Para muchas empresas, los cierres masivos de 2020 vinieron acompañados de presupuestos congelados, retrasos en los pagos, despidos y miedo. Mientras el mundo sigue luchando contra una pandemia al tiempo que piensa en lo que puede deparar el futuro, algunos empresarios, organizaciones y líderes salen de los escombros y buscan orientación sobre el camino a seguir. Para algunos, la atención se ha desplazado del modo de crisis cotidiana a la reconstrucción para un eventual resurgimiento.

¿Cómo pueden los empresarios no solo sobrevivir a este periodo actual de inestabilidad, sino también trabajar para recuperarse? "Si estamos constantemente pensando: 'Esto es el fin del mundo, esto es la muerte de mi negocio freelancer o de mi agencia', entonces probablemente será la muerte", afirma Peter Czapp, cofundador de la empresa de contabilidad británica The Wow Company. En su lugar, Czapp anima a preguntarse a uno mismo y a su equipo: ¿Cómo podemos sacar provecho de ello? ¿Qué aspectos de nuestra organización están listos para el cambio? ¿Y qué medidas deberíamos tomar ahora que agradeceremos dentro de dos años?

Tanto si diriges una gran agencia como si eres un empresario en solitario, es casi seguro que la pandemia ha cambiado tu forma de trabajar. A continuación, algunas sugerencias de expertos sobre cómo no solo aceptar ese cambio, sino utilizarlo potencialmente para construir algo de lo que te sientas aún más orgulloso mucho después de que se asiente el polvo.

I. Supervivencia

Afronta de frente el peor de los escenarios.

Para Czapp, un primer paso fundamental para superar el pánico es afrontarlo de frente. Recomienda pensar detalladamente en cada uno de los peores escenarios a los que se enfrenta tu empresa. A partir de ahí, dice, "uno puede empezar a pensar: 'Bueno, ¿qué haría yo si eso ocurriera?' Y de repente empiezas a encontrar caminos y eso te da claridad".

Pregúntate: ¿qué pasa si pierdes a tu cliente más importante? ¿Qué sucede si desaparece ese gran contrato? Haz números y ve si hay espacio para ajustar tu negocio en consecuencia. Tal vez necesites una inyección de fondos: ¿cuánta y con qué rapidez? Pensar en los detalles hipotéticos, en lugar de en una vaga nube de "y si…", ayuda a eliminar la ansiedad de la toma de decisiones.

Encuentra un mantra

Piensa en una afirmación clara y sencilla que resuma el enfoque de tu empresa para superar este reto concreto. Para Czapp, ese principio rector consistía en apoyar a sus empleados y ayudarles a dar prioridad a sus familias. Una vez articulada, esa declaración se convirtió en un principio rector con el que Czapp y sus colegas compararon todas y cada una de las decisiones que tomaron, de cara al futuro. "Solo tienes que asegurarte de que todo lo que haces respalda ese plan", dice Czapp. Dilo en voz alta. Compártelo con el equipo. Revísalo semanalmente y asegúrate de que tus decisiones se ajusten a él.

Mantente informado

Durante un periodo de inestabilidad, es crucial tener la información importante a mano, organizada y lo más actualizada posible. Para una pequeña empresa, esto es especialmente cierto en el caso de la información financiera. "Cuando las cosas se complican y, de repente, el flujo de caja se vuelve un poco más ajustado y tu colchón se reduce de tres meses a dos o uno, y empiezas a preguntarte si podrás pagar las nóminas este mes, es realmente importante tener información precisa al alcance de la mano", dice Czapp.

Ahora es el momento de familiarizarte con tus finanzas, con mucha más regularidad que antes de la crisis. Si realizabas un análisis en profundidad de los números con periodicidad mensual, cambia esa rutina a semanal y, si antes era semanal, quizá ahora deba ser diaria. Disponer de información financiera precisa te ayudará a mantenerse informado y a tomar mejores decisiones. Si tus finanzas no están tan organizadas, considera la posibilidad de invertir en mejorar esa área de tu empresa: es un gasto que puedes justificar durante las turbulencias financieras.

Gestiona tu flujo de caja y ajústalo en consecuencia

La fórmula para gestionar el flujo de caja en tiempos difíciles es bastante sencilla: Ralentiza o reduce lo que sale, y acelera o aumenta lo que entra. Pero en el caso de lo primero, dice Czapp, no tiene por qué tratarse de una suspensión de pagos. "Se trata de trabajar en colaboración con la gente, con la cadena de suministro, para llegar a conclusiones satisfactorias", afirma. Reunirse con los proveedores, los contratistas y el casero para ver si es posible aplazar o escalonar los pagos.

A su vez, es posible que reciba peticiones similares de sus propios clientes solicitando descuentos o esperando ampliar las condiciones de pago. Encuentra una forma de comprometerte. Ofrece el descuento, pero solo a cambio de un pago anticipado, un compromiso ampliado o condiciones más favorables en el contrato. En lugar de dejar que un cliente se quede sin cobrar una gran suma de un proyecto de gran presupuesto, ofrécele fraccionarla en pagos mensuales más pequeños, que son más fáciles de pagar. Y asegúrate de conservar cierta ventaja si puedes, añade Czapp: No pongas en marcha una revisión del sitio web ni compartas archivos hasta que te paguen.

II. Resurgimiento

Has pasado por un momento caótico y ahora estás entre los escombros preguntándote cómo seguir adelante. A partir de esto, es posible que tu trabajo no tenga el mismo aspecto que hace seis meses y no pasa nada: es el momento ideal para reorganizar tu negocio y asegurarte de que funcione para ti. He aquí algunas cosas en las que pensar, y quizá replantearte, mientras trabajas en la reconstrucción:

Revisa tu propósito

Como empresario, partiste con una visión y un propósito claros y, quizá con el paso de los años, esa visión quedó relegada a un segundo plano cuando la vida y los negocios se impusieron. Tal vez empezaste a hacer malabarismos con proyectos que no te apasionaban o te desviaste de tus objetivos e intenciones iniciales. Para los empresarios y freelancers, esto es una historia tan antigua como el tiempo. "Pero este momento es una oportunidad maravillosa para volver a saber por qué estás haciendo esto, cuál es tu propósito y cómo puedes construir algo de lo que estés realmente orgulloso y que te ayude a conseguir algo más grande", dice Czapp. "Estas situaciones nos obligan a pararnos a pensar, ¿qué queremos? ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué nos hará sentir felices y realizados? ¿Qué negocio puedo construir que me entusiasme dentro de dos años?"

También existe la posibilidad de que el trabajo que querías hacer hace uno o dos años no sea lo mismo que lo que te atrae ahora y eso también está bien. Dedica algún tiempo a pensar cómo podría ser y qué podría significar para tu empresa. Así, podrás tomar decisiones que se ajusten a tus deseos y necesidades actuales, en lugar de adaptarlas a objetivos antiguos que ya no te sirven.

Redirigir los recursos hacia donde importa

Kelly Vaughn, directora ejecutiva y fundadora de The Taproom, trabaja principalmente con comerciantes de E-Commerce. En 2020, Vaughn afirma que ha sido testigo de cómo los comerciantes reorientaban sus esfuerzos y energía de la experiencia en la tienda a la experiencia en línea, ya sea perfeccionando su experiencia en línea o simplemente poniéndose en marcha. "Definitivamente, veo que la gente reconoce que el nivel de esfuerzo que dedican a su sitio web, su experiencia en línea, su correo electrónico… cuanto más tiempo y recursos dediquen a ello, más les ayudará a mejorar a largo plazo", afirma. "Se trata de prepararse un poco más, en lugar de limitarse a reaccionar ante la situación". Para la mayoría de estas empresas, es una oportunidad de echar un vistazo a lo que ha estado aparcado —como un sitio web más funcional o una forma más directa de llegar a los clientes— y dedicarle por fin tiempo, recursos y atención. Estas decisiones, añade Vaughn, beneficiarán a las empresas mucho después de que el mundo deje atrás la pandemia.

Haz un poco de limpieza financiera

Jody Grunden es el fundador y director general de Summit CPA, que ofrece servicios de "director financiero virtual" a las empresas. En este punto, los clientes de su empresa miran hacia dentro y se preguntan qué cambios pueden hacer internamente para asegurarse de que nunca tendrán que repetir lo que vivieron al principio del confinamiento por la COVID. Los clientes aprovechan este momento para recortar gastos innecesarios (véase: ¿necesitamos realmente esa oficina tan grande y lujosa cuando los últimos meses han demostrado que el trabajo a distancia nos puede funcionar?), racionalizar sus operaciones y tomarse en serio el ahorro. (Para que conste: Grunden recomienda ahorrar entre el 10 % y el 30 % de los ingresos anuales de su empresa, o entre dos y seis meses de gastos, según el nivel de riesgo de su negocio).

Pero no se trata solo de ajustar los presupuestos o recortar lo innecesario, sino de saber hacia dónde nos dirigimos y cómo vamos a llegar hasta allí. "La previsión es la clave de todo esto", dice Grunden. Lo ve como una hoja de ruta que permite a las empresas tomar decisiones basadas en la información y no en la emoción. Incluso disponer de una puede ayudar a enderezar el rumbo. "Cuando tienes la hoja de ruta completa, parece que la gente se dirige automáticamente hacia ese objetivo final", afirma. "Yo diría que si no se tiene una previsión de efectivo sólida, en la que se contemplen el efectivo, los ingresos y los gastos, ahora es el momento de elaborarla y ahora es el momento de consultarla con mucha frecuencia".

Reevalúa tu modelo de negocio, tus clientes y tu cultura

Tal vez sea la constatación de que, antes de la pandemia, viajabas constantemente solo para mantenerte a flote. Tal vez sea enfrentarte a lo dependiente que era tu negocio de un único cliente. O tal vez sea simplemente darte cuenta de que tú y tu equipo ofrecen una serie de servicios, pero la mitad de ellos no son muy rentables, uno apenas alcanza el punto de equilibrio y otro no es realmente el punto fuerte de tu equipo después de todo. A medida que trabajas en la reconstrucción, es un buen momento para evaluar esas cosas y reposicionarte en consecuencia.

Otra área propicia para reevaluar en un momento como este: tu base de clientes. Czapp anima a preguntarse: en cuanto al tipo de clientes con los que trabajas, ¿dónde te sientes más realizado? ¿Dónde eres más rentable? ¿Qué clientes tienen más valor para ti?

Si tienes empleados, nunca ha sido mejor momento para revisar la cultura de tu lugar de trabajo. Según la investigación de Wow Company, el 75 % de las agencias encuestadas en el Reino Unido afirmaron que planean tener más teletrabajo en el futuro, mientras que solo el 16 % dijo que planeaban volver a la forma de trabajar anterior. Esto supone un cambio radical no solo en la forma de trabajar de las empresas, sino también en su forma de contratar. "De repente, no solo puedes contratar a los mejores talentos a una hora en coche de tu oficina; puedes contratar a los mejores talentos a nivel mundial", dice. Por supuesto, eso también significa que tus propios empleados pueden ir a buscar los mejores puestos de trabajo a nivel mundial, lo que significa que podría ser un buen momento para mejorar tu juego de retención. "Realmente tenemos que pensar en cómo gestionamos nuestros equipos, cómo gestionamos nuestras culturas, en un entorno en el que en el futuro trabajaremos más a distancia de forma colectiva".

Por último: respira hondo y tómate tu tiempo.

Recuperarse de esto será una maratón, no un sprint. A medida que vayas superando estos retos y te dispongas a reconstruir tu empresa, será fundamental que te concedas el tiempo y el espacio necesarios para tomar decisiones con conocimiento de causa y lucidez, no solo para la salud de tu negocio, sino también para la tuya propia. "Date tiempo para pensar, procesar, planificar y elaborar estrategias", sugiere Vaughn. "Bloquea tiempo libre para sentarte y pensar: ¿cuál es mi situación? ¿Dónde me gustaría estar? ¿Qué es teóricamente posible? Y luego elabora ese plan de acción: una vez que tengas esos objetivos escritos delante de ti, es mucho más probable que los alcances porque realmente los has pensado".

Escrito por Gray Chapman

Gray Chapman es una escritora independiente, cuyo trabajo ha aparecido en The New York Times, The Guardian y Atlanta Magazine, entre otros. Vive en Atlanta con su esposo, su hijo y dos perros muy desobedientes pero muy queridos.