E‑mail de notificação de remessa: facilite notificações de pagamento

Um e-mail de remessa, também chamado de aviso de remessa, é uma comunicação por escrito entre um cliente e um fornecedor com detalhes de pagamento que garantem e notificam o fornecedor de que a empresa pagou sua fatura.

O aviso de remessa funciona da mesma maneira que os recibos da caixa registradora. Quando um cliente compra um produto, ambas as partes recebem um recibo, que funciona como documentação das transações financeiras.

Este documento pode ser um e-mail comercial ou uma carta, mas a maioria das empresas espera um e-mail porque uma carta leva tempo para ser enviada. Ainda assim, você pode receber ou enviar boletos de aviso de pagamento pelo correio.

A remessa de pagamentos garante que as faturas dos fornecedores sejam pagas corretamente e no prazo. Quando seu fornecedor envia uma fatura, ele fornece detalhes como número da fatura, data de pagamento, valor devido, data de envio da fatura e itens ou serviços adquiridos. Esta fatura foi criada para funcionar como um guia para ajudar sua equipe de contas a pagar a entender quando as contas vencem e para quem elas são pagas.

Uma vez que uma fatura é paga, um fornecedor receberá uma remessa de seu cliente. Infelizmente, nem todas as empresas usam essa prática, embora ambas as partes prefiram, porque fornece documentação e confirmação de que um pagamento foi feito, o valor do pagamento e onde o dinheiro foi depositado ou enviado.

Como o processamento do pagamento geralmente leva tempo, uma remessa garante aos fornecedores que suas faturas serão pagas no prazo. Muitas empresas usam 30 termos líquidos, o que significa que a empresa tem 30 dias para pagar a fatura. O envio de um e-mail de remessa no dia 29 garante ao fornecedor que sua fatura será paga na data de vencimento especificada, evitando possíveis problemas de pagamento no futuro.

Os e-mails de remessa também garantem que ambas as partes tenham documentação por escrito do pagamento sendo feito. Dessa forma, os fornecedores que são pagos usando ACH ou transferência eletrônica não podem reivindicar que nunca receberam o pagamento.

Principais componentes de uma nota de aviso de remessa

Os e-mails de remessa não são legalmente exigidos, mas são benéficos para ambas as partes e funcionam como uma cortesia para melhorar a manutenção de registros em ambas as partes. Criar um e-mail de remessa leva pouco tempo, e você pode usar um modelo para cada fornecedor que pagar.

Além disso, muitos aplicativos de contabilidade e processamento de pagamentos para empresas se integram a aplicativos de provedores de e-mail e permitem que você gere automaticamente e-mails de remessa assim que uma fatura é paga.

A maioria dos e-mails de remessa reflete as informações contidas na fatura, incluindo o valor do preço, imposto sobre vendas, nome e endereço do fornecedor, tipo de pagamento e assim por diante. Cada e-mail de remessa que você enviar deve incluir os seguintes componentes:

Limpe a linha de assunto e as informações do remetente

Como os e-mails de remessa são projetados para notificar seu fornecedor de que a fatura foi paga, é sempre melhor mantê-lo simples. Você pode incluir as palavras "fatura", "pagamento" e nome da sua empresa para facilitar a localização se eles precisarem revisar as informações novamente.

Em alguns casos, seus fornecedores podem nem abrir o e-mail, e a linha de assunto é suficiente para informar que eles foram pagos. Então, se houver um problema com o valor da fatura, eles podem consultar o e-mail para ajudar a resolver o problema.

Detalhes da fatura e informações de pagamento

O design do e-mail para boletos de avisos de remessa não precisa ser complicado. Em vez disso, ele deve faturar as mesmas informações fornecidas na fatura e nas informações de pagamento, como quando o pagamento foi feito e para onde.

Ele pode listar informações importantes como o número da conta bancária do seu fornecedor ou o tipo de pagamento feito. A parte mais importante deste e-mail é o valor da fatura, que deve ser igual ao valor listado na fatura original.

Mensagem de agradecimento e apreciação

Os e-mails de remessa provavelmente não farão ou acabarão com seu relacionamento com um fornecedor, mas servirão como uma cortesia que eles apreciarão. Uma rápida mensagem de agradecimento e uma demonstração de apreço no final do e-mail de remessa podem ajudar bastante a fazer com que os fornecedores sintam que sua empresa os valoriza.

Informações de contato e detalhes de suporte ao cliente

A informação final que você deve compartilhar no e-mail de remessa são suas informações de contato e detalhes de suporte ao cliente. Normalmente, esse será o endereço de e-mail de contas a pagar ou informações de contato mais pessoais dos membros da equipe de contas a pagar.

Se você tiver apenas uma pessoa gerenciando essas contas e pagando faturas, ser mais pessoal pode ajudar bastante, pois garantirá que quaisquer problemas de pagamento sejam resolvidos em tempo hábil.

Como os e-mails de remessa são projetados para documentar o pagamento, eles são úteis se houver discrepâncias. As pessoas cometem erros, então alguém pode inserir um número errado no sistema de contabilidade, gerando um pagamento incorreto. Quando esses erros acontecem, é útil fornecer informações de contato aos fornecedores para ajudá-los a resolver o problema.

Com essas informações, eles podem entrar em contato com a sede da empresa para rastrear a pessoa certa em um departamento específico, o que pode ser frustrante.

Seus fornecedores querem ser pagos corretamente e no prazo, mas a maioria compreende os erros. Se você não facilitar a correção desses erros, isso pode afetar seu relacionamento com essas outras empresas.

A maioria das empresas tem muitos fornecedores com os quais trabalham. Por exemplo, uma agência de marketing pode trabalhar com outras agências e freelancers, enquanto uma empresa baseada em produtos pode encomendar equipamentos de escritório, produtos e serviços de várias outras empresas. O aviso de remessa fornece a ambas as partes a notificação de pagamentos on-line e pode ser uma parte crucial do processo de faturamento.

Infelizmente, os boletos de remessa também podem ser pontuais. Quanto mais pessoas você pagar, mais tempo levará. Simplificar seus e-mails de remessa pode tornar o processo mais rápido, garantindo que você aproveite todos os benefícios de enviá-los em primeiro lugar. Veja por que você deve tentar tornar seu processo de remessa mais eficiente:

Melhora o profissionalismo e a imagem da marca

O aviso de remessa faz com que sua empresa pareça mais profissional. Os fornecedores esperam ser pagos no prazo, não importa o que aconteça. As pequenas empresas que enviam boletos de aviso de remessa podem garantir a seus fornecedores que são alguém que paga suas faturas em dia, aumentando a probabilidade de parceiros valiosos trabalharem com eles no futuro.

Aumenta a eficiência do processamento de pagamentos

Simplificar seu processo de aviso de remessa pode melhorar a eficiência do processamento de pagamentos. Com a automação, você pode enviar automaticamente mensagens de e-mail de aviso de remessa aos fornecedores assim que suas faturas forem pagas. Tudo o que você precisa é de um software de contabilidade que permita gerar esses e-mails com base nas informações da fatura original.

Reduz a confusão e as dúvidas do cliente

Quando um fornecedor lhe envia uma fatura, você é o cliente. Isso pode ser difícil de pensar porque você tem seus próprios clientes. Os e-mails de remessa reduzem a confusão entre clientes e clientes, garantindo que as faturas sejam pagas com precisão e no prazo.

Então, se houver um problema com o pagamento, uma parte pode entrar em contato com a outra usando a remessa como comprovante de pagamento.

Melhora o fluxo de caixa e a gestão de contas a pagar

Um processo simplificado de notificação de aviso de remessa pode melhorar a visibilidade financeira para ambas as empresas e tornar os processos de contas a pagar mais organizados. Os e-mails de remessa oferecem visibilidade dos status de pagamento. Se não tiver certeza de que sua empresa pagou uma fatura, verifique os e-mails de remessa antes de duplicar a transação.

Essas cartas também facilitam a conciliação rápida dos pagamentos, levando a uma melhor gestão financeira em geral.

Um e-mail de remessa deve ser simples. A maioria de seus fornecedores deseja principalmente ver os detalhes da fatura para confirmar que receberão pagamentos por EFT prontamente e de acordo com seu contrato. No entanto, seus e-mails ainda são comunicações, portanto, devem ser de marca e profissionais.

Layout de e-mail simples e profissional

Um layout de e-mail simples e profissional deve permitir que todas as informações necessárias sejam retransmitidas da fatura. Você não precisa adicionar elementos de design sofisticados, mas deve garantir que as informações sejam fáceis de ler e entender.

Personalização e customização

Adicionar personalização na forma do nome comercial do fornecedor e detalhes de contato pode tornar o e-mail mais eficaz. No entanto, estas não são comunicações de marketing. Em vez disso, eles devem transmitir rapidamente a fatura necessária com uma marca básica que ajude o destinatário a entender de onde ela veio.

Incluir e-mails de contato

Os e-mails de remessa não precisam de uma chamada à ação (call to action, CTA) como uma mensagem de marketing. Em vez disso, você deve fornecer informações de contato para sua equipe de contas a pagar em caso de problemas de pagamento.

Design compatível com dispositivos móveis

A maioria dos proprietários de empresas está ocupada, então nem sempre estão no escritório ou na frente de seus computadores. Fazer boletos de aviso de remessa compatíveis com dispositivos móveis garante que seu fornecedor possa abrir e ler as informações no e-mail para garantir que eles foram pagos no prazo.

Simplificando e-mails de remessa com automação

E-mails de remessa não são obrigatórios, mas são uma boa cortesia que você pode fornecer aos fornecedores, garantindo que você pague suas faturas em dia e fornecendo as informações de contato necessárias caso tenham problemas de pagamento.

Com a Mailchimp, uma ferramenta de automação de marketing, você pode otimizar e-mails de remessa usando a automação para melhorar o fluxo de trabalho de contas a pagar. Integre-se ao seu CRM ou software de vendas para sincronizar dados perfeitamente entre os sistemas e garantir a capacidade de entrega de e-mail. Cadastre sua conta na Mailchimp hoje mesmo.