Wenn es um Kleidung, soziale Hinweise oder sogar E-Mails geht, gibt es allgemeine Regeln, die jeder befolgen sollte. Dabei gilt es jedoch zu bedenken, dass die Etikette-Empfehlungen je nach Branche, Unternehmen und sogar Generation variieren können.
Was wir unter E-Mail-Etikette verstehen
Sich an die Grundregeln der Etikette zu halten, demonstriert im Allgemeinen Professionalität. Bei der geschäftlichen Kommunikation oder dem Versenden von E-Mails bedeutet eine gute E-Mail-Etikette in der Regel, sicherzustellen, dass du allen E-Mail-Empfängern die benötigten Informationen zur Verfügung stellst.
Wenn wir in diesem Artikel über „richtige E-Mail-Etikette im Geschäftsbereich“ oder nur über „E-Mail-Etikette“ im Allgemeinen sprechen, meinen wir die beste Art und Weise, etwas per E-Mail zu kommunizieren . Die Tipps in diesem Artikel sollen allen als Orientierungshilfe dienen, die im Geschäftsleben oder in der Ausbildung per E-Mail einen professionellen Eindruck hinterlassen wollen.
Warum brauchen wir Regeln für die E-Mail-Etikette?
Die E-Mail-Etikette ist wichtig, weil sie dir hilft, effektiv zu kommunizieren. Eine gut formulierte E-Mail-Nachricht kann dabei helfen, stärkere Beziehungen aufbauen und dich als glaubwürdigen Kollegen, Manager, Kunden, Schüler, Lehrer oder Freiberufler zu etablieren.
10 Tipps für die richtige E-Mail-Etikette im Geschäftsbereich
E-Mail-Etikette bedeutet aber nicht nur, eine professionelle E-Mail zu verfassen, die mit perfekter Grammatik überzeugt. Wie du in diesem Artikel sehen wirst, geht es bei der E-Mail-Etikette auch darum, wie, wann, warum und an wen du deine E-Mail sendest. Diese zehn Tipps zur E-Mail-Etikette zeigen dir, wie du eine professionelle E-Mail erstellen kannst.
10 Tipps für die richtige E-Mail-Etikette
- Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse
- Erstelle eine E-Mail-Signatur
- Widme dich erst der Nachricht, bevor du die Adresse des Empfängers eingibst
- Verwende den richtigen Tonfall
- Formuliere kurze und klare Betreffzeilen
- Korrekturlesen!
- Füge Links und Dateianhänge hinzu
- Gib die richtige(n) E-Mail-Adresse(n) an
- Verwende „Allen antworten“ nur, wenn nötig
- Reagiere zum richtigen Zeitpunkt
1: Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse
Falls dir dein Arbeitgeber keine Adresse bereitstellt, sorge dafür, dass du eine geeignete E-Mail-Adresse hast, damit die Empfänger wissen, von wem die E-Mail stammt. Es ist in Ordnung, weiterhin die E-Mail-Adresse zu verwenden, die du seit der 9. Klasse hast. Achte aber darauf, dass sie immer noch widerspiegelt, wer du jetzt bist. Wenn du beispielsweise ein Geschäftsinhaber oder Masterstudent bist, solltest du vielleicht nicht unbedingt eine E-Mail-Adresse wie „cutiepie92@gmail.com“ oder „dnd_dude_4life@yahoo.com“ haben.
Als Best Practice gilt, entweder deinen Namen oder einen gut wiedererkennbaren Spitznamen zu verwenden – wie Cam für Camilla oder John für Johnathan. Du kannst einzelne Wörter mit einem Punkt, Bindestrich oder Unterstrich voneinander trennen, wenn dein Name ohne Zusatz nicht verfügbar ist. Dabei solltest du nach Möglichkeit auf die Zahlen deines Geburtsjahres verzichten, wenn du unnötige Vorurteile über dein Alter vermeiden möchtest.
Wenn du eine Marketing-E-Mail-Adresse erstellst, achte darauf, dass der Adressname für die Kunden klar zu erkennen ist. Wenn die E-Mail-Adresse für Feedback, Kundensupport oder andere spezifische Anforderungen vorgesehen ist, sollte das auch in der Adresse deutlich angegeben werden. Zum Beispiel „feedback@yourbusiness.com“.
2: Eine E-Mail-Signatur erstellen
Neben einer eindeutigen E-Mail-Adresse kannst du mit einer professionellen Signatur sicherstellen, dass die Empfänger wissen, wer ihnen eine E-Mail sendet. Rufe dafür deine E-Mail-Einstellungen auf. Dort sollte eine Möglichkeit vorhanden sein, eine Signatur hinzuzufügen. Diese erscheint dann automatisch in jeder E-Mail, die du versendest.
Gib in deiner E-Mail-Signatur zuerst deinen Namen, deinen Beruf oder deine Stellenbezeichnung und deine Pronomen (falls gewünscht) an. Nach diesen grundlegenden Informationen kannst du alle hilfreichen Angaben aufnehmen, die du für relevant hältst. So könntest du beispielsweise einen Link zu deiner Unternehmenswebsite, deinem LinkedIn-Profil, deiner persönlichen Website oder deinen Accounts in den sozialen Medien hinzufügen. Wenn du eine geschäftliche Telefonnummer, eine zweite E-Mail-Adresse oder andere relevante Kontaktdaten hast, sollten diese ebenfalls enthalten sein. Die Signatur bietet außerdem Platz für optionale Inhalte wie den Firmennamen, das Logo oder einen Slogan.
Wenn du normalerweise mit Menschen zusammenarbeitest, die in anderen Bundesländern oder Ländern ansässig sind, solltest du vielleicht darüber nachdenken, eine lokale Zeitzone hinzuzufügen, damit die Empfänger wissen, wie deine üblichen Arbeitszeiten sind und wann sie mit einer Antwort rechnen können. Für deine Kollegen könnte es hilfreich sein, wenn du in deiner E-Mail-Schlussformel deine geplanten freien Tage angibst, damit sie über deine Verfügbarkeit im Bilde sind.
Nr. 3: Widme dich erst der Nachricht, bevor du die Adresse des Empfängers eingibst
Wenn du eine neue E-Mail verfasst, könnte dein erster Gedanke sein, die Adresse des Empfängers in das Feld „An“ einzutragen. Stattdessen solltest du aber zuerst die E-Mail verfassen und dann die Details des Empfängers einfügen. Wenn du sie nämlich versehentlich versendest, erhält diese Person keine unfertige E-Mail.
Es ist vollkommen in Ordnung, kurze oder lange E-Mails zu schreiben – solange sie im Rahmen dessen, was du kommunizieren möchtest, sinnvoll sind. Achte darauf, dass du den gesamten Kontext und die notwendigen Details in den Absätzen der E-Mail angibst.
Ist die E-Mail zu kurz gehalten, könnte das den Empfänger durch unzureichende Informationen verwirren. Wenn deine E-Mail zu lang ist, überforderst du die Person jedoch mit unnötigen Informationen. Falls du viele notwendige Details angeben musst, versuche, die Absätze deiner E-Mail in Aufzählungspunkte oder kurze Abschnitte zu unterteilen.
Nr. 4: Verwende den richtigen Tonfall
Als Faustregel gilt, Humor zu vermeiden und einen professionellen Ton zu wahren, wenn du jemandem eine E-Mail schreibst, den du nicht gut kennst. Und denk daran, dass du dich nicht auf die Körpersprache verlassen kannst, um dein Anliegen zu vermitteln. Es könnte deinem Unternehmen erheblich schaden, wenn Kunden deine E-Mail als unangemessen empfinden. Wenn du also sarkastisch oder witzig sein möchtest, solltest du dir sicher sein, dass deine Empfänger das auch verstehen. Berücksichtige auch den kulturellen Kontext und die kulturellen Unterschiede anderer Kollegen.
Wenn du mit deiner Marketing-E-Mail jedoch versuchst, eine bestimmte Zielgruppe zu erreichen, kann der Einsatz von Humor, Emojis oder Sarkasmus andererseits sehr hilfreich sein, um eine Verbindung herzustellen. Wichtig dabei ist nur, dass du dir sicher sein solltest, dass der Tonfall gut bei deiner Zielgruppe ankommt.
Hier findest du weitere Tipps, wie du erfolgreiche Marketing-E-Mails verfasst.
Achte darauf, dass der Ton deiner E-Mail zu dir und deinen Absichten passt Dein Tonfall sollte ein gutes Licht auf dich als Absender werfen. Wenn du als Anwalt eine formelle E-Mail mit sensiblen Informationen an einen Mandanten sendest, solltest du nach Möglichkeit auf Slang, Smileys oder zu viele Ausrufezeichen verzichten. Wenn du jedoch die endgültige Version eines Projekts an einen Kollegen schickst – eines, an dem ihr beide in den letzten Monaten sehr hart gearbeitet habt – ist ein aufgeregter, fröhlicher Tonfall mit ein paar Smileys wahrscheinlich in Ordnung.
Punkte ≠ Unhöflichkeit Jüngere Menschen, besonders junge Frauen, verwenden in ihren geschäftlichen E-Mails häufiger Ausrufezeichen. Das ist hin und wieder sicherlich in Ordnung, aber manche Menschen setzen Ausrufezeichen zu oft ein, weil sie denken, dass sie sonst wütend oder anmaßend wirken. Im Gegensatz dazu gelten Punkte als völlig akzeptable E-Mail-Etikette. Du kannst dir sicher sein, dass du dadurch nicht unhöflich, gemein oder nervig herüberkommen wirst.
Hier findest du weitere Tipps, wie du den richtigen Ton triffst.
Nr. 5: Formuliere kurze und klare Betreffzeilen
Die Betreffzeile ist das Erste, was die Empfänger sehen, wenn sie ihre E-Mail öffnen und deine Nachricht lesen. Achte darauf, dass deine Betreffzeilen kurz und prägnant gehalten sind und nicht mehr als etwa zehn Wörter enthalten. Sei aussagekräftig, setze Satzzeichen nur sparsam ein und achte darauf, alle Eigennamen großzuschreiben. Wenn du mit der E-Mail dringende Angelegenheiten besprechen willst, solltest du das in der Betreffzeile unbedingt erwähnen, damit die Person deiner E-Mail auch die nötige Aufmerksamkeit schenkt.
Wenn du Marketing-E-Mails schreibst und einen Verkauf oder ein begrenztes Angebot hervorheben möchtest, solltest du das ebenfalls in die Betreffzeile aufnehmen.
Nr. 6: Korrekturlesen!
Überprüfe deine E-Mail immer noch einmal auf Grammatikfehler, bevor du auf „Senden“ klickst – und vergiss nicht, auch deine Betreffzeilen Korrektur zu lesen. Es gibt nichts Ärgerlicheres, als im Nachhinein festzustellen, dass du eine E-Mail an den falschen Empfänger adressiert hast. Oder noch schlimmer, deinen eigenen Namen in deiner Signatur falsch zu schreiben.
Hier kommt noch ein Tipp, wie du sichergehen kannst, dass dir kein Rechtschreibfehler entgeht: Lies den letzten Satz deiner E-Mail Korrektur und jeden Satz von dort aus rückwärts. Hilfreich kann es auch sein, die Schriftart zu ändern, da deine Augen Fehler eher bemerken, wenn sie Text in einer anderen Schriftart sehen. Vergiss nicht, sie danach wieder auf eine der Standard-Schriftarten zurückzusetzen.
Deine E-Mail-Kommunikation sollte im Idealfall klar und prägnant formuliert sein. Wenn du deine Nachricht noch einmal liest, solltest du dich daher fragen, ob deine E-Mail verständlich ist und alle deine Punkte abdeckt. Wenn du etwas in einem Wort sagen kannst, anstatt in fünf
Nr. 7: Füge Links und Dateianhänge hinzu
Wenn du in deiner E-Mail einen Dateianhang erwähnst, vergewissere dich, dass du ihn auch tatsächlich beifügst. Um große Dateien anhängen zu können, musst du sie möglicherweise zuerst komprimieren. Du kannst sie aber auch über Google Drive, OneDrive, WeTransfer oder Dropbox senden.
Bei Marketing-E-Mails, die den Leser an eine andere Stelle leiten sollen – wie etwa einen Blogbeitrag, eine Landingpage oder ein Kontaktformular – solltest du darauf achten, dass der Link funktioniert. Ob du deine URL mit einem Hyperlink versiehst oder sie vollständig in den E-Mail-Text einfügst, bleibt ganz allein dir überlassen. Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest, kannst du deine E-Mail auch zuerst an einen Kollegen senden, damit du die Gewissheit hast, dass deine Links auch von anderen aufgerufen werden können.
Nr. 8: Die richtige(n) E-Mail-Adresse(n) angeben
Direkt über der Betreffzeile fügst du die gewünschten E-Mail-Adressen hinzu. Achte darauf, dass du deine E-Mail an die richtige Person sendest und dass du auch die richtigen Personen in das Cc- oder Bcc-Feld setzt. Wenn du Marketing-E-Mails schreibst, vergewissere dich, dass du die Berechtigungen dazu hast, um E-Mails an jede Person auf deiner Liste zu versenden.
Nr. 9: Verwende „Allen antworten“ nur, wenn nötig
Als angemessene E-Mail-Etikette gilt, „Allen antworten“ nur bei Bedarf zu verwenden. Nicht jede Person auf deiner Empfängerliste muss über deine Antwort an den ursprünglichen Absender Bescheid wissen. Wenn die Informationen nicht für alle relevant sind, solltest du darauf achten, dass du nur der oder den entsprechenden Person(en) in der E-Mail-Kette antwortest.
Nr. 10: Reagiere zum richtigen Zeitpunkt
Wir alle haben einen vollen Terminkalender. Daher ist es verständlich, dass nicht jeder immer die Möglichkeit hat, innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu antworten. Da die Reaktionszeit davon abhängt, an wen du eine E-Mail sendest, findest du hier einige allgemeine Richtlinien, die du dabei befolgen solltest.
- Direkte Kollegen oder Teammitglieder : Antworte im Laufe des Arbeitstages oder innerhalb von 12 Stunden.
- Andere Kollegen oder Teammitglieder : Antworte innerhalb von 24 Stunden.
- Direktkunden : Antworte im Laufe des Arbeitstages oder innerhalb von 12 Stunden.
- Externe Kontakte : Sofern die E-Mail nicht als dringend markiert ist, antworte innerhalb weniger Tage oder spätestens bis Ende der Woche.
Wenn du geschäftliche E-Mails mit wichtigen oder sensiblen Informationen erhältst, solltest du den Absender unbedingt wissen lassen, dass du seine erste E-Mail erhalten hast. Auch wenn du nicht sofort mit einer passenden Antwort oder einem Update dienen kannst, solltest du trotzdem Bescheid geben, dass du die E-Mail gesehen hast und der Anfrage bald nachkommen wirst.
Wenn du in einer anderen Zeitzone lebst, solltest du wie im Abschnitt „E-Mail-Signatur“ erwähnt, deinen Empfängern mitteilen, zu welchen Zeiten sie mit einer Nachricht von dir rechnen können. So vermeidest du Frustration oder Verwirrung, wenn du länger brauchst, um zu antworten.
Warum du die Regeln der E-Mail-Etikette befolgen solltest = gute Kommunikation
Kurz gesagt: Bei einer guten E-Mail-Etikette geht es darum, sicherzustellen, dass du dem Empfänger die erforderlichen Informationen bereitstellst und effizient mit ihm kommunizierst. Wenn du bei deinen professionellen E-Mails die konventionellen Regeln der E-Mail-Etikette einhältst, kann dir das helfen, stärkere Beziehungen zu Kollegen, Managern, Lehrern und Kunden aufzubauen und zu pflegen – und dich als vertrauenswürdige Person zu etablieren.
Wenn du die richtige E-Mail-Etikette befolgst, schreibst du nicht nur eine gute Nachricht, sondern kommunizierst auch auf die bestmögliche Art und Weise. Hier erfährst du, was jeder unserer Tipps für eine angemessene Kommunikation bedeutet.
- Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse : Du bist ein ernstzunehmender Profi mit einer eindeutigen Adresse, die man auf den ersten Blick erkennt.
- Erstelle eine E-Mail-Signatur : Du stellst dem Empfänger so zusätzliche Informationen über dich bereit, die Aufschluss darüber geben, wer du bist, besonders wenn es sich dabei um deine erste E-Mail an diese Person handelt.
- Widme dich erst der Nachricht, bevor du die Adresse des Empfängers eingibst : Du achtest sorgfältig darauf, dass du deine Nachricht zunächst richtig verfasst und sie nicht versehentlich gesendet wird, bevor sie fertig ist.
- Verwende den richtigen Tonfall : Du stellst sicher, dass der Ton deiner E-Mail zu deinem Inhalt und deinen Absichten passt. Außerdem berücksichtigst du den Hintergrund der Empfänger und was sie möglicherweise witzig finden oder nicht (falls du das Ganze mit einer Prise Humor auflockern möchtest).
- Formuliere kurze und klare Betreffzeilen : Du sorgst dafür, dass die Empfänger genau wissen, worum es in deiner E-Mail geht – und das in zehn Worten oder weniger.
- Korrekturlesen : Du überprüfst deine Grammatik noch einmal, damit du nicht nur die richtigen Informationen vermittelst, sondern auch einen schlüssigen, zusammenhängenden Text verfasst.
- Füge Links und Dateianhänge hinzu : Du gehst strukturiert vor und vergewisserst dich, dass die Empfänger über alle benötigten Dateien verfügen, ohne eine weitere E-Mail senden zu müssen.
- Die richtige E-Mail-Adresse angeben : Du überprüfst, ob deine E-Mail an die richtigen Empfänger gesendet wird.
- Verwende „Allen antworten“ nur, wenn nötig : Du überschwemmst die Inboxes anderer Personen nicht mit Informationen, die nur für eine Person vorgesehen sind.
- Reagiere zum richtigen Zeitpunkt : Du zeigst deinen Empfängern, dass du in deinen Konversationen mit ihnen aufmerksam und rücksichtsvoll vorgehst. Damit positionierst du dich als zuverlässigen Mitarbeiter, Kunden oder Kollegen, dem sie vertrauen können.
E-Mails erfordern etwas Fingerspitzengefühl.
E-Mail-Kommunikation mag auf den ersten Blick banal erscheinen, erfordert jedoch Geschick. Da du dich hierbei nicht auf die Stimmlage oder Gesichtsausdrücke verlassen kannst, kann es leicht passieren, dass jemand einen Teil deiner E-Mail – den Inhalt der Nachricht, die Länge oder den Zeitpunkt deiner Antwort – missversteht, selbst wenn du die besten Absichten hast.
Wenn du deine E-Mail so gut wie möglich formulierst – von der Betreffzeile bis zur Schlussformel – und jede dieser Regeln der E-Mail-Etikette befolgst, wirst du als die zuverlässige Person bekannt sein, die effektiv per E-Mail kommuniziert.