Wenn du agile Methoden im Projektmanagement einsetzt, dann willst du auf möglichst effiziente Weise großartige Ergebnisse erzielen. Aber manchmal passen beliebte Frameworks wie Scrum oder Kanban nicht ganz zu deinem Team. Vielleicht ist Scrum mit seinen Zeitplänen zu streng. Oder Kanban ist zu offen für deine Anforderungen.
In solchen Fällen könnte ein hybrider Ansatz wie Scrumban genau das bieten, was dein Team braucht. Scrumban kombiniert Scrum und Kanban und ermöglicht es Teammitgliedern, neue Aufgaben auszuwählen, sobald sie bereit sind. Gleichzeitig bleibt alles organisiert und transparent. Das stärkt dein Team, erhöht die Flexibilität und schafft effiziente Arbeitsabläufe.
Möchtest du mehr darüber erfahren, wie die Scrumban-Methode funktioniert? Lies weiter und finde heraus, warum es für viele moderne Teams zum wichtigsten agilen Ansatz geworden ist.
Die Fusion der Scrum- und Kanban-Methoden
Scrumban ist eine Mischung aus 2 agilen Methoden: Scrum und Kanban. Dieses Framework verwendet die geplanten, kurzen Arbeitszyklen (Sprints) von Scrum und kombiniert sie mit dem durchgehenden Arbeitsablauf und der visuellen Aufgabenanzeige von Kanban. Das Ergebnis ist ein sehr flexibles System für das Management komplexer laufender Projekte.
Teams, die Scrumban verwenden, organisieren die Arbeit in Sprints, um Fokus zu gewährleisten und den Fortschritt voranzutreiben. Aber anstelle von voreingestellten Arbeitsumfängen bleiben die Sprint-Aufgabenlisten (Backlogs) weiterhin leicht. Ein Pull-System ermöglicht die Eingliederung von Aufgaben in einen Sprint basierend auf Priorität, Kapazität und Work-in-Process-Grenzen (WIP). Diese Verschmelzung gibt den Teams Struktur und fördert gleichzeitig die Flexibilität, damit sie ihren Kunden und Kundinnen einen kontinuierlichen Mehrwert bieten können.
Ursprünglich half Scrumban Teams dabei, von Scrum zu Kanban zu wechseln oder umgekehrt. Der Wechsel zwischen diesen agilen Methoden war oft zu drastisch, daher erleichterte Scrumban den Übergang. Dadurch hatten die Teams die Möglichkeit, die neuen Konzepte kennenzulernen und mit ihnen zu experimentieren, bevor sie ihre bisherigen Methoden völlig aufgaben. Im Laufe der Zeit entwickelte sich Scrumban zu einem eigenständigen System für die Verwaltung von Projekten.
Die wesentlichen Elemente von Scrum
Scrum ist eine agile Projektmanagementmethode, die in den frühen 1990er Jahren entwickelt wurde. Softwareentwicklungsteams waren die ersten, die ihren Wert erkannten. Dieses Framework ermöglichte es ihnen, sich an schnell wechselnde Anforderungen anzupassen, besser zusammenzuarbeiten und die Abgabe von Projekten zu beschleunigen.
Seitdem wurde das Scrum-Framework in zahlreichen Branchen eingeführt. So funktioniert es: Das Scrum-Team arbeitet in Timebox-Sprints, die 1-4 Wochen dauern, um Aufgaben zu erledigen, die aus dem Backlog ausgewählt wurden. Außerdem gibt es täglich kurze Meetings, die für Gespräche über die Arbeit und das Lösen von Problemen genutzt werden.
Am Ende jedes Sprints überprüft das Scrum-Team, was es getan hat, und plant den nächsten Sprint. Darüber hinaus blickt das Team im Rahmen von Retrospektiven regelmäßig auf die geleistete Arbeit zurück, um herauszufinden, was am Scrum-Prozess verbessert werden kann.
Welche Elemente wurden also von Scrum in Scrumban übernommen?
- Planung in Sprint-Zyklen und Überprüfung der Ergebnisse
- Festlegen von Grenzen für die Arbeitsmenge in jedem Sprint
- Echtzeit-Auswahl der wichtigsten Aufgaben, die als Nächstes zu erledigen sind
- Sicherstellen, dass alles verstanden wurde, bevor mit der Arbeit begonnen wird
- Eine Liste zur Organisation von Aufgaben, die bereit sind, aber noch nicht bearbeitet werden
Die wichtigsten Komponenten von Kanban
Kanban ist ein weiterer agiler Ansatz, der in den 1940er Jahren als Lean-Manufacturing-Technik bei Toyota entstand. Es wurde später von Softwareentwicklungsteams angepasst, um Arbeitsabläufe zu verbessern und den Fortschritt besser zu visualisieren. Viele Teams in anderen Branchen haben diese einfache und effektive Methode ebenfalls eingeführt.
Im Mittelpunkt der Kanban-Methode steht eine visuelles Board, das sogenannte Kanban-Board. Dieses Board hilft Teams, den Fortschritt ihrer Arbeit auf einen Blick zu sehen. Es ist in der Regel in Spalten wie Zu erledigen, In Arbeit und Erledigt unterteilt. Dieser visuelle Ansatz ermöglicht es den Teams, ihre Aufgaben einfach zu verfolgen und zu verwalten.
Wie Scrum begrenzt Kanban die Zahl der Aufgaben, an denen gleichzeitig gearbeitet wird. Außerdem gibt es regelmäßige, aber nicht unbedingt tägliche Meetings, um Fortschritte zu besprechen und Probleme zu lösen. Darüber hinaus überprüfen Kanban-Teams regelmäßig ihre Prozesse, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.
Es folgen die wichtigsten Aspekte, die von Kanban in Scrumban übernommen wurden:
- Organisation der Arbeit mit einem physischen oder digitalen Kanban-Board
- Nutzung eines Pull-Systems, um neue Aufgaben zu beginnen, sobald Platz für sie ist
- Festlegen einer maximalen Anzahl von Aufgaben, an denen gleichzeitig gearbeitet werden kann
- Just-in-Time-Planung anstatt alles auf einmal zu planen
- Verfolgung der Aufgabendauern, um den Fortschritt besser vorhersagen zu können
Warum agile Teams die Scrumban-Methode wählen
Auf deiner Umstellung zu einer agilen Arbeitsweise fragst du dich vielleicht, warum die Scrumban-Methode eine beliebte Wahl für Teams wie deines ist. Hier sind einige überzeugende Gründe, die für diese hybride Projektmanagement-Methode sprechen.
Fördert einer effektiveren Zusammenarbeit im Scrumban-Team
Teamarbeit ist das Herzstück des Scrumban-Ansatzes. Durch die Kombination von Scrum und Kanban kann dieses Framework deinem Team helfen, effektiver zusammenzuarbeiten. Es ermutigt dazu, offen zu reden, sich über die Arbeit im Klaren zu sein und die Verantwortung für ein stärkeres, vereintes Team zu teilen.
Ermöglicht Scrumban-Teams, spontan die Richtung zu ändern
Mit Scrumban kann dein Team seine Pläne bei Bedarf schnell ändern. Du musst dich zum Beispiel schnell umorientieren, wenn das Feedback der Nutzerinnen und Nutzer auf eine hohe Nachfrage nach einer ungeplanten Funktion hindeutet. Diese Flexibilität ermöglicht es deinen Teammitgliedern, ihren Ansatz nahtlos anzupassen und das zu liefern, was dein Kundenund Kundinnen am meisten benötigen.
Verwendet Flussdiagramme, um Prozessschwächen aufzudecken
Scrumban verwendet Flussdiagramme, um den Arbeitsablauf in einem Prozess darzustellen. Dieser durchgehende Flussansatz zeigt auf, wo sich der Fortschritt verlangsamen oder stecken bleiben könnte. Dann kann dein Team anhand dieses visuellen Leitfadens entscheiden, wie Prozessschwächen beseitigt und Workflows verbessert werden können.
Unterstützt die kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsprozesses
Regelmäßige Scrumban-Meetings und Retrospektiven unterstützen die kontinuierliche Verbesserung. Das hilft deinem Team, die Qualität seiner Arbeit zu verbessern und einen kontinuierlichen Mehrwert zu liefern. Von diesem Engagement für Spitzenleistungen profitieren alle, denn es führt oft zu zufriedenstellenderen Projektergebnissen.
Wann sollten Projektmanager den Scrumban-Prozess anwenden?
Beim Projektmanagement ist nicht immer klar, welche agilen Methode am besten funktioniert. Wenn du dir nicht sicher bist, wann du Scrumban anstelle von Scrum und Kanban wählen solltest, sind hier einige Szenarien, in denen Scrumban eine kluge Wahl sein könnte.
Komplexe oder große Projekte
Für große Projekte mit vielen beweglichen Teilen bietet Scrumban die dringend benötigte Flexibilität und verhindert gleichzeitig Chaos. Die Sprints von Scrum schaffen einen hervorragenden Workflow-Rhythmus, während die Überprüfungen für klare Meilensteine bis zur Ziellinie sorgen. Außerdem fördern die Kanban-Elemente den Arbeitsfluss, sodass dein Team souverän komplexe oder umfangreiche Projekte in Angriff nehmen kann.
Transparentes Workflow-Management
Benötigst du einen klaren Überblick über den Fortschritt deines Projekts und mögliche Engpässe? Das visuelle Board von Scrumban sorgt für diese Transparenz. Dieser umfassende Überblick ermöglicht es dir, während des gesamten Projektverlaufs auf dem Laufenden zu bleiben und gute Entscheidungen zu treffen. Es sorgt auch dafür, dass dein Team auf dem gleichen Stand ist und eng zusammenarbeitet, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Überlastete Scrum-Teams
Wenn sich dein Scrum-Team überfordert fühlt, springt Scrumban als flexible Lösung ein. Wenn du diesen hybriden Ansatz verwendest, kann sich dein Team ohne Ablenkungen auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Das hilft dabei, die Arbeitsbelastung auszugleichen und ein Burnout zu verhindern, wodurch ein gesünderes und nachhaltigeres Arbeitsumfeld geschaffen wird.
Wie Scrumban-Teams das agile Framework zur Verwaltung von Projekten nutzen
Durch die Verwendung von Scrumban kann sich dein Team an ändernde Projektanforderungen anpassen und gleichzeitig ein gleichmäßiges Arbeitstempo beibehalten. Dieser Prozess beginnt mit der Einrichtung des visuellen Projekt-Boards und der Festlegung von WIP-Grenzen. Von da an ist es ein fortlaufender Prozess der Arbeit, Überwachung und Anpassung im Laufe des Projekts.
Es folgt ein Überblick über die wichtigsten Elemente dieses Frameworks. Beachte beim Weiterlesen, dass es sich um einen eher fließenden Prozess handelt, bei dem die Teams die meisten Elemente je nach Bedarf und nicht in einer strengen Reihenfolge durchlaufen.
Einrichtung von Scrumban-Boards und Workflow-Phasen
Normalerweise ist der erste Schritt die Einrichtung des Scrumban-Boards. Dieses Board ist ein zentrales Tool für das gesamte Team und ermöglicht einen schnellen Überblick über die Aufgaben des Projekts. Normalerweise enthält es für jede Arbeitsphase Abschnitte mit der Beschriftung „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
Du kannst diese Abschnitte hinzufügen oder ändern, damit sie den Arbeitsablauf deines Teams besser widerspiegeln. Je nach Art deiner Arbeit kannst du beispielsweise Phasen wie „Testen“, „Überprüfen“ und „Warten auf Genehmigung“ einschließen. Stelle einfach sicher, dass das Board die verschiedenen Schritte deines Projekts genau widerspiegelt.
Richte das Board während des ersten Sprint-Planungsmeetings ein. Schreibe jede Aufgabe auf separate Karten und lege sie in die entsprechenden Abschnitte. Wenn deine Teammitglieder mit Aufgaben beginnen, verschiebe deren Karten von „Zu erledigen“ nach „In Arbeit“. Schließlich beendet jede abgeschlossene Aufgabe ihre Reise, indem sie nach „Erledigt“ verschoben wird.
Festlegung von WIP-Grenzen, um die Arbeitsbelastung bestmöglich auszugleichen
Wie bei Scrum und Kanban müssen Sie auch bei Scrumban WIP-Limits festlegen. Diese Grenzen bestimmen, wie viele Aufgaben sich gleichzeitig in der Phase „In Bearbeitung“ befinden können.
Ein praktischer Ansatz zum Festlegen dieser Grenzen besteht darin, mit 1-2 Aufgaben pro Teammitglied zu beginnen. Dieser anfängliche Grenzwert dient als Basis, kann aber im Laufe der Zeit angepasst werden. Er dient lediglich dazu, die Arbeit gleichmäßig unter den Teammitgliedern zu verteilen und die Überlastung einzelner Personen zu vermeiden.
Nachdem dein Team mit seinem Workflow und seiner Kapazität vertrauter geworden ist, müssen die WIP-Grenzen wahrscheinlich angepasst werden. Plane eine regelmäßige Überprüfung der Grenzen in den Planungs-, Überprüfungs- und Rückblick-Meetings ein, um eine optimale Effizienz sicherzustellen.
Verwaltung von Arbeitselementen, um einen reibungslosen Fortschritt der Projektziele zu gewährleisten
Sobald alle anfangen, an ihren Aufgaben zu arbeiten, ist es wichtig, das Vorankommen im Auge zu behalten. So kannst du sicherstellen, dass das Projekt seinen Zeitplan einhält und fristgerecht abgeschlossen wird.
Um einen Basiswert für den Fortschritt deines Teams zu erhalten, solltest du das Projektboard täglich überprüfen, um zu sehen, wo sich die einzelnen Aufgaben befinden. Fängt sie gerade erst an, ist sie in Bearbeitung oder schon fertig? Auf diese Weise kannst du feststellen, ob eine Aufgabe zu lange dauert oder ob jemand Hilfe benötigt. In diesem Fall kannst du die Person kontaktieren, die an der Aufgabe arbeitet und herausfinden, ob du etwas tun kannst, um die Dinge voranzubringen.
Eine Echtzeitansicht des Boards hilft dir auch dabei, Abhängigkeiten zu erkennen, die die Dinge verlangsamen. Wenn eine Aufgabe beispielsweise nicht in den Status „Erledigt“ verschoben werden kann, weil sie auf die Fertigstellung einer anderen Aufgabe wartet, musst du möglicherweise den Engpass beheben. Dafür musst du möglicherweise Teammitglieder koordinieren, die an verwandten Aufgaben arbeiten oder den Backlog verfeinern.
On-Demand-Planungs-Meetings für schnelle Anpassungen
Das Durchführen von On-Demand-Planungs-Meetings ist ein wichtiger Teil des Scrumban-Prozesses. Es ist gut, einen bestimmten Grund oder Auslöser für diese Treffen zu haben. Dieser Auslöser könnte beispielsweise eine große Veränderung im Projekt sein oder auch das Vorhandensein von nur noch wenigen Aufgaben im Board.
Wenn dieser Auslöser auftritt, ist das ein Zeichen dafür, dass ihr euch schnell treffen solltet, um zu besprechen, wie es weitergehen soll. Diese Meetings helfen dir dabei, schnelle Entscheidungen zu treffen, sodass du deine Pläne anpassen und den Zeitplan des Projekts einhalten kannst.
Um möglichst produktive Meetings zu gewährleisten, solltest du alle relevanten Teammitglieder, Projektführungskräfte und Manager zur Teilnahme einladen. Erstelle außerdem eine übersichtliche Tagesordnung und leg ein Zeitlimit fest, um sicherzustellen, dass das Meeting nicht zu viel wertvolle Zeit in Anspruch nimmt.
Kontinuierliche Prozessverbesserung durch Rückblicke
Scrumban ermöglicht dir durch regelmäßige Rückblicke eine stetige Verbesserung deiner Prozesse. Bei diesen Meetings blickt dein gesamtes Team auf den Prozess zurück und erarbeitet Möglichkeiten, um ihn in Zukunft zu verbessern. Sie finden in der Regel am Ende eines jeden Sprints statt und dann nochmal, wenn das Projekt abgeschlossen wurde.
Die Ideen und Rückmeldungen, die du aus diesen Meetings erhältst, sollten dir dabei helfen, echte Veränderungen in eurer Arbeitsweise vorzunehmen. Du könntest zum Beispiel ändern, wie viele Aufgaben auf einmal anfallen, wie du Aufgaben priorisierst oder sogar wie du Meetings durchführst. Das kann zu effizienteren Prozessen, einem engagierten Team und besseren Projektergebnissen führen.
Verbessere Projektergebnisse mit der Scrumban-Methode
Scrumban kombiniert Scrum und Kanban, um die Flexibilität, Transparenz und ständige Verbesserung zu bieten, die dein Team benötigt. Es ist der ideale Ansatz, egal ob du komplexe Projekte abwickeln willst, Workflows besser verwalten möchtest oder es mit überlasteten Scrum-Teams zu tun hast. Wenn deine aktuellen Managementmethoden also nicht funktionieren, solltest du die Scrumban-Methode ausprobieren. Dieser Wechsel kann dazu führen, dass dein Team Projekte schneller abschließt und dadurch einen Mehrwert erzeugt.