Descubre las mejores prácticas de colaboración en equipo, liderazgo y gestión de proyectos.
Es posible que hayas oído frases como “nadie puede ganar un partido por sí solo”, sin embargo, el trabajo en equipo requiere mucho más que divertidas ocurrencias y charlas para romper el hielo. Con la mano de obra híbrida convirtiéndose en la nueva norma y los empleados que buscan un entorno de trabajo saludable y participativo, una buena colaboración en equipo es más importante que nunca.
Así que, en lugar de jugar a dos verdades y una mentira para poner en marcha un nuevo equipo antes de un gran proyecto, echa un vistazo a nuestros consejos de colaboración en equipo para que puedas aumentar la productividad, mejorar la cultura de la empresa y permitir una colaboración exitosa.
¿Qué es la colaboración en equipo?
La colaboración en equipo es cuando varios empleados se reúnen para hablar de nuevas ideas, resolver problemas y compartir conocimientos. Es mucho más que un simple trabajo en equipo porque requiere habilidades complejas como la capacidad de comprometerse y hacer una lluvia de ideas.
El trabajo en equipo se refiere al trabajo individual que cada miembro del equipo realiza por separado durante un proyecto. Como alternativa, la colaboración en equipo se refiere al esfuerzo colectivo que todo el mundo dedica a hablar, por ejemplo, de procedimientos generales, objetivos de la empresa o conceptos del proyecto.
En qué medida puedes favorecer la colaboración en equipo desde tu posición
Seas director, gerente o ejecutivo, tu trabajo como jefe de equipo es marcar la pauta desde el principio y crear un entorno saludable para la colaboración en equipo.
Es cierto que la colaboración en equipo se basa en la participación, el esfuerzo y la creatividad de todo el equipo. Pero como líder, tu comunicación, inteligencia emocional y apoyo tendrán un impacto directo en cómo trabajará tu equipo. Si conquistas el éxito como líder, tu equipo también lo hará.
Ventajas de una buena colaboración en equipo
Correctamente integrados, tu equipo y tú podéis lograr una serie de beneficios que pueden redundar también en toda la empresa.
Impulsar la comunicación
Los equipos a distancia y los lugares de trabajo híbridos son cada vez más comunes, por lo que la colaboración en equipo puede realizarse en cualquier lugar. Proporcionando acceso a software de gestión de proyectos y herramientas de colaboración basadas en la nube, puedes fomentar la comunicación y el debate del equipo, independientemente de dónde se encuentre todo el mundo.
Habilitar la resolución de problemas
En los equipos de colaboración, la probabilidad de participar en la resolución productiva de problemas es mayor cuando los miembros del equipo pueden compartir sus opiniones profesionales y debatir nuevas ideas. Al crear un entorno en el que los empleados puedan compartir sus diversas perspectivas sin juzgar, permites a tu equipo superar con éxito los obstáculos y resolver problemas.
Hacer que los empleados se sientan respetados y valorados
Los empleados deben sentir que se les escucha y que sus voces importan. Cuando trabajan con compañeros de equipo y gerentes que respetan sus opiniones y reciben las nuevas ideas con los brazos abiertos, toda la empresa puede empezar a ver un aumento en la satisfacción y moral de los empleados.
Mejorar el intercambio de conocimientos
Una buena colaboración en equipo puede impulsar el intercambio de conocimientos, una actividad en la que los miembros del equipo intercambian información, conocimientos y diferentes perspectivas sobre cualquier cosa, desde temas generales de negocios a procedimientos específicos. El intercambio de conocimientos también puede ayudar a los miembros del equipo a comprender las funciones, responsabilidades y métodos de trabajo de sus compañeros, lo que mejora el rendimiento general del equipo al pasar de una tarea a otra.
Aumentar el tiempo de valor
Las herramientas de gestión de proyectos que mejoran la colaboración pueden ayudar a los miembros del equipo a realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo y esfuerzo que dedican a un proyecto. Independientemente de la herramienta de gestión de proyectos o el software de colaboración en equipo que elijas, podrás gestionar proyectos, ejecutar planes y concentrarte en las tareas, todo lo cual ahorrará a todos un tiempo valioso.
Tres reglas para lograr una buena colaboración en equipo
Hay 3 reglas que conforman una buena colaboración en equipo, y todas ellas empiezan por ti como líder.
Para lograr una mejor colaboración en equipo, debes seguir estas 3 reglas de referencia:
- Comunicar las expectativas
- Empodera a los miembros del equipo
- Invertir en herramientas de colaboración
Siguiendo estas normas, puedes crear una cultura corporativa saludable que permita a los empleados trabajar de forma eficiente y creativa. Lo ideal es que seas capaz de dirigir con éxito a tu equipo hasta que puedan colaborar y gestionarse por sí mismos, y que solo intervengas cuando sea necesario.
Regla 1: Comunica las expectativas como líder de equipo
La primera regla para lograr una colaboración de equipo exitosa comienza con la forma en que te comunicas como líder. No solo tienes que definir tus expectativas, sino también describir los pasos, objetivos y responsabilidades asignados a cada miembro del equipo.
En definitiva, un proyecto solo puede funcionar sin problemas cuando todo el mundo sabe lo que está haciendo, cómo lo está haciendo, a quién rinde cuentas y cuál debe ser el resultado final.
Define tus expectativas y estilo de liderazgo
Esto es especialmente importante cuando se trabaja con nuevos equipos o empleados, pero, no obstante, asegúrate de definir tus expectativas para todo tu equipo. También es útil describir tu estilo de liderazgo para que tu equipo sepa qué esperar de ti también.
Recuerda que la colaboración se basa en el compromiso y el respaldo. Si tu equipo prefiere hacer algo que no esté en estrecha consonancia con tus propios comportamientos de colaboración, intenta llegar a un acuerdo o a un término medio que pueda hacer feliz a todo el mundo.
Define los pasos y objetivos del proyecto
Al final de una de tus primeras sesiones de colaboración, todos los miembros del equipo deben conocer el calendario, la agenda y los objetivos generales del proyecto. No querrás que los esfuerzos de tu equipo se desperdicien si se desvían debido a una mala comunicación o información errónea.
Si tu equipo necesita hablar sobre cuáles serán los pasos del proyecto, asegúrate de dar a todos la oportunidad de hablar sobre sus cargas de trabajo y el calendario más adecuado para ellos.
Define las funciones de los miembros individuales del equipo
Asegúrate de que todos los empleados que participan en el proyecto están en sintonía con sus funciones. En particular, se debe informar a los gestores de proyectos sobre cómo se definen las responsabilidades, ya que tendrás que delegar y asignar tareas a través de ellos.
Aunque todo el mundo ya tenga una idea de cuál es su trabajo, es importante que definas las responsabilidades específicas de cada persona para este proyecto. Todos deben saber además cuáles son esas responsabilidades para que las tareas no se dupliquen o queden desatendidas.
Regla 2: Empodera a los miembros del equipo
Crear equipos exitosos y productivos significa distribuir responsabilidades y empoderar a todo el equipo. La segunda regla en la colaboración en equipo eficaz es fomentar un entorno de trabajo abierto que permita a los miembros del equipo sentir que sus voces son importantes y que serán recompensados por compartir sus pareceres.
Fomenta la creatividad
Si deseas lograr una colaboración de equipo exitosa, asegúrate siempre de fomentar la creatividad. Promover el pensamiento creativo permite a tu equipo compartir puntos de vista nuevos o diferentes que pueden inducir el debate según van poniéndose sobre la mesa.
Los miembros del equipo más imaginativos pueden participar en la resolución creativa de problemas, lo que puede animar a todo el equipo a abordar y resolver desafíos con perspectivas nuevas. En general, la creatividad puede impulsar la productividad, la empatía y el pensamiento creativo.
Promueve una comunicación honesta
Tus esfuerzos para lograr una colaboración de equipo exitosa pueden prosperar si dejas margen para una comunicación abierta y honesta. Como líder, debes crear un entorno en el que los empleados no se sientan nerviosos al hablar. Si los miembros de tu equipo sienten que el calendario de un proyecto es demasiado apretado o necesitan rechazar una gran solicitud de un cliente, deben sentir que pueden acudir a ti y expresar sus opiniones.
Esto es especialmente importante en situaciones en las que tus empleados se sienten abrumados por su carga de trabajo o si los asuntos personales empiezan a afectar a su productividad (por ejemplo, dificultades financieras, asuntos familiares o problemas de salud).
Si estableces al principio que deseas que tu equipo exprese cualquier preocupación, ya sea relacionada con el proyecto o con su carga de trabajo personal, se sentirá más seguro sabiendo que recibirán tu apoyo.
Premia el buen trabajo
Todo el mundo necesita reafirmación ante un trabajo bien hecho. Si ves que se está haciendo un buen trabajo, reconoce públicamente a los miembros del equipo que trabajen de forma productiva o escríbeles un correo electrónico diciéndoles que aprecias su trabajo. Puedes invitar al equipo a una hora feliz después del trabajo y agasajar a todos con una buena comida, o incluso puedes llevar café y pasteles un viernes por la mañana.
Si bien expresar tu aprobación y reconocer el trabajo del equipo con premios son una gran manera de demostrar tu agradecimiento, intenta no limitarte a estas opciones. Si observas que un empleado está mejorando espectacularmente o alcanzando y superando con creces las expectativas, tenlo en cuenta en los próximos meses para recompensarlo con un ascenso, una bonificación o incluso un aumento de sueldo.
Es comprensible que las recompensas monetarias no estén contempladas en el presupuesto, pero si eres capaz de compensar a los empleados por un trabajo exitoso de vez en cuando, se sentirán animados a seguir colaborando y desempeñando un buen trabajo. Trata de no pensar en ello como un soborno, sino como un incentivo para hacer que los empleados se sientan inspirados y apreciados.
Abre la puerta a nuevas ideas
Promover una buena colaboración en equipo significa abrir puertas a que todos compartan ideas, especialmente durante las sesiones de lluvia de ideas. A veces, las mejores ideas pueden proceder de empleados más callados, que pueden sentirse menos cómodos compartiendo en un entorno de grupo si no se les pide directamente su opinión.
Si un miembro del equipo es bastante extrovertido y le gusta hablar mucho, asegúrate de que no domine la conversación. Pregunta a otros miembros del equipo qué piensan sobre ideas específicas o si tienen algo que aportar. No pasa nada si no tienen mucho que añadir de inmediato, pero preguntando en primer lugar, dejas claro que valoras sus ideas y perspectivas.
Abrir la puerta al grupo también significa dejar muy claro que no hay “ideas/respuestas equivocadas” porque algunos empleados pueden sentir que su aportación será juzgada. En su lugar, anima a tu equipo de colaboración a plantear preguntas que inciten a la conversación de grupo. De este modo, si alguien duda de la validez de sus ideas, puede sondearlas y ver cómo responde el grupo.
Comparte conocimientos con todos los miembros del equipo
El intercambio de conocimientos se refiere al concepto de aportar conocimientos documentados o no documentados a un grupo. Cuando se trata de la colaboración en equipo, intenta animar a los empleados a compartir sus experiencias y conocimientos con el resto. Esto podría ser compartir experiencias pasadas con un cliente en particular, describir éxitos pasados, trabajar en documentos de procesos en tiempo real o crear guías de estilo.
Cuando los miembros del equipo pueden intercambiar información entre sí con éxito, pueden adquirir experiencia, desarrollar aún más sus propias habilidades y sentirse más seguros mientras trabajan juntos. ¡La información es poder, lo que significa que compartir el conocimiento da poder!
Regla 3: Invierte en herramientas de colaboración en equipo
La inversión en software es la tercera regla para establecer una colaboración de equipo eficaz. Tanto si tienes un equipo en la oficina, híbrido o totalmente remoto, las herramientas de colaboración adecuada pueden ayudar a tus empleados a hacer muchas cosas:
- Comunicarse instantáneamente entre sí
- Compartir agendas y calendarios
- Cumplir los objetivos del proyecto
- Lluvia de nuevas ideas
- Acceder a datos e informes
- Cooperar en documentos en tiempo real
La mayoría de las herramientas de colaboración en línea están basadas en la nube, lo que significa que puedes acceder a los documentos y comunicarte con tu equipo desde cualquier lugar. Esto también requerirá que inviertas en software de ciberseguridad para mantener seguros los datos y la base de conocimientos de tu empresa.
Cuando empieces a invertir en software de colaboración, ten en cuenta que es posible que tengas que invertir en más de una herramienta. Ni siquiera el mejor software de colaboración en equipo puede hacer todo lo que necesitas en una sola plataforma, así que lo mejor es invertir en unos cuantos en función de las necesidades de tu empresa.
Audio y videoconferencia
Tener una herramienta de audio y videoconferencia es especialmente vital para los empleados que trabajan a distancia. Hoy en día, es casi imposible conectar con alguien en el mundo de los negocios sin esta herramienta de colaboración. Las entrevistas, las reuniones semanales, las reuniones ejecutivas y las consultas a los clientes se realizan a menudo por Internet, porque ahora todo el mundo está en distintos lugares.
Algunas aplicaciones como Zoom o Skype son herramientas independientes, pero otras vienen con una plataforma completa de múltiples herramientas de colaboración. Por ejemplo, una suscripción a Microsoft 360 viene con Teams, su aplicación de audio y videoconferencia, así como un conjunto de otras herramientas como Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
Aplicaciones de mensajería para la comunicación interna
Las aplicaciones de chat y mensajes son excelentes para los casos en los que deseas enviar a un miembro del equipo un mensaje o pregunta rápida, pero no deseas saturar su bandeja de entrada de correo electrónico ni solicitar una llamada. Y lo que es más importante, las herramientas de chat y mensajes pueden permitir una mejor colaboración en equipo ya que permiten a los compañeros mantenerse en contacto desde cualquier lugar con discusiones internas que se desarrollan en un solo lugar.
Algunas herramientas de audio y videoconferencia incluyen la mensajería instantánea (por ejemplo, Microsoft Teams, Skype), pero otras aplicaciones de mensajería, como Slack, solo permiten las llamadas de audio. Sin embargo, intenta encontrar una que te permita dirigirte selectivamente a tus compañeros para que sus bandejas de entrada no se vean inundadas de mensajes o actualizaciones sin importancia.
Gestión de proyectos
Tener una herramienta de gestión de proyectos puede marcar la diferencia en la colaboración en equipo. Estas herramientas incluyen funciones básicas que te permiten planificar proyectos, distribuir tareas, etiquetar a empleados y crear listas de tareas. El software de gestión de proyectos también te permite ver tus proyectos de forma global, realizar un seguimiento del progreso y los presupuestos, y definir objetivos o plazos.
Cada herramienta de gestión de proyectos se especializa a menudo en algo específico, como programación automatizada, planificación de proyectos, crecimiento de equipos, seguimiento del tiempo o elaboración de presupuestos. Existe una amplia variedad de aplicaciones, herramientas y recursos de gestión de proyectos, así que asegúrate de investigar bastante antes de invertir.
Gestión del conocimiento
En general, el intercambio de documentos y archivos entra dentro del paraguas de la gestión del conocimiento, lo que permite a los empleados compartir o adquirir la información actualizada que necesitan para mantenerse productivos. El software de documentación y archivo es una parte importante del intercambio de conocimientos, algo que hemos tratado en la segunda regla como un factor importante para mejorar la colaboración en equipo.
Compartir documentos y archivos
Las aplicaciones para compartir documentos como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive pueden ayudar a todo tu equipo a colaborar en los documentos en tiempo real. Estas herramientas basadas en la nube permiten a tu equipo crear, compartir, coeditar, buscar e incluso firmar electrónicamente nuevos documentos.
La mayoría de las aplicaciones para compartir archivos te permiten archivar y organizar documentos, imágenes o vídeos compartidos para que no tengas que revisar tantas carpetas o hilos de correos electrónicos antiguos. Te permiten cargar, descargar o distribuir archivos de cualquier tamaño y mantener el acceso desde cualquier lugar.
Gestión del tiempo
Las herramientas de colaboración también pueden ayudarte con las necesidades de gestión del tiempo, como organizar y programar tareas, proyectos y planes.
Como líder, puedes utilizar un software de gestión del tiempo para analizar cuánto tarda en completarse cada proyecto, lo que puede ayudarte a evaluar la duración de tareas similares. También puedes identificar atascos y determinar si tus empleados necesitan ayuda en función del tiempo que tardan en completar una determinada tarea.
Consejos adicionales para crear equipos de colaboración
Ahora que hemos repasado las 3 reglas para la colaboración en equipo, te ofrecemos algunos consejos adicionales para permitir la colaboración creativa, la comunicación adecuada y el control de calidad.
Involucra a todo tu equipo sin "demasiados cocineros"
Como se ha mencionado en el segundo paso, debes hacer que tu equipo se sienta escuchado y valorado para mejorar la moral y la satisfacción de los empleados. Sin embargo, procura no crear una situación en la que haya “demasiados cocineros en la cocina”, lo que significa que hay demasiadas personas que intentan tomar decisiones para el grupo.
Si piensas convocar una sesión de lluvia de ideas, intenta invitar solo a las personas que vayan a trabajar directamente en el proyecto. Las sugerencias externas siempre deben ser bienvenidas, pero si tienes demasiadas personas que intentan dar su opinión sobre algo de lo que no formarán parte, podrías acabar haciendo que los miembros de tu equipo más importantes se sientan menos valorados.
Mientras estés a cargo, asegúrate de validar primero el esfuerzo conjunto de tu equipo para generar ideas o resolver problemas por su cuenta. A continuación, si tu equipo se siente atascado o necesita más información, incorpora a otros compañeros a la conversación.
No te sobrecargues de reuniones de equipo
La colaboración en el lugar de trabajo significa intrínsecamente tener varias reuniones de equipo. Sin embargo, una colaboración eficaz no se basa únicamente en tener reuniones.
Trata de no sobrecargar a todos con reuniones de equipo hasta el punto de que no puedan trabajar activamente en las tareas que se discuten en esas reuniones. De lo contrario, tú y tu equipo acabaréis hablando más y haciendo menos. Demasiadas reuniones también pueden hacer que los empleados se sientan abrumados por tener que abordar sus tareas reales después del horario laboral.
Como mencionamos en la tercera regla, tus iniciativas de colaboración deben basarse en diferentes herramientas de software. Las aplicaciones de audio y videoconferencia son realmente importantes, pero el dinero gastado en otras herramientas de colaboración puede ayudarte a reducir el número de reuniones en la agenda de todos.
Predica con el ejemplo
Un equipo de colaboración necesita la orientación y el apoyo adecuados de su líder. Cuando trabajes con tus compañeros, asegúrate de cumplir los mismos estándares y expectativas que estableces para tu equipo.
Por ejemplo, no hagas que la gente se quede más tarde de sus horas de trabajo si no te quedas tú también; no pidas que te escuchen si no vas a escuchar a tus compañeros; no crees reglas o nuevos procesos si no estás dispuesto a incorporarlos a la base de conocimientos más amplia de tu empresa.
Pedir opiniones
Los buenos líderes no deben tener miedo al cambio. Intenta adaptarte a nuevas ideas escuchando a tus empleados, e incluso a otros equipos, sobre lo que piensan.
Sabemos que no puedes complacer a todo el mundo. Sin embargo, si hay una valoración colectiva del equipo sobre tu estilo de liderazgo, algunos procesos generales o el software de colaboración que todos utilizan, asegúrate de prestarles atención y hacer las adaptaciones necesarias.
¡Ten paciencia!
Por último, ten paciencia con los resultados. Es posible que tú y tu equipo no veáis los resultados inmediatamente porque una colaboración de equipo exitosa es un proceso lento que solo mostrará sus efectos con el tiempo.
Los cambios pueden no suceder de la noche a la mañana, pero si incorporas buenos hábitos de colaboración en tus actividades diarias, tu influencia podría convertirse en una práctica estándar e incluso transformar la misión, los valores y el resultado de tu empresa.