¿Alguna vez has enviado un correo electrónico y al instante deseaste poder recuperarlo? Quizás fue un error de autocorrección que distorsionó tus palabras. O quizás hiciste clic por error en responder a todos, compartiendo tu mensaje con un grupo en vez de con una sola persona.
Es fácil cometer errores cuando estás enviando rápidamente mensajes por correo electrónico. Y, a veces, puedes cometer un error sin siquiera darte cuenta. Las cosas que pasas por alto o desconoces pueden sorprenderte, llevando a malentendidos que podrían perjudicar tus relaciones profesionales.
Si investigas qué puede hacer que los correos electrónicos parezcan poco profesionales y aprendes las mejores prácticas, puedes protegerte contra todos los errores más comunes. Empecemos.
¿Por qué importa tener excelentes habilidades en el uso del correo electrónico en el trabajo?
Los correos electrónicos profesionales son el pilar de las comunicaciones diarias en el lugar de trabajo. Son la forma en que te pones al día con tus colegas, informas a tu jefe o te conectas con los clientes. Como muchas personas, podrías pasar más de 10 horas a la semana escribiendo correos electrónicos de trabajo, así que es importante que ese tiempo valga la pena. Cuando hacer un esfuerzo adicional para que tus correos electrónicos salgan perfectos, es probable que te beneficies de varias maneras.
Muestras profesionalismo
El tiempo extra que puedas dedicar a redactar cada correo electrónico ayuda a asegurar que transmitan el mensaje adecuado sobre ti. El enfoque en correos electrónicos claros, cordiales y bien estructurados comunica a los demás que te importa tu trabajo y que deseas obtener los mejores resultados. Pero hacerlo bien puede ser complicado porque las personas tienen diferentes ideas sobre lo que es profesional. Entonces, si no estás seguro, es una buena idea ser cauteloso y mantener un estilo más formal.
Reduces los malentendidos
Prestar atención a cómo redactas tus correos electrónicos puede disminuir las confusiones en el trabajo. Si eres claro y puntual con lo que dices, ayudas a asegurar que todos entiendan lo que quieres decir desde la primera vez. Esto puede prevenir errores potencialmente costosos, la pérdida de tiempo y la pérdida de oportunidades, manteniendo todo en buen funcionamiento.
Mantienes relaciones profesionales
Las habilidades efectivas en el manejo del correo electrónico son fundamentales para mantener relaciones profesionales sólidas. Así es como demuestras que respetas y valoras a las personas a las que les envías correo electrónico. Al comunicarte bien, generas confianza y facilitas el trabajo en proyectos o la resolución de problemas juntos.
Errores comunes que debes evitar al redactar correos electrónicos comerciales
Redactar mensajes con cuidado es clave si quieres causar una buena impresión. Para hacer esto bien, es importante conocer los errores comunes. Veamos algunos ejemplos y hablemos de las estrategias para corregirlos.
Usando tu dirección de correo electrónico personal
La principal regla de etiqueta para el correo electrónico es usar una dirección de correo electrónico profesional, ya que es posible que la gente no te tome en serio si usas uno personal, como:
- Spacecowboy321@example.com
- Expert.nap.taker@example.com
- Ilovebaconandnarwhals@example.com
El uso de este tipo de correo electrónico puede hacerte parecer menos confiable y comprometido con tu trabajo.
Para evitar esas suposiciones, elige una dirección de correo electrónico más profesional. Si tu trabajo te proporciona una dirección de correo electrónico, úsala para toda la correspondencia laboral. De lo contrario, crea una dirección de correo electrónico nueva, solo para el trabajo.
Al crear una dirección de correo electrónico profesional, procura que sea clara y simple. Una dirección que claramente incluya tu nombre hará que sea más fácil para tu equipo y tus clientes reconocerte.
Usa puntos, guiones bajos o guiones para crear una dirección única si tu nombre completo ya está en uso. También puedes consultar en varios proveedores de correo electrónico, como Gmail y ProtonMail, para encontrar uno que te permita acercarte lo más posible a tu dirección preferida.
Enviar tus correos electrónicos profesionales a los destinatarios incorrectos
Enviar correo electrónico a las personas equivocadas sucede fácilmente, a menudo debido a las sugerencias de la función Autocompletar o a no revisar dos veces los destinatarios. Y, por lo general, no puedes recuperar el mensaje una vez que se envía.
Aunque parece un error menor, el correo electrónico mal dirigido puede causar problemas importantes. Por ejemplo, enviar información de un proyecto a la persona equivocada puede confundirla, y la persona correcta no recibirá la información que necesita.
Las repercusiones podrían ser aún peores si el mensaje contiene información confidencial, como datos de clientes, información de identificación personal o planes confidenciales. Dependiendo del contenido del mensaje, este error podría incurrir en la violación de la privacidad, filtración de secretos empresariales y muchos problemas legales.
Para evitar esto, escribe manualmente la dirección de correo electrónico completa en lugar de permitir que la función Autocompletar rellene la entrada. Además, no pulses enviar hasta que hayas revisado cuidadosamente la lista de destinatarios de tu correo electrónico.
Incluir demasiados destinatarios en los hilos de correo electrónico
La introducción de demasiadas personas en una cadena de correo electrónico puede ocurrir por varias razones. A veces, se puede deber a que alguien pulsa responder a todos sin pensar si todos necesitan el mensaje.
Otras veces, se debe a que alguien incluye a personas adicionales por las dudas estas lleguen a necesitar la información. Esto suele ocurrir cuando se usa Con copia (CC) y Con copia oculta (CCO) de manera imprudente, agregando destinatarios indiscriminadamente sin considerar si realmente necesitan estar involucrados.
En el mejor de los casos, esta acción termina saturando la bandeja de entrada de los destinatarios que no necesitan participar en la conversación. En el peor de los casos, puede causar confusión, aumentar la frustración o, posiblemente, filtrar información confidencial.
Para evitar esto, debes pensar cuidadosamente quién necesita leer los mensajes. Pregúntate si cada una de esas personas está directamente involucrada o si necesita la información para hacer su trabajo. Usa CC para las personas que deben leer el mensaje pero no necesitan responder y CCO para quienes deben mantenerse informados discretamente.
Agregar líneas de asunto poco claras o confusas
Añadir líneas de asunto confusas o poco claras a tu correo electrónico puede ser contraproducente. La línea de asunto está diseñada para captar la atención del lector y presentar un adelanto del contenido, lo cual le sugiere al destinatario que debe abrir el correo electrónico.
Si no cumple estas características, la línea de asunto puede tener el efecto contrario, haciendo que el destinatario pase por alto o elimine el mensaje sin leerlo. Por ejemplo, si pensamos en líneas de asunto como: "Asunto urgente", "Pregunta rápida" o "Reunión en persona", ninguna de ellas da una pista de lo que trata el mensaje o por qué debería importarle al destinatario.
En su lugar, usa líneas de asunto claras y específicas que expliquen el propósito o la urgencia del mensaje. Por ejemplo, “Recordatorio de reunión: mañana a las 10 a.m.” o “Se necesitan comentarios: propuesta de presentación para cliente”. De esta manera, el destinatario sabe qué esperar y es más probable que abra el mensaje y actúe.
Omitir el saludo cordial o la despedida
Si omites el saludo cordial o el cierre en el mensaje, puede parecer que no te interesa la conversación o que estás demasiado ocupado para ser cortés. Esto puede hacer que tu correo electrónico se perciba frío y poco amigable, lo cual no es bueno para construir buenas relaciones de trabajo.
Para solucionar esto, usa la línea de apertura para ofrecer un cálido saludo como “Hola, equipo.” Al final, despídete cortésmente usando algo como “Saludos”, “Atentamente” o un simple “Gracias”. Este pequeño esfuerzo demuestra que valoras la interacción y a la persona que recibe el mensaje, ayudando a mantener un ambiente positivo y profesional.
Escribir mal el nombre de un destinatario o usar pronombres incorrectos
Cometer un error, como escribir mal el nombre de alguien o usar pronombres incorrectos, es un problema común que puede tener grandes consecuencias. Estos errores pueden hacer que parezca que no estás prestando atención o que estás faltando el respeto a la otra persona, incluso si no era tu intención dar esa impresión.
Los nombres pueden escribirse de muchas formas. Por ejemplo, incluso nombres comunes como “Caitlin” tienen muchas variaciones, por ejemplo, Kaitlyn, Katelyn, Caitlyn, etcétera. Así que, no supongas que sabes cómo se escribe sin verificarlo.
Cuando envíes un correo electrónico a alguien, asegúrate de escribir bien su nombre revisando la ortografía en su firma de correo electrónico, el campo de dirección o un correo electrónico anterior. Si es un contacto nuevo, un vistazo rápido a su perfil de LinkedIn o al sitio web de la empresa puede proporcionar la ortografía correcta.
Si no estás seguro del género de alguien, no adivines basándote en su nombre ni en tu parecer. Si le estás enviando un mensaje a alguien llamado Sam, ¿quién puede asegurar si es un hombre, una mujer o una persona no binaria? Evita malinterpretar su género usando su nombre completo sin un título, como "Hola Sam Smith" en lugar de "Sr. Smith” o “Srta. Smith".
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Escribir bloques de texto sin el formato adecuado
Escribir párrafos largos sin el formato adecuado puede dificultar la lectura y la comprensión del texto. Aunque tengas mucho que compartir, es posible organizar tus ideas con claridad.
Algunas pautas para darle el formato adecuado al correo electrónico de tu empresa son:
- Escribir párrafos cortos y enfocarse en una idea a la vez puede ayudar a los lectores a seguir lo que expresas más fácilmente.
- Enumerar la información importante usando viñetas o listas numeradas para que sea más fácil de detectar en el cuerpo del mensaje
- Organizar tu contenido con encabezados y subencabezados, especialmente en mensajes largos que requieren desplazarse
- Dejar espacios en blanco alrededor de los encabezados, párrafos y listas para mejorar la legibilidad del texto
- Usa negritas y cursivas con moderación para enfatizar puntos o plazos importantes, atrayendo la atención del lector hacia la información clave
Darle el formato correcto al correo electrónico de tu empresa lleva solo unos momentos, pero puede marcar una gran diferencia en cómo se recibe el mensaje.
Usar un tono informal, inseguro o grosero
Cuando hablas con alguien en persona, por lo general, la otra persona puede ver tus expresiones o escuchar tu voz. Pero en el correo electrónico, nada de eso se transmite. En vez de ello, la forma en que la otra persona comprende tu mensaje depende completamente de tus elecciones en relación al vocabulario y el tono general del mensaje.
Tu tono podría sonar fuera de lugar por motivos como:
- Demasiada informalidad: si el mensaje comienza con "Buenas" y está lleno de "jeje" y emojis podría interpretarse el mensaje equivocado. El destinatario podría sentir que no tienes nada importante que decir o que simplemente estás jugando.
- Incertidumbre: si el mensaje está lleno de frases como “creo”, “tal vez” o “supongo”, puede restarle profesionalismo a tu imagen profesional. La gente podría empezar a dudar de lo que estás diciendo o preguntarse si solo estás especulando.
- Malas maneras: ser demasiado directo, escribir en mayúsculas o no decir “por favor” o “gracias” puede parecer agresivo o poco cordial. Esto puede generar tensión o conflictos innecesarios, dañando tus relaciones profesionales.
Para escribir en un tono profesional, debes considerar a quién te diriges. Cada persona tiene su propia idea de profesionalismo, así que es aconsejable tener en cuenta qué espera cada una.
En general, es mejor usar un lenguaje cortés y formal que sea fácil de entender. Además, procura sonar seguro de lo que dices, y no olvides ser amable al expresarte.
Divagar, chismear y desviarse del tema
Por lo general, el correo electrónico poco profesional presenta ciertos problemas como divagaciones, chismes y desviaciones del tema. La divagación se da cuando el hilo del correo electrónico sigue y sigue sin llegar al punto. Posiblemente al destinatario se le dificulte comprender el mensaje principal o incluso leerlo hasta el final.
Chismear por correo electrónico implica difundir rumores o hablar mal de otros. Este comportamiento genera tensión y desconfianza dentro de los equipos, promoviendo un ambiente laboral poco saludable. También puede dar lugar a informes de RR. HH. e investigaciones sobre malas conductas en el lugar de trabajo.
Desviarse del tema en la correspondencia electrónica significa alejarse del asunto principal, lo que genera confusión y hace perder el tiempo a todos. Es como cuando intentas planear una salida en con un grupo pero terminan hablando del programa de televisión de la noche anterior.
Para evitar estos problemas, limita tu correo electrónico a temas relacionados con el trabajo. Haz lo posible por ser breve y solo habla del tema que necesites tratar en el momento. Además, procura no sacar a relucir asuntos personales de otros a menos que estén directamente relacionados con la tarea en cuestión.
Hacer perder el tiempo al destinatario con mensajes crípticos
Los mensajes crípticos se pueden caracterizar por contener instrucciones imprecisas o sin los detalles suficiente. Un ejemplo podría ser un mensaje que diga: “Por favor, revíselo y contáctame lo antes posible”, sin explicar exactamente qué necesitas que se revise y cuándo.
Después de leer este mensaje, el destinatario del mensaje debe dedicar tiempo adicional a tratar de entender lo que quieres decir. Probablemente necesitará pedir aclaraciones para entenderlo, lo que hará perder tiempo a todos, incluido tú.
Para solucionar esto, sé claro en tus correos electrónicos. Proporciona detalles e instrucciones específicas. En lugar del mensaje vago anterior, di algo como: “Por favor, revisa el documento adjunto y házmelo saber tus comentarios sobre el presupuesto antes de que termine el día.” De esta forma, el destinatario sabe exactamente qué hacer sin pedir más información.
Omitir la revisión de gramática, puntuación y ortografía
Perfeccionar tu gramática, puntuación y ortografía ayuda a las personas a comprender lo que dices y te hace parecer más profesional. Con la tecnología actual, es fácil revisar y corregir errores rápidamente para evitar errores vergonzosos.
Te mostramos algunas formas sencillas de hacerlo:
- Usa herramientas integradas: muchas aplicaciones de correo electrónico tienen correctores ortográficos integrados. Esta función resalta automáticamente las palabras mal escritas mientras escribes eltu mensaje para que puedas corregirlas antes de enviarlo.
- Procesadores de texto: los procesadores de texto como Google Docs y Microsoft Word pueden ayudarte a encontrar y corregir errores ortográficos, gramaticales y de puntuación. Resaltan los errores mientras escribes y puedes realizar una comprobación completa con solo pulsar un botón.
- Programas en línea: sitios web como Grammarly y Hemingway Editor, pueden ayudarte a buscar y corregir errores en tus escritos. Estas herramientas no solo corrigen errores ortográficos, gramaticales y de puntuación, sino que también sugieren maneras de mejorar la claridad y el estilo.
Además, considera tomarte unos minutos para revisar manualmente tu escritura.
Vuelve a leer el mensaje lentamente para detectar errores tipográficos, oraciones incómodas o un tono desagradable. Recuerda revisar si hay problemas que las herramientas no detecten, como el uso excesivo de signos de exclamación o la inclusión de información innecesaria.
Ejemplos de mensajes mal redactados
Ahora, pasemos a algunos ejemplos de mensajes mal escritos. Esta sección te proporcionará una idea clara de cómo se ve una etiqueta de correo electrónico inadecuada para ayudarte a mejorar tu propia redacción de los mensajes.
Correspondencia empresarial excesivamente informal
Asunto: ¡Hola! 😄 Algo rápido...
¡¡Hola jefe!! Solo quería enviarte un mensaje rápido. Lo que pasa es que tenemos un pequeño problema con nuestro sistema que no funciona bien, y está desordenando un poco las cosas. Pasa en todos lados y, la verdad, me está impacientando. 😅
¿Podrías echar un vistazo cuando tengas un momento? No sé bien qué sucede, pero definitivamente pasa algo raro. ¡Agradecería mucho tu inteligencia en esto! 🧠
¡Gracias, amigo! Ah, y sin apuro, pero algo urgente, ¿sabes?
¡Hasta luego!
Parker
¿Qué salió mal? Este mensaje es demasiado informal para un entorno laboral; el uso de jerga y emojis no es apto para la comunicación empresarial, especialmente si se dirige a un gerente. También carece de información clara y mezcla urgencia con un tono relajado.
¿Cómo se soluciona? Escribe de manera más formal, evitando la jerga y los emojis. Asegúrate de explicar claramente cuál es el problema. También es importante que aclares la urgencia del problema de buena manera.
Mensajes misteriosos con intención poco clara
Asunto: Pregunta rápida
¿Tienes un momento? Necesito hablar de algo contigo, pero no sé cómo expresarlo. Se trata del proyecto... o quizás del equipo. De todos modos, me gustaría conocer tu opinión sobre algo que he estado pensando. Avísame cuando estés libre para charlar.
~Jordan
¿Qué salió mal? Este mensaje es demasiado impreciso. Menciona que hay algo de qué hablar, pero no dice cuál es el tema ni por qué es importante. Tampoco hay un saludo cordial ni un cierre.
¿Cómo se soluciona? Indica claramente el propósito del mensaje en la línea de asunto. Agrega un saludo amistoso y luego comparte más detalles sobre el tema. Si no estás completamente seguro de lo que está sucediendo, indica el tema general en cuestión, como la dinámica del equipo. Sugiere una hora para una reunión o pregunta por su disponibilidad. Luego, cierra el mensaje con una despedida amable.
Bloque de texto lleno de errores de puntuación, ortografía y gramática
Asunto: Solicitud urgente de información
Hola, necesito información bastante rápido sobre el último proyecto que hicimos. Ya sabes, el del cliente grande con el que todos nos estresamos. ¿Puedes enviar los archivos o cualquier nota que tengas? Es muy importante, porque hay cierta confusión con lo que dicen que entregamos o lo que efectivamente hicimos. Además, ¿puedes avisarme lo antes posible, cuando puedas tenerlo listo? Necesito resolver esto antes de que empeore. ¡Gracias mil!, Morgan
¿Qué salió mal? Este mensaje está lleno de errores de ortografía, gramática y puntuación. También es un bloque de texto relativamente largo, lo que dificulta aún más su lectura y comprensión.
¿Cómo se soluciona? Empieza con un corrector ortográfico para eliminar errores de ortografía y gramática. Luego, divide el texto en párrafos más cortos para facilitar la lectura. Asegúrate de incluir un asunto claro, un saludo y un cierre formales, y una solicitud directa de lo que necesitas.
Es momento de perfeccionar tu correo electrónico empresarial.
Ahora que sabes qué evitar, es momento de poner en acción estos consejos. Comienza revisando tu próximo mensaje antes de presionar enviar, para corregir cualquier error que encuentres. Aunque pueda llevar un poco más de tiempo, tu atención a los detalles te distinguirá y dejará una impresión positiva y duradera.