Nichts ist frustrierender, als eine E-Mail zu schreiben und keine Antwort zu erhalten. Egal, ob es sich um die erste Kontaktaufnahme mit einem neuen Kunden, den Versuch, eine Zahlung für eine unbezahlte Rechnung einzuziehen, oder eine App handelt, kann es so wirken, als wäre deine E-Mail verloren gegangen. Ein gut getimtes Follow-up kann die Konversation aber wiederbeleben, zum Handeln auffordern und die Dinge am Laufen halten.
Die Kunst der Bump-E-Mail zu meistern bedeutet, den richtigen Ton und das richtige Timing zu finden. In diesem Leitfaden erklären wir Bump-E-Mails, warum sie funktionieren, wann man sie senden sollte und wie man effektiv nachhaken kann.
Was ist eine Bump-E-Mail?
Eine Bump-E-Mail ist eine kurze Follow-up-Nachricht, die gesendet wird, um eine Reaktion auf eine unbeantwortete E-Mail auszulösen. Sie wird verwendet, um Empfängern eine freundliche Erinnerung zu schicken und die Konversation wieder an den Anfang ihres Posteingangs zu schieben, ohne deine vorherige E-Mail neu schreiben zu müssen. Eine klassische Erinnerung kann aus einem ganz einfachen Satz bestehen, wie „Ich wollte nur mal nachfragen!“ oder „Hast du irgendwelche Gedanken dazu?“ Das Ziel ist es, sichtbar zu bleiben, ohne aufdringlich zu wirken.
Psychologie des E-Mail-Bumps
Das Nachfragen bei einer unbeantworteten E-Mail mag unbedeutend erscheinen, aber wenn du verstehst, was in den Köpfen von Absendern und Empfängern vor sich geht, kannst du effektiver und selbstbewusster nachhaken.
Warum Empfänger nicht immer antworten
Nicht jede unbeantwortete E-Mail ist eine Ablehnung. Viele Menschen sind beschäftigt, abgelenkt oder von ihrem Posteingang überwältigt. Manchmal kommt deine Nachricht zur falschen Zeit – mitten in einem Meeting, während einer Reise oder wenn der Empfänger ihr nicht die Aufmerksamkeit schenken kann, die sie verdient. Selbst mit den besten Absichten können E-Mails leicht unbeantwortet bleiben. Deine Nachrichten werden meist nicht absichtlich ignoriert. Der Empfänger konnte sie einfach noch nicht beantworten.
Die Angst, aufdringlich zu erscheinen
Viele Absender zögern, nachzufragen, weil sie befürchten, aggressiv oder lästig zu wirken. Niemand möchte die Person sein, die andere nervt, doch genau diese Angst führt oft zu verpassten Chancen. Ein gut formulierter Hinweis erfordert keine Antwort – er erinnert sanft und zeugt von Professionalität.
Die Kraft sanfter Erinnerungen
Ein kurzer, höflicher Hinweis kann eine willkommene Erinnerung sein. Es gibt dem Empfänger eine weitere Gelegenheit, ohne Druck zu antworten. Psychologisch gesehen spricht es den natürlichen Wunsch an, Dinge zu Ende zu bringen und soziale Normen aufrechtzuerhalten. Wenn du höflich und direkt bist, signalisiert deine Erinnerung Beharrlichkeit statt Ungeduld – und sie kann den Unterschied zwischen einem toten Gesprächsfaden und dem Abschluss eines Verkaufs ausmachen.
Wann solltest du eine Bump-E-Mail senden?
Zu wissen, wann du eine Bump-E-Mail am besten senden solltest, ist genauso wichtig wie die Art und Weise der Formulierung. Timing und Kontext können bestimmen, ob dein Follow-up hilfreich ist oder ignoriert wird. Es gibt mehrere gängige Szenarien, in denen ein freundlicher Anstoß den entscheidenden Unterschied machen kann. Hier erfährst du, wie du den richtigen Moment erkennst, um eine Nachricht zu senden, und was du in jedem Fall erreichen möchtest.
Sprich potenzielle Kunden, die das Interesse verloren haben, erneut an
Verkaufsgespräche verlaufen nicht immer geradlinig. Ein potenzieller Kunde könnte Interesse gezeigt haben, lässt aber nichts mehr von sich hören. Anstatt anzunehmen, dass er das Interesse verloren hat, kann eine Bump-E-Mail das Gespräch wiederbeleben. Formuliere sie freundlich und ohne Druck: „Ich wollte nur mal nachfragen, ob Sie noch an Bord sind“ zeigt zum Beispiel, dass du engagiert bist, ohne zu aufdringlich zu wirken. Manchmal ist das alles, was nötig ist, um ein Geschäft wieder in Gang zu bringen.
Follow-up nach einem Meeting
Wenn du ein Meeting hattest – sei es ein Kundenanruf, eine interne Besprechung oder ein Networking-Gespräch – und ihr euch auf die nächsten Schritte geeinigt habt, kann eine Bump-E-Mail die Dinge am Laufen halten. Menschen brauchen oft eine Erinnerung, um Dinge zu Ende zu bringen. Eine kurze Nachricht, die die wichtigsten Punkte zusammenfasst und um Aktualisierungen oder Entscheidungen bittet, hilft dabei, den Schwung aufrechtzuerhalten und zeigt, dass du organisiert und proaktiv bist.
Sende eine Erinnerung über eine notwendige Aktion
Wenn du auf eine bestimmte Anfrage wartest – Dokumente, Genehmigungen, Feedback – ist es vernünftig, nach ein paar Tagen nachzufragen. Wenn du einen ersten Vorschlag für ein Projekt gemacht hast, bist du wahrscheinlich gespannt auf eine Rückmeldung. Deine Bump-E-Mail kann eine sanfte Aufforderung sein: „Ich wollte nur nachhaken – lassen Sie mich wissen, ob Sie dafür noch weitere Informationen benötigen.“ Du hilfst dem Prozess auf die Sprünge, anstatt fordernd zu sein.
Nachfragen nach einer Bewerbung oder einem Pitch
Nachdem du eine Bewerbung, eine Verkaufspräsentation oder einen Projektvorschlag eingereicht hast, ist es angebracht, eine Bump-E-Mail zu senden, wenn du nach einer gewissen Zeit (in der Regel 1-2 Wochen) noch keine Antwort erhalten hast. Formuliere sie professionell und positiv. Bekunde weiterhin Interesse, bedanke dich für die Mühe und frage, ob es Neuigkeiten gibt. So zeigst du Initiative, ohne aufdringlich zu wirken.
Verwende die 3er-Regel für die Nachfrage
Bei Bump-E-Mails ist weniger oft mehr. Zu häufiges Nachfragen – oder ohne klaren Zweck – kann deine Empfänger verärgern und die Chancen auf eine Antwort verringern. Viele Profis verlassen sich auf die 3er-Regel: eine einfache, effektive Struktur, mit der du bis zu drei Bump-E-Mails versendest, die sich jeweils leicht im Ton und Inhalt unterscheiden. Wenn du die 3er-Regel anwendest, bleiben deine Nachfragen strukturiert, professionell und zielgerichtet. Du gibst deinem Empfänger Raum und zeigst dabei, dass du aufmerksam und organisiert bist.
Erster Versuch: Leicht und freundlich
Dein erstes Follow-up nach der ursprünglichen Nachricht sollte kurz, zwanglos und unaufdringlich sein. Bleiben wir optimistisch – die Person hat deine ursprüngliche Nachricht übersehen oder hatte noch keine Gelegenheit zu antworten. Achte auf einen positiven Tonfall und baue keinen neuen Druck auf. Eine kurze Zeile wie „Ich wollte mich nur kurz in Erinnerung rufen, falls dies untergegangen ist“ oder „Ich wollte nachhaken – lassen Sie mich doch wissen, was Sie denken, wenn Sie die Gelegenheit dazu haben“ reicht in der Regel aus. Betrachte es als einen Anstoß, nicht als einen Schubs.
Zweite Erinnerung: Mehr Kontext
Wenn du auf deine vorherige Nachricht keine Antwort erhalten hast, sollte deine zweite etwas mehr Wert oder Kontext bieten. Vielleicht hat sich die Situation geändert oder es nähert sich eine Frist. Verwende dieses Follow-up, um die Nachricht sanft umzuformulieren: „Ich wollte noch einmal darauf zurückkommen, bevor wir die Reisepläne für den nächsten Monat festmachen“ oder „Ich dachte, es könnte hilfreich sein, dieses zusätzliche Detail zu teilen.“ Das Ziel ist es, dem Empfänger einen Grund zu geben, zu antworten, ohne frustriert oder ungeduldig zu wirken.
Dritte Erinnerung: Der letzte Anstoß
Die dritte Follow-up-Nachricht ist dein letzter höflicher Anstoß. Sei klar, respektvoll und bereit, es gut sein zu lassen, wenn du immer noch keine Antwort erhältst. Du könntest sagen: „Ich probiere es jetzt noch einmal – ich weiß, dass Sie möglicherweise viel zu tun haben, also wenn jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist, keine Sorge.“ Diese Nachricht bietet dem Empfänger einen einfachen Ausweg und signalisiert gleichzeitig, dass du den Vorgang abschließt. Manchmal bekommst du auf diese letzte Nachricht eine Antwort, vor allem wenn der Empfänger eigentlich antworten wollte, es aber vergessen hat.
Zehn Tipps für das effektive Nachfragen
Egal, ob du versuchst, einen Verkauf abzuschließen, ein Meeting zu vereinbaren oder eine Antwort auf eine Präsentation zu bekommen, ein paar wichtige Tricks können deine Erfolgschancen steigern. Diese 10 Tipps können dir helfen, professionelle, effektive und erfolgreiche Bump-E-Mails zu verfassen.
Bei Bump-E-Mails geht es um die Ausgewogenheit: Sie sollten durchsetzungsfähig, aber respektvoll, hilfreich, aber nicht aufdringlich wirken. Wenn du diese Best Practices befolgst, steigen die Chancen auf eine Antwort, ohne alle Brücken hinter sich abzubrechen oder aufdringlich zu wirken.
Tipp Nr. 1: Erstelle Vorlagen für Follow-up-E-Mails
Ein paar vorgefertigte Vorlagen zur Hand zu haben, spart Zeit und sorgt für einen konstanten Ton. Erstelle Vorlagen für gängige Szenarien wie Nachbesprechungen, Verkaufsanfragen und Bewerbungen und passe sie bei Bedarf an. Diese Vorlagen helfen dir, professionell und effizient zu bleiben, besonders wenn du mehrere E-Mail-Konversationen gleichzeitig verwaltest.
Do #2: Kennzahlen verfolgen
Eine der besten Möglichkeiten, deinen E-Mail-Erfolgsquote zu verstehen, besteht darin, Öffnungsraten, Klickraten und Antworten zu verfolgen. Verwaltungstools für E-Mails können dir oft anzeigen, ob ein Empfänger deine E-Mail geöffnet oder auf einen Link geklickt hat. Auf diese Weise befindest du dich nicht im Blindflug, sondern triffst fundierte Entscheidungen, basierend auf tatsächlichem Verhalten.
Tipp Nr. 3: Das perfekte Timing
Versende Follow-ups nicht zu früh oder zu spät. Die Faustregel besagt, drei bis fünf Werktage nach deiner ursprünglichen E-Mail abzuwarten. Berücksichtige die Auslastung des Empfängers, die Dringlichkeit deiner Nachricht und den Tag und die Uhrzeit, zu der du sie sendest. Vermeide einen späten Zeitpunkt am Tag oder direkt vor oder nach einem Feiertag, wenn dein Empfänger abgelenkt oder von einer Flut an Nachrichten überwältigt sein könnte.
Tipp Nr. 4: Personalisiere die Betreffzeilen und Nachrichten
Ein generisches Follow-up ist leicht zu übersehen. Ein personalisiertes Element zieht hingegen die Aufmerksamkeit auf sich. Gib den Namen des Empfängers an, verweise auf das spezifische Thema oder Projekt oder erwähne etwas, das für euren bisherigen Austausch relevant ist. Alles, was du tun kannst, um dem Empfänger das Gefühl zu geben, dass du direkt mit ihm sprichst, wird dir helfen, dich von der Masse abzuheben.
Tipp Nr. 5: Klare und prägnante Formulierungen
Die Menschen haben viel zu tun. Die besten Bump-E-Mails kommen direkt auf den Punkt. Formuliere deine ursprüngliche Anfrage oder Frage neu, erinnere an den relevanten Kontext und mache es dem Empfänger leicht, darauf zu antworten. Versuche, dich kurz zu halten und viel Leerraum zu verwenden. Eine lange Nachricht kann überwältigend sein und der Empfänger könnte das Antworten hinauszögern, selbst wenn du nur ein einfaches Ja oder Nein erwartest.
Tipp Nr. 6: Verwende angemessenen Humor oder Kreativität
Trau dich ruhig, ein wenig Persönlichkeit zu zeigen. Wenn du den Empfänger kennst oder der Kontext es zulässt, kann ein Hauch von Humor oder eine clevere Formulierung deinen Beitrag hervorheben. Stelle einfach sicher, dass es zum Ton eurer Beziehung passt und dem Thema angemessen ist. Vermeide etwas allzu Legeres, wenn du dir nicht sicher bist, ob es zur Situation passt.
Tipp Nr. 7: Einen klaren Call-to-Action einfügen
Jede Bump-E-Mail sollte einen klaren Call-to-Action (CTA) enthalten, der den Empfänger darüber informiert, was du möchtest. Stelle eine spezifische Frage, bitte um einen Zeitpunkt für einen Anruf oder bestätige, ob er noch interessiert ist. Sage dem Empfänger klar und deutlich, was du möchtest. Er wird eher antworten, wenn klar ist, was du in der E-Mail verlangst.
Tipp Nr. 8: Korrekturlesen
Tippfehler und schlampige Formatierungen senden die falsche Botschaft. Bevor du auf senden klickst, nimm dir einen Moment Zeit, um deine Grammatik, Rechtschreibung und Struktur zu überprüfen. Du solltest auch sicherstellen, dass du die richtige Person per E-Mail kontaktierst, und die Schreibweise von Informationen wie dem Namen, dem Titel und dem Firmennamen der Person doppelt überprüfen. Eine gut formulierte, mit Liebe zum Detail verfasste E-Mail wirkt professioneller und erhält eher eine durchdachte Antwort. Während viele Softwareprogramme integrierte Rechtschreib- und Grammatikprüfungen bieten, ist manuelles Korrekturlesen oft der beste Weg, um peinliche Fehler zu entdecken.
Tipp Nr. 9: Nutze automatisierte Follow-ups
Automatisierte Follow-ups können die Arbeit erleichtern, wenn du eine Kampagne durchführst oder viele Outreach-Nachrichten und E-Mails zur Kaltakquise versendest. Tools wie Mailchimp ermöglichen es dir, Follow-up-E-Mails im Voraus planen, die dann versendet werden, wenn keine Antwort erfolgt. Stelle sicher, dass deine Automatisierungseinstellungen so kalibriert sind, dass du nicht zu viele Nachfragen rausschickst und deine Nachrichten weiterhin persönlich und relevant bleiben.
Tipp Nr. 10: Erkenne die Anzeichen, wenn du aufgeben solltest
Manche E-Mails werden nie eine Antwort erhalten, was normal ist. Wenn du gut getimte, durchdachte Follow-ups gesendet und noch keine Antwort erhalten hast, könnte es an der Zeit sein, aufzugeben. Wenn du weiterhin mehrere E-Mails sendest, kann das deiner Glaubwürdigkeit schaden oder die Beziehung beeinträchtigen. Achte auf Anzeichen wie Abbestellungen, Abwesenheitsnachrichten oder völlige Stille auf mehreren Kanälen. Wenn klar ist, dass du keine Antwort erhältst, kannst du deine Zeit und Energie auf produktivere Aufgaben richten.
Fünf Dinge, die beim Nachhaken zu vermeiden sind
Bump-E-Mails können ein effektives Hilfsmittel sein oder aber nach hinten losgehen, wenn du nicht klug auf Ton, Timing und Wortwahl achtest. Ein Fehltritt könnte dich unprofessionell oder aufdringlich wirken lassen. Hier sind 5 häufige Fehler, die du bei Follow-ups vermeiden solltest. Wenn du auf diese häufigen Fallstricke achtest, stellst du sicher, dass deine Bump-E-Mails so empfangen werden, wie sie gedacht sind – als hilfreiche Erinnerungen und nicht als Druckmittel.
Fehler Nr. 1: Frustriert oder ungeduldig klingen
Es ist verständlich, dass du deiner Verärgerung Luft machen möchtest, wenn du ignoriert wurdest, aber Frustration führt selten zu Ergebnissen. Sätze wie „Wie ich schon sagte“ oder „Ich warte immer noch auf Ihre Antwort“ können anklagend wirken. Bleib stattdessen ruhig, professionell und neutral im Ton. Versuche es mit etwas wie: „Ich wollte nur nachfragen, ob Sie die Gelegenheit hatten, meine letzte Nachricht zu lesen“ oder „Ich wollte nachhaken, falls dies übersehen wurde.“
Fehler Nr. 2: Übermäßiges Entschuldigen
Es ist nicht nötig, deine E-Mail mit „Es tut mir leid, dass ich Sie schon wieder stören muss“ oder „Ich hasse es, nachzufragen“ zu beginnen. Du machst nichts falsch, wenn du eine Erinnerung sendest, und übermäßiges Entschuldigen kann deine Autorität untergraben und deine Botschaft weniger selbstbewusst wirken lassen. Sätze wie: „Ich weiß, dass Sie viel zu tun haben – wollte nur mal nachfragen“ oder „Ich verstehe total, wenn das untergegangen ist – deshalb rufe ich mich hiermit wieder in Erinnerung“ sind höflich, aber direkt und professionell.
Fehler Nr. 3: Schuldgefühle einreden oder passiv-aggressives Verhalten
Vermeide Sätze wie: „Ich nehme an, Sie sind zu beschäftigt, um sich bei mir zu melden“, oder „Ich gehe davon aus, dass Sie kein Interesse haben.“ Diese Taktiken mögen sich für den Moment befriedigend anfühlen, aber sie schädigen die Beziehung. Achte auf eine respektvolle und professionelle Formulierung. Halte die Tür stattdessen mit verständnisvollen Sätzen offen wie „Lassen Sie mich wissen, wenn jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist“ oder „Ich freue mich, wieder in Kontakt zu treten, wenn es Ihnen passt.“
Fehler Nr. 4: Eine abschließende E-Mail versenden
Die Nachricht „Dies wird meine letzte E-Mail sein“ mag sich wie ein Abschluss anfühlen, kann aber dramatisch oder manipulativ wirken. Wenn du nicht wirklich für einen endgültigen Abbruch sorgen möchtest, verwende keine Ultimaten als Taktik, um eine Antwort zu provozieren. Wiederhole stattdessen deinen Standpunkt, füge deine Kontaktdaten an einer leicht auffindbaren Stelle ein und lass es dann gut sein.
Fehler Nr. 5: E-Mails zu kurz nacheinander senden
Den Posteingang des Empfängers mit täglichen oder auch zweimal wöchentlichen Erinnerungen zu bombardieren, ist selten effektiv. Gib dem Empfänger zwischen den Nachrichten mindestens 3–5 Werktage Zeit, damit deine Nachfrage überlegt und nicht verzweifelt wirkt. Wenn du deine E-Mails mit zeitlichen Abständen versendest, zeigst du Respekt für die Zeit des Empfängers und erhöhst die Chancen, dass deine Nachricht gelesen und berücksichtigt wird, anstatt ignoriert zu werden.
Alternativen zu Bump-E-Mails
E-Mails sind nicht die einzige Möglichkeit für ein Follow-up – und in manchen Fällen sind sie vielleicht nicht besonders effektiv. Die Diversifizierung deiner Kommunikationskanäle verbessert deine Möglichkeiten, dich zu vernetzen. Wenn deine Bump-E-Mails nicht die gewünschte Aufmerksamkeit erhalten oder du einen persönlicheren oder kreativeren Ansatz ausprobieren möchtest, solltest du andere Methoden in Betracht ziehen. Der strategische Einsatz dieser Alternativen kann dir helfen, dich abzuheben und die Dynamik beizubehalten, ohne dich ausschließlich auf E-Mails zu verlassen.
Follow-up über LinkedIn
Eine kurze Nachricht auf LinkedIn kann als höflicher Anstoß dienen und den Empfänger daran erinnern, wer du bist. Es ist weniger formell als eine E-Mail, und die Leute erhalten auf der Plattform oft weniger Nachrichten. Du könntest sagen: „Ich wollte nur auf meine E-Mail zurückkommen – würde mich über Ihre Gedanken freuen, wenn Sie einen Moment Zeit haben.“ Es hält die Konversation lebendig und den Ton positiv, während es gleichzeitig die Zeit des potenziellen Kunden respektiert.
Nimm das Telefon in die Hand
Manchmal ist ein kurzer Anruf der schnellste Weg, um Dinge voranzubringen. Viele Menschen haben überfüllte E-Mail-Postfächer, und ein Anruf kann das Problem schnell lösen und es von ihrer To-do-Liste streichen. Wenn du bereits Kontakt aufgenommen hast und die Art deiner Anfrage es rechtfertigt, kann ein Telefonanruf das Schweigen brechen. Fasse dich kurz und höflich: „Ich wollte nur nach der E-Mail nachfragen, die ich letzte Woche gesendet habe – ich sende sie gerne erneut, falls nötig.“
Plane eine gemeinsame Kalendererinnerung im Voraus ein
Für gemeinsame Projekte oder Besprechungen kann eine Kalendereinladung mit einer kurzen Notiz zum Handeln anregen. Es stellt sicher, dass die Erinnerung im Terminkalender des Empfängers landet, anstatt in seinem Posteingang. Füge der Einladungsbeschreibung eine kurze Nachricht hinzu, um den Zweck und die nächsten Schritte zu erläutern. Achte jedoch darauf, dass die Planung von Zeiten im Kalender einer anderen Person eurer Beziehung und dem Kontext angemessen ist. Wenn es zu anmaßend ist, kann es übergriffig wirken und nicht als hilfreich wahrgenommen werden.
Wichtige Erkenntnisse
Effektive Bump-E-Mails sind höflich, zielgerichtet und gut zeitlich abgestimmt: Verfasse alle paar Tage klare, prägnante Nachrichten, die die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers respektieren.
Nutze einen strukturierten Ansatz wie die 3er-Regel: Fang leicht an, füge Kontext in deinem zweiten Follow-up hinzu und gib einen letzten Anstoß, um die Gewissheit zu haben, wann du aufhören musst.
Beschäftige dich mit Alternativen, wenn E-Mails nicht funktionieren: LinkedIn-Nachrichten, Telefonanrufe oder Kalendereinladungen können Kontakte auf eine persönlichere oder direktere Weise erneut ansprechen.