Denke an die E-Mails, die du diese Woche gesendet hast. Hast du sie zur besten Zeit auf ihren Weg geschickt – oder nur dann, wenn du eine Minute Zeit hattest? (Oder, seien wir ehrlich . . .) sind dir ein paar völlig durch die Lappen gegangen?)
Kein Problem. Du bist nicht allein. Das richtige Timing ist eine der größten Herausforderungen in der professionellen Kommunikation. Aber deine Nachrichten verdienen mehr Aufmerksamkeit als nur zufällige Versandzeiten oder im Chaos unterzugehen.
Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung: E-Mail-Planung. Das ist ein einfacher Trick, der deinen Arbeitstag verändert – und zwar unabhängig davon, welche Rolle du im Unternehmen spielst. Bereit, der Hetze gegen die Zeit ein Ende zu bereiten? Hier erfährst du, wie du die E-Mail-Planung optimal für dich nutzen kannst.
Was passiert, wenn du E-Mails im Voraus planst?
Eine E-Mail zu planen bedeutet lediglich, sie so einzurichten, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt verschickt wird, nicht sofort. Du schreibst die Nachricht, wählst den Empfänger aus und bestimmst dann das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der sie gesendet werden soll.
Deine E-Mail-Plattform übernimmt von da an den Rest. Sie speichert die Nachricht in deinem Postausgangsordner (oder im Entwurfsordner, je nach App) und sendet sie exakt zum geplanten Zeitpunkt. Du musst weder online sein noch an deinem Computer sitzen. Alle das spielt sich automatisch im Hintergrund ab.
Das Schöne an der E-Mail-Planung ist, dass sie dir das Leben leichter macht. Schreib deine Nachrichten, wenn du Zeit hast, und verschicke sie dann, wenn es sinnvoll ist, ohne daran denken zu müssen, im perfekten Moment auf Senden zu klicken.
Warum den E-Mail-Versand im Voraus planen?
Bei der E-Mail-Planung geht es um mehr als nur Komfort. Denn so kannst du deine Kommunikation effektiver und deinen Arbeitstag weniger chaotisch gestalten.
Zeitmanagement verbessern
Jedes Mal, wenn du deine Arbeit unterbrichst, um eine E-Mail zu senden, wirst du aus deinem konzentrierten Tun herausgerissen. Mit der E-Mail-Planung kannst du alle deine Nachrichten schubweise schreiben und dann festlegen, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden. So bleibst du produktiv und sorgst dafür, dass deine Nachrichten punktgenau verschickt werden.
Öffnungsraten erhöhen
Das richtige Timing ist wichtig. Durch die Planung kannst du E-Mails genau dann versenden, wenn die Empfänger am ehesten ihre Inbox überprüfen, und nicht, wenn du gerade 5 Minuten Zeit hast. Besseres Timing erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine Nachrichten gesehen und geöffnet werden und zu Handlungen führen.
Zeitzonenunterschiede verwalten
Schreibst du Interessenten, Kunden oder Teamkollegen in anderen Zeitzonen Nachrichten? Den Versand im Voraus zu planen, hilft dabei, dass deine Nachricht während des Arbeitstages ankommt und nicht mitten in der Nacht. Das ist eine respektvolle Art, in Verbindung zu bleiben, ohne deine Empfänger in ihrer Freizeit zu stören.
Abläufe optimieren
Eine Serie von E-Mails einzeln zu versenden, kann sehr mühsam sein. Mit der Terminplanung kannst du deine gesamte Sequenz im Voraus planen und sicher sein, dass sie pünktlich auf ihren Weg geschickt wird. Möchtest du mit weniger Aufwand noch mehr erreichen? E-Mail-Marketing-Tools mit Automatisierung können dir helfen, deine Reichweite ohne zusätzlichen Stress zu erhöhen.
Reduziere Last-Minute-Fehler
Wenn es mal wieder schnell gehen muss, kann es leicht passieren, dass du Fehler machst, wie etwa falsch geschriebene Namen, vergessene Anhänge oder falsche Kontaktdaten. Mit der richtigen Planung bist du auf der sicheren Seite: Denn so hast du ausreichend Zeit, deine Nachrichten noch einmal auf Fehler zu überprüfen und Änderungen vorzunehmen, bevor sie verschickt werden.
Schritte für die Planung des E-Mail-Versands in Gmail, Apple Mail und Outlook
Bereit, mit der Planung zu beginnen? Die gute Nachricht ist, dass die meisten E-Mail-Plattformen dieses Feature in ihre Benutzeroberfläche integriert haben. Gehen wir gemeinsam die einfachen Schritte für die beliebtesten E-Mail-Dienste durch, damit du noch heute mit dem Planen von Nachrichten anfangen kannst.
E-Mails mit deinem Gmail-Account planen
Wenn du Gmail nutzt, erfährst du hier, wie du deine E-Mail im Voraus planen kannst – egal, ob du dafür dein Handy oder deinen Computer verwendest.
In der Gmail-App
Beginnen wir mit der mobilen Version, mit der du den Versand ganz einfach von unterwegs planen kannst:
- Verfasse deine E-Mail.
- Tippe oben rechts auf das 3-Punkt-Menü.
- Wähle Senden planen.
- Wähle eine vorgeschlagene Zeit oder lege ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit fest.
- Tippe zur Bestätigung auf Senden planen.
Über Gmail in einem Webbrowser
Für die Zeiten, in denen du an deinem Desktop sitzt, findest du hier die Browsermethode:
- Schreibe deine E-Mail.
- Klicke auf den kleinen Pfeil neben der Senden-Schaltfläche.
- Wähle Senden planen.
- Wähle eine voreingestellte Zeit oder erstelle deinen eigenen Zeitplan.
- Klicke zur Bestätigung auf Senden planen.
E-Mails mit Apple Mail planen
Du bist Apple Mail-Benutzer? Dann erfährst du hier, wie du die E-Mail-Planung auf all deinen Geräten optimal nutzen kannst.
In der Apple Mail App
Wenn du Apple Mail auf deinem Mobilgerät verwendest, befolge diese Schritte.
- Verfasse deine E-Mail.
- Drücke und halte die Senden-Taste.
- Wähle Später senden.
- Wähle eine Zeit oder passe sie nach deinen Wünschen an.
Auf macOS
Nun noch zu den Apple Mail-Schritten auf deinem macOS-Computer:
- Schreibe deine E-Mail-Nachricht.
- Klicke auf den Abwärtspfeil neben der Senden-Schaltfläche.
- Wähle eine Zeit aus der Liste oder klicke auf Später senden, um sie individuell anzupassen.
E-Mails mit Outlook planen
Outlook kommt in vielen Unternehmen zum Einsatz und macht die E-Mail-Planung zum Kinderspiel. Und so geht’s.
Über die Outlook-App
Falls du die mobile Outlook-App verwendest, probiere Folgendes aus:
- Verfasse deine E-Mail.
- Tippe auf die +-Schaltfläche im unteren Menüband.
- Drücke Senden planen.
- Wähle eine vorgeschlagene Zeit oder tippe auf Benutzerdefinierte Zeit, um sie nach deinen Wünschen anzupassen.
- Tippe zur Bestätigung auf Planen.
Im Web oder auf dem Desktop-Computer
Für Desktop-Benutzer kommt hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Verfasse deine Nachricht.
- Tippe auf den Abwärtspfeil neben Senden.
- Wähle Senden planen.
- Wähle eine Standardzeit oder klicke auf Datum und Uhrzeit auswählen.
- Klicke zur Bestätigung auf Senden.
So kannst du geplante E-Mails anzeigen, ändern oder abbrechen
Falls du eine geplante E-Mail ändern oder den Versand ganz verhindern musst, ist das in der Regel ziemlich einfach. Die meisten E-Mail-Plattformen haben einen eigenen Ordner, in dem bevorstehende Nachrichten gespeichert werden, wie etwa Geplant oder Später senden. Du kannst diesen Ordner öffnen, um alle geplanten E-Mails zu überprüfen.
Wenn du eine Nachricht bearbeiten oder neu planen möchtest, musst du normalerweise zuerst die geplante E-Mail abbrechen. Sobald du das getan hast, wird die E-Mail in der Regel wieder in deine Entwürfe verschoben, wo du Änderungen vornehmen und eine neue Zeit auswählen kannst. Wenn du den Versand abbrichst, kannst du die E-Mails einfach aus dem Ordner für geplante Sendungen löschen.
Denke daran, dass sich die Schritte je nach verwendeter App leicht unterscheiden können. Der Ablauf ist aber auf allen Plattformen im Grunde derselbe.
Einfache Regeln für eine bessere E-Mail-Planung
E-Mails im Voraus zu planen, ist schon mal ein guter Anfang. Aber mit etwas zusätzlichem Aufwand kannst du die Effektivität deiner Nachrichten sogar noch steigern. Diese einfachen Tipps können dir helfen, organisiert zu bleiben und dafür zu sorgen, dass deine Kommunikation ihre Wirkung garantiert nicht verfehlt.
E-Mail-Vorlagen einrichten
Wenn du oft ähnliche Nachrichten sendest (wie Follow-ups oder Besprechungserinnerungen), kannst du Zeit sparen, indem du wiederverwendbare Vorlagen erstellst. So kannst du sie einmal schreiben, als Entwürfe speichern und bei Bedarf duplizieren. Dann musst du nur noch die Details anpassen und den Versand im Voraus planen.
Eine klare Betreffzeile verfassen
Deine Betreffzeile ist das Erste, was deine Empfänger sehen – manchmal sogar das Einzige. Mach also immer deutlich, worum es bei deiner E-Mail geht. „Erinnerung: Projektbesprechung morgen“ ist viel besser als nur „Erinnerung“. Auf Mobilgeräten werden weniger Wörter angezeigt. Daher solltest du die wichtigen Dinge zuerst erwähnen.
Verschiedene Versandzeiten testen
Versuche, E-Mails zu verschiedenen Daten und Zeiten zu senden, um herauszufinden, wann du das beste Engagement erzielst. Ob du deine Nachrichten morgens, nachmittags oder am frühen Abend verschickst, kann einen Unterschied machen. Ebenso verhält es sich wochentags im Vergleich zu Wochenenden. Ein paar kleine Tests können viel bewirken.
Wichtige Erkenntnisse
- Jetzt schreiben, später senden: Mit der E-Mail-Planung kannst du deine E-Mails zu deinen eigenen Bedingungen erstellen und sie dann automatisch zum angegebenen Zeitpunkt, also der Uhrzeit und dem Datum deiner Wahl, zustellen.
- Integrierte Features nutzen: Gmail, Apple Mail und Outlook bieten bereits die Möglichkeit, E-Mails im Voraus zu planen – mit nur wenigen Klicks auf deinem Mobilgerät oder Computer.
- Schubweiser Versand für bessere Konzentration: Anstatt jedes Mal deine Arbeit zu unterbrechen, wenn du eine E-Mail senden musst, plane sie alle auf einmal und widme dich wieder den Dingen, auf die es wirklich ankommt.
- Den perfekten Versandzeitpunkt planen: Versende deine Nachrichten zu Zeiten, in denen sie von deiner Zielgruppe am ehesten gelesen werden. Am frühen Montagmorgen sind die meisten erst einmal mit anderen Dingen beschäftigt.
- Best Practices anwenden: Um die besten Ergebnisse zu erzielen, kombiniere die E-Mail-Planung mit wiederverwendbaren Vorlagen, klaren Betreffzeilen und regelmäßigen Tests zu unterschiedlichen Versandzeiten.