Damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, müssen Abläufe so effizient wie möglich gestaltet sein. Außerdem muss sofortiger Zugriff auf Informationen und bestimmte Arten von Daten gegeben sein, um Entscheidungen zu treffen und die Effektivität von Kampagnen zu überwachen.
Automatisierte Berichte können für verschiedene Bereiche und Vorgänge erstellt werden, die für das Wachstum eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Dazu gehören beispielsweise Performance, Marketing, Warenbestand, Lieferungen, Käufe, Finanzen und Gehaltsabrechnungen. Mit Automatisierung geht das Tracking von Daten leicht von der Hand.
Ein automatisiertes System zum Daten-Reporting liefert dir in kürzester Zeit genaue und aktuelle Informationen. So weißt du, wo du stehst, ohne darauf warten zu müssen, dass ein Bericht erstellt wird.
Die Daten sind in Echtzeit verfügbar und werden in einem gängigen Format präsentiert. Diese Berichte können auch an eine bestimmte Gruppe von Personen weitergegeben oder für alle zugänglich gemacht werden, die die Informationen benötigen, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen.
Die Automatisierung von Berichten ist kostengünstig und stellt dir die aktuellsten Informationen bereit. Das kann hilfreich sein, um schnell Entscheidungen zu treffen. Automatische Berichte können in der Cloud gespeichert oder bei Bedarf ausgedruckt werden. So kannst du leicht darauf zugreifen – egal, wo du dich befindest.
Mit den richtigen automatisierten Reporting-Tools sparst du dir Stunden an Arbeit, die du ansonsten dafür aufwenden müsstest, manuell an Berichten zu arbeiten.
Was ist automatisiertes Reporting?
Automatisiertes Reporting beinhaltet die automatische Erfassung und Generierung bestimmter Informationen, die einer bestimmten Person nach einem festgelegten Zeitplan zugänglich gemacht werden.
Mit der Berichtsautomatisierung kann ein Benutzer auch Berichte außerhalb der geplanten Zeiten erstellen, um den Betrieb eines Unternehmens im Laufe des Tages zu überwachen. Die Möglichkeit, auf genaue und aktuelle Daten zuzugreifen, wenn sie benötigt werden, ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um effizient zu arbeiten.
Der Einsatz von Marketing-Automatisierungssoftware verschafft dir einen Vorteil, wenn es darum geht, den Überblick über die verschiedenen Aspekte deines Unternehmens zu behalten. E-Mail-Tracking hilft beim Marketing, denn es liefert wertvolle Informationen über die Effektivität deiner Kampagne. Ein automatisiertes Bestandssystem teilt dir hingegen mit, wenn dein Bestand niedrig ist.
Die Möglichkeit, Daten mithilfe eines automatisierten Workflow-Programms zu verfolgen, ermöglicht es dir, mehr Zeit auf die Strategie deines Unternehmens zu verwenden, anstatt die Papierarbeit zu überwachen.
Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Berichten?
Die Automatisierung von Berichten ist mit mehreren Vorteilen verbunden. Unter anderem hilft sie dabei, deine Marketingbemühungen voranzutreiben. Hier sind einige Vorteile, die du im Hinterkopf behalten solltest:
Erhöhte Genauigkeit
Automatisierungssoftware sorgt für eine bessere Genauigkeit. Menschliche Fehler sind für die meisten Unstimmigkeiten verantwortlich, die im Rahmen des Bestands-Trackings, der Erstellung von Gehaltsabrechnungen und vielen anderen Aufgaben auftreten können, die komplexe Berechnungen beinhalten.
Durch die Automatisierung deines Daten-Trackings und die Verwendung von Datenanalysen sind deine Berichte genauer und besser strukturiert als je zuvor. Auch Softwareprogramme können so viel schneller arbeiten, ohne die Fehlerquote zu erhöhen. So kannst du Entscheidungen in Echtzeit souverän treffen.
Mehr Konsistenz
Die Automatisierung von Berichten sorgt auch für mehr Konsistenz. Denn mit automatisiertem Reporting kannst du genau planen, in welchen Abständen Berichte generiert werden sollen, um Unregelmäßigkeiten zu verhindern – und das anhand derselben Parameter, die für die Überwachung aller Aspekte deines Unternehmens verwendet werden sollen.
Manuelle Berichte können unterschiedlich gestaltet sein, je nachdem, wer sie erstellt hat. Auch wenn sie die gleichen Datentypen enthalten können, verwenden nicht alle dasselbe Format für die Erstellung des Berichts.
Im Gegensatz dazu kommt beim automatisierten Daten-Reporting jedes Mal dasselbe Schema zum Einsatz, wenn ein Bericht geplant wird. Durch Konsistenz wird gewährleistet, dass die Informationen für jeden geplanten Zeitraum und jede Art von Informationen, die erfasst werden, genau sind.
Verbesserte Zugänglichkeit
Die Berichtsautomatisierung verbessert auch die Zugänglichkeit. Anstatt Informationen aus mehreren Bereichen zusammenzutragen, sammelt und korreliert ein automatisiertes Reporting-System die Daten und stellt sie in einem praktischen Bericht zur Verfügung.
Wenn du dir schnell einen Überblick über eine große Menge an Informationen verschaffen musst, bietet dir ein Reporting-Tool unmittelbaren Zugriff auf die erforderlichen Informationen, ohne dass du dafür verschiedene Dateien durchsuchen musst. Zu geplanten Zeiten werden diese Geschäftsberichte den Personen zugänglich gemacht, die sie am dringendsten benötigen, was es ihnen erleichtert, ihre Arbeit zu erledigen.
Kosteneinsparung
Berichte manuell zu erstellen, kann Stunden dauern. Glücklicherweise kannst du die Berichterstattung automatisieren und weniger Zeit für zeitintensive Prozesse aufwenden, damit du dich anderen Aufgaben widmen kannst.
Das Programm sammelt alle notwendigen Informationen und erstellt einen Bericht, der leicht verständlich und für alle Personen zugänglich ist, die als Empfänger ausgewählt wurden. So kannst du auch einen Zeitplan für die Erstellung von Berichten aufsetzen. Du musst nur einen Zeitpunkt festlegen, zu dem Berichte generiert werden sollen, und das Programm kümmert sich um den Rest.
Diese Berichte können auch direkt in der Cloud gespeichert werden, wodurch du Kosten für Tinte und Papier sparen kannst. Wenn jemand einen Bericht drucken muss, kann er auf das Programm zugreifen und eine gedruckte Kopie erstellen, und zwar nur von den Teilen, die er auch benötigt.
Leichtere Entscheidungsfindung
Während die meisten automatisierten Berichte zu bestimmten Zeiten erstellt werden, brauchst du dann und wann möglicherweise Zugriff auf Zahlen, die in Echtzeit aktualisiert werden.
Ein automatisiertes System kann einen genauen Bericht generieren, der dich auf dem neuesten Stand hält. So kannst du jederzeit sehen, was in deinem Unternehmen vor sich geht. Mit diesen aktuellen Zahlen kannst du dann fundierte Entscheidungen in Echtzeit treffen.
Außerdem lassen sich so Fehler weitestgehend vermeiden und du kannst dir ein genaueres Bild davon machen, was gerade geschieht und wie es dein Unternehmen beeinflussen wird. Wenn Entscheidungen schnell und effizient getroffen werden müssen, ist automatisiertes Reporting die beste Möglichkeit, alle Informationen zur Hand zu haben.
Höhere Effizienz und Produktivität
Anhand von Beispielen für Marketingautomatisierung, die E-Mail-Tracking und komplexe Datenanalyseprogramme umfassen, kannst du herausfinden, welche Marketingtools am effektivsten sind. Die Produktivität zu steigern, ist für dein Unternehmen in jeder Hinsicht entscheidend. Bestimmte Zielgruppen reagieren möglicherweise nicht auf E-Mails, interagieren aber eher mit dir über soziale Medien.
Wenn du weißt, welche Arten von Marketing für jede Art von Zielgruppe am besten geeignet sind, kannst du so deine Produktivität insgesamt und deinen Umsatz steigern. Automatische Berichte, die für jede Marketingaufgabe erstellt werden, liefern dir alle Daten, die du brauchst.
Einschränkungen automatisierter Berichte
Bei allen Vorteilen, die sie bieten, haben automatisierte Berichte aber auch einige Einschränkungen, die es sorgfältig abzuwägen gilt.
Eine schlechte Terminplanung und fehlende Tests können deine Berichte beispielsweise unzuverlässig machen. In einigen Fällen musst du mit verschiedenen Versionen desselben Berichts arbeiten. Das mag auf den ersten Blick nicht wie ein Problem erscheinen. Aber kleine Details können deine Zahlen verfälschen und dazu führen, dass deine Daten ungenau sind.
Du kannst eine Software für automatisiertes Reporting kaufen, um deine eigenen Berichte zu erstellen, oder du kannst jemand anderen dafür bezahlen, dir diese Arbeit abzunehmen. Manchmal kann es vorteilhafter sein, einen kostenpflichtigen Service in Anspruch zu nehmen und zusätzlich dein eigenes Softwareprogramm zu verwenden.
Trotz der Nachteile können automatisierte Reporting-Tools bei richtiger Implementierung äußerst nützlich sein. Laut Nucleus Research liegt der durchschnittliche ROI (Return on Investment) für die Marketingautomatisierung bei fast 6 USD für jeden ausgegebenen Dollar.
So wählst du ein Tool für das automatisierte Reporting aus
Wenn du dir überlegst, ein automatisiertes Reporting-Tool einzusetzen, solltest du einige Dinge beachten.
Erstens ist es wichtig, die Bedürfnisse deines Unternehmens zu kennen. Gibt es bestimmte Marketingziele, die überwacht oder überprüft werden müssen?
Ein weiterer wichtiger Faktor, den du bei der Auswahl eines automatisierten Reporting-Tools berücksichtigen solltest, ist dein Budget. Ein kostenpflichtiger Service ist zwar teurer, erspart dir aber Zeit und die Mühe, sich in ein komplexes Softwareprogramm einzuarbeiten.
Außerdem erübrigt sich so die Fehlerbehebung bei Problemen, die bei der Nutzung der Software auftreten können. Wenn du einen kostenpflichtigen Service zusätzlich zu einer automatisierten Marketingsoftware verwendest und dabei einen guten Mittelweg findest, kannst du auf lange Sicht Zeit und Geld sparen.
Als Geschäftsinhaber hängt die Effizienz deiner täglichen Abläufe von deiner Fähigkeit ab, alle Arten von Daten verfolgen und nutzen zu können. Mit den automatisierten Reporting-Tools von Mailchimp kann das System die gesamte Arbeit für dich erledigen, während du die Vorteile erntest.
Denn so kannst du die Informationen, die du erhältst, nutzen, um die Produktivität zu steigern und die Betriebskosten im gesamten Unternehmen zu senken.
Wichtige Anwendungsfälle für automatisierte Berichterstattung im Marketing
Marketingteams jonglieren tagtäglich mit unzähligen Kampagnen, Kanälen und Kundenkontaktpunkten. Ohne die richtige Überwachung und Analyse ist es nahezu unmöglich zu wissen, was wirklich funktioniert.
Automatisiertes Reporting kann diese Herausforderung lösen: Denn damit werden Daten aus all deinen Marketingaktivitäten gesammelt und in klaren, umsetzbaren Formaten präsentiert. Das hilft dir dabei, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen. Hier sind einige Anwendungsfälle, in denen du automatisiertes Reporting im Marketing verwenden solltest:
Verfolgung der Kampagnenperformance
Mit automatisiertem Reporting werden Kennzahlen wie Klickraten, Konversionsraten und der Return on Ad Spend aus all deinen Kampagnen an einem Ort zusammengestellt. So kannst du Trends im Laufe der Zeit im Blick behalten, die Performance über verschiedene Kanäle hinweg vergleichen und Muster erkennen, die Rohdaten allein meist nicht so leicht aufdecken können.
Einblicke in Kundenverhalten und Segmentierung
Deine Kunden hinterlassen überall dort, wo sie mit deiner Marke interagieren, digitale Spuren. Automatisiertes Reporting erfasst diese Interaktionen und wandelt sie in aussagekräftige Erkenntnisse um, die Aufschluss darüber geben, wie sich verschiedene Gruppen verhalten.
Du kannst sehen, welche Segmente am besten auf E-Mail-Kampagnen reagieren, welche Inhalte bei verschiedenen Altersgruppen gut ankommen und wie sich die Kundenpräferenzen im Laufe der Zeit verändern. Automatisierungstools bringen diese Erkenntnisse kontinuierlich auf den neuesten Stand. So stehen dir immer aktuelle Informationen über deine Zielgruppe zur Verfügung.
Kanalübergreifende Analysen
Moderne Marketingstrategien beziehen mehrere Plattformen mit ein – von sozialen Medien und E-Mails bis hin zu bezahlter Werbung und deiner Website. Automatisiertes Reporting führt all diese Datenquellen zusammen, um dir die gesamte Customer Journey zu zeigen.
Diese einheitliche Sichtweise hilft dir zu verstehen, welche Kanäle am besten zusammenarbeiten und wo du mehr Ressourcen investieren solltest. Business Intelligence wie diese ist entscheidend, um deinen Marketing-Mix zu optimieren.
Performance-Warnungen in Echtzeit
Auf geplante Berichte zu warten, ist das Letzte, was du gebrauchen kannst, wenn es einmal schnell gehen muss – vor allem, wenn Kampagnen unterdurchschnittlich abschneiden oder sich neue Chancen ergeben. Automatisierte Warnsysteme überwachen deine wichtigsten Leistungsindikatoren kontinuierlich und benachrichtigen dich, wenn etwas sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
So kannst du schnell auf Probleme und Chancen reagieren. Das System behält deine wichtigsten Kennzahlen rund um die Uhr im Blick, damit du nicht ständig selbst ein Auge auf die Dashboards werfen musst.
Best Practices für die Implementierung von automatisiertem Reporting
Bei der Einrichtung von automatisiertem Reporting geht es nicht nur darum, die richtige Software auszuwählen. Eine sorgfältige Planung und kontinuierliche Optimierung ist entscheidend für den Erfolg.
Damit Implementierungen möglichst effektiv sind, sollte zunächst eine solide Grundlage aus Zielen und Anforderungen geschaffen werden. Dann kannst du Reporting-Systeme aufbauen, die den Bedürfnissen deines Teams tatsächlich gerecht werden. Befolge diese Best Practices für die Nutzung von automatisiertem Reporting:
Definiere klare KPIs und Ziele
Bevor du automatisierte Berichte erstellst, musst du genau wissen, wie Erfolg für deine Marketingbemühungen aussieht.
Ermittle die wichtigsten Leistungsindikatoren oder Kennzahlen, die für dein Unternehmen am relevantesten sind. Dabei solltest du nicht nur Eitelkeitsmetriken betrachten, die zwar gut aussehen, aber keine Ergebnisse liefern. Stelle sicher, dass deine Ziele spezifisch und messbar sind. Klare Ziele helfen dir, Berichte zu entwerfen, die sich auf die wichtigsten Informationen konzentrieren und dein Team nicht mit unnötigen Daten überfordern.
Sorge für eine plattformübergreifende Datenintegration
Deine Marketingdaten liegen an Dutzenden verschiedenen Orten verteilt – von Google Analytics und Facebook Ads bis hin zu deiner E-Mail-Plattform und deinem CRM-System. Um die Datengenauigkeit zu gewährleisten, müssen alle diese Systeme nahtlos zusammenarbeiten.
Achte von Anfang an auf die Datenqualität. Inkonsistente Namenskonventionen, doppelte Datensätze oder fehlende Informationen können dein gesamtes Reporting-System durcheinanderbringen. Eine gute Datenintegration erfordert zwar anfangs einiges an Mühe, spart dir aber später unzählige Stunden ein.
Passe Dashboards für verschiedene Teams an
Nicht jeder benötigt die gleichen Informationen. So sind deine Führungskräfte an allgemeinen Trends und dem ROI interessiert, während Kampagnenmanager detaillierte Leistungskennzahlen für einzelne Ads im Blick behalten wollen.
Erstelle für unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb deiner Organisation verschiedene Ansichten und Berichtsvorlagen. Datenvisualisierung spielt hier eine entscheidende Rolle. Diagramme und Grafiken sollten schnell zu erfassen sein, wobei die wichtigsten Informationen gut sichtbar angezeigt werden sollten.
Plane Berichte in optimalen Abständen
Bei automatisiertem Reporting kommt es auf das richtige Timing an. Tägliche Berichte sind ideal für aktive Kampagnen, die ständig überwacht werden müssen, während monatliche Zusammenfassungen besser für die strategische Planung und Budgetdiskussionen geeignet sind.
Auch die Datensicherheit solltest du auf keinen Fall vernachlässigen – vor allem, wenn Berichte sensible Informationen wie Jahresabschlüsse oder Kundendetails enthalten. Verwende bei Bedarf Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen, um vertrauliche Informationen zu schützen.
Zukünftige Trends im Bereich automatisiertem Reporting
Ständig entstehen neue Technologien, die das Marketing immer komplexer machen. Was wir heute beobachten, ist nur der Anfang eines Wandels, der die Berichterstattung nicht nur intelligenter und individueller abgestimmt gestaltet, sondern auch dafür sorgt, dass sie zum festen Bestandteil der täglichen Entscheidungsfindung wird.
Diese Änderungen werden grundlegend transformieren, wie Marketingteams auf Daten zugreifen und diese nutzen, um ihre Strategien voranzutreiben.
KI-gestützte prädiktive Analytik
Künstliche Intelligenz geht über die einfache Datenerfassung hinaus. Vielmehr geht es darum, tatsächlich vorherzusagen, was wahrscheinlich als Nächstes passieren wird. Zukünftig werden Reporting-Systeme historische Muster und aktuelle Trends analysieren, um Prognosen im Hinblick auf die Performance von Kampagnen, das Verhalten der Kunden und die Chancen auf dem Markt abzugeben.
Diese vorausschauende Fähigkeit wird Marketingteams helfen, den Trends immer einen Schritt voraus zu sein.
Verstärkte Personalisierung von Berichten
Genauso wie das Marketing werden auch die Berichte, die Marketingentscheidungen leiten, immer personalisierter. Zukünftige Systeme werden lernen, wie verschiedene Teammitglieder Daten nutzen, und Berichte dann automatisch auf deren Präferenzen und Verantwortlichkeiten abstimmen.
Diese Personalisierung erstreckt sich auch auf das Format und die Bereitstellung von Berichten. Fortschrittliche Systeme passen sich an individuelle Kommunikationsstile an und liefern Informationen in dem Format, das für die jeweilige Person am nützlichsten ist.
Integration mit Tools zur Entscheidungsfindung in Echtzeit
Die Grenze zwischen Berichterstattung und dem Ergreifen von Maßnahmen verschwimmt, da die Systeme immer ausgefeilter werden. Plattformen von morgen werden dir nicht nur zeigen, was gerade passiert, sondern auch Entscheidungen basierend auf vordefinierten Regeln umsetzen.
Durch diesen Grad der Integration können sich Marketingteams mehr darauf konzentrieren, Strategien zu entwickeln und ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen, während die Automatisierung routinemäßige Optimierungen übernimmt.
Erste Schritte mit automatisiertem Reporting
Mit automatisierten Berichten kannst du Daten schnell und einfach überwachen. Berichte werden an die entsprechenden Abteilungen gesendet, wo dein Team die Daten nutzen kann, um Anpassungen vorzunehmen und die Gesamtleistung deines Unternehmens zu verbessern.
Wenn du sofortigen Zugriff auf Informationen zur Effizienz deiner Marketingaktivitäten benötigst, ist es wichtig, ein Automatisierungssystem für das Reporting einzurichten. Du kannst Berichte verwenden, die automatisch geplant werden, oder einen Bericht in Echtzeit manuell erstellen, wenn Entscheidungen unmittelbar anhand der aktuellsten und genauesten Daten getroffen werden müssen.
Um mit der Berichtsautomatisierung an den Start zu gehen, kannst du dir zunächst einen Überblick über die anerkannten Marketingtools von Mailchimp verschaffen. Mailchimp bietet eine Vielzahl von Tools für das Daten-Tracking und automatisierte Reporting, mit denen du die Effektivität deiner digitalen Marketingkampagnen überwachen kannst. So hast du wieder die volle Kontrolle darüber, wohin deine Ressourcen fließen, und kannst sicherstellen, dass du immer den bestmöglichen ROI erzielst.
Wichtige Erkenntnisse
- Mit automatisiertem Reporting brauchst du Daten nicht mehr manuell erfassen und erhältst Echtzeit-Einblicke in alle Marketingkanäle.
- Damit dein automatisiertes Reporting auch die gewünschten Ergebnisse erzielt, gilt es, klare KPIs zu definieren, Datenquellen richtig zu integrieren und Dashboards für verschiedene Teamrollen anzupassen, um sicherzustellen, dass jeder die benötigten Informationen erhält.
- Modernes automatisiertes Reporting geht über grundlegende Metriken hinaus. Es umfasst prädiktive Analysen, kanalübergreifendes Tracking der Customer Journey und Performance-Warnungen in Echtzeit, die Vermarktern helfen, Probleme und Chancen frühzeitig zu erkennen.
- Die Zukunft des automatisiertem Reportings wird KI-gestützte Prognosen, personalisierte Berichtsformate und Systeme bieten, die Marketingentscheidungen basierend auf Performancedaten automatisch umsetzen können.