Prácticas recomendadas de programación de citas online

Formas de concertar una cita de calidad

Existe una gran variedad de formas de concertar una cita, desde la forma clásica hasta la ultratecnológica.

• El correo electrónico es eficiente y efectivo. Casi todo el mundo tiene una dirección de correo electrónico y, si alguien se olvida de los detalles de una cita, es fácil acudir a la bandeja de entrada para recuperarlos.
• Por teléfono. Concertar una cita por teléfono te permite establecer una relación, tratar preguntas que pueda tener el potencial cliente y plantear tú mismo tus propias preguntas. Después, puedes introducir la información de la cita en tu aplicación de calendario.
• Invitación a través de una plataforma de reuniones o conferencias. Puedes enviar invitaciones a reuniones mediante determinadas aplicaciones desde las mismas aplicaciones. Por ejemplo, puedes crear invitaciones a reuniones con Zoom o Microsoft Teams. Todos los detalles se incluyen en la invitación y, a menudo, se pueden sincronizar con el software de programación del destinatario.
• En persona. A veces, tienes que programar una cita en persona. (Sí, aún pasa. Por ejemplo, si tienes que programar una reunión posterior a una cita en persona con un cliente). Puedes crear la cita en tu programa y, después, invitarlos a través de la aplicación, o bien ambas partes pueden apuntarlo a la vez es sus respectivos dispositivos.
• Una API en tu sitio web. Si te estás preguntando cómo crear un sistema de citas en tu sitio web, en la mayoría de los casos necesitarás algún tipo de API. Considérala un software listo para usar que, en lugar de almacenar lo que se necesite en tu ordenador, su proveedor lo almacena en la nube.

Concertación de citas online

Para concertar una cita online, por lo general, utilizas software que se conecta con la nube, una aplicación de calendario o un plugin de sitio web.

Software

El software te permite hacer cosas que no son posibles mediante métodos de concertación tradicionales. Por ejemplo, el software que almacena detalles sobre citas comerciales en la nube facilita la gestión de tu negocio.

• Programa y comprueba la información sobre la cita donde quieras. Con independencia de quién propone la cita (tú o el cliente), ambos podéis ver y, en algunos casos, modificar la cita desde vuestros propios dispositivos. Este tipo de software incluye una interfaz sencilla que puedes utilizar para comprobar tu cinta sobre la marcha.
• Elige el periodo de reservas de su cita. Puedes programar el software para que solo acepte reservas nuevas durante un momento específico, como determinados días de la semana u horas en particular. Esto te permite tener el control del número de citas.
• Comparte tu calendario de citas en varios lugares. Cierto tipo de software te permite sincronizar tu calendario en tu ordenador, dispositivo móvil, red social, sitio web e, incluso, en boletines que envías a los clientes.
• Haz que tus clientes rellenen la documentación antes de la cita. Otra de las prácticas funciones de un software de citas es permitir a los clientes introducir información esencial para la cita. Por ejemplo, los consultorios médicos piden a sus clientes datos médicos y en la Apple Store los clientes indican el problema que tienen con su dispositivo. Otro tipo de ventas pueden utilizar esta función para reunir información sobre lo que el cliente ideal espera lograr durante la reunión.
• Sincronízate con todas las personas que participan en la cita. Mediante un programa para concertar citas, puedes utilizar la aplicación o métodos de comunicación automáticos, como email, mensajes de texto o llamadas telefónicas para poner a todo el mundo en sintonía fácilmente.
• Optimiza el proceso de suscripción. Mediante un software, puedes hacer que los clientes creen citas a través de una interfaz online o con sus propios dispositivos. Después, la cita se puede sincronizar de forma automática en cada dispositivo que use la aplicación o en calendarios basados en la nube, como Google Calendar.
• Mantén un recuento actualizado de las citas. El programa te permite hacer un seguimiento del número de citas, incluso cuántas tienes cada semana, mes, trimestre o año.

Una aplicación de calendario en tu dispositivo móvil u ordenador

Cada vez es más común concertar citas mediante una aplicación de calendario basada en la nube. Si el calendario de tu dispositivo tiene las funciones adecuadas, puedes saltarte el paso de tener que descargar otro y aprender a usarlo. Puedes utilizar calendarios basados en la nube para:

• Concertar citas
• Indicar los detalles de las citas
• Cambiar la hora, el día, etc.
• Configurar citas que se repiten
• Programar alertas para una hora específica antes de la cita
• Conectarte con otras aplicaciones, como Google Maps, para proporcionar información sobre ubicaciones específicas
• Configurar alertas que te avisen cuándo tienes que salir para la cita conforme a la distancia o situación del tráfico
• Invitar a otras personas a la cita o reunión a través de mensajes de texto o correo electrónico
• Mostrar a los invitados la lista completa de los asistentes a la cita
• Mostrar el estado de las invitaciones: aceptadas o rechazadas

A pesar de todas estas funciones, las aplicaciones de calendario tienen sus limitaciones. Es posible que no puedan recopilar información de las personas antes de la cita o mantener el recuento de citas que tienes durante un periodo de tiempo. Otro posible problema es que pueden no permitir que otras personas reserven las citas. Tendrías que pedirles que configuren su propia cita y, después, que te inviten como participante.

Plugin en tu sitio web

Un plugin de sitio web es una aplicación que se integra con tu sitio web para ofrecer más funciones. Hay una gran variedad de plugins de reservas para que tú y otras personas creen citas online. Busca un plugin de programación que te permita:

• Personalizar las horas en que las citas estén disponibles
• Establecer permisos para que los clientes reserven sus citas por su cuenta
• Establecer notificaciones automáticas para las citas
• Integrar el plugin en las herramientas de calendario de otros programas
• Incorporar herramientas de última generación que puedan recopilar información de la experiencia del cliente
• Aceptar pagos
• Cambiar el idioma o la divisa conforme a la ubicación de los asistentes
• Cambiar de forma automática los husos horarios para personas que provengan de otras zonas
• Integrarse en publicaciones de redes sociales o páginas web

Elegir la mejor plataforma para tu negocio

A la hora de evaluar las diferentes plataformas de reservas, debes tener en cuenta tus necesidades, pero también las de tus actuales clientes. No te servirá de nada si tu base de clientes no pueden usarla o acceder a ella. La plataforma de citas que necesitas es la que te permite:

• Gestionar la información de la cartera de clientes nueva y existente
• Animar a los clientes objetivo para que indiquen sus detalles cuando reserven
• Ofrecer a los clientes la opción de sugerir cambios en la cita dentro de la aplicación
• Integrarse con campañas de marketing o participación y con sistemas de rastreo del correo electrónico
• Mostrar quién acepta o rechaza las citas
• Ofrecer a los clientes la opción de explicar por qué no pueden asistir a la cita

Funciones que buscar

Debes buscar algunas funciones esenciales a la hora de elegir tu plataforma de reservas de citas.

Funciones de usabilidad

• Uso fácil para ti y tus clientes
• Compatible con dispositivos móviles
• Ofrece opciones de pago
• Permite a los invitados volver a concertar e incluso cancelar citas
• Puede programar una reunión con muchas personas
• Incluye opciones de confirmación de citas
• Incluye vistas de calendario, como por semana, día o mes
• Tiene un sistema de seguimiento automático, si corresponde
• Incluye un sistema de recordatorios

Funciones de integración

• Tiene un plugin que puede conectarse con tu sitio web
• Puede funcionar por sí sola, con independencia de tu sitio web, en el caso de una interrupción de este
• Incorpora enlaces a llamadas de voz programadas o videoconferencias
• Funciona con otros calendarios basados en la nube
• Se conecta con soluciones de mapas basadas en la nube, como Google o Bing, y con sus funciones para compartir enlaces y ubicaciones
• Se integra con herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM)

Prácticas recomendadas al concertar citas

Para facilitarte la concertación de citas y hacerla más práctica para tus clientes, debes recordar las siguientes prácticas recomendadas.

• Deja un margen de tiempo entre las citas. Esto le dará cierta tregua a los clientes que se retrasen y a ti te permitirá reflexionar acerca de la reunión antes de tu siguiente cita.
• Programa las citas que se repiten una sola vez en lugar de esperar a que se acerque la próxima cita. De esta forma, no te perderás las reuniones periódicas ni las de seguimiento con jefes o socios estratégicos.
• Configura el sistema para que envíe recordatorios a los clientes de manera automática. Los recordatorios son muy útiles para evitar faltas de asistencia. No obstante, ten cuidado de no saturar a los clientes con ellos o los desactivarán. Una buena opción es preguntar a los clientes si quieren los recordatorios y con qué frecuencia.
• Configura la opción de que las confirmaciones se envíen de forma automática a ti y tus clientes. Puedes revisar la petición de reunión para prepararla con antelación.
• Emplea un plugin o una aplicación que pueda detectar el huso horario de los participantes. Esto resulta especialmente útil para los participantes de otros países, donde el horario de verano pueda empezar antes o después del tuyo. La detección de huso horario automática soluciona este problema.
• Utiliza tu programador de citas para configurar programaciones de trabajo personalizadas para tu plantilla. Puedes tener bajo control tus hitos y fechas límite mediante programaciones de trabajo que tengan en cuenta el horario y la naturaleza de las tareas de tus empleados. Un programa de citas puede ser una potente herramienta para organizar turnos de trabajo flexibles que cambien de semana a semana o de mes a mes.
• Utiliza un creador de formularios personalizado junto con tu plataforma de programación para recopilar comentarios antes de las citas. Puedes crear campos donde los asistentes escriban su información de contacto directo y datos de contacto personales necesarios para la conversación o cita. También puedes pedir a las personas que respondan a algunas preguntas que facilitarán la creación de puntos de acción, la verificación de lo que suceda y la organización de detalles específicos.
• Acepta pagos. Tanto si ofreces un servicio por suscripción o productos, o quieres coordinar un pago que han efectuado varias personas, puedes integrar un sistema de pagos seguro y de confianza con tu programador de citas. Esto facilita el pago a los clientes. También te permite rastrear quién efectuó el pago y para qué cita.

Crear y gestionar citas online puede resultar fácil y práctico para todo el mundo. Recuerda identificar tus necesidades y las de los clientes antes de elegir la solución final.