Si alguna vez has redactado un correo electrónico, probablemente hayas visto los campos CC y CCO, pero ¿qué son exactamente y en qué se diferencian?
CC y CCO son funciones esenciales en la etiqueta del correo electrónico, y ambas tienen propósitos diferentes. CCO significa "con copia oculta" y a menudo se usa para mantener las direcciones privadas y seguras al enviar un correo electrónico a varias personas.
Por otro lado, CC (con copia) suele ser un campo predeterminado al crear un correo electrónico, y los destinatarios podrá ver las direcciones de las personas que figuran en este campo.
Entonces, ¿qué se debe usar en tu correspondencia por correo electrónico? ¿CC o CCO? A continuación, exploraremos en profundidad el significado de CCO, destacaremos las diferencias entre las funciones CC y CCO, te enseñaremos cómo usar la CCO y te explicaremos los beneficios para ayudarte a determinar qué función es la más adecuada para tu próxima campaña de correo electrónico.
¿Qué es enviar un correo electrónico CCO?
Enviar un correo electrónico con copia oculta es enviar un mensaje a varios destinatarios, donde las direcciones de correo electrónico incluidas en el campo CCO se mantienen ocultas de los contactos que figuran en CC y del destinatario principal.
Los que están en el campo CC del correo electrónico se conocen como destinatarios principales, mientras que los destinatarios secundarios se incluyen en el campo CCO. Tanto los destinatarios principales como los secundarios recibirán exactamente el mismo mensaje, pero las direcciones de correo electrónico de los destinatarios secundarios no se revelarán a las personas que figuren en el campo CC.
De esta manera, esto ayuda a asegurar la privacidad de las personas incluidas en el campo CCO.
¿Correo electrónico CCO o CC?
Si bien el objetivo principal del campo CCO es hacer que las direcciones de correo electrónico sean invisibles para los destinatarios, la función CC tiene como objetivo garantizar que las personas se mantengan informadas y estén al tanto de lo que está sucediendo, y no siempre se requiere que respondan.
Veamos otras diferencias clave:
- Visibilidad: la principal diferencia entre los correos electrónicos CCO y CC es la privacidad. Mientras que todos los destinatarios podrán ver la dirección de los demás destinatarios en un hilo de correo electrónico CC, los destinatarios principales no podrán ver las direcciones en el campo CCO.
- Respuestas: cuando alguien responde al correo electrónico, solo los destinatarios que figuran en CC verán el hilo completo y podrán responderlo.
- Encabezado del correo electrónico: una de las primeras cosas que los destinatarios verán cuando abran tu mensaje es el encabezado del correo electrónico, que contendrá la información del remitente y el detalles de los destinatarios. Si agregas más de un destinatario en CC, los destinatarios podrán ver la información de contacto de los demás allí. Además, si la lista es larga, verán la lista completa antes que el contenido del mensaje.
- Respuesta: agregar a alguien en el campo CC del mensaje también te permite presentar los destinatarios a las demás personas y facilitar la comunicación futura.
Cómo usar CCO
Usar el campo CCO en tus correos es sencillo y se puede realizar en unos pocos pasos simples. Si deseas aprovechar los beneficios del email marketing y el campo CCO, sigue las instrucciones de arriba para comenzar.
- Abre tu cliente de correo electrónico preferido (p. ej., Gmail, Microsoft Outlook y Apple Mail).
- Abre el creador de correo electrónico para empezar a redactar tu mensaje. También puedes responder a un correo electrónico existente.
- Busca el campo CCO e ingresa las direcciones que serán los destinatarios de CCO. Si son varias direcciones, puedes separar cada contacto con una coma o un espacio; también puedes pulsar la tecla "Intro". Agrega los destinatarios principales en la línea "Para" en este paso.
- Redacta el mensaje y revísalo para asegurarte de que las direcciones estén en el campo correcto.
- Envía el mensaje cuando hayas terminado.
La ubicación del campo CCO variará en función del cliente de correo electrónico que utilices. Aunque algunos clientes harán que el campo CCO sea fácil de encontrar, esta función puede ser más difícil de localizar en otros. Sin embargo, cada cliente de correo electrónico tendrá un proceso similar una vez que determines dónde se encuentra el campo CCO.
Agregar direcciones de correo electrónico al campo CCO puede ser tedioso, especialmente cuando planeas enviar un correo a un público masivo. Con Mailchimp, no tienes que preocuparte de que tus contactos vean la dirección de correo electrónico de los demás, ya que cada mensaje se entrega directamente a los contactos, incluso si forman parte de una lista más grande.
¿Cuándo debo usar la función CCO en mis campañas por correo electrónico?
Un componente significativo de la etiqueta del correo electrónico es saber cuándo usar el campo CCO en tus campañas por correo electrónico. Después de todo, se intercambian unos 376.000.000.000 de correos electrónicos cada día a nivel mundial, lo que lo convierte en un método destacado de comunicación en entornos personales y empresariales, por lo que saber cómo comunicarse eficazmente es vital.
Aquí es cuando deberías usar CCO en tus comunicaciones por correo electrónico:
- Para mantener la privacidad de las direcciones. Introducir direcciones de correo electrónico en el campo CCO puede ser beneficioso si deseas mantener la confidencialidad de las direcciones, lo cual es especialmente útil al enviar una campaña a varios destinatarios. Esto también puede proteger la identidad de tus contactos. Por otro lado, puedes usar la función CC en campañas de correo electrónico cuando quieras que los destinatarios se conozcan y se mantengan informados sobre lo que está sucediendo.
- Al enviar un correo electrónico a un público masivo. Cuando envíes una campaña masiva, los destinatarios podrán responder a tu mensaje. Sin embargo, pueden pulsar accidentalmente el botón "Responder a todos", lo que enviará su respuesta a todas las direcciones incluidas en CC; el uso de la función CCO puede impedir que esto ocurra.
- No esperas una respuesta. Los correos electrónicos CCO son excelentes para campañas de marketing que no necesitan respuesta. Esto incluye correos electrónicos no personales, como boletines informativos, y mensajes que envías a tu lista de correo en lugar de a contactos individuales.
- Para la conformidad legal y las regulaciones de privacidad. El uso de la función CCO te ayuda a cumplir con varias leyes de privacidad, como la RGPD, al no exponer la información personal de destinatarios a otros.
Cuándo no debes usar la función CCO en el correo electrónico
Ten en cuenta que hay algunos casos en los que el uso de CCO es inapropiado y va en contra de las prácticas recomendadas de email marketing. Esto incluye:
- Escucha secreta digital. Dado que la función CCO oculta las direcciones de correo electrónico, se puede usar para la escucha secreta digital, lo cual no es profesional y puede conducir a problemas de conformidad. Por ejemplo, si se está hablando de asuntos legales, incluir a alguien en copia oculta (CCO) en un correo electrónico con información confidencial puede meterte en problemas.
- Presentar una imagen negativa de tus colegas. En un gesto poco profesional, puede que alguien agregue a un directivo al campo CCO en un correo electrónico para señalar un error y meter en problemas a un colega.
- Correspondencia laboral. El uso de la función CCO en correspondencia laboral puede parecer deshonesto, ya que los destinatarios pueden creer que el mensaje es solo para ellos, y esto limita la transparencia.
- Comunicarse con las personas que han optado por no suscribirse a tu lista de correo. Si las personas han optado por no suscribirse a tu lista de correo, agregar su correo electrónico al campo CCO y enviarles la campaña no es una buena idea.
- Al establecer nuevas relaciones profesionales. Usar CCO al presentarte a nuevos contactos o clientes puede parecer secreto y minar la confianza desde el principio. Estas comunicaciones iniciales deben ser personalizadas y transparentes para establecer conexiones profesionales sólidas.
- En proyectos colaborativos o debates. Cuando los miembros del equipo necesitan colaborar y desarrollar las ideas de los demás, el uso de CCO impide la comunicación abierta necesaria para un trabajo en equipo exitoso. Los proyectos grupales necesitan una participación visible y el intercambio de información para funcionar de manera efectiva.
Beneficios de usar BCC
Comprender las ventajas técnicas de los diferentes métodos de envío puede ayudarte a desarrollar una mejor estrategia de email marketing. Más allá de las preocupaciones básicas de privacidad, la funcionalidad BCC ofrece varios beneficios que pueden mejorar y optimizar tus comunicaciones. Vamos a explorar estas ventajas:
- Minimizar el riesgo de virus. Al utilizar correos electrónicos con CCO, puedes disminuir el riesgo de que tus contactos reciban un mensaje que contenga un virus. Dado que los usuarios no tienen acceso a la información de correo electrónico de los demás contactos, puedes limitar eficazmente la distribución de correspondencia infectada.
- Reducir la probabilidad de spam. Si quieres evitar los filtros de spam y mejorar la entregabilidad, usar la función CCO puede ser una gran idea. Cuando envías con copia (CC) a un grupo grande de personas, tu mensaje podría marcarse como spam, por lo que es posible que el usuario nunca reciba tu correo electrónico. Además, la privacidad adicional que ofrecen los correos enviados con copia oculta (CCO) también impide que los spammers agreguen la dirección de correo electrónico de los destinatarios a las listas de spam.
- Asegurar el anonimato. Una de las ventajas más importantes de usar la función CCO es asegurar que las direcciones de correo electrónico de los destinatarios se mantengan anónimas. Ocultar las direcciones de correo electrónico al enviar una campaña puede evitar que los destinatarios se pongan en contacto con personas que no desean interactuar y prefieren mantener sus direcciones privadas.
¿Qué significa CC en un correo electrónico?
CC significa "con copia", un término que se originó en la época de las máquinas de escribir. Ahora, CC es una forma de incluir destinatarios adicionales en tu correo electrónico y hacer que su inclusión sea visible para todos. Esta transparencia genera una dinámica distinta a la de CCO, influyendo en cómo los destinatarios interactúan con tu mensaje y entre sí.
Cómo funciona CC en la práctica
Cuando agregas a alguien al campo CC de un correo electrónico, básicamente estás diciendo: "Quiero que veas esta conversación, pero no eres el destinatario principal". A diferencia de los destinatarios de CCO, todos pueden ver a quién se ha enviado CC, creando un entorno abierto donde todos los participantes están al tanto de quién está recibiendo la información.
El campo CC aparece en el encabezado del correo electrónico, y todos los destinatarios pueden ver todo el hilo, incluidas las respuestas posteriores. Este nivel de visibilidad indica que todas las personas incluidas en CC están al tanto, pero no necesariamente se espera que actúen de inmediato.
Usos comunes de CC en las comunicaciones empresariales
La función CC es una herramienta esencial en entornos profesionales, que ayuda a los equipos a mantenerse conectados e informados en diversas situaciones empresariales. Estas son las formas más comunes en que se usa CC en los entornos de trabajo:
- Mantener informada a la gerencia: enviar CC a los supervisores o gerentes sobre las actualizaciones del proyecto les permite mantenerse al tanto sin requerir su participación o respuesta directa.
- Crear rutas de documentación: al agregar a las partes interesadas relevantes al campo CC se crea un registro de quién recibió la información, proporcionando documentación útil para referencia a futuro.
- Presentar a los miembros del equipo: la función CC facilita las presentaciones entre colegas que necesitan colaborar, permitiéndoles continuar la conversación de forma directa en correos electrónicos posteriores.
- Compartir información con varios departamentos: cuando la información afecta a varios equipos, el envío con copia garantiza que todos reciban el mismo mensaje simultáneamente.
- Traspaso de responsabilidad: al entregar un proyecto o cliente, enviar el correo con copia al nuevo contacto facilita la transición al incluirle en las comunicaciones en curso.
Prácticas recomendadas para el envío CC y CCO en el email marketing
Tomar la decisión correcta entre enviar CC y CCO influye en cómo los destinatarios perciben tu marca y afecta las métricas importantes, como las tasas de entregabilidad, y la interacción.
A medida que las preocupaciones sobre la privacidad del correo electrónico cobran más importancia tanto para los consumidores como para los reguladores, los profesionales del marketing deben equilibrar la transparencia con la protección de la información de los suscriptores para generar confianza y asegurar el cumplimiento con los estándares de privacidad en evolución.
Proteger la privacidad de los suscriptores
Cuando los suscriptores se unen a tu lista de correo electrónico, confían en tu marca para gestionar su información de manera responsable. Las direcciones de correo electrónico a menudo contienen información de identificación, como nombres o afiliaciones a empresas, que los suscriptores pueden no querer compartir con otros.
El uso de CCO en el correo electrónico de marketing garantiza que esta información permanezca privada, preservando la relación confidencial entre tu marca y cada suscriptor.
Cada vez más, las regulaciones de privacidad consideran la dirección de correo electrónico como información personal protegida. Leyes como la RGPD y la CCPA requieren que las empresas protejan estos datos y limiten su exposición. Al usar CCO en tus campañas de correo electrónico, estás dando un paso proactivo hacia la Conformidad con estas regulaciones, demostrando que tu organización valora la privacidad y comprende sus obligaciones legales.
La necesidad de protección de la privacidad es aún más importante con las listas de correo electrónico especializadas. Los suscriptores de boletines informativos sobre condiciones de salud, servicios financieros, campañas políticas o grupos de asistencia podrían enfrentar consecuencias reales si su suscripción se diera a conocer a otros.
La función CCO proporciona una capa esencial de confidencialidad para estas categorías sensibles, asegurando que la pertenencia a dichos grupos siga siendo privada incluso cuando las comunicaciones son enviadas a todos los miembros simultáneamente.
Evitar los filtros de spam al usar CCO
La entregabilidad del correo electrónico sigue siendo un reto para los especialistas en marketing, ya que los algoritmos de filtrado de spam se vuelven cada vez más sofisticados.
Cuando usas el envío CC para correos electrónicos de grupos grandes, la larga lista de direcciones de correo electrónico visibles coincide con los patrones que normalmente se ven en los mensajes de spam, lo que podría activar filtros que podrían enviar tu campaña cuidadosamente diseñada directamente a las carpetas de correo no deseado. La función CCO ayuda a que el mensaje evite estas trampas algorítmicas al presentar un encabezado más limpio que se asemeja a una comunicación legítima entre dos.
Las plataformas profesionales de email marketing manejan automáticamente la función CCO en segundo plano, proporcionando ventajas adicionales a través de la autenticación adecuada y la infraestructura de envío. Estos servicios implementan estándares técnicos como SPF, DKIM y DMARC que verifican tu identidad en los servidores de correo receptores.
Al combinarlas con prácticas responsables del envío CCO, estas medidas de autenticación mejoran significativamente la reputación de tu remitente, lo que finalmente tiene más impacto en la entregabilidad que cualquier elección técnica que hagas al redactar tus mensajes.
Aprovecha los correos electrónicos de BCC
Si estás pensando en enviar un correo electrónico a varias personas, deberás considerar si deseas agregar destinatarios al campo CC o CCO. Tanto los correos electrónicos enviados CC como CCO se utilizan para diferentes propósitos, por lo que es importante sopesar cuidadosamente las ventajas y desventajas antes de presionar el botón para enviar.
Por ejemplo, usar la función CC puede asegurar que los destinatarios estén al tanto de la conversación en curso, facilitar la transparencia y hacer más fácil que los destinatarios respondan a los mensajes. Por el contrario, los campos CCO son valiosos cuando envías un correo electrónico masivo y quieres mantener las direcciones privadas. Esto también es beneficioso para evitar los activadores comunes de filtros de Spam y prevenir la distribución de virus.
En Mailchimp, la privacidad de tus contactos es una prioridad. Aunque no tenemos un campo CCO en nuestro creador de correo electrónico, tienes la tranquilidad de saber que tus destinatarios no podrán ver las direcciones de tu lista de correos. No importa el tipo de correo electrónico de marketing que estés creando, utiliza nuestra plataforma integral para crear campañas exitosas siempre.
Conclusiones clave
- La función CCO (con copia oculta) mantiene privadas las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, mientras que CC (con copia) muestra todas las direcciones a todos los destinatarios incluidos.
- El envío CCO es útil para campañas masivas de correo electrónico, asegurando la privacidad y reduciendo el riesgo de respuestas mediante "Responder a todos".
- El envío CC es adecuado para mantener a los destinatarios al tanto cuando se necesita transparencia y posibles respuestas.
- El uso de CCO puede minimizar el riesgo de virus y reducir el spam, garantizando el anonimato de los destinatarios y manteniendo la privacidad de los contactos.