Para la mayoría de las personas, hoy en día es difícil imaginar un mundo sin correo electrónico. Lo usamos para casi todo: para mantenernos en contacto con amistades y familiares, contactar a empresas por problemas de servicio al cliente, suscribirnos a boletines informativos y, por supuesto, para trabajar.
Pero muchas personas también se sienten abrumadas por los correos electrónicos. Es posible que les preocupe perder mensajes importantes o no encontrar información crítica cuando la necesiten. Probablemente todos conocemos a alguien —quizás incluso tú— que tiene cientos o miles de correos electrónicos sin leer en la bandeja de entrada.
Una bandeja de entrada de correo electrónico desordenada y desorganizada no solo te impide aprovechar al máximo esta poderosa herramienta, sino que también puede ser una fuente de estrés y frustración que afecta el resto de tu día.
Sin embargo, al implementar unas simples estrategias de organización, puedes controlar la avalancha de mensajes y prepararte para el éxito.
Beneficios de tener una bandeja de entrada organizada
Las desventajas de tener un sistema de correo electrónico desorganizado y que simplemente no te funciona son evidentes. Pero pensar en los beneficios de tener una bandeja de entrada organizada para tu trabajo, agenda y nivel de estrés puede motivarte a elaborar tu propio plan de gestión de correo electrónico.
Un proceso de trabajo más eficiente
Es fácil que el trabajo se torne ineficiente y difícil de manejar cuando tu escritorio está desorganizado. Buscar un dato en una pila de papeles puede ralentizar lo que de otro modo debería ser una tarea rápida y sencilla.
El correo electrónico funciona del mismo modo. Ordenar una bandeja de entrada llena o miles de mensajes archivados no es la mejor manera de utilizar tu valioso tiempo. Asegúrate de que tus correos electrónicos personales o laborales estén bien organizados para evitar frustraciones y retrasos.
Ahorro de tiempo
Es probable que de vez en cuando necesites acceder a la información que contienen tus correos electrónicos. El proceso de buscar mensajes individuales puede llevar mucho tiempo. Incluso usar la función de búsqueda para encontrar lo que estás buscando no siempre funciona si no recuerdas el remitente de un mensaje o un término de búsqueda exacto. Aunque uses correctamente los términos de búsqueda, igualmente podrías encontrarte con muchos correos electrónicos sin importancia que tendrás que revisar para encontrar lo que necesitas.
Reducción de estrés y molestias
Una estrategia de organización de correos electrónicos bien ejecutada simplifica tu vida digital, te ayuda a gestionar tu tiempo de manera más eficiente y contribuye a un ambiente laboral más enfocado y menos estresante. Facilita la priorización de tareas y evita la sobrecarga de información. Además, una buena gestión del correo electrónico te permite concentrarte en la tarea actual sin preocuparte por pasar por alto mensajes importantes.
Diez consejos que puedes probar para organizar los correos electrónicos
Cuando se trata de organizar correos electrónicos, no existe un método, proceso o secreto que funcione mejor para todos. Es posible que necesites experimentar con algunas cosas antes de descubrir qué tiene más sentido para ti. Estos son algunos consejos para empezar a desarrollar tu estrategia de organización de correos electrónicos.
1. Revisa el correo electrónico en los horarios programados
Muchas personas se han acostumbrado a dejar abierta la bandeja de entrada de su correo electrónico en el escritorio de la computadora todo el tiempo. Y, en muchos lugares de trabajo, también es común esperar respuestas a los correos electrónicos de inmediato.
Además de ser una forma ineficiente de procesar los mensajes, puede afectar negativamente tu rendimiento en otras áreas. Cambiar entre tareas requiere que el cerebro se desconecte de una tarea y luego se vuelva a conectar con otra, lo que puede disminuir la productividad y aumentar los errores.
Si tus compañeros de trabajo o clientes siempre esperan que respondas rápidamente, es importante abordar esta suposición. Deja en claro que, si algo es realmente urgente, pueden contactarte de otra manera: por mensaje de texto, mensajería instantánea o teléfono. De lo contrario, solo revisarás los mensajes de correo electrónico en determinados momentos. Luego, cuando abras tu bandeja de entrada, podrás enfocarte únicamente en la tarea de responder a los mensajes.
2. Divide el correo electrónico en varias cuentas
Es posible que uses el correo electrónico para varias funciones diferentes: mensajes personales, un negocio en casa, actividades comunitarias y compras en línea. Si lo haces, podría tener más sentido usar varias cuentas de correo electrónico.
Por ejemplo, si reservas una bandeja de entrada para uso profesional y otra para compras en línea y boletines informativos, no te perderás nunca ningún mensaje de un cliente importante por estar sepultado entre ofertas de descuento de tus marcas favoritas.
Usar varias cuentas también implica que puedes revisar una bandeja de entrada con regularidad y otra con menos frecuencia, según te convenga.
3. Combina varias cuentas de correo electrónico en una sola
Por otro lado, es posible tener demasiadas direcciones de correo electrónico, especialmente si algunas no las usas casi nunca. Si ya tienes varias cuentas de correo electrónico, tal vez hayas notado que tus mensajes parecen estar dispersos en diferentes ubicaciones.
Si te molesta revisar varias bandejas de entrada, quizá sea el momento de dejar algunas. Asegúrate de notificar a todos los contactos para no perderte mensajes importantes y luego cierra una de esas cuentas, o más, para optimizar tu proceso de trabajo.
4. Limpia a fondo tu bandeja de entrada
Si bien algunos correos electrónicos son importantes para conservarlos a largo plazo, es probable tengas una cuenta de correo llena de mensajes que ya no necesitas. Ya sea el recordatorio de la venta de pasteles de la comunidad que ya pasó o un código de descuento que venció, ¡elimina esos correos electrónicos innecesarios!
Haz una limpieza profunda y elimina los mensajes que ya no te sirvan. Si te preocupa eliminar algo que tal vez necesites más adelante, puedes ponerlos todos en una carpeta separada o archivarlos, pero al menos sacarlos de tu bandeja de entrada principal hará que tu cuenta se note más organizada y eficiente de inmediato.
5. Explora las reglas de enrutamiento
Cada correo electrónico que entra en tu sistema se dirige a algún lugar. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas de correo electrónico tienen mecanismos de detección de spam que envían los mensajes sospechosos a una carpeta separada.
Puedes aprovechar ese sistema de enrutamiento para mantenerte organizado. Crea reglas para asignar correos electrónicos a diferentes carpetas cuando lleguen, en lugar de que todo se envíe a tu bandeja de entrada.
Puedes identificar los correos electrónicos por línea de asunto, remitente o palabra clave y dirigirlos a carpetas separadas. Por ejemplo, si trabajas de forma independiente, tal vez te convenga crear carpetas para los proyectos de cada cliente y dirigir los correos electrónicos de cada uno a la carpeta correspondiente.
Enrutar los correos electrónicos entrantes a la carpeta correcta te permite manejar todos los correos de un proyecto o tema específico a la vez y evita que la bandeja de entrada se sature. También significa que esos mensajes ya están organizados por tema.
6. Cancela la suscripción a correos electrónicos no deseados
Es fácil que te encuentres en muchísimas listas de correo electrónico a las que ni siquiera recuerdas haberte suscrito. En lugar de simplemente eliminar correos electrónicos de remitentes que ya no te interesan, tómate unos minutos para darte de baja.
Para cancelar la suscripción, busca un enlace al final del correo electrónico. Puede ser difícil de ver al principio, ya que generalmente está en una tipografía más clara o al final de un mensaje largo. No tienes que cancelar la suscripción a todo de una vez. Dedica un poco de tiempo una vez a la semana u ocúpate de algunos cada día. El esfuerzo que realices ahora te ahorrará tiempo más adelante, cuando ya no tengas una bandeja de entrada llena de anuncios y contenido que no te interesa.
7. Implementa una estrategia contra el spam
El spam es una lamentable realidad al usar el correo electrónico. El spam es un mensaje no deseado o no solicitado que a menudo se utiliza para publicidad o actividades maliciosas como el phishing. Según el sitio de estadísticas Statista,en 2022, el 48.63 % de todos los correos electrónicos fueron spam.
Tu sistema de correo electrónico puede ser muy bueno para filtrar mensajes de spam y enviarlos a la carpeta correspondiente. Sin embargo, los spammers siempre están mejorando sus tácticas, por lo que es probable que los filtros de spam de tu sistema no sean perfectos.
Revisa tu carpeta de spam ocasionalmente para asegurarte de que nada importante haya terminado allí. Además, puedes crear tu propia estrategia contra el spam: cuando un mensaje de spam llegue a tu bandeja de entrada, márcalo como spam para que los mensajes similares se filtren en el futuro.
También puedes eliminar periódicamente las direcciones de correo electrónico que no uses de tu lista de contactos. Las cuentas inactivas a menudo son objetivo de los spammers. Revisa los permisos que hayas otorgado a aplicaciones de terceros conectadas a tu cuenta de correo electrónico y revoca los de aquellas que no uses activamente.
Al decidir con antelación cómo manejarás los mensajes de spam, no necesitarás dedicar tiempo ni esfuerzo a decidir qué hacer. Cuando llegue un mensaje de spam, simplemente implementarás tu estrategia.
8. Pospón correos electrónicos
Probablemente estés familiarizado con la función de posponer una alarma. Te permite desactivar la alarma y retrasarla unos minutos para poder dormir un poco más.
Posponer un correo electrónico funciona del mismo modo. Al usar la función de posponer, puedes programar los correos electrónicos para que regresen a tu bandeja de entrada en un momento más conveniente. Por ejemplo, si recibes la agenda de una reunión para la próxima semana, puedes posponer ese mensaje hasta el lunes por la mañana para que no llene tu bandeja de entrada hasta que lo necesites.
9. Marca y destaca con una estrella los mensajes entrantes
Marcar y destacar con una estrella son funciones que ofrecen muchos clientes de correo electrónico para ayudarte a priorizar los correos electrónicos entrantes.
Muchas personas usan el marcador como una forma de destacar un correo electrónico como importante, tal vez algo que requiere una respuesta rápida o un seguimiento. Si no puedes atender un correo electrónico de inmediato, marcarlo te permite regresar cuando tengas la oportunidad de prestarle toda tu atención. Las estrellas te permiten organizar los correos electrónicos por categorías: diferentes proyectos, plazos de seguimiento o prioridad.
Los marcadores y las estrellas pueden funcionar como etiquetas o carpetas, pero son útiles si no quieres archivar mensajes. Marcarlos con estos sencillos símbolos mientras los mantienes en tu bandeja de entrada te ayudará a ver de un vistazo qué mensajes requieren tu atención.
10. Usa la vista de conversación
Tu proveedor de correo electrónico puede ofrecer una función llamada vista de conversación, es decir, la opción de ver todos los mensajes de una conversación agrupados juntos. Esto a veces también se llama vista en hilos o vista agrupada.
Usar la vista de conversación reduce el desorden en tu bandeja de entrada. También te permite leer toda una conversación de manera cronológica en lugar de buscar correos electrónicos relacionados en tu bandeja de entrada u otras carpetas.
Carpetas y más allá: métodos populares para organizar el correo electrónico
Hay tantas maneras de organizar la bandeja de entrada como usuarios de correo electrónico. A continuación te mostramos algunos métodos populares. Puedes usarlos tal como se describe o personalizarlos según tus necesidades.
Método de gestión de carpetas por tiempo
El método de gestión de carpetas por tiempo, a veces llamado método de las cinco carpetas, incluida la bandeja de entrada, es muy usado por los expertos en productividad y organización. Mediante este método, se crea un conjunto de carpetas (o etiquetas en Gmail) para organizar los mensajes de correo electrónico según el momento en que requerirán una acción futura.
Cuando recibas correos electrónicos, deberás actuar de inmediato o colocarlos en una de tus carpetas según su urgencia. Lo importante es evitar que permanezcan en la bandeja de entrada.
Los nombres exactos de las carpetas dependerán de tus necesidades, pero algunas opciones comunes son:
- Hoy: son mensajes que necesitan una respuesta o algún tipo de acción de inmediato.
- Esta semana: esta carpeta incluye mensajes que no son urgentes, pero que deben ser atendidos en los próximos días.
- Este mes: estos mensajes requieren una respuesta o acción, pero son de baja prioridad.
- Archivar o referencia: son correos electrónicos que quieres conservar para referencia en el futuro, pero no requieren ninguna acción futura.
De esta forma, las carpetas actúan como un conjunto de listas de tareas. Con este método, puedes centrarte en las tareas más importantes que requieren tu atención inmediata. Luego, cuando hayas gestionado los mensajes en la carpeta hoy, y cuando tengas tiempo, puedes revisar los mensajes en las otras carpetas y moverlos a carpetas de mayor prioridad o actuar de inmediato.
Método de carpeta de espera
Si el método de gestión de carpetas por tiempo no te sirve, el método más sencillo de carpeta de espera podría funcionar mejor. En este sistema, cualquier mensaje que llegue a la bandeja de entrada se atiende de inmediato, se archiva o se coloca en la carpeta de espera.
La carpeta de espera es para cualquier mensaje que requiera una acción o una respuesta. Dentro de esta carpeta, ciertos mensajes se pueden priorizar con estrellas y marcadores, o puedes usar criterios de búsqueda como hora o remitente para decidir cuál abordar primero.
Método de bandeja de entrada cero
Imagina tener una bandeja de entrada vacía: sin solicitudes urgentes de seguimiento, sin recordatorios de eventos, sin mensajes publicitarios de tus marcas favoritas. Ese es el objetivo del método de organización llamado Bandeja de entrada cero que es popular entre los expertos en productividad.
La bandeja de entrada cero no significa que nunca recibas mensajes en tu bandeja de entrada, por supuesto. Más bien, es una manera de mantener limpia la bandeja de entrada al gestionar cada correo electrónico solo una vez. Cada vez que abras tu cuenta de correo electrónico para gestionar el correo nuevo, realizarás una acción en cada mensaje que lo eliminará de la bandeja de entrada.
Esas acciones pueden incluir responder a un mensaje y luego archivarlo, eliminar un boletín sin importancia, delegar un correo electrónico y enviarlo a otro miembro de tu equipo, o guardarlo en una de tus carpetas para referencia en el futuro.
El objetivo de cada sesión de correo electrónico es acabar con una bandeja de entrada vacía. En este caso, la bandeja de entrada funciona como una lista de tareas pendientes, y tu recompensa por completar todo en la lista es tener una cuenta de correo electrónico limpia y organizada.
Herramientas de organización en los servicios de correo electrónico más populares
La mayoría de los sistemas de software de correo electrónico ofrecen muchas formas de organizar tu correo electrónico. Echa un vistazo a algunas de las herramientas que ofrecen los proveedores de correo electrónico más populares. Es posible que descubras opciones útiles que desconocías o que decidas cambiar a un nuevo sistema que se adapte mejor a las necesidades de organización de tu bandeja de entrada.
Gmail
En lugar de usar carpetas para organizar los mensajes, Gmail de Google utiliza etiquetas. De muchas maneras, las etiquetas funcionan como carpetas. Se pueden usar para ordenar los mensajes en categorías. Pero en Gmail, los mensajes individuales pueden tener más de una etiqueta, lo que permite a los usuarios de Gmail archivar correos electrónicos que se pueden encontrar más tarde en varios lugares. Esta función te ayuda a mantener tu bandeja de entrada de Gmail ordenada.
Además, es fácil configurar y gestionar varias cuentas de Gmail y cambiar entre ellas sin inconvenientes desde una página web o una app móvil. Gmail también ofrece plantillas para los mensajes que envías con frecuencia.
iCloud
El servicio de correo electrónico iCloud de Apple ofrece muchas herramientas de organización populares como carpetas, plantillas y marcadores, y también ofrece un visor de archivos adjuntos dedicado, donde puedes ver todos los archivos adjuntos de correo electrónico en un solo lugar.
Los suscriptores del servicio iCloud+ de pago de Apple pueden aprovechar una función llamada Ocultar mi correo electrónico, que genera direcciones de correo electrónico únicas y aleatorias para enviar formularios web y suscribirse a boletines. Los mensajes enviados a esas direcciones se te reenviarán, pero los remitentes no tendrán tu dirección de correo electrónico real a menos que tú lo desees. De esta manera, disminuirás la cantidad de mensajes no deseados en tu bandeja de entrada.
Yahoo
Si recibes muchos mensajes y archivas correos electrónicos con frecuencia, Yahoo podría ser una buena opción. Ofrece un terabyte de espacio de almacenamiento, el mayor de todos los servicios de correo electrónico gratuitos populares. Esta puede ser una herramienta útil para organizar tu cuenta de correo electrónico si a menudo necesitas consultar mensajes antiguos. No tendrás que perder tiempo decidiendo qué correos electrónicos guardar y cuáles borrar.
Outlook
Los usuarios de Microsoft Outlook pueden organizar correos electrónicos por carpetas y usar muchas otras herramientas populares. Además, Outlook ofrece Quick Steps, un conjunto de atajos personalizables de un solo clic que realizan múltiples acciones en un correo electrónico a la vez.
Por ejemplo, si recibes comentarios de un cliente importante en tu bandeja de entrada de Outlook, puedes marcarlos como de alta prioridad y reenviarlos a tu jefe con un solo clic si configuraste ese proceso en Quick Steps.
Aplicaciones y servicios de terceros para ayudarte a mantenerte organizado
Además de las herramientas instaladas por los proveedores de correo electrónico más populares, existen otras opciones para agregar herramientas de organización a tu sistema de correo electrónico. Algunas funcionan con cualquier servicio de correo electrónico, mientras que otras solo se integran con unos específicos. En general, cualquier método que tenga sentido para ti para organizar tu bandeja de entrada probablemente sea compatible con tu cliente de correo electrónico o un servicio de terceros. Sigue leyendo para conocer algunas opciones populares.
Clean Email
Clean Email ofrece varias herramientas de organización que se integran con tu cuenta de correo electrónico. El programa puede ayudarte a clasificar y eliminar correos electrónicos por lotes, darte de baja de listas de correo y organizar automáticamente los mensajes en categorías útiles para responder de manera más eficiente. También ofrece planes multiusuario para tu equipo o amigos y familiares.
SaneBox
SaneBox utiliza inteligencia artificial para conocer tus hábitos de correo electrónico y clasificar los mensajes según su prioridad. Los de alta prioridad llegarán directamente a tu bandeja de entrada y el programa te enviará actualizaciones diarias sobre lo que se filtró. Tendrás menos correos electrónicos que requieran tu atención inmediata con la seguridad de no perderte nada importante.
Unroll.Me
Si te parece desalentador revisar todos tus correos electrónicos no deseados y cancelar la suscripción uno por uno,Unroll.Me te ayuda a cancelar de forma masiva la suscripción a spam, publicidad y listas de correo no deseadas. El programa también organizará todos los mensajes de la lista de correo que desees en un solo resumen diario para que puedas revisarlos de manera más eficiente.
Boomerang
Boomerang es una herramienta de gestión de correos electrónicos que actualmente ofrece versiones que funcionan conGmail oOutlook. Cuenta con varias funciones para organizar correos electrónicos y mejorar la funcionalidad de tu bandeja de entrada. Puede programar correos electrónicos, establecer recordatorios de seguimiento y devolver los mensajes de correo a tu bandeja de entrada a una hora determinada.
El correo electrónico es una herramienta útil, pero debe trabajar para ti, no generarte trabajo adicional. Ya sea que se trate de tu correo electrónico laboral o personal, tómate el tiempo ahora para organizar la bandeja de entrada y empezar a usar herramientas de gestión de correo electrónico a fin de que esté ordenada y sea fácil de usar.
No todos los consejos servirán para todas las personas, pero es casi seguro que podrás usar algo de lo mencionado aquí para mejorar la organización de tu bandeja de entrada, ya sea al configurar tu cuenta para enviar automáticamente mensajes de rutina, marcar correos electrónicos que necesitan una respuesta rápida o almacenar correos electrónicos en carpetas de proyectos específicos.
Si comienzas a organizar tu correo electrónico hoy, ¡tendrás menos trabajo y estrés la próxima vez que te sientes a revisar tus mensajes!