Melhores práticas de agendamento de compromissos on‑line

Maneiras de agendar uma reunião

Há uma variedade de maneiras de marcar compromissos, algumas clássicas e algumas de alta tecnologia.

• E-mail é eficiente e eficaz. Quase todos têm um endereço de e-mail, e se uma pessoa se esquecer dos detalhes de um compromisso, pode facilmente ir até sua caixa de entrada e encontrá-lo.
• Por telefone. O agendamento por telefone permite desenvolver uma conexão, discutir quaisquer questões que o cliente tenha e fazer perguntas você mesmo. Você pode então inserir as informações de compromissos em seu software de calendário.
• Convite através de uma plataforma de reunião ou de conferência. Você pode enviar convites para reuniões em aplicativos específicos a partir dos próprios aplicativos. Por exemplo, você pode gerar convites para reuniões com Zoom ou com a Microsoft Teams. Todos os detalhes estão no convite, e isto pode frequentemente sincronizar automaticamente com o software de programação do destinatário.
• Pessoalmente. Às vezes, você pode ter que marcar uma consulta pessoalmente. (Sim, isso ainda acontece! Pense em agendar um acompanhamento após uma reunião presencial com um cliente.) Você pode criar o compromisso em seu software e depois convidá-los através do aplicativo, ou ambas as partes podem inseri-lo simultaneamente em seus respectivos dispositivos.
• Um API no seu website. Se você estiver se perguntando como criar um sistema de agendamentos online em seu website, na maioria dos casos, você usará algum tipo de API. Pense nele como um software pronto, mas ao invés de armazenar o que ele precisa para rodar em seu computador, o provedor o armazena na nuvem.

Agendamento de reuniões online

Para agendar uma consulta online, você geralmente usa um software que faz interface com a nuvem, um aplicativo de calendário, ou um plugin de website.

Software

O software permite que você faça várias coisas que não são viáveis com os métodos tradicionais de programação. Por exemplo, um software que armazena informações de compromissos na nuvem facilita o gerenciamento de seus negócios.

• Agendar e verificar informações sobre o compromisso em qualquer lugar. Independentemente de quem inicia o compromisso —você ou o cliente—ambas as partes podem ver e, em alguns casos, editar as informações do compromisso a partir de seu próprio dispositivo. Este tipo de software vem com uma interface simples que você pode puxar para cima para verificar seus compromissos enquanto está em viagem.
• Escolher quando seu "livro" de compromissos estará aberto para inscrições. Você pode programar o software para aceitar novos agendamentos somente durante um determinado período de tempo, determinados dias da semana ou determinadas horas. Isto permite que você mantenha o controle do número de consultas feitas.
• Compartilhar seu calendário de compromissos em vários lugares. Com algum software, você pode sincronizar seu calendário em seu computador, um dispositivo móvel, mídias sociais, seu website e até mesmo em boletins informativos que saem para os clientes.
• Providenciar para que os clientes preencham a papelada antes da consulta. Outra característica conveniente do software de agendamento é a capacidade de fazer com que os clientes digitem informações críticas para o agendamento. Por exemplo, os consultórios médicos fazem com que os pacientes preenchem informações de saúde, e a Apple Store solicita que seus clientes insiram o problema que estão tendo com seu dispositivo. Outras empresas podem usar este recurso para reunir informações sobre o que o cliente deseja realizar durante a reunião.
• Sincronizar com todos os envolvidos no compromisso. Com o software de agendamento, você pode facilmente obter todos na mesma página usando o aplicativo ou métodos de comunicação automatizados como e-mails, mensagens de texto ou chamadas telefônicas.
• Agilizar o processo de inscrição. Com o software, você pode fazer com que os clientes entrem em compromissos através de uma interface on-line ou em seus dispositivos. Então, o compromisso pode ser sincronizado automaticamente com todos os dispositivos que executam o aplicativo, bem como os calendários baseados em nuvens, como o Google Calendar.
• Manter uma contagem contínua das marcações. O software permite rastrear o número de compromissos que você tem, incluindo quantos você fez a cada semana, mês, trimestre ou ano.

Aplicativo de Calendário em seu dispositivo móvel ou computador

O agendamento de compromissos usando um aplicativo de calendário com nuvens está se tornando comum. Se o calendário que vem com seu dispositivo tem características adequadas, você pode pular um passo não tendo que baixar e aprender a usar um diferente. Você pode usar calendários habilitados para nuvens para:

• Agendar reuniões
• Anotar detalhes de reuniões
• Alterar a data, hora e outras especificidades
• Definir reuniões recorrentes
• Agendar alertas para uma hora específica antes da reunião
• Interagir com outros aplicativos, como o Google Maps, para fornecer informações específicas de localização
• Criar alertas para quando você deve sair para chegar à consulta com base na distância e nas condições de tráfego atuais
• Convidar outras pessoas para o encontro ou reunião via texto ou e-mail
• Mostrar para convidar a lista completa de todos aqueles que estão programados para comparecer à consulta
• Exibir o status dos convidados, mostrando se eles aceitaram ou não o convite

Apesar de todas essas características, os aplicativos de calendário têm suas limitações. Eles podem não ser capazes de coletar informações das pessoas antes da consulta ou manter uma contagem das consultas que você teve durante um certo período de tempo. Outro problema potencial é que eles podem não permitir que outras pessoas marquem compromissos. Você teria que pedir a eles que marcassem seu próprio encontro e depois convidá-lo como participante.

Plugin no seu website.

Um plugin de website é um aplicativo que se integra ao seu website para oferecer funcionalidade ampliada. Há uma grande variedade de plugins de reserva disponíveis, permitindo que você e outras pessoas entrem em compromissos online. Procure um plugin de programação que lhe dê as opções de:

• Personalizar os horários quando as marcações estão disponíveis
• Estabelecer permissões para que os clientes marquem suas consultas por conta própria
• Configurar notificações automáticas para reuniões
• Integrar o plugin com ferramentas de calendário dentro de outros programas
• Incorporar ferramentas de geração de leads que possam coletar informações do cliente
• Aceitar pagamentos
• Alterar o idioma ou a moeda de acordo com a localização ou perfil dos participantes
• Mudar automaticamente de fusos horários para pessoas que atendem de diferentes áreas
• Integrar em um post ou página da web de mídia social

Escolhendo a melhor plataforma para seu negócio

Ao avaliar diferentes plataformas de reserva, é claro que você deve considerar suas próprias necessidades, mas tenha também em mente as de seus clientes. Não lhe servirá de nada se seus clientes não puderem usá-la ou acessá-la. Você quer encontrar uma plataforma de reuniões que possa:

• Gerenciar informações de clientes novos e existentes
• Encorajar os clientes a entrar detalhes no momento da reserva
• Permitir aos clientes a opção de sugerir mudanças no compromisso dentro do aplicativo
• Integrar com campanhas de marketing ou de divulgação e sistemas de rastreamento de e-mail
• Mostrar quem aceita ou rejeita compromissos
• Oferecer aos clientes a opção de explicar por que eles não podem comparecer a uma consulta

Características a serem procuradas

Você deve verificar a existência de certos comportamentos obrigatórios ao escolher sua plataforma de reserva de compromissos.

Características de usabilidade

• É fácil de usar por você e seus clientes
• É compatível com dispositivos móveis
• Oferece opções de pagamento
• Permite que os convidados remarquem ou até mesmo cancelem seus compromissos
• Pode agendar uma reunião com várias pessoas
• Tem opções de confirmação de compromisso
• Inclui vistas de calendário, tais como por semana, dia ou mês
• Possui um sistema automatizado de check-in, se aplicável
• Possui um sistema de lembre automatizado

Ferramentas de integração

• Tem um plugin que pode fazer sincronia com seu site
• É capaz de funcionar por conta própria, separada de seu site, caso seu site caia
• Incorpora links para chamadas de voz ou videoconferências programadas
• Funciona com seus outros calendários baseados em nuvem
• Conecta-se com soluções de mapeamento baseadas em nuvem, como Google ou Bing, bem como suas características de link- e location-sharing
• Integra-se com suas ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Melhores práticas na marcação de compromissos

Para tornar as marcações mais fáceis para você e mais convenientes para seus clientes, você deve ter em mente as seguintes melhores práticas.

• Deixar uma margem de tempo entre as marcações. Isto deixa espaço para os clientes que estão atrasados e lhe dá tempo para recolher seus pensamentos pós-reunião antes de seu próximo compromisso.
• Agendar compromissos recorrentes de uma só vez em vez de esperar até pouco antes de cada compromisso. Desta forma, você não perderá reuniões periódicas ou acompanhamento com leads ou parceiros estratégicos.
• Configurar o sistema para enviar automaticamente lembretes aos clientes. Os lembretes são ótimos para evitar não-comparências. Mas tenha cuidado para não sobrecarregar os clientes com lembretes, ou eles vão parar de prestar atenção. Considere perguntar ao cliente se e com que frequência ele gostaria de receber lembretes.
• Providenciar o envio automático de confirmações para você e seus clientes. Você pode rever a solicitação da reunião para se preparar antes do tempo.
• Usar um plugin ou aplicativo que possa detectar o fuso horário dos participantes. Isto é especialmente útil para os participantes em diferentes países, onde o horário de verão pode ser diferente do que em seu próprio país. A detecção automática de fuso horário resolve este problema.
• Usar seu agendador de compromissos para estabelecer horários de trabalho personalizados para seu pessoal. Você pode manter os marcos e prazos do projeto no caminho certo, estabelecendo cronogramas de trabalho que levam em consideração o tempo e o estilo de trabalho de seus funcionários. Um programa de compromissos pode ser uma ferramenta poderosa para organizar horários de trabalho flexíveis que mudam de semana para semana ou de mês para mês.
• Usar um construtor de formulários personalizado em conjunto com sua plataforma de agendamento para coletar feedback antes de marcar compromissos. Você pode criar campos para que os participantes possam inserir informações de contato e dados pessoais necessários para o compromisso. Você também pode fazer com que as pessoas respondam perguntas que facilitarão a criação de itens de ação, verificar o que acontecerá, ou organizar detalhes específicos.
• Aceitar pagamentos. Quer você esteja oferecendo um serviço de assinatura ou um produto, ou queira coordenar um pagamento feito por vários indivíduos, você pode integrar um sistema de pagamento seguro e confiável com seu agendador de compromissos. Isto facilita o pagamento pelos clientes. Ele também permite acompanhar quem fez os pagamentos e para quais compromissos.

Fazer e gerenciar compromissos online pode ser simples e conveniente para todos os envolvidos. Lembre-se de identificar suas necessidades, assim como as necessidades de seus clientes antes de tomar uma escolha definitiva.