum em muitos locais de trabalho esperar respostas imediatas aos e-mails.
Além de ser uma forma ineficiente de processar mensagens, pode prejudicar o seu desempenho em outras áreas. Alternar entre tarefas exige que o cérebro se desconecte de uma tarefa e depois se envolva em outra, o que pode diminuir a produtividade e aumentar os erros.
Se seus colegas de trabalho ou clientes sempre esperam que você responda rapidamente, é importante abordar essa expectativa. Deixe claro que, se algo for realmente urgente, você pode ser contatado de outra forma - por mensagem de texto, mensagem instantânea ou telefone. Caso contrário, você só checará as mensagens de e-mail em determinados momentos. Então, quando você abrir sua caixa de entrada, pode se concentrar apenas na tarefa de responder às mensagens.
2. Separe os e-mails em várias contas
Você pode usar o e-mail para várias funções diferentes: mensagens pessoais, um empreendimento em casa, atividades comunitárias e compras online. Se você fizer isso, pode ser mais lógico usar várias contas de e-mail.
Por exemplo, reservar uma caixa de entrada para uso profissional e outra para compras online e boletins informativos significa que você nunca perderá uma mensagem de um cliente importante porque está sobrecarregado de ofertas de desconto de suas marcas favoritas.
Usar várias contas também significa que você pode verificar uma caixa de entrada regularmente e outra com menos frequência, de acordo com sua agenda.
3. Combine várias contas de e-mail em uma só
Por outro lado, é possível ter endereços de e-mail demais, especialmente se alguns deles são raramente usados. Se você já possui várias contas de e-mail, pode ter notado que suas mensagens parecem dispersas em diferentes locais.
Se verificar várias caixas de entrada for um incômodo, talvez seja hora de deixar algumas delas de lado. Certifique-se de notificar seus contatos para não perder nenhuma mensagem importante e, em seguida, feche uma ou mais dessas contas para otimizar seu fluxo de trabalho.
4. Realize uma limpeza completa em sua caixa de entrada
Embora alguns e-mails sejam importantes para manter a longo prazo, você provavelmente tem uma conta de e-mail cheia de mensagens de que não precisa mais. Seja o lembrete sobre a feira comunitária que já passou ou um código de desconto que expirou, livre-se desses e-mails desnecessários.
Faça uma limpeza profunda excluindo quaisquer mensagens que não sejam mais úteis. Se você está preocupado em excluir algo de que possa precisar mais tarde, coloque-o em uma pasta separada ou um arquivo, mas tire-o da sua caixa de entrada principal, para que sua conta fique mais organizada e simplificada imediatamente.
5. Explore as regras de roteamento
Todo e-mail que chega ao seu sistema é encaminhado para algum lugar. Por exemplo, a maioria dos sistemas de e-mail possui mecanismos de detecção de spam que movem mensagens suspeitas de serem spam para uma pasta separada.
Você pode aproveitar esse sistema de roteamento para se manter organizado. Crie regras que direcionem e-mails para diferentes pastas assim que chegarem, em vez de enviar tudo para a sua caixa de entrada.
Você pode identificar e-mails pelo assunto, remetente ou palavra-chave e direcioná-los para pastas separadas. Por exemplo, se você é um trabalhador autônomo, pode criar pastas para cada projeto de cliente e direcionar e-mails dos clientes para a pasta correta.
Organizar os e-mails recebidos na pasta correta permite que você gerencie todos os e-mails sobre um determinado projeto ou tópico de uma só vez e impede que sua caixa de entrada fique sobrecarregada. Isso também significa que essas mensagens já estão organizadas por tópico.
6. Cancele a inscrição de e-mails indesejados
É fácil estar em tantas listas de e-mail que você nem se lembra de ter se inscrito. Em vez de apenas deletar e-mails de remetentes que não te interessam mais, tire um tempinho para se descadastrar.
Para cancelar a inscrição, procure um link no final da mensagem de e-mail. Pode ser difícil de ver no início, pois geralmente está em uma fonte mais clara ou na parte inferior de uma mensagem longa. Você não precisa cancelar a inscrição de tudo imediatamente. Reserve algum tempo uma vez por semana ou faça um pouco por dia. O esforço que você investe agora economizará tempo mais tarde, quando você não tiver mais uma caixa de entrada cheia de anúncios e conteúdo que não são relevantes para você.
7. Tenha uma estratégia anti-spam
O spam é uma realidade desagradável para quem usa e-mail. Spam são mensagens indesejadas ou não solicitadas frequentemente usadas para publicidade ou atividades maliciosas, como phishing. De acordo com o site de estatísticas Statista,em 2022, 48,63% de todos os e-mails eram spam!
Seu sistema de e-mail pode ser excelente em filtrar mensagens de spam e direcioná-las para uma pasta específica. Mas os spammers estão sempre aprimorando suas táticas, então é provável que os filtros de spam do seu sistema não sejam perfeitos.
Verifique sua pasta de spam de vez em quando para garantir que nada importante tenha ido parar lá. Além disso, você pode criar sua própria estratégia de spam: quando uma mensagem de spam chegar à sua caixa de entrada, marque-a como spam para que mensagens semelhantes sejam filtradas no futuro.
Você também pode regularmente excluir endereços de e-mail não utilizados da sua lista de contatos. Contas inativas são frequentemente segmentadas para uso por spammers. Analise todas as permissões que você concedeu a aplicativos de terceiros conectados à sua conta de e-mail e revogue aquelas que você não está usando ativamente.
Ao decidir com antecedência como você lidará com as mensagens de spam, não precisará gastar tempo ou esforço decidindo o que fazer. Quando uma mensagem de spam chegar, você só precisará colocar sua estratégia em ação.
8. Adie e-mails
Você provavelmente está familiarizado com a função soneca de um alarme. Ela possibilita que você desligue o alarme temporariamente e o atrase por alguns minutos, permitindo que você durma um pouco mais.
Adiar um e-mail funciona da mesma maneira. Usando a função adiar, você pode programar e-mails para voltarem à sua caixa de entrada em um momento mais conveniente. Por exemplo, se você receber a agenda de uma reunião na próxima semana, pode adiar essa mensagem até segunda-feira de manhã para que ela não sobrecarregue sua caixa de entrada até que você precise dela.
9. Sinalize e marque com estrela as mensagens que chegam
Sinalizar e marcar com estrela são recursos oferecidos por muitos clientes de e-mail para ajudar você a priorizar e-mails recebidos.
Muitas pessoas usam o sinalizador como uma forma de marcar um e-mail como importante, talvez algo que exija uma resposta rápida ou acompanhamento. Se você não puder lidar com um e-mail imediatamente, marcá-lo permite que você volte a ele quando tiver a chance de dar toda a sua atenção. As estrelas permitem que você organize e-mails por categorias—diferentes projetos, prazos de acompanhamento ou prioridade.
Sinalizadores e estrelas podem funcionar como rótulos ou pastas, mas são úteis se você não quiser arquivar mensagens. Marcá-las com esses símbolos simples enquanto as mantém na sua caixa de entrada ajudará você a ver rapidamente quais mensagens precisam de sua atenção.
10. Use a visualização de conversas
Seu provedor de e-mail pode oferecer um recurso chamado visualização de conversas — a opção de visualizar todas as mensagens de uma conversa agrupadas. Isso às vezes também é chamado de visualização em tópicos ou visualização agrupada.
Usar a visualização de conversas reduz a bagunça na sua caixa de entrada. Ele também permite que você leia uma conversa inteira em ordem cronológica, em vez de procurar e-mails relacionados na sua caixa de entrada ou em outras pastas.
Pastas e além: métodos populares para organização de e-mails
Existem inúmeras maneiras de organizar sua caixa de entrada. Abaixo estão algumas opções populares. Você pode usá-las conforme descrito ou personalizá-las de acordo com suas necessidades.
Método de pastas de tempo
O método de pastas de tempo (às vezes chamado de método das cinco pastas, incluindo a própria caixa de entrada) é popular entre especialistas em produtividade e organização. Neste método, você cria um conjunto de pastas (ou rótulos no Gmail) para organizar as mensagens de e-mail de acordo com quando elas precisarão de ação futura.
Quando os e-mails chegam, você deve agir imediatamente ou colocá-los em uma de suas pastas, dependendo da urgência. O importante é impedir que eles permaneçam na sua caixa de entrada.
Os nomes exatos das pastas vão depender das suas necessidades, mas opções comuns incluem:
- Hoje: estas são mensagens que precisam de uma resposta ou algum tipo de ação imediatamente.
- Esta semana: esta pasta inclui mensagens que não são urgentes, mas devem ser tratadas nos próximos dias.
- Este mês: estas mensagens precisam de uma resposta ou ação, mas são de baixa prioridade.
- Arquivo ou PSC (Para Seu Conhecimento): estes são e-mails que você deseja manter para referência futura, mas não exigem nenhuma ação posterior.
Assim, as pastas funcionam como uma série de listas de afazeres. Com este método, você pode se concentrar nas tarefas mais importantes que exigem sua atenção imediata. Então, quando você tiver lidado com as mensagens na pasta hoje e quando o tempo permitir, você pode revisar as mensagens em suas outras pastas e movê-las para pastas de maior prioridade ou agir nelas imediatamente.
Método da pasta de espera
Se o método das pastas de tempo não fizer sentido para você, o método mais simples da pasta de espera pode funcionar melhor. Nesse sistema, qualquer mensagem que chega à caixa de entrada é imediatamente processada, arquivada ou colocada na pasta de espera.
A pasta de espera é para quaisquer mensagens que precisem de uma ação ou resposta. Dentro desta pasta, certas mensagens podem ser priorizadas com estrelas e sinalizadores, ou você pode usar critérios de pesquisa como tempo ou remetente para decidir qual abordar primeiro.
Método Inbox Zero
Imagine ter uma caixa de entrada vazia — sem solicitações urgentes de acompanhamento, sem lembretes de eventos, sem mensagens publicitárias das suas marcas favoritas. Esse é o objetivo de um método organizacional chamado Inbox Zero, que é popular entre os especialistas em produtividade.
O Inbox Zero não significa que você nunca receba mensagens na sua caixa de entrada. Na verdade, é uma forma de manter sua caixa de entrada organizada, lidando com cada e-mail apenas uma vez. Sempre que você acessa sua conta de e-mail para gerenciar as mensagens novas, você age em cada uma delas, removendo-a da sua caixa de entrada.
Essas ações podem incluir responder a uma mensagem e arquivá-la, excluir um boletim informativo sem importância, delegar um e-mail enviando-o para outro membro da sua equipe ou arquivá-lo em uma de suas pastas para referência futura.
O objetivo de cada sessão de e-mail é terminar com a caixa de entrada vazia. Nesse caso, a caixa de entrada funciona como uma lista de tarefas, e sua recompensa por concluir tudo na lista é uma conta de e-mail limpa e organizada.
Ferramentas de organização em serviços de e-mail populares
A maioria dos sistemas de software de e-mail oferece várias maneiras de organizar seus e-mails. Dê uma olhada em algumas das ferramentas oferecidas pelos provedores de e-mail mais populares. Você pode descobrir opções úteis que desconhecia ou optar por um novo sistema que melhor atenda às suas necessidades de organização da caixa de entrada.
Gmail
Em vez de usar pastas para organizar mensagens, o Gmail do Google utiliza rótulos. De muitas maneiras, os rótulos funcionam como pastas. Eles podem ser usados para classificar mensagens em categorias. Mas no Gmail, mensagens individuais podem ter mais de um rótulo, permitindo que os usuários do Gmail arquivem emails que podem ser encontrados posteriormente em vários locais. Essa função ajuda a manter sua caixa de entrada do Gmail livre de desordem.
Além disso, é fácil configurar e gerenciar várias contas do Gmail e alternar entre elas facilmente em uma página da web ou aplicativo móvel. O Gmail também oferece modelos de mensagens para mensagens que você envia frequentemente.
iCloud
O serviço de e-mail iCloud da Apple oferece muitas ferramentas populares de organização, como pastas, modelos e sinalizadores, e também possui um visualizador de anexos dedicado, onde você pode ver todos os seus anexos de e-mail em um só lugar.
Os assinantes do serviço pago iCloud+ da Apple podem aproveitar um recurso chamado Ocultar Meu E-mail, que gera endereços de e-mail únicos e aleatórios para enviar formulários online e se inscrever em boletins informativos. As mensagens enviadas para esses endereços serão encaminhadas para você, mas os remetentes de e-mail não terão o seu endereço de e-mail real, a menos que você queira que eles tenham. Dessa forma, você vai reduzir o número de mensagens indesejadas na sua caixa de entrada.
Yahoo
Se você recebe muitas mensagens e arquiva e-mails com frequência, o Yahoo pode ser uma boa escolha. Ele oferece um terabyte de espaço de armazenamento — o maior entre todos os serviços de e-mail gratuitos populares. Essa pode ser uma ferramenta útil para organizar sua conta de e-mail se você frequentemente precisar consultar mensagens antigas. Você não vai precisar perder tempo decidindo quais e-mails manter e quais excluir.
Outlook
Os usuários do Outlook da Microsoft podem organizar e-mails por pastas e utilizar várias outras ferramentas populares. Além disso, o Outlook oferece as Quick Steps — um conjunto de atalhos personalizáveis de um clique que executam várias ações em um e-mail de uma só vez.
Por exemplo, se você receber feedback de um cliente importante na sua caixa de entrada do Outlook, pode marcá-lo como alta prioridade e encaminhá-lo para o seu chefe com um clique, se tiver configurado esse processo nas Quick Steps.
Aplicativos e serviços de terceiros para manter você organizado
Além das ferramentas instaladas por provedores de e-mail populares, há outras opções para adicionar ferramentas organizacionais ao seu sistema de e-mail. Algumas funcionam com qualquer serviço de e-mail, enquanto outras se integram apenas a serviços específicos. De modo geral, qualquer método que você considere adequado para organizar sua caixa de entrada provavelmente é compatível com seu cliente de e-mail ou um serviço de terceiros. Leia mais para conhecer algumas opções populares.
Clean Email
O Clean Email possui várias ferramentas de organização que se integram à sua conta de e-mail. Ele pode ajudar você a classificar e excluir e-mails em lotes, cancelar inscrições em listas de e-mails e organizar automaticamente as mensagens em categorias úteis para respostas mais eficientes. Ele também oferece planos para múltiplos usuários para sua equipe ou amigos e familiares.
SaneBox
O SaneBox usa inteligência artificial para identificar seus hábitos de e-mail e classificar as mensagens de acordo com sua prioridade. Mensagens de alta prioridade chegarão diretamente à sua caixa de entrada e o programa enviará atualizações diárias sobre o que foi filtrado. Você terá menos e-mails exigindo sua atenção imediata, enquanto tem certeza de que não está perdendo nada importante.
Unroll.Me
OUnroll.Me ajuda você a cancelar em massa a inscrição de spam, publicidade e listas de e-mails indesejados. Ele também reúne todos os e-mails da lista de mala direta que você deseja em um único resumo diário, para que você possa revisá-los de forma mais eficiente.
Boomerang
O Boomerang é uma ferramenta de gerenciamento de e-mail que atualmente oferece versões que funcionam com oGmail ou oOutlook. O Boomerang tem várias funções para ajudar a organizar e-mails e tornar sua caixa de entrada mais funcional. Ele pode agendar e-mails, definir lembretes de acompanhamento e devolver mensagens de e-mail para sua caixa de entrada em um horário designado.
O e-mail é uma ferramenta útil, mas não deve criar mais trabalho para você administrar. Seja seu e-mail de trabalho ou pessoal, reserve um tempo agora para organizar sua caixa de entrada e comece a usar ferramentas de gerenciamento de e-mail para mantê-la arrumada e fácil de utilizar.
Nem todas as dicas funcionarão para todos, mas é quase certo que há algo aqui que você pode usar para melhorar a organização da sua caixa de entrada, seja configurando sua conta para enviar automaticamente mensagens de rotina, marcando e-mails que precisam de resposta rápida ou armazenando mensagens em pastas específicas de projetos.
Se você começar a organizar seus e-mails hoje, poderá esperar menos trabalho e estresse na próxima vez que se sentar para verificar suas mensagens!