Im Zeitalter von Big Data können die richtigen Daten dein Unternehmen voranbringen. Aber allzu oft stecken diese Informationen in Datensilos fest – kleine Informationsinseln, die in verschiedenen Abteilungen, Systemen oder Datenbanken versteckt sind. Diese Datensilos erschweren die Zusammenarbeit des Teams und verhindern den Blick auf das große Ganze.
Nimm zum Beispiel dein Marketingteam. Es hat möglicherweise umfassende Einblicke in die Vorliebe und Abneigungen der Kundschaft. Aber wenn deine Vertriebs- und Kundensupport-Teams diese Informationen nicht kennen, verpassen sie die Chance, das Kundenerlebnis zu verbessern.
Das Ergebnis? Deine Teams treffen Entscheidungen ohne alle Fakten zu haben, was zu Fehlern, zusätzlichem Aufwand und Umsatzeinbußen führt. Um das zu beheben, musst du Datensilos identifizieren und aufbrechen, bevor sie sich auf deinen Geschäftserfolg auswirken. Wir erkunden gemeinsam, wie das funktioniert.
Datensilos verstehen
Datensilos sind wie kleine Informationsinseln in deinem Unternehmen, die nicht leicht zu erreichen oder mit anderen Teams zu teilen sind. Zum Beispiel könnte dein Produktentwicklungsteam eine Projektmanagement-Software verwenden, die nicht mit deiner Kundendatenplattform verknüpft ist, was Innovation und Wachstum zum Stillstand bringen könnte.
Oder dein Logistikteam verwendet ein Tool für die Sendungsverfolgung, das nicht mit deiner kundenorientierten Bestellstatusseite synchronisiert wird. Wenn sich ein Kunde also nach seiner Lieferung erkundigt, kann dein Support-Team ihm keine genauen Infos in Echtzeit geben.
Warum sind Datensilos ein Problem? Hier sind ein paar Gründe:
- Schlechter Informationsaustausch: Da Daten in Silos stecken, können Teams keine Informationen austauschen oder gut zusammenarbeiten, was bedeutet, dass sie Aufgaben wiederholen oder Chancen verpassen, sich zu verbessern.
- Ungenaue Entscheidungsfindung: Unvollständige oder veraltete Daten können zu schlechten Entscheidungen führen, die das Wachstum verlangsamen und neue Ideen im Keim ersticken.
- Unzusammenhängende Kundenerlebnisse: Ohne integrierte Daten könnte das Kundenerlebnis in verschiedenen Abteilungen unzusammenhängend wirken.
- Ineffiziente Ressourcennutzung: Datensilos bedeuten oft, dass du dieselben Informationen am Ende mehr als einmal speicherst, was weder effizient noch kostengünstig ist.
- Erhöhte Datensicherheitsrisiken: Datensilos sind schwieriger zu verwalten und zu schützen, was das Risiko von Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen erhöht.
Kurz gesagt: Datensilos führen zu einer fragmentierten Ansicht deines Unternehmens und erschweren so die effiziente Arbeit und den guten Service für deine Kunden.
Warum entstehen Datensilos?
Datensilos tauchen nicht einfach aus dem Nichts auf. Sie entwickeln sich oft im Laufe der Zeit aufgrund organisatorischer, technologischer und kultureller Faktoren. Zu wissen, warum diese Silos entstehen, ist der erste Schritt, um sie aufzulösen und ein Unternehmen aufzubauen, in dem Daten frei fließen. Lass uns diese Ursachen genauer anschauen.
Unternehmensstruktur
Die Struktur deiner Firma kann Datensilos schaffen. Verschiedene Abteilungen haben vielleicht ihre eigenen Methoden und Systeme für die Datenverarbeitung, was es schwierig macht, Daten mit anderen Teams zu teilen. Wenn die Unternehmenskultur die Zusammenarbeit nicht fördert, sehen die Teams vielleicht nicht einmal die Notwendigkeit, ihre isolierten Daten auszutauschen.
Technologische Einschränkungen
Manchmal können technische Tools Barrieren zwischen Teams aufbauen. Dein Vertriebs- und Marketingteam verwenden möglicherweise verschiedene Systeme, um Kunden bzw. Kampagnen zu verfolgen. Diese Datenquellen kommunizieren eventuell nicht gut miteinander, was dazu führt, dass Informationen stecken bleiben, anstatt ungehindert über gemeinsame Plattformen zu fließen.
Mangelnde Daten-Governance
Ohne klaren Plan für die Datenverwaltung bilden sich oft Datensilos. Jedes Team erfasst und speichert Daten vielleicht auf seine eigene Art und Weise, was zu nicht übereinstimmenden Formaten und Definitionen im gesamten Unternehmen führt. Ohne regelmäßige Überprüfungen zur Bereinigung und Aktualisierung der Daten sinkt ihre Qualität, und die Leute verlassen sich nur noch auf die Daten, denen sie vertrauen und die sie selbst verwalten.
Schnelles Unternehmenswachstum
Datensilos treten besonders leicht auf, wenn Unternehmen schnell wachsen. Wenn sich zum Beispiel zwei Unternehmen zusammenschließen, bringen sie ihre eigenen Methoden mit, auch was den Umgang mit Daten betrifft. Plötzlich sind doppelt so viele Informationen vorhanden, aber nur noch die halbe Verknüpfung. Aber auch wenn du nicht mit einem anderen Unternehmen fusionierst, kann schnelles Wachstum, beispielsweise durch neue Teams oder Kampagnen, den Prozess der Datenverknüpfung erschweren.
Sind Datensilos für dein Unternehmen problematisch?
Datensilos behindern das Potenzial deines Unternehmens. Es ist nicht immer leicht, sie zu erkennen, aber hier sind einige Anzeichen dafür, die auf Datensilos in deinem Unternehmen hinweisen können.
- Mangelnde Kommunikation: Teams, die Schwierigkeiten haben, Informationen auszutauschen oder synchron zu arbeiten, könnte ein Hinweis darauf sein, dass Daten nicht ungehindert zwischen den Abteilungen fließen.
- Doppelte Arbeit: Wenn deine Teams dieselben Aufgaben getrennt erledigen, haben sie wahrscheinlich keinen Zugriff auf die Informationen des jeweils anderen.
- Inkonsistente Daten: Verschiedene Abteilungen, die widersprüchliche Zahlen für dieselben Kennzahlen melden, deuten auf einen schlechten Datenaustausch und eine schlechte Standardisierung hin.
- Schwierigkeiten beim Datenzugriff: Wenn es den Mitarbeitern schwer fällt, an die benötigten Daten zu gelangen, könnten Datensilos schuld sein.
- Schlechte Entscheidungsfindung: Entscheidungen, die auf unvollständigen oder veralteten Daten basieren, könnten bedeuten, dass deine Teams keine Informationen austauschen.
- Kundenbeschwerden: Widersprüchliche Informationen oder gemischte Nachrichten an Kunden könnten auf einen schlechten Datenaustausch zwischen den Abteilungen zurückzuführen sein.
- Höhere IT-Kosten: Datensilos können zu doppelten Daten führen, was die Speichersysteme füllt und die IT-Kosten erhöht.
Wenn dir eines dieser Anzeichen bekannt vorkommt, ist es an der Zeit, sich deine Unternehmensdaten genau anzusehen, um den Verbesserungsbedarf zu ermitteln.
Tools und Technologien zur Abhilfe bei Problemen mit Datensilos
Datensilos aufzubrechen kann eine große Herausforderung darstellen, aber mit den richtigen Tools und Technologien ist es viel leichter zu bewältigen. Hier sind einige wichtige Tools, die dir helfen können, Informationssilos in deinem Unternehmen zu verhindern oder zu beseitigen.
Customer-Relationship-Management-Plattformen
Customer Relationship Management (CRM)-Systeme zentralisieren Kundendaten von Offline- und digitalen Touchpoints. Das heißt, Teams wie Vertrieb, Marketing und Kundensupport greifen alle auf dieselben Daten zu. Egal, ob jemand deinen Shop besucht, den Support anruft oder online interagiert, ein CRM-System unterstützt den Informationsaustausch der Teams und verbessert so das Kundenerlebnis.
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Cloudbasierte Datenlösungen
Cloudbasierte Datenlösungen sind Online-Plattformen, die die Daten eines Unternehmens auf Remote-Servern statt auf Bürocomputern speichern und verwalten. Die Teams können von überall, wo es eine Internetverbindung gibt, auf die Informationen in der Cloud zugreifen. Egal, ob sie im Büro, zu Hause oder von unterwegs aus arbeiten, sie können ganz einfach Daten abrufen, die ihnen bei ihrer Arbeit helfen.
Werkzeuge für das Stammdatenmanagement
Tools zur Stammdatenverwaltung sorgen dafür, dass deine wichtigen Unternehmensdaten auf all deinen Systemen einheitlich sind. Sie gewährleisten, dass zentrale Datenbestände wie Kundennamen, Produktdetails und Lieferantendaten konsistent sind. Auf diese Weise arbeiten alle im Unternehmen mit genauen Informationen, egal in welcher Abteilung.
Tools für die Daten-Governance
Data-Governance-Tools sind hilfreich, um Regeln für den Umgang eines Unternehmens mit Daten festzulegen und zu befolgen. Sie ermöglichen es dir, automatisch die Datenqualität zu überprüfen, zu sehen, wer welche Informationen verwendet, und zu steuern, wer auf die einzelnen Datentypen zugreifen kann. Dadurch werden Fehler vermieden und sichergestellt, dass alle dieselben Unternehmensdaten verwenden.
Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation
Dein Unternehmen nutzt wahrscheinlich bereits Tools wie Chat-Apps oder Video-Meeting-Plattformen. Während diese Tools zwar nicht speziell für die Verwaltung von Daten gedacht sind, so helfen sie den Teams dabei, Informationen produktiver zu teilen. Sie erleichtern den Austausch von Wissen und Informationen mit Kollegen in anderen Abteilungen und fördern die gemeinsame Projektarbeit anhand vorhandener Daten.
Datensilos identifizieren und beheben
Datensilos können eine gute Zusammenarbeit der Teams verhindern und das Unternehmenswachstum verlangsamen. Die gute Nachricht ist, dass du diese Silos finden und das Problem beheben kannst, indem du ein paar einfache Schritte befolgst. Hier erfährst du, wie das geht.
Schritt #1: Führe eine umfassende Prüfung der Unternehmensdaten durch
Zuerst musst du wissen, welche Daten du hast und wo sie sich befinden. Das bedeutet, dass du dir jede Abteilung und jedes System in deiner Firma ansehen musst.
Sprich mit den Leitern der einzelnen Abteilungen oder Geschäftsbereiche. Frage sie, welche Daten sie täglich sammeln und verwenden. Verfolgen sie Kundeninformationen, Verkaufszahlen oder Produktleistung? Lass dir zeigen, wo diese Infos aufbewahrt werden.
Als Nächstes solltest du alle Software-Lösungen und Systeme, die deine Firma verwendet, genau unter die Lupe nehmen. Dies kann alles sein, von deiner E-Mail-Plattform bis hin zu deiner Buchhaltungssoftware. Erstelle eine Liste mit jedem Tool und den darin enthaltenen Daten. Vergiss auch nicht etwaige veraltete Methoden. Einige Teams verwenden vielleicht immer noch Excel-Tabellen oder Papierdateien, um wichtige Informationen zu erfassen.
Führe eine detaillierte Aufzeichnung über alles, was du findest. Bei diesem Vorgehen könntest du dahingehend überrascht werden, über wie viele Daten dein Unternehmen verfügt. Eventuell entdeckst du wertvolle Informationen, von denen du nicht wusstest, dass es sie gibt.
Schritt 2: Identifiziere Datensilos und ihre Ursachen
Als Nächstes musst du Datensilos und ihre Ursachen identifizieren. Vergleiche zunächst die Daten aller Abteilungen. Gibt es Überschneidungen? Vielleicht führen Vertrieb und Marketing jeweils separate Kundenlisten. Oder vielleicht hat die Produktentwicklung Nutzerfeedback, das der Kundenservice nie zu Gesicht bekommt.
Als Nächstes musst du untersuchen, warum diese Datensilos existieren. Vielleicht liegt es an veralteter Software, die sich nicht gut mit anderen Systemen verbinden lässt. Oder vielleicht liegt es daran, dass manche Teams ihre Informationen nicht gewohnheitsmäßig weitergeben. Manchmal liegt es einfach daran, dass eine Abteilung nicht erkennt, dass ihre Daten für andere nützlich sein könnten.
Schritt 3: Lege klare Ziele für die gemeinsame Datennutzung fest
Setze dir für jedes Datensilo ein paar Ziele, um es aufzubrechen. Denke zunächst über deine größten geschäftlichen Herausforderungen nach.
Hast du Schwierigkeiten, deine Kunden zu verstehen? Hast du Probleme, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen? Diese Schmerzpunkte können dir helfen, umsetzbare Ziele zu setzen, wie zum Beispiel:
- Verbessern des Kundenservice, indem du den Support-Teams Zugang zur Verkaufshistorie gibst.
- Beschleunigen der Produktentwicklung, indem du Kundenfeedback zwischen den Teams teilst.
- Steigern des Umsatzes, indem du dem Vertriebsteam Zugriff auf die Daten von Marketingkampagnen gibst.
Hol dir während dieses Prozesses Input von deinen Teams. Sie könnten Chancen entdecken, die du übersehen hast. Und wenn Menschen das Gefühl haben, dass sie an der Festlegung von Zielen beteiligt sind, setzen sie sich stärker dafür ein, diese zu erreichen.
Schritt 4: Implementiere ein Rahmenwerk für die Data Governance
In diesem Schritt solltest du ein paar Grundregeln dafür festlegen, wie dein Unternehmen mit Daten umgeht. Keine Sorge – es ist nicht so kompliziert, wie es sich anhört.
Du kannst dir dieses Rahmenwerk als Playbook für die Daten deines Unternehmens vorstellen. Es definiert, wer für welche Daten die Verantwortung trägt, wie mit ihnen umgegangen wird und wer sie nutzen darf.
Wähle zunächst ein Team aus, das deine Daten überwachen soll. Dies könnte eine Mischung aus IT-Mitarbeitenden, dem Management und anderen Abteilungen sein. Alternativ kannst du ein spezielles Data-Governance-Team aus Datenwissenschaftlern und -verwaltern aufbauen.
Entscheide als Nächstes über einige grundlegende Richtlinien für:
- Qualität: Setze Standards dafür, wie gute Daten aussehen, z. B. vollständig, genau und aktuell.
- Lagerung: Wähle einen Datenspeicherplatz aus, z. B. bestimmte Software, Datenbanken oder die Cloud.
- Labels: Erstelle ein System zum Benennen und Taggen von Daten. Beispielsweise könnten alle Kundendaten mit CUST beginnen.
- Zugriff: Lege fest, wer die einzelnen Datenarten sehen und verwenden kann. Erwäge, Datenzugriffsebenen für vertrauliche Informationen festzulegen.
- Updates: Lege Regeln fest, wie oft Daten überprüft und aktualisiert werden sollen, zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich.
- Sicherheit: Erstelle Regeln, um deine Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen zu schützen. Dazu kann es gehören, sensible Daten zu verschlüsseln oder eine Multi-Faktor-Authentifizierung einzurichten.
Sobald du dein Rahmenwerk erstellt hast, kannst du es mit allen teilen. Erklär, warum es wichtig ist und wie es die Arbeit erleichtern wird. Möglicherweise musst du deine Mitarbeiter zu den neuen Regeln schulen.
Schritt 5: Nutze Technologie, um die Datenintegration zu verbessern
Konzentriere dich jetzt auf die Auswahl und Einrichtung der technischen Tools für die Datenintegration. Schau dir zunächst an, welche Systeme du bereits verwendest. Manchmal können Softwareprogramme über ein einfaches Update oder Add-on verknüpft werden, ohne dass neue Tools erforderlich sind.
Informiere dich über Datenintegrationstools, wenn deine aktuellen Systeme nicht gut zusammenarbeiten. Diese Tools sind darauf spezialisiert, Daten von verschiedenen Orten zu verschieben und alles in einem System zu kombinieren.
Zieh einen Data Lake oder ein Data Warehouse in Betracht, wenn du mit vielen verschiedenen Datenarten zu tun hast.
- Data Lakes speichern alle Rohdaten zusammen, egal in welchem Format.
- Data Warehouses speichern verarbeitete und organisierte Daten, sodass sie für Datenanalysen und Berichte bereit sind.
Eventuell musst du für die Einrichtung die Hilfe von IT-Experten hinzuziehen. Das ist völlig in Ordnung – es lohnt sich, es richtig zu machen.
Schritt 6: Fördere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Die besten Datenmanagementsysteme der Welt helfen allerdings nichts, wenn deine Teams nicht miteinander reden. Daher ist es wichtig, die regelmäßige Kommunikation zwischen den Teams zu fördern.
Du könntest dies folgendermaßen bewerkstelligen:
- Regelmäßige Treffen zwischen verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens organisieren
- Die funktionsübergreifenden Zusammenarbeit fördern, die verschiedene Teams dazu bringt, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten
- Physische oder virtuelle Räume schaffen, in denen sich Menschen leicht unterhalten und Ideen austauschen können
- Zum Job-Shadowing oder zum kurzfristigen Rollentausch auffordern, damit die Teams die Arbeit des jeweils anderen besser verstehen
Denk dran, dass das Ändern von Gewohnheiten Zeit braucht. Zeige Geduld und fordere immer wieder zur Zusammenarbeit auf. Im Laufe der Zeit wirst du einen echten Wandel in der Art und Weise feststellen, wie dein Unternehmen das Teilen von Daten angeht.
Datenintegration für einheitliche Unternehmen
Bei der Integration deiner Daten handelt es sich nicht nur um eine technische oder kulturelle Lösung, sondern um eine geschäftliche Transformation. Durch die Verbindung deiner Systeme und Teams entsteht eine einheitliche Organisation, die intelligenter, schneller und effektiver arbeitet. Brich diese Silos noch heute auf und verhilf deinem Unternehmen zu neuen Höhen.