El correo electrónico te ofrece la oportunidad de tener una conversación directa con tu público. Ya sea que te comuniques con clientes potenciales, actualices a tus suscriptores leales o compartas noticias de la empresa, la forma en que te comunicas influye en lo bien que puedes conectar con los lectores.
El email marketing es una de las mejores maneras de construir relaciones con los clientes. Pero con la competencia en la bandeja de entrada más feroz que nunca, no basta con enviar mensajes. Necesitas crear comunicaciones que resuenen con tus destinatarios y reflejen tu identidad de marca.
La voz y el tono adecuados pueden transformar un correo electrónico estándar en un mensaje atractivo que genere confianza y fomente la acción. Ayuda a que tu empresa se destaque en bandejas de entrada abarrotadas y, al mismo tiempo, mantiene la coherencia de la marca en todas las comunicaciones.
Sigue leyendo para obtener más información sobre el tono del correo electrónico, por qué es importante y los tipos de tonos y cuándo usarlos.
Por qué el tono del correo electrónico es importante para la interacción del público
Tu tono es el lenguaje corporal del correo electrónico en forma escrita. Deshacer no puede ver las expresiones faciales en la comunicación escrita, lo que puede dificultar entender el tono de alguien. El tono del correo electrónico les dice exactamente a los destinatarios cuánto los conoces y los valoras.
La conexión entre el tono y la percepción de la audiencia es más profunda de lo que muchos creen. Cada elección de palabra, cada estructura de oración y cada saludo determina cómo los lectores ven tu negocio. Cuando das con el tono correcto, creas una conexión inmediata que hace que los lectores se sientan comprendidos y valorados.
El éxito del marketing de marca depende en gran medida de lo bien que te comuniques con tu público y de lo bien que transmitas el tono. El tono que usas en los correos electrónicos influye directamente en si los lectores confían en tu mensaje, interactúan con tu contenido y toman medidas. Si te equivocas, corres el riesgo de alejar a los clientes potenciales o dañar las relaciones comerciales existentes.
Diferentes situaciones requieren diferentes enfoques. Comprender cuándo usar cada tipo de tono te ayuda a crear campañas de correo electrónico que hablen de los deseos y puntos débiles de tu público objetivo, mientras te mantienes fiel a la guía de estilo de tu marca.
Ten en cuenta que no debes emplear más de un tono en el mismo mensaje, pero esto dependerá principalmente de a quién le escribes. A continuación se muestran los diferentes tipos de tonos de correo electrónico que puedes elegir al escribir correos electrónicos:
Tono profesional
Un tono profesional y respetuoso funciona bien para anuncios formales, propuestas comerciales y comunicaciones con clientes empresariales. Mantén tu lenguaje claro, conciso y respetuoso. Evita la jerga a menos que estés seguro de que tu audiencia la entenderá.
Tono amistoso y conversacional
Perfecto para boletines y actualizaciones regulares de publicaciones de blog, un tono conversacional ayuda a construir una buena relación con los lectores. Escribe como si estuvieras teniendo una conversación cara a cara, usando lenguaje natural y contracciones ocasionales para mantener la alineación de la marca.
Tono humorístico y juguetón
Usa el humor con cuidado y estrategia. Si bien puede ayudar a que tus mensajes se destaquen, debe alinearse con la personalidad de tu marca y las expectativas del público. Este tono funciona mejor para actualizaciones informales o promociones especiales.
Tono empático y comprensivo
Esencial para los emails de atención al cliente o para abordar preocupaciones, un tono empático muestra a los lectores que comprendes sus necesidades y te preocupas por su éxito. Emplea un lenguaje de apoyo que haga hincapié en las soluciones y los resultados positivos.
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Identifica el tono apropiado para tu público
Entender con quién estás hablando es crucial para seleccionar el tono correcto que resuene con tu Público. Crear un perfil de audiencia completo puede ayudarte a analizar los factores demográficos que influyen en la forma en que los diferentes grupos responden a los diferentes estilos de comunicación.
Edad
Cuando se trata de rangos de edad y preferencias generacionales, encontrarás patrones diferentes en la forma en que los distintos grupos interactúan con la comunicación por correo electrónico.
Los Baby Boomers suelen preferir una comunicación formal y directa con explicaciones detalladas, mientras que la Generación X responde bien a los mensajes directos y sensatos con propuestas de valor claras.
Los Millennials aprecian los tonos auténticos y conversacionales con algo de humor y personalidad, y la Generación Z se involucra mejor con contenidos concisos y visuales y con una comunicación informal y genuina.
Sector
La experiencia en el sector juega un papel importante en establecer expectativas de comunicación adecuadas. Los sectores técnicos pueden esperar un lenguaje más detallado y preciso, mientras que los campos creativos a menudo dan la bienvenida a una comunicación más experimental e informal.
Los servicios financieros suelen requerir un tono más formal y autoritario, mientras que los sectores minorista y de entretenimiento pueden emplear un enfoque más ligero y conversacional. Comprender estas preferencias específicas del sector te ayuda a elaborar mensajes naturales y apropiados para tu público.
Cultura
Las consideraciones culturales no deben pasarse por alto al determinar el tono de tu correo electrónico. Si estás llegando a un público internacional, investiga las normas de comunicación cultural y ajusta tu enfoque en consecuencia.
Considere las zonas horarias al programar correos electrónicos, tenga en cuenta las fiestas culturales y las celebraciones, y ajuste el humor y los modismos para diferentes contextos culturales. El uso de un lenguaje inclusivo que resuene en diferentes entornos ayuda a garantizar que tu mensaje se conecte con todos los miembros de tu público.
Tamaño y tipo de negocio
El tamaño y las necesidades de la empresa también influyen en las preferencias de tono. Las pequeñas empresas a menudo aprecian la comunicación personal y amigable que las hace sentir valoradas y comprendidas.
Las medianas empresas pueden esperar una mezcla de tonos profesionales y conversacionales, mientras que los clientes empresariales suelen requerir una comunicación más formal y estructurada. La distinción entre públicos B2B y B2C a menudo requiere enfoques diferentes para el tono y el contenido.
Cómo recopilar comentarios sobre las preferencias de tono
Recopilar comentarios sobre las preferencias de tu público es esencial para perfeccionar tu enfoque. Hay algunas formas diferentes de conocer las preferencias de tono de tu público:
Métricas de seguimiento
Uno de los mejores enfoques es realizar un seguimiento de las métricas de interacción por correo electrónico en diferentes estilos de tono. Monitorea las tasas de apertura, compara las tasas de clics para varios enfoques de contenido y analiza las tasas de cancelación de suscripción para identificar posibles problemas de tono.
Encuestas
Las encuestas regulares proporcionan información directa sobre las preferencias de comunicación de tu público. Crea encuestas breves y enfocadas sobre la frecuencia preferida de correo electrónico, los tipos de contenido y las preferencias de tono. Incluye preguntas sobre campañas de correo electrónico específicas y usa las funciones de encuesta para obtener comentarios rápidos sobre las opciones de tono.
Interacciones en redes sociales
Las redes sociales ofrecen otra ventana a las preferencias de tu audiencia. Estudia cómo se comunica tu audiencia en diferentes plataformas, observa qué tipos de contenido generan más interacción y analiza los comentarios y las respuestas para comprender su voz.
Realiza un seguimiento de los patrones de uso compartido y los estilos de interacción, y emplea herramientas de escucha social para comprender conversaciones más amplias en tu sector.
Interacciones de servicio al cliente
Revisa las preguntas e inquietudes comunes, estudia el lenguaje de los clientes cuando te comuniques y observa los patrones de retroalimentación positivos y negativos.
Examina las resoluciones satisfactorias del servicio de atención al cliente y emplea los registros de chat y los hilos de email para comprender las preferencias de comunicación. Estas interacciones en el mundo real a menudo revelan preferencias que las encuestas podrían pasar por alto.
Los diferentes tipos de correo electrónico requieren diferentes tonos para conectar con tus lectores de manera efectiva. Exploremos cómo ajustar tu voz mientras mantienes tu mensaje claro y atractivo.
Correos electrónicos promocionales
Los correos electrónicos promocionales deben emocionar sin sobrevender. Concéntrate en el valor y los beneficios en lugar de en el lenguaje de ventas agresivo. En lugar de "¡COMPRA AHORA!", prueba "Descubre los precios exclusivos para miembros hasta el viernes". Use palabras de acción que inspiren mientras mantiene el profesionalismo, como " Transform, " " Exclusive, " o " Premium. " Mantén tu llamada a la acción clara y natural, lo que te facilita dar el siguiente paso.
Correos electrónicos transaccionales
Se trata de correos electrónicos como confirmaciones de pedidos y actualizaciones de envío. Por ello, deberían priorizar la claridad por encima de todo. Emplea líneas de asunto descriptivas y mantén el mensaje principal claro. Agrega un toque de calidez a través de pequeños detalles. Por ejemplo, podrías emplear un saludo amistoso o un consejo útil relacionado con tu compra. Recuerda que, aunque estos correos electrónicos son funcionales, también son oportunidades para fortalecer las relaciones con los clientes.
Boletines de noticias
Los boletines informan, atraen y, en ocasiones, promocionan. Desglosa la información complicada en partes digeribles usando un lenguaje claro y cotidiano. Comparte historias y ejemplos que hagan que la información sea comprensible. Al explicar nuevas funciones o tendencias del sector, concéntrate en cómo resuelven tus problemas reales.
Para todos los tipos de correo electrónico, considera la mentalidad de tu lector. ¿Buscan información rápida, garantías de compra o información del sector? Adapta tu tono a sus necesidades, manteniendo la coherencia de la marca. Usa las funciones de prueba de Mailchimp para ajustar tu enfoque y hacer un seguimiento de lo que mejor resuena con tu público.
Incluso los expertos en marketing por correo electrónico pueden caer en trampas de tono comunes. Aquí tienes tres errores clave de tono de correo electrónico a los que debes prestar atención:
- El uso de un tono demasiado formal o rígido hace que tus correos electrónicos se sientan robóticos e impersonales. Evita la jerga innecesaria, la terminología compleja y el lenguaje corporativo. En cambio, escribe como una persona que tiene una conversación profesional.
- Ir demasiado informal puede dañar tu credibilidad. Si bien la amabilidad es buena, evita los signos de exclamación excesivos, la jerga o las expresiones de moda que podrían no resonar con todo tu público. También debes tener en cuenta que algo que pretendes que suene "divertido" puede sonar pasivo-agresivo para otra persona porque el tono puede ser difícil de transmitir en el correo electrónico. Mantén la profesionalidad y, al mismo tiempo, sé accesible.
- Mantener un tono inconsistente en diferentes correos electrónicos confunde a tu público y debilita tu marca. Cuando varios miembros del equipo escriben correos electrónicos o estás ejecutando varias campañas, sigue pautas de voz unificadas para mantener el mensaje de tu marca claro y cohesivo.
Encontrar el tono de correo electrónico adecuado para fortalecer la voz de tu marca
El tono adecuado del email crea conexiones auténticas con tu audiencia e impulsa resultados empresariales reales. Cada mensaje bien elaborado refuerza la identidad de tu marca y convierte a los lectores ocasionales en clientes fieles. Tu tono determina la percepción, la confianza y la interacción de la gente con tu marca.
El conjunto de herramientas de Mailchimp te ayuda a perfeccionar el tono de tus emails en cada paso. Prueba diferentes enfoques con pruebas A/B para ver qué funciona mejor. Mapea los recorridos de los clientes para hacer coincidir tu tono con los diferentes segmentos de público: realiza un seguimiento de las métricas de interacción para comprender qué estilos de comunicación impulsan los resultados.
Conclusiones clave
- El tono de tu correo electrónico afecta directamente la forma en que los lectores perciben tu marca e influye en su probabilidad de interactuar con tu contenido.
- Los diferentes tipos de correos electrónicos requieren diferentes tonos para conectar con tu público de manera efectiva.
- Comprender los datos demográficos y las preferencias de tu Público te ayuda a elegir el tono más eficaz para tus comunicaciones.
- La voz y el tono coherentes en todas las comunicaciones por correo electrónico generan confianza y fortalecen la identidad de tu marca.