Umfragen verschaffen dir direkte Einblicke in die Gedanken deiner Kunden – was ihnen gefällt, was sie sich von deinem Unternehmen wünschen und in welchen Bereichen sie der Ansicht sind, dass du dich dort noch verbessern könntest. Aber seien wir mal ehrlich: Rohdaten allein erzählen nicht die ganze Geschichte.
Prozentsätze, Durchschnittswerte und individuelle Antworten auf Multiple-Choice-Fragen helfen dir nur bis zu einem gewissen Punkt weiter. Ohne eine gründliche Analyse und übersichtliche Darstellung kann die Menge an verfügbaren Daten überwältigend sein. Oder schlimmer noch: Die wertvollen Daten könnten in einer Tabelle landen und völlig nutzlos sein.
Mit einem gut strukturierten Umfragebericht lässt sich dieses Problem lösen. Dein Bericht erweckt die Daten zum Leben, indem er Muster hervorhebt, unerwartete Verbindungen offenbart und Kundenstimmen in Maßnahmen umsetzt. Schauen wir uns an, wie das Ganze funktioniert.
Was ist ein Bericht über Umfrageergebnisse?
Bei einem Bericht über Umfrageergebnisse handelt es sich um ein Dokument, das zeigt, was du durch deine Kundenumfrage in Erfahrung gebracht hast. Es dient dazu, all diese Umfrageantworten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln, die du dann nutzen kannst, um fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Abhängig von deiner Umfrage kann dein Bericht zwei Arten von Daten enthalten:
- Quantitative Daten sind Daten, die mit Zahlenwerten ausgedrückt werden können – etwa wie viele Personen jede Antwort gewählt haben oder die durchschnittliche Bewertung, die dein Produkt erhalten hat.
- Qualitative Daten sind Daten, die den schriftlichen Kommentaren entnommen werden. Dort geben Kunden ihre Gedanken in ihren eigenen Worten wieder.
Indem du eine Verbindung zwischen den Zahlen und den Erfahrungsberichten herstellst, kannst du ein tieferes Verständnis dafür entwickeln, was die Umfrageergebnisse wirklich zu bedeuten haben. Danach musst du diese Erkenntnisse nur noch in eine Geschichte verpacken, die zu zielgerichteten Maßnahmen anregt.
Einen Umfragebericht zu erstellen, mag zunächst einfach erscheinen. Du sammelst Antworten, suchst nach Mustern und stellst alles in einem visuell ansprechenden Format zusammen.
Bei den besten Berichten werden aber nicht einfach nur Daten und Fakten präsentiert. Entscheidend dabei ist, aufzuzeigen, was die Daten für dein Unternehmen bedeuten und welche konkreten Schritte du als Nächstes unternehmen solltest.
Möchtest du intelligentere Entscheidungen treffen und dein Geschäft ausbauen? Hier erfährst du, wie ein Umfragebericht Kundenfeedback in deine Erfolgsstrategie verwandelt.
Fundiertere Entscheidungen treffen
Mit einem soliden Umfragebericht kannst du auf Grundlage von echten Kundeneinblicken Entscheidungen treffen. Betrachte den Bericht als eine Art Leitfaden, der dir aufzeigt, in welchen Bereichen sich dein Unternehmen verbessern kann und welche Schritte du als Nächstes unternehmen solltest. Von der Produktentwicklung über die Preisgestaltung bis hin zum Marketing – du gewinnst so die nötigen Einblicke, um den richtigen Weg einzuschlagen.
Teams und Stakeholder aufeinander abstimmen
Ein gut verfasster Umfragebericht baut die Barrieren zwischen den Abteilungen ab. Alle Marketing-, Vertriebs- und Produktteams erhalten Zugang zu denselben Kundeneinblicken und arbeiten so nicht mehr isoliert voneinander. Wenn Teams eine zentrale kundenorientierte Strategie verfolgen, gehören konkurrierende Prioritäten der Vergangenheit an.
Unternehmenswachstum vorantreiben
Wenn dein Team perfekt aufeinander abgestimmt ist, bleibt auch das Wachstum nicht aus. Plötzlich funktioniert alles reibungslos. Deine Marketingmaßnahmen erreichen die richtige Zielgruppe, dein Produkt erfüllt die Bedürfnisse deiner Kunden und dein Service sorgt dafür, dass die Menschen zufrieden sind und zurückkehren. All das hast du dadurch erreicht, dass du deinen Kunden zugehört und ihr Feedback genutzt hast, um intelligentere Strategien zu entwickeln.
Schlüsselelemente eines effektiven Umfrageberichts
Der Aufbau eines Umfrageberichts ist nicht kompliziert, aber auf die richtige Gestaltung kommt es an. Lässt du einen dieser Bestandteile aus, kannst du dir möglicherweise nicht ein vollständige Bild davon machen, was deine Daten eigentlich aussagen. Hier erfährst du, was in deinen umfassenden Umfrageberichten enthalten sein sollte.
Titelseite
Die Titelseite sollte auf einen Blick zeigen, worum es in deinem Bericht genau geht. Damit dir das gelingt, dürfen folgende wichtige Details nicht fehlen:
- Datum: Gib klar an, an welchem Datum du die Berichte fertiggestellt hast.
- Berichtstitel: Füge einen aussagekräftigen Titel hinzu, der den Schwerpunkt der Umfrage zusammenfasst, etwas wie „Kundenzufriedenheitsumfrage 2025“.
- Firmenname: Zeige deinen Firmennamen und dein Logo gut sichtbar an.
- Autorennamen: Liste alle Personen auf, die den Bericht über die Ergebnisse der Umfrage erstellt haben.
- Versionsnummer: Notiere die Versionsnummer, falls du den Bericht später aktualisieren möchtest.
Executive Summary
Die Zusammenfassung hebt die Höhepunkte deines Berichts hervor. Sie gibt den Lesern einen Überblick über das große Ganze, ohne dass sie alle Details im Einzelnen durchgehen müssen. Achte darauf, dass dieser Abschnitt Folgendes abdeckt:
- Hauptziele: Warum hast du diese Umfrage überhaupt durchgeführt? Welche Erkenntnisse wolltest du damit gewinnen? Konzentriere dich auf die geschäftlichen Fragen, auf die du eine Antwort erhalten wolltest.
- Zentrale Erkenntnisse: Was hast du herausgefunden, das am wichtigsten ist? Hebe die drei wichtigsten oder überraschendsten Ergebnisse hervor und erkläre, was sie zu bedeuten haben.
- Empfehlungen: Was sollte ausgehend von dem, was du in Erfahrung gebracht hast, als Nächstes geschehen? Dabei sollte es sich um klare, praktische Vorschläge handeln, die direkt auf deine Erkenntnisse eingehen.
Halte deine Zusammenfassung kurz und prägnant, idealerweise nicht länger als eine Seite. Konzentriere dich auf die Hauptpunkte und wichtigsten Erkenntnisse. Entscheidungsträger sollten sich so einen Überblick über die zentralen Erkenntnisse verschaffen können, selbst wenn sie den Rest des Berichts überspringen.
Vorgehensweise
Der Abschnitt zur Vorgehensweise zeigt den Lesern, wie du deine Umfragedaten gesammelt hast. So kannst du allen verständlich vermitteln, warum sie deinen Ergebnissen vertrauen sollten und warum du diese Richtung eingeschlagen hast.
Erkläre zunächst, wie du deine Umfrage aufgebaut hast. Beschreibe die Fragetypen, die du darin aufgenommen hast – ob es sich um Multiple-Choice-Fragen, Bewertungsskalen oder offene Fragen handelte. Geh kurz auf die behandelten Themen ein.
Als Nächstes solltest du genauere Angaben dazu machen, wen du befragt hast und wie du die Teilnehmer ausgewählt hast. Hast du alle deine Kunden kontaktiert oder dich auf eine bestimmte Gruppe fokussiert? Wie hast du entschieden, wen du einbeziehen sollst?
Beschreibe dann, wie du die Umfrage durchgeführt hast – ob online über E-Mail-Links, eingebettet auf deiner Website oder telefonisch. Erwähne alle Tools oder Plattformen, die du genutzt hast, um die Antworten zu sammeln.
Nenne den Zeitrahmen, in dem du die Umfrage durchgeführt hast. Gib genaue Anfangs- und Enddaten an und notiere alle wichtigen Geschäftsereignisse, die die Antworten in diesem Zeitraum beeinflusst haben.
Sei schließlich ehrlich in Bezug auf Einschränkungen oder Vorurteile, die sich auf die Ergebnisse ausgewirkt haben könnten. So war deine Stichprobengröße vielleicht kleiner als sie idealerweise sein sollte oder bestimmte Kundengruppen waren unterrepräsentiert. Erkläre, welche Schritte du unternommen hast, um diese Probleme zu lösen und ihre Auswirkungen auf deine Ergebnisse so gering wie möglich zu halten.
Aufschlüsselung der Umfrageteilnehmer
Die Aufschlüsselung der Umfrageteilnehmer gibt Aufschluss darüber, wer deine Fragen beantwortet hat. Zu wissen, wer teilgenommen hat, hilft allen zu verstehen, ob deine Ergebnisse deine Zielgruppe genau repräsentieren.
Füge die grundlegenden demografischen Daten hinzu, die du über deine Teilnehmer gesammelt hast, darunter:
- Altersgruppe
- Geschlecht
- Standort
- Stellenbezeichnung
- Einkommen
Falls es bei deiner Umfrage auch um Einstellungen, Vorlieben oder Motivationen ging, fasse die Antworten dazu hier zusammen, um tiefgehende Einblicke in deine Kunden zu ermöglichen.
Abschluss- und Antwortraten
Anhand der Abschluss- und Antwortraten erfährst du, wie gut deine Umfrage abgeschnitten hat. Wenn du dich diesem Abschnitt widmest, zähle die einzelnen Befragten und notiere ihre Fortschritte bei der Durchführung der Umfrage.
Die Abschlussrate errechnet sich aus der Anzahl der beantworteten Fragen geteilt durch die Gesamtzahl der gestellten Fragen. Daran kannst du erkennen, ob die Teilnehmer motiviert waren, die Umfrage bis zum Ende zu beantworten. Wenn viele Personen die Umfrage zwischendrin abgebrochen haben, erwähne, an welcher Stelle das passiert ist und warum es für die Auswertung deiner Umfrageergebnisse von Bedeutung sein könnte.
Gib auch deine Antwortrate an – also den Anteil an zur Umfrage eingeladenen Personen, die die Umfrage auch tatsächlich ausfüllen. Wenn du deine Umfrage an 1.000 Kunden gesendet hast und 250 sie beantwortet haben, beträgt deine Antwortrate 25 %.
Wichtige Erkenntnisse
Der Abschnitt „Wichtige Ergebnisse“ ist das Herzstück deines Umfrageberichts. Dort legst du dar, welche Erkenntnisse du gewonnen hast und warum das von Bedeutung ist. So solltest du deine wichtigsten Umfrageergebnisse idealerweise in Form einer klaren und prägnanten Aufzählung zusammenfassen, damit die Leser die wichtigsten Erkenntnisse schnell erfassen können.
Verwandle Daten in Erkenntnisse, nicht nur in Statistiken. Anstatt anzugeben: „62 % bevorzugen E-Mail-Support“, solltest du sagen: „62 % der Kunden bevorzugen E-Mail-Support, aber unsere durchschnittliche Antwortzeit beträgt 24 Stunden – was deutlich über dem Branchenstandard von 12 Stunden liegt.“
Denke daran, dass weniger oft mehr ist. Setze auf Qualität statt auf Quantität. Es ist besser, 5–7 wirklich wichtige Erkenntnisse zu gewinnen als 20 unbedeutende Beobachtungen gemacht zu haben, die deine Botschaft verwässern.
Aufschlussreiche offene Antworten
Offene Antworten verleihen deinen Umfrageergebnissen Aussagekraft und Tiefe. Zahlen zeigen dir, was passiert ist, aber diese Kommentare helfen dir, das „Warum“ zu verstehen.
Um die richtigen Schlüsse zu ziehen, wähle Antworten, die dir den Grund für deine quantitativen Ergebnisse liefern. Wenn ein Feature deine Kunden laut deinen Daten frustriert, füge Zitate hinzu, die genau offenlegen, was die Frustration verursacht. Notiere, wie viele ähnliche Kommentare du zu jedem Thema erhalten hast.
Wenn du offene Antworten in deinen Bericht aufnimmst, denke daran, die Datenschutzgesetze zu beachten. Gib niemals identifizierende Informationen an, wenn du nicht die ausdrücklichen Berechtigung dazu hast.
Datenvisualisierung
Anhand einer effektiven Datenvisualisierung lassen sich komplexe Umfrageergebnisse in leicht verständliche, anschauliche Darstellungen verwandeln. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, wähle für jeden Datentyp die richtige Visualisierung aus, wie etwa:
- Balkendiagramme zum Vergleich von Kategorien
- Liniendiagramme zur Darstellung von Trends im Laufe der Zeit
- Tortendiagramme zur Veranschaulichung von Proportionen
Es kann auch hilfreich sein, benutzerdefinierte Infografiken für deine wichtigsten Erkenntnisse zu erstellen. Diese auffälligen visuellen Darstellungen können mit deinen Daten eine Geschichte erzählen, die in Standarddiagrammen möglicherweise übersehen wird.
Halte sie möglichst einfach und konzentriere dich dabei auf jeweils eine zentrale Erkenntnis. Verwende klare Titel und Bezeichnungen sowie ein einheitliches Farbschema in den Berichten. Platziere deine visuellen Repräsentationen neben dem zugehörigen Text und erkläre, was sie darstellen – erwarte nicht, dass die Grafiken für sich selbst sprechen.
Eingehende Umfrageanalyse
Im Abschnitt zur eingehenden Umfrageanalyse kannst du näher auf deine wichtigsten Daten eingehen. Beginne damit, die Beziehungen zwischen verschiedenen Datenpunkten zu untersuchen. Suche nach Mustern, Korrelationen und Trends, die eine vollständigere Geschichte erzählen.
So stellst du möglicherweise fest, dass Kunden, die dir schon länger die Treue halten, höhere Zufriedenheitswerte angeben. Oder vielleicht findest du heraus, dass Benutzer, die mit einem Feature Schwierigkeiten haben, häufiger auch in anderen Bereichen Probleme haben.
Auch Kreuztabellen sind hilfreich, um zu zeigen, wie verschiedene Segmente auf dieselben Fragen geantwortet haben. Diese Vergleiche bringen oft Nuancen ans Licht, die bei allgemeinen Durchschnittswerten möglicherweise übersehen werden.
Empfehlungen
Im Abschnitt mit den Empfehlungen werden die Erkenntnisse in Maßnahmen verwandelt. Hier erklärst du, was dein Unternehmen ausgehend von den Erkenntnissen aus der Umfrage unternehmen sollte.
Gestalte deine Empfehlungen spezifisch und umsetzbar. Statt vager Ratschläge wie „Verbessere das Kundenerlebnis“ solltest du konkrete Schritte vorschlagen, wie etwa: „Vereinfache den Bezahlvorgang, indem du aus fünf Schritten drei machst.“ Priorisiere außerdem deine Empfehlungen nach potenzieller Wirkung und Durchführbarkeit.
Nenne die potenziellen Vorteile, die mit der Umsetzung deiner Empfehlungen verbunden sind. Wenn möglich, schätze die geschäftlichen Auswirkungen anhand von Kennzahlen ein, die deinem Unternehmen wichtig sind, wie z. B. gesteigerter Umsatz oder höhere Kundenbindungsraten.
Schluss
Die Schlussfolgerung bringt deinen Umfragebericht zum Abschluss und bereitet den Weg für das, was als Nächstes kommt. In diesem Abschnitt solltest du die wichtigsten Ergebnisse kurz zusammenfassen und erklären, welche Verbesserungen die nächsten Schritte für dein Unternehmen zur Folge haben.
Führe hier keine neuen Daten ein. Gehe stattdessen noch einmal auf die Bedeutung der wichtigsten Erkenntnisse ein, von denen du möchtest, dass sich die Beteiligten diese nach dem Lesen merken.
Schließe mit einer zukunftsgerichteten Aussage ab, die zum Handeln motiviert. Ziel ist es, den Lesern das Gefühl zu geben, gut informiert und bereit zu sein, die Erkenntnisse in die Tat umzusetzen, um positive Veränderungen zu bewirken.
Wichtige Tools zur Berichterstattung über Umfrageerkenntnisse
Um einen effektiven Umfragebericht zu erstellen, braucht es die richtigen Tools, um Daten zu analysieren, Grafiken zu erstellen und die Ergebnisse professionell zu präsentieren. Hier findest du alles, was du für jede Phase des Prozesses benötigst.
Schreiben und Bearbeiten
Ein guter Umfragebericht steht und fällt mit klaren Texten ohne Rechtschreibfehler. Diese Tools können dir dabei helfen:
- Notizblock und Stift: Die Macht analoger Tools sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Wenn du Ideen aufschreibst, einen Entwurf skizzierst und wichtige Punkte auf Papier festhältst, kannst du klarer denken, bevor du dich mit digitalen Tools an die Arbeit machst.
- Textverarbeitungsprogramme: Programme wie Microsoft Word und Google Docs machen das Schreiben und Formatieren denkbar einfach. Sie verfügen über integrierte Vorlagen, eine Rechtschreibprüfung und Tools für die Zusammenarbeit, mit denen du im Handumdrehen einen professionellen Bericht erstellen kannst.
- Grammatik- und Stilprüfung: Selbst die besten Autoren machen Fehler. Tools wie Grammarly, Hemingway Editor oder ProWritingAid können dir helfen, Tippfehler zu erkennen, ungeschickte Formulierungen zu verbessern und deine Texte leichter lesbar zu machen.
Visualisierung von Umfragedaten
Wenn du eine Umfrage-Plattform nutzt, stehen dir dort wahrscheinlich integrierte Visualisierungstools zur Verfügung, die automatisch einfache Diagramme aus deinen Ergebnissen erstellen. Diese Umfragetools sind ideal für eine schnelle und unkomplizierte Berichterstattung.
Du möchtest mehr erweiterte Optionen? Dann eignen sich professionelle Datenvisualisierungstools wie Tableau und Google Looker Studio möglicherweise besser für deine Anforderungen. Mit diesen Plattformen kannst du weitere Arten von Diagrammen erstellen und deine Umfragedaten eingehend analysieren.
Für Infografiken stehen Design-Tools wie Canva, Adobe Illustrator oder Piktochart zur Auswahl. Im Funktionsumfang enthalten sind Vorlagen, Symbole und Designelemente, die dir helfen, visuell ansprechende Grafiken zu erstellen.
Präsentation des Berichts
PowerPoint und Google Slides sind die Tools, die du brauchst, um deine harte Arbeit schließlich zu präsentieren. Sie sind einfach zu bedienen, und jeder weiß, wie man sich eine Präsentation ansieht. Du kannst nicht live vor Ort dabei sein? Kein Problem! Zoom und Teams bieten dir eine einfache Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe.
Wenn es darum geht, deine Berichte mit anderen zu teilen, sind PDFs dein bester Freund. Dateien in dem Format sehen professionell aus und funktionieren auf nahezu jedem Gerät. Cloud-Dienste wie Google Drive machen es denkbar einfach, deinen Bericht an alle zu senden, die ihn sich ansehen sollten.
- Umfrageberichte transformieren Daten: Ein gut ausgearbeiteter Umfragebericht verwandelt Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse, die Geschäftsentscheidungen erleichtern.
- Zahlen erzählen nur die halbe Geschichte: Kombiniere die Statistiken mit den Kommentaren deiner Umfrageteilnehmer, um die Gründe für die Antworten aufzudecken.
- Auf das richtige Format kommt es an: Füge wichtige Abschnitte wie eine Zusammenfassung, Vorgehensweise, Aufschlüsselung der Befragten, Ergebnisse und Empfehlungen hinzu, um eine Geschichte mit deinen Daten zu erzählen.
- Visuelle Darstellungen machen Daten besser verständlich: Erstelle Diagramme, Grafiken und Infografiken, um allen Lesern deine Ergebnisse anschaulich zu vermitteln.
- Empfehlungen stoßen Veränderungen an: Die besten Umfrageberichte gehen über die reine Analyse von Daten hinaus, um konkrete, umsetzbare Schritte für bedeutende geschäftliche Verbesserungen vorzuschlagen.