SMS‑Erinnerungen für ausstehende Zahlungen: Kunden zur Zahlung auffordern

Menschen achten auf Textnachrichten, und viele überprüfen ihre Benachrichtigungen innerhalb von Minuten nach Eingang in ihrer Inbox. Das veranlasst sie mit größerer Wahrscheinlichkeit dazu, die Zahlung sofort in die Wege zu leiten. So kannst du also dafür sorgen, dass du das Geld schneller erhältst.

Spart deinem Unternehmen Zeit

Du kannst die von dir gesendeten Zahlungserinnerungen automatisieren, indem du dein Abrechnungssystem mit deinem bevorzugten SMS-Anbieter verbindest.

Dafür brauchst du nur die Trigger definieren, um festzulegen, wann eine Nachricht gesendet wird, und deine Vorlagen für die Zahlungserinnerung erstellen – und schon erledigt dein Messaging-Dienst den Rest.

Diese Automatisierung spart dir Zeit und Ressourcen, da du keine Abrechnungserinnerungen mehr manuell versenden musst. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du überfällige Zahlungen einforderst, sobald diese zum Problem werden.

Fördert gute Kundenbeziehungen

Manchmal zahlen selbst deine besten Kunden nicht pünktlich. Das kann verschiedene Gründe haben: So haben sie möglicherweise eine Frage zu deinem Produkt oder deiner Dienstleistung, selbst Liquiditätsprobleme oder deine Rechnung einfach nur verlegt.

Durch eine freundliche Erinnerung zeigst du deinen Kunden, dass du ihr Geschäft respektierst und wertschätzt. Das bedeutet, dass sie dir in Zukunft eher treu bleiben und dein Unternehmen bei Familie und Freunden weiterempfehlen.

Acht Schritte zur Erstellung wirkungsvoller SMS-Zahlungserinnerungen

Um effektive Zahlungserinnerungen zu verfassen, braucht es Feingefühl und Geschick. Du musst respektvoll sein und die Kunden gleichzeitig daran erinnern, dass versäumte oder Teilzahlungen Konsequenzen haben.

Hier sind 8 Dinge, die du bei der Gestaltung deiner Zahlungserinnerungs-SMS beachten solltest.

Schritt 1: Sei freundlich und höflich

Es ist gar nicht mal so leicht, nicht zu fordernd aufzutreten und sofort eine Zahlung zu verlangen, besonders wenn dein Kunde dir viel Geld schuldet. Allerdings ist es viel besser, eine freundliche Erinnerung zu schicken.

Eine ungeduldig oder unhöflich formulierte Nachricht kann einen guten Kunden abschrecken, der ansonsten mit deinem Produkt oder deiner Dienstleistung zufrieden ist – oder ihn erst recht davon abhalten, eine Zahlung zu leisten.

Ein unzufriedener Kunde kann Freunden und Familie von seinen Erfahrungen erzählen oder sogar eine Beschwerde bei der örtlichen Verbraucherschutzbehörde oder dem Better Business Bureau (BBB) einreichen.

Es ist zwar wichtig, freundlich zu sein, aber du willst auch nicht zu lässig klingen. Die Verwendung von Emojis oder Umgangssprache kann unprofessionell wirken oder dazu führen, dass Kunden deine Nachricht als nicht vertrauenswürdig einstufen.

Lies dir deine Zahlungserinnerungen durch, bevor du sie verschickst. Würdest du dich freuen, die Nachricht zu erhalten, wenn du an der Stelle deines Kunden wärst?

Schritt 2: Nachrichten kurz halten

Eine Standard-SMS-Nachricht hat ein Limit von 160 Zeichen – einschließlich Leerzeichen und Symbole.

Achte darauf, dass deine Zahlungserinnerung prägnant gehalten ist. Ansonsten fallen möglicherweise zusätzliche Kosten an, weil du mehrere Nachrichten versenden musst, um deiner Aufforderung Nachdruck zu verleihen.

Kürzere Nachrichten sind außerdem leichter zu lesen und zu verstehen, was die Chancen erhöht, dass Kunden sofort eine Zahlung leisten.

Schritt 3: Personalisierung verwenden

Die meisten Kunden erwarten heute, dass Unternehmen ihre Marketingmaßnahmen personalisieren, wobei 71 % Personalisierung als selbstverständlich voraussetzen.

Wenn du deine SMS-Zahlungserinnerungen personalisierst, fallen sie in den Benachrichtigungen deiner Kunden auf und wirken gleich viel vertrauenswürdiger. Anstatt eine allgemeine Anfrage zu senden, solltest du die Nachricht individuell auf jeden Kunden abstimmen.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Personalisierung umzusetzen, ist, den Namen deiner Kunden am Anfang deiner Nachricht zu verwenden. Du kannst auch den Namen ihres Unternehmens erwähnen, wenn es angebracht ist.

Schritt 4: Relevante Details hinzufügen

Wenn du erreichen möchtest, dass Kunden ihre Rechnung vor dem Fälligkeitsdatum bezahlen, gilt: Je mehr Informationen du in deinen Textnachrichten angeben kannst, desto besser.

Die Angabe des Zahlungsbetrags, der Referenz- oder Rechnungsnummer sowie des Fälligkeitsdatums hilft den Kunden zu erkennen, welche konkrete Zahlung sie leisten müssen und wann sie sie senden müssen.

Du kannst auch einen Link zu deinem Online-Zahlungsportal hinzufügen. Darüber werden wir später noch ausführlicher sprechen.

Schritt 5: SMS mit anderen Marketingkanälen integrieren

Kunden benötigen möglicherweise ein paar Erinnerungen, bevor sie online eine Zahlung veranlassen. Du kannst SMS zusammen mit anderen Marketingkanälen – sowohl digitalen als auch traditionellen – nutzen, um sie zum Handeln zu bewegen.

Eine gute Strategie ist es, deine SMS-Zahlungserinnerungen mit E-Mail-Marketing zu ergänzen. Du kannst E-Mails verwenden, um detailliertere Informationen über Zahlungsmethoden bereitzustellen und eine Rechnung anzuhängen.

Alternativ kannst du Kunden anrufen, eine Postkarte verwenden oder, wenn du eine mobile App hast, Push- oder In-App-Benachrichtigungen senden.

Wenn du mehrere Marketing-Kanäle nutzt, um Kunden zu kontaktieren, solltest du darauf achten, nicht zu viele Nachrichten zu senden. Kunden mit Zahlungserinnerungen zu überhäufen, kann sie verärgern und dazu führen, dass sie nicht mehr bei dir kaufen.

Schritt 6: Zahlungslink bereitstellen

Wenn du dein Zahlungsportal in deiner Erinnerung direkt verlinkst, erleichterst du es den Kunden, sofort eine Zahlung zu tätigen, vor allem, wenn sie nicht zu Hause oder im Büro sind.

Stelle sicher, dass dein Zahlungsportal mobilfreundlich ist und im mobilen Internet schnell geladen wird. Vertrauenssignale wie Sicherheitsüberprüfungen und akzeptierte Zahlungsmethoden können das Vertrauen der Kunden in dein Online-Zahlungsportal stärken.

Falls du über kein Zahlungsportal verfügst, verlinke auf eine Seite, auf der alle verschiedenen Kontaktmöglichkeiten für Kunden aufgelistet sind, um den Zahlungsprozess zu starten. Dazu kann beispielsweise eine Telefonnummer oder eine Adresse gehören, an die sie einen Scheck schicken können.

Schritt 7: Biete Kundensupport an

Manchmal können Kunden nicht sofort eine Zahlung leisten. So halten sie die Zahlung möglicherweise zurück, weil sie mit deinem Produkt oder deiner Dienstleistung nicht zufrieden sind oder sich über einen Zahlungsplan informieren möchten.

In solchen Fällen solltest du es den Kunden so einfach wie möglich machen, dich zu kontaktieren und mit dir zu sprechen – beispielsweise, indem du sie bittest, auf deine Zahlungserinnerung zu antworten oder eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer anzugeben.

Schritt #8: Aufzeichnungen über die Kommunikation führen

Den Überblick darüber zu behalten, wie oft du mit Kunden über einen ausstehenden Betrag kommuniziert hast, kann helfen, Streitigkeiten beizulegen und dich zu schützen, falls sich ein Kunde beschwert.

Wenn ein Kunde beispielsweise behauptet, dass er nie eine Zahlungserinnerung erhalten hat, kannst du so leicht nachvollziehen, welche Nachrichten du ihm geschickt hast und wann du sie gesendet hast.

Du kannst auch sehen, welche Kommunikationskanäle und Arten von Nachrichten Kunden am effektivsten dazu bewegen, online zu bezahlen.

Die beste Möglichkeit, ein Protokoll zu führen, ist über dein Customer Relationship Management System (CRM).

Vier Vorlagen für Zahlungserinnerungen

Wenn du einen Kunden zur Zahlung einer Rechnung aufforderst, solltest du – je nachdem, wann die Zahlung fällig ist – unterschiedliche Zahlungserinnerungen versenden.

Wenn der Fälligkeitstermin beispielsweise erst in ein paar Wochen ist, reicht eine freundliche Erinnerung. Wenn eine Zahlung jedoch bereits überfällig ist, musst du vielleicht etwas direkter sein und erklären, was passieren wird, wenn der Kunde deiner Aufforderung nicht nachkommt.

In diesem Abschnitt sehen wir uns die vier verschiedenen Zahlungserinnerungen genauer an, die du wahrscheinlich senden wirst – zusammen mit einigen Beispielen für SMS-Zahlungserinnerungen, um dir den Einstieg zu erleichtern. Du musst die relevanten Informationen dann einfach nur noch anpassen und sie auf deine SMS-Plattform hochladen.

Vorlage Nr. 1: Freundliche Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung ist eine Nachricht, die du lange vor dem Fälligkeitsdatum versendest. Damit ermutigst du die Kunden, im Voraus zu zahlen, was den Cashflow deines Unternehmens verbessern kann.

Diese Art von Zahlungserinnerung ist in der Regel sehr freundlich und wohlwollend gehalten. Je nach Zahlungsfrist kannst du diese Nachricht ein paar Mal vor dem angegebenen Fälligkeitsdatum versenden.

„Hallo [Name des Kunden/der Kundin], nur eine freundliche Erinnerung, dass deine Zahlung in Höhe von [Betrag] für die Rechnung [Nummer] am [Datum] fällig ist. Bitte nimm die Zahlung hier vor: [link]. Danke, [Name des Unternehmens].“

„Hallo [Name des Kunden], nur eine kleine Erinnerung von [Name des Unternehmens], dass deine Zahlung in Höhe von [Betrag] für die Rechnung [Nummer] am [Datum] fällig ist. Vielen Dank, dass du dich für uns entschieden hast. [Link]“

Vorlage #2: Fälligkeitserinnerung

Eine Fälligkeitserinnerung ist eine SMS, die du kurz vor dem Fälligkeitsdatum versendest. Das kann am Fälligkeitstag selbst oder einige Tage vorher erfolgen.

Ziel dabei ist es, den Kunden dazu zu bewegen, den ausstehenden Betrag zu begleichen, bevor er überfällig wird. Auch diese Nachricht ist entgegenkommend und höflich, aber direkter als die freundliche Zahlungserinnerung.

Es ist wichtig, die Kommunikationskanäle zu öffnen, um Kunden zu ermutigen, sich bei Zahlungsproblemen zu melden.

„Hallo [Name des Kunden], deine Zahlung in Höhe von [Betrag] für die Rechnung [Nummer] ist heute fällig. Bitte nimm die Zahlung hier vor: [Link]. Bei Fragen stehen wir dir gerne zur Verfügung. [Name des Unternehmens].”

„Hallo [Kundenname], deine Zahlung in Höhe von [Betrag] für die Rechnung [Nummer] ist am [Datum] fällig. Bitte veranlasse die Zahlung, um Säumnisgebühren zu vermeiden. Danke, [Name des Unternehmens]. [Link].“

Vorlage Nr. 3: Anforderung von überfälligen Zahlungen

Anforderungen von überfälligen Zahlungen sind Nachrichten, die du sendest, wenn Beträge nach dem Fälligkeitsdatum noch nicht bezahlt wurden. Dies sollte etwa 7 bis 14 Tage nach Verstreichen der Frist erfolgen.

Diese Nachricht ist direkter als die beiden vorherigen Erinnerungen, aber es ist trotzdem wichtig, höflich zu bleiben. Eine unfreundliche Mahnung kann Kunden in die Defensive drängen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie die Zahlung in die Wege leiten.

Um deine Kunden zu ermutigen, die Zahlung zu veranlassen oder sich bei Problemen zu melden, solltest du mögliche Konsequenzen wie Säumniszuschläge oder die Einstellung von Dienstleistungen erwähnen.

„Deine Zahlung in Höhe von [Betrag] für die Rechnung [Nummer] ist jetzt überfällig. Bitte zahle so schnell wie möglich, um weitere Maßnahmen zu verhindern: [Link]. [Name des Unternehmens].”

„AW: Rechnung [Nummer] für [Name des Unternehmens].“ Unseren Unterlagen zufolge war die Zahlung in Höhe von [Betrag] am [Datum] fällig. Bitte veranlasse die Zahlung noch heute, um weitere Maßnahmen zu vermeiden: [Link]“.

Vorlage Nr. 4: Letzte Mahnung

Eine letzte Mahnung ist die endgültige Erinnerung, die du deinen Kunden sendest, bevor du zusätzliche Maßnahmen ergreifst, um das Geld einzutreiben, das sie dir schulden. Dies sollte etwa 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum erfolgen.

Diese Nachricht wird die nachdrücklichste und direkteste Nachricht sein, die du sendest. Entscheidend ist dabei, die Ernsthaftigkeit der Situation zu vermitteln, und genau zu erklären, was passieren wird, falls keine Maßnahme seitens des Kunden getroffen wird. Gib ein endgültiges Datum an, damit die Kunden wissen, wann sie eine Zahlung leisten müssen.

Wir empfehlen dir in dieser Situation auch, eine E-Mail oder einen Brief zu schicken. So hast du mehr Möglichkeiten, über die Folgen einer Nichtzahlung zu informieren und einen Nachweis zur Hand zu haben, falls der Kunde behauptet, keine SMS erhalten zu haben.

„Letzte Mahnung von [NAME DES UNTERNEHMENS]: Du hast den ausstehenden Betrag in Höhe von [Betrag] für die Rechnung [Nummer] noch nicht beglichen. Eine sofortige Zahlung ist bis zum [Datum] erforderlich: [Link]“

„LETZTE MAHNUNG: Deine Zahlung in Höhe von [Betrag] für die Rechnung [Nummer] steht noch aus. Bitte zahle bis zum [Datum], um Folgemaßnahmen zu vermeiden: [Link]. Setze dich bei Bedarf mit [Unternehmen] in Verbindung.“

Wichtige Erkenntnisse

• Was ist eine ausstehende Zahlungserinnerungs-SMS? Eine ausstehende Zahlungserinnerungs-SMS ist eine Textnachricht, die du an einen Kunden sendest, um ihn daran zu erinnern, dass er dir Geld schuldet.
• SMS-Zahlungserinnerungen sind mit zahlreichen Vorteilen verbunden: Textnachrichten lassen sich leicht personalisieren und können schnell gelesen werden. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden positiv darauf reagieren. Außerdem kannst du sie automatisieren und so Zeit und Ressourcen sparen.
• Gib alle nötigen Informationen an, damit Kunden die Zahlung veranlassen können: Dazu gehören der Betrag, den sie dir schulden, eine Referenz- oder Rechnungsnummer sowie ein direkter Link zu deinem Zahlungsanbieter.
• Verfasse Textnachrichten, die Kunden helfen und nicht frustrieren: Beachte die Beschränkung auf 160 Zeichen, sei freundlich und respektvoll und biete bei Bedarf zusätzlichen Support an.
• Für Zahlungserinnerungen stehen vier verschiedene Vorlagen zur Auswahl: Je nach Ausgangslage kannst du eine freundliche Erinnerung, eine Fälligkeitserinnerung, eine Anforderung von überfälligen Zahlungen und eine letzte Mahnung verschicken, bevor du weitere Maßnahmen ergreifst.