Das Potenzial des automatisierten Kunden‑Onboardings

Was ist Kunden-Onboarding?

Das Kunden-Onboarding ist der erste Eindruck, den du bei deinen Kunden hinterlässt, wenn sie deine Produkte oder Dienstleistungen nutzen. Das Ziel ist es, deine Kunden dein Produkt vorzustellen und sie damit vertraut zu machen.

Ein gutes Onboarding kann einen bleibenden ersten Eindruck bei den Kunden hinterlassen, Loyalität schaffen und ihre Zufriedenheit steigern. Es ist eine großartige Möglichkeit für Kundenbindung, da Kunden eher an einem Produkt festhalten, das sie verstehen und das sie gerne verwenden.

Das Onboarding besteht aus vier Phasen:

• Pre-Boarding: Das Pre-Boarding ist ein Vorbereitungszeitraum, in dem du grundlegende Kundeninformationen wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern erfasst. Diese Phase ermöglicht es Unternehmen, Erwartungen festzulegen und Kundenvertrauen zu schaffen.
• Onboarding: In dieser Phase begrüßt du deine Kunden und gibst ihnen detaillierte Informationen zu deinem Produkt, einschließlich Anleitungen und anderer Schulungsmaterialien. Diese Phase zielt darauf ab, Kunden die Tools an die Hand zu geben, die sie benötigen, um das Produkt zu verwenden und zu verstehen.
• Training: Training ist ein interaktiver Prozess, der Kunden hilft, das Produkt effizienter zu nutzen.
• Übergang: Die Übergangsphase ist, wenn Kunden beginnen, das Produkt regelmäßig zu verwenden.

Onboarding-Prozesse kommen in vielen Formen, darunter Online-Tutorials, Produkt-Demos und Webinare. Effektives Onboarding sollte klar, ansprechend und auf die einzelnen Kunden zugeschnitten sein, und das unabhängig von seiner Form. Die folgenden fünf Punkte spielen sowohl im Prozess für die Automatisierung von Kunden- als auch im Mitarbeiter-Onboarding eine wichtige Rolle.

• Compliance: Stelle sicher, dass alle Kunden die Regeln, Vorschriften und Richtlinien im Zusammenhang mit dem Produkt oder der Dienstleistung verstehen.
• Klärung: Kläre alle Fragen deiner Kunden zu deinem Produkt oder deiner Dienstleistung. Es kann um die Verwendung von Produkten oder sogar um deren Sicherheit gehen.
• Kultur: Die Etablierung der Unternehmenskultur ist ein zentraler Bestandteil des Onboardings. Es sollte deinen Kunden eine Vorstellung davon geben, was sie in Bezug auf Kundenservice und Kommunikation erwartet. Sorge dafür, dass sie sich in deinem Unternehmen wie zu Hause fühlen.
• Verbindung: Verbinde deine Kunden mit den richtigen Personen im Unternehmen. Es ist wichtig, dass sich Kunden mit ihrem neuen Produkt oder ihrer neuen Dienstleistung wohlfühlen. Außerdem kannst du Begrüßungs-E-Mails und Videos erstellen, damit sich Neukunden geschätzt fühlen.
• Rückfragen: Deine Arbeit ist nach dem ersten und zweiten Kauf noch nicht getan. Kontaktiere deine Kunden regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie das Produkt oder die Dienstleistung optimal nutzen.

Die Herausforderungen des manuellen Kunden-Onboardings

Manuelle Onboarding-Prozesse stehen oft vor vielen Herausforderungen, die den Erfolg erheblich behindern können.

• Sie sind zeitaufwendig. Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig, da sie viele administrative Aufgaben, manuelle Dateneingabe und andere sich wiederholende Aufgaben erfordern.
• Es kann zu menschlichen Fehlern kommen. Manuelles Onboarding ist anfällig für menschliche Fehler, was sich negativ auf die Kundenerfahrung auswirken kann. Zu diesen Fehlern gehören falsche Dateneingaben, verpasste Fristen und inkonsistentes und unstrukturiertes Onboarding.
• Nicht kollaborative Kommunikation zwischen den Abteilungen. Das Onboarding erfolgt oft isoliert und unverbunden, was zu mangelnder Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen führt.
• Fragmentiertes Onboarding-Programm. Es gibt kein einheitliches Onboarding-Programm. Kunden machen ggf. verschiedene Erfahrungen mit den einzelnen Abteilungen, was zu Verwirrung und Frust führt.
• Mangelnde Personalisierung. Kunden möchten persönlich angesprochen werden, aber manuelles Onboarding kann ihnen das Gefühl geben, nur eine weitere Umsatzquelle zu sein.
• Sie sind ressourcenintensiv. Manuelle Onboarding-Prozesse benötigen nicht nur viel Zeit, sondern auch viele Ressourcen und Gemeinkosten, um erfolgreich zu sein.

Vorteile des automatisierten Onboardings

Das Potenzial der Automatisierung des Kunden-Onboardings ist in den vergangenen Jahren immer deutlicher geworden. Automatisierung reduziert die Kundenabwanderung, erhöht die Kundenzufriedenheit und spart Unternehmen langfristig Zeit und Geld.

Das Kunden-Onboarding wird effizienter, präziser und benutzerfreundlicher. Mit der Automatisierung dieses Prozesses verbessern Unternehmen die Kundenerfahrung und steigern die Loyalität.

Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses kannst du die zuvor bereits erwähnten Herausforderungen meistern und folgende Vorteile genießen.

• Höhere Genauigkeit und Effizienz. Automatisierte Prozesse stellen in allen Abteilungen Datengenauigkeit sicher, optimieren die Kommunikation und bieten Benutzern eine nahtlose Onboarding-Erfahrung.
• Verbesserte Kundenerfahrung und gesteigerte Zufriedenheit. Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses wird die Kundenerfahrung einfacher und angenehmer, was zu weniger Frust führt.
• Reduzierte Betriebskosten. Der Prozess erfordert weniger Aufwand und Personal, wodurch die Onboarding-Kosten gesenkt werden.
• Schnellere Onboarding-Prozesse. Automatisierte Workflows reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Durchführung von Onboarding-Prozessen erforderlich ist, und ermöglichen es dir, die Kundenerwartungen schneller zu erfüllen. Es reduziert Verzögerungen und Komplexität.

Aufgaben in deinem Kunden-Onboarding-Prozess, die du automatisieren solltest

Du möchtest dein Kunden-Onboarding automatisieren? Dann solltest du die folgenden wichtigen Aufgaben berücksichtigen.

Dokumentenmanagement

Automatisiere die Erstellung und Speicherung von Dokumenten mit einem automatisierten Dokumentenmanagementsystem. Es wird die Erfassung und Verwaltung von Kundendokumenten wie Verträgen, Vereinbarungen und Kundendaten optimieren.

Personalisiertes Onboarding

Personalisiere das Onboarding-Erlebnis für alle Kunden, indem du eine personalisierte Begrüßungsnachricht oder ein Onboarding-Video erstellst. Automatisiere diesen Prozess, um Kunden ein Onboarding-Erlebnis zu bieten, das ihnen hilft, dein Produkt besser zu verstehen und sich schneller damit vertraut zu machen. Du kannst deinen Kunden maßgeschneiderte automatisierte Produkt-Demos oder Tutorials anbieten.

Automatisierte Kommunikation

Nutze die Vorteile automatisierter Kommunikation für dein Kunden-Onboarding, indem du den Versand von E-Mails, Chat-Nachrichten und SMS-Benachrichtigungen automatisierst.

Dazu gehört die Einrichtung automatisierter Workflows, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Wenn sich Kunden beispielsweise für dein Produkt entscheiden, ist es wichtig, dass eine automatische Antwort wie ein Dankeschön versendet wird und Ressourcen wie Produkt-Demos geteilt werden, um ihm den Einstieg zu erleichtern.

Automatisierte Analysen

Verschaffe dir wertvolle Einblicke in dein Kunden-Onboarding, indem du Analysen automatisierst. Verwende automatisierte Tools, um das Benutzerengagement zu verfolgen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und den Erfolg anhand einer Kundenumfrage zu messen.

Tipps für automatisiertes Kunden-Onboarding

Wir haben mehrere Tipps und Best Practices, die du implementieren kannst, um deinen Onboarding-Prozess zu automatisieren.

Bestimme deine Ziele

Bevor du mit der Automatisierung beginnst, ist es wichtig, dass du deine Ziele festlegst. Was möchtest du durch Automatisierung erreichen? Du möchtest die Kundenzufriedenheit erhöhen, Zeit und Aufwand beim Onboarding-Prozess reduzieren oder den Prozess optimieren?

Entscheide, ob die Automatisierung für alle Kundensegmente oder nur bestimmte Segmente erfolgen soll. Wenn du deine Ziele im Voraus kennst, kannst du einen effizienten automatisierten Prozess erstellen.

Verwende die richtigen Tools

Marketingautomatisierungssoftware hilft, das Kunden-Onboarding zu automatisieren, aber heute gibt es viele verschiedene Marketingautomatisierungstools auf dem Markt. Recherchiere und vergleiche verschiedene Automatisierungstools, um das zu finden, das deinen Anforderungen entspricht. Vergewissere dich, dass du verstehst, wie die einzelnen Tools funktionieren und welche Features sie haben, bevor du eine Entscheidung triffst.

Integriere die Tools in andere Systeme

Deine Onboarding-Software sollte in den Tech-Stack deines Unternehmens integriert werden. Die Integration stellt sicher, dass Kundendaten stets korrekt und aktuell sind, während sie gleichzeitig den Onboarding-Prozess beschleunigt und effizienter macht, damit neue Kunden schnell loslegen können.

Stelle sicher, dass alle deine Systeme, wie dein CRM- und E-Mail-Marketing-System, in die Onboarding-Software integriert sind. Darüber hinaus kann die Integration in Lösungen für digitale Arbeitsplätze sowie Kollaborationstools wie Slack und MS Teams ein reibungsloses Onboarding erleichtern.

Überprüfe und aktualisiere den Prozess

Dein Prozess für das Kunden-Onboarding sollte niemals statisch sein. Überprüfe und aktualisiere den Prozess regelmäßig, um sicherzustellen, dass er noch effektiv und effizient ist.

Denke darüber nach, wie der Prozess verbessert werden könnte, und nimm alle notwendigen Änderungen vor. Überlege, ob neue Technologien oder Prozesse implementiert werden können, um den Prozess zu verbessern. Stelle sicher, dass dein Team über den Prozess auf dem Laufenden ist und alle Änderungen umgehend kommuniziert werden.

Vergiss nicht die menschliche Note

Obwohl Automatisierung für die Optimierung des Kunden-Onboardings entscheidend ist, darf man die menschliche Note nicht vergessen. Automatisierung kann dabei helfen, Zeit zu sparen, aber der Prozess sollte auch persönliche Aufmerksamkeit und Unterstützung umfassen.

Stelle sicher, dass Kunden Zugang zu Arbeitskräften vom Kundendienst haben, damit sie bei Bedarf individuellen Support erhalten.

Verfolge und miss die Leistung

Es ist wichtig, dass du die Leistung deines Onboarding-Prozesses misst, damit du verstehst, wie er funktioniert und ob deine Ziele im Zusammenhang mit dem Onboarding von Kunden erreicht werden. Verfolge den Kundenerfolg, das Kundenverhalten, das Kundenfeedback und die Abwanderungsraten.

Das wird dir dabei helfen, Probleme im Prozess zu identifizieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Automatisierung fördern

Automatisiertes Kunden-Onboarding ist ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, den Onboarding-Prozess zu optimieren, die Produktakzeptanz zu fördern und die Betriebskosten zu senken. Es hilft auch dabei, eine einheitliche Kundenerfahrung zu schaffen und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen. Automatisierung reduziert menschliche Fehler, beseitigt isolierte Onboarding-Prozesse und spart langfristig Zeit und Geld.

Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses hilft dir, einen nahtlosen Übergang von potenziellen zu zahlenden Kunden zu gewährleisten. Du kannst einen effektiven Onboarding-Prozess erstellen und die Kundenzufriedenheit sicherstellen, indem du die richtigen Automatisierungstools nutzt, die Leistung und das Kundenfeedback verfolgst und deiner Interaktion bei Bedarf eine menschliche Note verleihst.

Mailchimp ist die perfekte Lösung, um die Interaktion mit potenziellen Kunden mithilfe von Automatisierung in Umsatz umzuwandeln. Mit unseren intuitiven Automatisierungstools kannst du deinen Onboarding-Prozess automatisieren, und so die Kundenkommunikation optimieren, die Datengenauigkeit sicherstellen und die Betriebskosten senken.

Mit Mailchimp kannst du Analysen verwenden, um das Kundenverhalten zu verstehen und die Leistung deines automatisierten Onboarding-Prozesses zu messen. Du kannst auch unsere kostenlosen Online-Umfragetools verwenden, um Kundenfeedback zu sammeln und deinen Onboarding-Prozess zu optimieren. Von Analysen bis hin zur Marketingautomatisierung – wir haben die Tools, die du brauchst, um Automatisierung zu nutzen und deinen Onboarding-Prozess effizienter, genauer und benutzerfreundlicher zu gestalten.